4 arkea tehostavaa vinkkiä arkkitehti- ja suunnittelutoimistoille
Toimitiloihin sekä kiinteistöihin erikoistuneen Kakadu Oy:n Sanni Seppälä tuo tässä blogissa esiin Severa-käyttäjän näkökulmaa arjen ja prosessien tehostamisessa yhteistyössä Askele Oy:n Matti Tiilikaisen kanssa. Askeleella on vuosien kokemus asiantuntijayritysten toiminnanohjauksen ja kannattavan liiketoiminnan kehittämisestä.
On hyvin tavallista, että arkkitehti- ja suunnittelutoimistoissa havahdutaan toiminnanohjausjärjestelmän tarpeeseen yrityksen kasvettua.
Ennen pieni, dynaaminen tiimi saattoi hallita arjessa sujuvasti kaiken myynnistä tuotantoon ja laskutukseen. Jokainen tiesi toistensa työtilanteet ja meneillään olevat sekä tulevat projektit.
Yrityksen kasvettua prosessien hallinta ja tiedon läpinäkyvyys monesti heikkenee, eikä kaikki olekaan enää hallittavissa entiseen tapaan. Arvokasta aikaa asiakastyöltä valuu manuaalisiin toimintoihin ja tiedon selvittämiseen.
Silloin viimeistään on aika hankkia toiminnanohjausjärjestelmä. Tehokkaasti ja systemaattisesti käytettynä järjestelmä:
- helpottaa ja sujuvoittaa kaikkien arkea, kun kaikki olennainen tieto löytyy keskitetysti yhdestä paikasta.
- vapauttaa suunnittelijoiden aikaa puuduttavista manuaalisista toiminnoista luovaan asiakastyöhön.
- parantaa kannattavuutta hävikkiä poistamalla.
- parantaa seurantaa ja toiminnanohjausta.
- kehittää myynnin tekemistä, seurantaa ja mittaamista.
- kerryttää yritykselle laadullista tietoa projektitoteumista tarjouslaskentaa varten.
1. Projektikannattavuus — miten yrityksessänne seurataan projektikannattavuutta?
Jotta toteutuneista projekteista opitaan tulevia projekteja varten, täytyy projektit vaiheistaa ja tunnit kirjata tarkasti niille.
Jos tuntikirjaukset ovat suurpiirteisiä tai kaikkia toteutuneita työtunteja ei merkitä projektille ja sen eri vaiheille, seuraavatkin projektit myydään heikolla kannattavuudella, pahimmillaan jopa kannattamattomina.
Kun projektiin tehdyt työtunnit kirjataan tarkasti päivittäin järjestelmään, saadaan kerättyä tulevia projekteja varten arvokasta tietoa. Tiedon pohjalta opitaan resursoimaan tarkemmin ja ennen kaikkea parantamaan kannattavuutta, kun tarjousvaiheessa saatavilla oleva tieto on paikkaansa pitävää dataa aikaisemmin toteutuneista projekteista.
Lue myös: Miten Severalla hallitaan projektijohtoisen liiketoiminnan sirpaleisuutta?
Kakadulla suunnittelijat osallistuvat projektiin jo myyntivaiheessa. He ovat mukana koko prosessin asiakkuuden luonnista tarjousvaiheeseen ja tuotannosta toimitukseen.
Sanni Seppälä, Kakadu Oy
2. Tuntikirjaukset — laita arjen rutiinit kuntoon
Jos yrityksen kulttuuriin ei ole kuulunut päivittäiset tuntikirjaukset, vaatii arjen muutokset hieman kulttuurin kehittämistä uuteen suuntaan. Motivaatiota muutokseen on helpompi saada, kun kaikki myynnistä suunnittelijoihin näkevät hyödyt niin kannattavuudessa kuin heidän omassa työssään.
- Päivittäiset tuntikirjaukset ja projektien lähtötietojen merkintä jo tarjousvaiheessa ovat työohjeet ja raamit tekijöille projektin alkaessa. Päivittäiset tuntikirjaukset vähentävät myös virheellisten kirjauksien määrää.
- Viikoittainen tuntihyväksyntä kannattaa ottaa käytäntöön — tätä vastustetaan aluksi, mutta käyttöönotto on lopulta kannattanut kaikissa yrityksissä. Mahdolliset kirjausvirheet havaitaan välittömästi eikä vasta kuukauden päästä.
“Kakadulla suunnittelijat osallistuvat projektiin jo myyntivaiheessa. He ovat mukana koko prosessin asiakkuuden luonnista tarjousvaiheeseen ja tuotannosta toimitukseen. Tämä motivoi suunnittelijoita laadulliseen tuntikirjaamiseen, kun janalla ollaan pitkin matkaa mukana”, Kakadu Oy:n toimitusjohtaja Sanni Seppälä kertoo.
Lue myös: Tuntikirjausten odottamattomat hyödyt ja vaatimukset
3. Ennusteiden hallinta — ole kiinnostuneempi tulevasta kuin menneistä
Pyri ennustamaan laskutusta ja käyttöastetta usean kuukauden päähän. Ennusteiden tarkkuutta parantaa, jos projektijohtajat päivittävät ennusteet viikoittain järjestelmään, ja asiakkuusjohtajat sekä projektipäälliköt reagoivat välittömästi, jos projektin aikataulu- tai kustannusennuste muuttuu.
Arkkitehti- ja suunnittelutoimistojen voimavara on ihmiset. Myyntiputken aktiivinen seuranta ja tasaisen tilauskannan varmistaminen pitävät voimavaran liikkeessä ja resursoinnin balanssissa.
Huolehdi kuitenkin, että organisaatiossa on aina riittävästi resursseja myös yllättäviin toimeksiantoihin ja muutoksiin. Ennusteiden avulla et yli- tai aliresursoi henkilöstöä.
Lue myös: Projektiennusteilla varmistat projektit ja liiketoimintasi oikeaan suuntaan
Hallintotyön sujuvuudella on merkitystä tällaisessa bisneksessä, missä liikevaihto yritykselle tulee asiakastyöstä.
Sanni Seppälä, Kakadu Oy
4. Hallintotyön sujuvuus — nopeudella on merkitystä
Kun toimialalla liikevaihto syntyy asiakastyöstä, ei työaikaa kannata hukata hallinnollisiin töihin.
Päivittäiset tuntikirjaukset yhteiseen järjestelmään ja projektipäällikön viikoittainen tuntien hyväksyntä vievät vähemmän työaikaa organisaatiossa kuin Excel-taulukoiden pyörittely ja niiden täyttämisen muistuttelu loppukuusta.
Ihmiset eivät muista enää jälkeenpäin tarkasti projektikohtaisia työtunteja, koska arjessa on paljon muutakin muistettavaa. Saadaksesi tarkkuutta tuntikirjauksiin, ja sitä kautta parannettua projektikannattavuutta, tulee kulttuurin muuttua.
Projektilaskutuksen automaatio myös säästää aikaa ja tuo tarkkuutta laskutukseen. Severassa teet tarjoukset ja luot niistä projektin kauppojen synnyttyä. Kun kaikki kirjataan suoraan projektiin, on kaikki projektiin liittyvä tieto yhdessä paikassa ja laskutusvaihe mutkaton. Projekti vain siirretään laskutukseen.
Saat integroitua Severan tilitoimistonne ohjelmistoon, jolloin monta muutakin aikaa vievää manuaalista toimintoa jäävät pois. Ongelmatilanteissa kumppaneiden merkitys nousee arvoonsa. Severan asiakastuki ja kouluttajat ovat tukenasi.
“Kun tulee joku ongelma esimerkiksi laskuttamisessa, niin mitä nopeammin se saadaan selvitettyä, sitä vähemmän se kuormittaa ajankäyttöä asiakastyöltä. Hallintotyön sujuvuudella on merkitystä tällaisessa bisneksessä, missä liikevaihto yritykselle tulee asiakastyöstä”, Seppälä toteaa.
Lue myös asiakaskokemus: Plaana Oy: Netvisor ja Severa tukevat projektityötä erinomaisesti
Ohjelmistokoulutus eri käyttäjäryhmille on käyttöönoton kulmakivi
Ohjelmisto on työväline, joka mahdollistaa arjen tehostamisen ja prosessien sujuvuuden, mutta hyvin suunnitellut ja jaksotetut koulutukset eri käyttäjäryhmille ovat ohjelmiston käyttöönoton onnistumisen kulmakivi.
Koulutusten ja ohjeistusten ansiosta ohjelmiston käytöstä tulee osa sujuvaa arkea ja organisaation prosessit tehostuvat käyttöosaamisen myötä.
Älä kuitenkaan ahnehdi ja tavoittele kuuta taivaalta yhdellä kertaa, vaan aloita perusasioista. Jatka kehittämistä askel askeleelta, kun edellisen vaiheen prosessien kehittämistyö on saatu jalkautettua sujuvaksi osaksi arkea ja toimintamallit ovat rutinoituneet läpi organisaation.
Lue seuraavaksi: Asiakaskokemuksia: Sigge Arkkitehdit
Haluatko syventyä aiheeseen lisää? Katso webinaaritallenne!
Webinaarissa Askeleen Matti Tiilikainen neuvoo, miten Severa viritetään arkkitehtitoimiston arkikäyttöön. Webinaarissa case-esimerkkinä Kakadu, jonka asiakasnäkökulmasta kertoo yrityksen toimitusjohtaja Sanni Seppälä.
Minna Hirvonen työskentelee Visma Solutionsin sisältömarkkinoinnissa. Minna arvostaa hyödyllisiä ja informatiivisia tekstisisältöjä. Siksi hän päätyi sisällöntuottajaksi jo vuonna 2004, jotta tiedonnälkäiset löytävät vastauksia digitaalisista kanavista.
