Opas kannattavaan liiketoimintaan
Tervetuloa kannattavuuoppaaseemme! Haluatko oppia, kuinka voit parantaa asiantuntija- ja projektiorganisaatiosi kannattavuutta? Tämä opas sisältää kansainvälisten asiantuntijoiden kootut neuvot asiantuntijayritysten kannattavuuden parantamiseksi. Oppaan lukemalla opit:
- Miten johtajuus on muuttunut ja mitä tämä merkitsee organisaatioille
- Vinkit kannattavan liiketoimintamallin muodostamiseen ja käyttöasteen parantamiseen
- Ylläpitämään ja parantamaan asiakaspysyvyyttä
Sisällysluettelo
1. LUKU
Asiantuntijayritysten johtamisen murros
Johtamisen ja organisaation uusi suunta
Matriisi, vertikaalinen, lineaarinen, …mikä meidän tulisi olla?
Organisaatiot kehittyvät ja uudet tuulet puhaltavat. Eri vuosikymmenillä on painotettu erilaisia tapoja järjestää organisaatioita. Johtamisen tutkimuksen tulokset ovat auttaneet johtajia kehittymään johtajina ja ihmisinä niin, että heidän tapansa johtaa liiketoimintaa mukautuu aikaan ja odotuksiin, olemalla silti kannattavaa.
Se, että yritys tai organisaatio määrittelee itsensä joksikin tietyn mallin mukaiseksi ei riitä. Teot puhuvat. Severan laajan asiakaskunnan ja keräämämme datan sekä ymmärryksen pohjalta pidämme tärkeänä puhua itseohjautuvasta organisaatiosta. Itseohjautuva organisaatio näyttäytyy meille, Severalle, monenlaisten organisaatioiden palvelukumppanina ainoana kestävänä ja kannattavana tapana toimia nyt ja jatkossa.
Kaikista tärkein aktiviteetti johtajalle on itsensä johtamisen mahdollistaminen.
– Tutkijatohtori Frank Martela
Johtaja luo raamit itseohjautuvalle organisaatiolle
2020-luvun nopeasti ympärillämme muuttuva maailma lyhyine sykleineen ja sykäyksineen haastaa perinteisen liiketoiminnan johtamisen ja suunnittelun. Arjen johtaminen ja henkilöstön tyytyväisenä pitäminen vaatii eteenpäin katsomista ja proaktiivisuutta.
Johtajan ei tarvitse olla jatkuvasti tietoinen mikrotason operatiivisesta toiminnasta. Tärkeintä on, että johtaja saa säännöllistä syötettä operatiivisesta toiminnasta, ja keskittyy kokonaisuuden luotsaamiseen.
Ennakoiva ja tavoitteellinen johtaminen
Ennakoiva ja tavoitteellinen johtaminen eroaa perinteisestä johtamisesta monin tavoin
- Ennakoiva johtaminen ei perustu mikromanagerointiin. Asiantuntijat vaikuttavat itse parhaiten oman työnsä järjestämiseen annettujen raamien puitteissa. Tällöin heillä on vapaus ottaa vastuuta ja toimia.
- Muutos on tavoitteellisen ja ennakoivan johtajan oletusasetus. Suunnitelmia tehdään parille kuukaudelle ja niitä muokataan raportoinnin ja ennakoinnin perusteella jatkuvasti, aina tarvittaessa.
- Tavoitteellinen johtaja johtaa lyhyitä syklejä, ei budjettia. Tämä vaatii panostusta mittaroinnin ja tavoitteiden asetteluun etukäteen. Soveltuvan kehyksen tähän luo esimerkiksi OKR-malli (Objectives & Key Results).
- Tavoitteellinen ja ennakoiva johtaja johtaa kokonaiskuvaa ja näkemystä. Tässä apuna hänellä on digitaalinen työkalupakki sekä tiimi, johon voi luottaa.
Itseohjautuva organisaatio
Raami, jonka sisällä kaikki soljuu
- Liiketoiminnan tarkoitus ja suunta on selkeä
- Ylätason tavoitteet ja mittarointi ovat tyyliä “SMART”
- Tavoitteet ja mittarointi tiimeittäin ja yksilötasolla
- Sisäinen viestintä viestii muutoksista selkeästi
Asiantuntija tuntee työnsä parhaiten
- Toimenkuva ja odotukset ovat selkeät
- Näkymä oman työajan resursointiin ja raportointiin
- Mahdollisuus hallita omaa käyttöastettaan ja työn ajoittamista
- Vastuussa tehdyn työn kirjaamisesta sovittuun paikkaan sovitussa ajassa.
Matala hierarkia
- Tiimit, jotka keskustelevat
- Tieto virtaa läpi organisaation: siilottomuus
- Ei mikromanagerointia
- Palautekanavat ja työtyytyväisyyden seuranta sekä toimenpiteet
8 vinkkiä parempaan organisaatioon
Menestyvän yrityksen johtajat varmistavat seuraavat asiat:
- Yhteiset ja yksilölliset tavoitteet (OKR:t ja KPI:t) ovat selkeästi määritellyt läpi organisaation
- Siilottomuus: tiedon jakaminen ja kommunikointi tiimien ja työntekijöiden välillä.
- Avoin päätöksentekokulttuuri sekä hyvä muutosjohtaminen sitouttaa ihmisiä.
- Urallaan etenevien asiantuntijoiden liiketoiminnan osaamisen kehittäminen, sekä tuloksen muodostumisen raakojen realiteettien jakaminen.
- Myynnin, taloushallinnon ja IT–tuen tehtäviin kunkin alan erityisasiantuntijoiden rekrytoiminen.
- Prosessien tehokkuus myynnissä, asiakaspalvelussa, projektien läpiviennissä sekä laskutuksessa.
- Oman yrityksen kokoon sopivien selkeiden roolien ja vastuualueiden muodostaminen.
- Tehokkuuden seuraaminen ja ketterä muutoskyvykkyys.
2. LUKU
Kohti kannattavaa liiketoimintaa
Tuloksen muodostuminen
Kannattavuus =Hinnoittelu x Käyttöaste – Kulut
Käyttöasteella mitataan, miten iso osa henkilöstön käyttämästä työajasta pystytään laskuttamaan.
Yrityksessä työskentelee:
- 7 laskutusta tekevää asiantuntijaa
- 1 myyjä
- 1 projektipäällikkö
- 1 toimitusjohtaja
Asiantuntijoiden laskutusaste on 80 %. Tällöin yrityksen käyttöaste on kokonaisuudessaan 56 %. Laskennassa on käytetty 80 € tuntihintaa asiantuntijoilla ja toimialan
keskiarvoja kulujen arvioinnissa.
Hinnoittelumallin valinnalla on väliä
Kulupohjainen
- Arvioi kulut, joita tarvitaan palvelun tuottamiseksi
- Lisää kate, joka täyttää taloudelliset tavoitteet
+ Helppo toteuttaa
– Usein hinta nousee kuluja hitaammin
– Joitain kuluja jää huomaamatta
– Kilpailukyvyn kehittäminen jää taka-alalle
– Asiakaspaine voi viedä projekteja miinukselle
– Pärjääminen markkinoiden muutoksissa?
Arvopohjainen
- Kirjoita auki asiakkaan saama hyöty konkreettisesti
- Määritä kulutaso palvelun toimittamiseksi
- Valitse hinta, jossa asiakkaan kokema hyöty ja kustannustaso kohtaavat suhteessa taloudellisiin tavoitteisiin
+ Yleensä parempi kate
+ Kuluja ei oteta annettuna
+ Riskittömämpi kuin kulupohjainen
– Vaativampi malli toteuttaa
– Hankala arvottaa asiakkaan hyöty
– Asiakaspaine voi viedä projekteja miinukselle
Markkinahinta
- Mieti mitä asiakas on valmis maksamaan palvelusta
- Määritä kate, jolla saavutetaan taloudelliset tavoitteet
- Toteuta palvelu vaaditulla kulutasolla
+ Sopii asiakkaan kukkarolle
+ Menestyy suhteessa kilpailijoihin
+ Kulut suunnitellaan markkinoiden mukaan
– Vaativin malli toteuttaa
– Vaatii kurinalaisuutta
Älä sekoita eri hinnoittelumalleja siihen, miten laskutat asiakasta. Hinta voi olla arvopohjainen, vaikka laskutatkin asiakasta tuntihinnan mukaan.
Tuotteistaminen
Toistettavuus ohjaa kannattavuutta
7 vinkkiä käyttöasteen nostamiseen
- Palkitse henkilöitä käyttöasteen perusteella
- Huolehdi, että henkilöstö näkee oman käyttöasteensa päivittäin
- Varmista, että henkilöstö kirjaa laskutettavat työt päivittäin
- Siirrä laskutus projektipäälliköiden tai työntekijöiden vastuulle
- Hyödynnä teknologiaa rutiinien automatisoinnissa, tiedon jakamisessa ja raportoinnissa
- Optimoi myynti, käynnissä olevat projektit sekä niissä tarvittavat resurssit paremmin käyttämällä nykyaikaisia työkaluja
- Mieti yritysrakenne, jossa korkeampi käyttöaste on mahdollinen
Kannattavuutta syövät tekijät
Back end ei ole kunnossa
- Ongelmia hinnoittelussa ja myynnissä
- Paljon tukirooleja verrattuna laskutusta tekeviin
- Turhia kuluja sekä ilmaista asiakastyötä
- Tuotteistuksen ja prosessien puute
Käytännöt sakkaavat
- Kaikkia tunteja tai kuluja ei kirjata
- Laskutettavia tunteja, kuluja sekä kiinteitä eriä puuttuu
- Laskutuksen manuaalisuus aiheuttaa virheitä ja vie liikaa aikaa
Vastuu ja delegointi
- Työntekijöiden käyttöaste on heikko
- Töihin liittyvän tiedon hakeminen vie liikaa aikaa
- Huono priorisointi ja töiden jakaminen
- Projektin kulujen ja tuntien seuraaminen vajavaista
Front end ei ole kunnossa
- Ei seurata asiakas- tai projektikannattavuutta
- Ei seurata työntekijöiden tehokkuutta tai laskutusastetta
- Reagointi projektien muutoksiin ja ongelmiin hidasta
- Kokonaiskuva projektiliiketoiminnasta puuttuu
Näin parannat kannattavuutta
Katso listalta asioita, joita voit toimeenpanna heti.
- Nosta hintoja (Erikoistuminen, tuotteistaminen, lisäarvo)
- Paranna käyttöastetta
- Teetä osa palveluiden tuotannosta junior-tason ihmisillä
- Lopeta kannattamattomat projektit ja palvelut
- Lopeta yhteistyö kannattamattomien asiakkaiden kanssa tai nosta hintoja
- Laskuta nopeammin
- Tehosta saatavien perintää
- Käytä markkinointia saadaksesi parempia projekteja, ei vain projekteja
- Investoi projekteihin ja palveluihin, joissa on paras kate
- Poista turhat tuplatyöt organisaatiosta
- Paranna projektinhallintataitoja yrityksessä
- Investoi henkilöstön kehittämiseen
- Poista turhat kiinteät kulut
- Automatisoi prosesseja ja pidä hallinto- ja tukitoimien palkkakulut alhaalla
- Puutu määrätietoisesti alisuorittajiin
3. LUKU
Onko suunta oikea?
Asiakastyytyväisyyden mittaaminen
Net Promoter Score (NPS) on yksi yleisimmistä ja yksinkertaisimmista tavoista mitata asiakkaiden lojaaliutta. Soita projektin jälkeen asiakkaalle ja kysy kaksi kysymystä
- Miten todennäköisesti suosittelisitte meitä ystävillesi ja kollegoillesi asteikolla 0–10?
- Mikä on päällimmäisin syy vastaukseesi?
Asiakastyytyväisyyden parantaminen
Saatuasi ensimmäiset NPS-tulokset, ryhdy välittömästi toimiin:
- 9-10 vastanneet asiakkaat todennäköisesti markkinoivat aktiivisesti palveluitasi muille yrityksille.
- 0-6 vastanneet ovat pääasiassa tyytymättömiä ja 0-3 vastanneet asiakkaat puhuvat todennäköisesti aktiivisesti pahaa yrityksestäsi.
- Ota siis mahdollisimman pian uudelleen yhteyttä 0-6 vastanneisiin asiakkaisiin. Älä yritä ratkaista kaikkia ongelmia vaan keskity ydinongelmaan.
Pyri päättämään tyylikkäästi asiakkuudet, jotka ovat sekä kannattamattomia että tyytymättömiä. Analysoi 7-8 vastanneiden asiakkaiden vastaukset ja mieti, miten saat nostettua heidät aktiivisiksi suosittelijoiksi.
Voit laskea yrityksesi NPS-tuloksen kuvassa olevalla kaavalla. Tulokset ovat verrattavissa oman alasi yrityksiin.
Asiakaspysyvyys
Ja sen vaikutus yrityksen liikevaihtoon
Kuinka moni asiakkaistasi aktiivisesti suosittelee yritystäsi?
95 % yritysjohtajista uskoo olevansa asiakaslähtöisiä ja 80 % uskoo, että heidän tuotteensa ja palvelunsa ovat ylivertaisia. Vain 8 % asiakkaista on samaa mieltä.*
* Lähde: Bain & Company: Closing the delivery gap
Projektiliiketoiminnan tunnusluvut
Yritys- ja yksikkötasolla
- Laskutus-, myyntikate- ja liikevaihtoennuste
- Käyttöaste-ennuste
- Myyntiennuste
- Laskutettavat tunnit vs.laskuttamattomat tunnit
Projekti- ja asiakastasolla
- Valmiusaste vs. aikataulu
- Laskutus-, myyntikate- ja liikevaihtoennuste
- Kannattavuus
- Myyntiennuste
- Asiakkaan Net Promoter Score
Työntekijä- ja tiimitasolla
- Käyttöaste
- Ylitöiden ja poissaolojen osuus
- Henkilöstön NPS (Net Promoter Score)
- Laskutettavien ja tuottavien tuntien osuus työajasta
Käytännön vinkkejä toiminnanohjaukseen
- Ole kiinnostuneempi tulevasta laskutuksesta kuin historiasta.
- Pyri ennustamaan laskutusta ja käyttöastetta usean kuukauden päähän.
- Pyydä projektipäällikköjä päivittämään ennusteet viikoittain.
- Kannusta asiakkuusjohtajia ja projektipäälliköitä reagoimaan heti, jos projektin aikataulu- tai kustannusarvioennuste muuttuu. Ehkä asiakas suostuu vielä tässä vaiheessa maksamaan sen?
- Luo tapa tarkastella koko projektisalkkua nopeasti avainluvuilla.
- Huolehdi, että organisaatiossasi on riittävästi resursseja myös yllättäviin toimeksiantoihin.
- Huolehdi, että asiakkuusjohtajat ja projektipäälliköt voivat jakaa tehtäviä helposti ja seurata niiden valmistumista.
- Kannusta projektipäälliköitä ja esihenkilöitä varmistamaan, että työntekijät kirjaavat tunnit päivittäin. Virheiden määrä vähentyy huomattavasti.
- Seuraa ajankäyttöä koko organisaation tasolla yhdessä henkilöstöjohdon ja asiakkuusjohtajien kanssa – erityisesti poikkeamia, kuten ylitöitä ja poissaoloja.
- Opi virheistä ja varmista, että parannatte käytäntöjä.
Viritä asiantuntijatyön toiminnanohjaus huippuunsa Severalla
Severan avulla yhdistät kaikki asiantuntijatyölle tärkeät toiminnot myynnistä laskutukseen saumattomaksi kokonaisuudeksi ja johdat liiketoimintaa ennustettavasti kohti kasvua.