5 tärkeintä tunnuslukua projektinhallintaan

Jokainen projektipäällikkö sen tietää – projektien onnistumista on syytä mitata. Tehokkuutta ja kannattavuutta kun on hankalaa seurata ja raportoida ilman oikein valittuja tunnuslukuja.

Mitä asioita projektien tunnuslukujen valinnassa kannattaa ottaa huomioon, ja mitkä KPI-luvuista kuvaavat onnistumista parhaiten?

Listasimme 5 tärkeintä tunnuslukua ja vinkit niiden seuraamiseen:

1. Keskituntihinta
2. Asiakastyytyväisyys
3. Projektin kate
4. Tehdyt tunnit vs. arvioidut tunnit
5. Kiinteä hinta vs. tuntihinta

Pidä tunnusluvut yksinkertaisina

Mikään luku ei yksinään paljasta projektin onnistumista, mutta tunnuslukujen kanssa ei kannata myöskään ahnehtia liikaa. Tarpeettoman monen asian mittaaminen vain sekoittaa työntekijöiden arkea ja vaikeuttaa projektinhallintaa.

Monelle organisaatiolle on turhaa valita KPI-lukuja projektikohtaisesti. Sen sijaan mitattavat tunnusluvut tulee valita laajemmin sen perusteella, mitä asioita yrityksessä ylipäätään halutaan seurata.

Pidä huolta siitä, että jokainen työntekijä ymmärtää valittujen tunnuslukujen käyttötarkoituksen. Usein nähdään, kuinka yrityksellä on käytössään hienoja KPI-kaavoja, joiden tunnuslukuja ei kuitenkaan tavallinen projektiryhmän jäsen välttämättä ymmärrä.

On tärkeää, että koko tiimi on sitoutunut mitattavien asioiden kirjaamiseen ja tarvittaessa myös seuraamiseen. Siksi kannattaa harkita työntekijöiden palkitsemista tai huomioimista projektitietojen merkitsemisestä ja tunnuslukujen käytöstä.

Työntekijöille kannattaa myös avata mahdollisuus seurata tärkeimpiä tunnuslukujaan, esimerkiksi omaa laskutusastetta.

Käytä vain ajantasaisia ja todenmukaisia mittaustuloksia

Valitsemiesi tunnuslukujen on oltava aidosti mitattavia ja käsiteltävä asioita, joihin on ylipäätään mahdollisuus vaikuttaa. Varmista, että koko tiimisi merkitsee tiedot viiveettä ja todenmukaisesti – projekteista saamasi raportit kun ovat juuri niin hyviä, kuin tieto mitä sinne on syötetty.

Mittaaminen ja projektille tehtyjen tuntien seuraaminen kannattaa aloittaa jo myyntivaiheesta. Jotta projektin kannattavuudesta saadaan totuudenmukaista tietoa, pitää kaikkien kulujen kohdistua oikealle projektille. Jos haluat oppia mikä meni huonosti, mikä hyvin ja miksi, pitäisi tiimin jo alkuvaiheessa pystyä arvioimaan paljonko aikaa projektille varataan ja peilata tätä arviota toteumaan.

Tunnusluvut auttavat koko projektitiimiä

Tavoitteiden saavuttamista mittaavat tunnusluvut auttavat projektipäällikköä ja projektitiimiä tunnistamaan kehitystä vaativia kohteita niin projektien suorittamisessa kuin omassa työskentelyssään. Tunnuslukujen yksi tarkoitus onkin, että työntekijät oppivat ja kehittävät omaa osaamistaan niiden käytön ja seuraamisen mukana. Tätä kautta saat parempia tuloksia myös asiakkaille.

Kun tunnusluvut on valittu ja tietoa kerätty, muista myös seurata niitä aktiivisesti. Seuraa tunnusluvuilla projektin etenemistä ja reagoi tarvittaessa nopeasti.

Projektien tärkeimmät tunnusluvut ja mittarit

1. Keskituntihinta

(Laskutus / Tunnit)

Keskituntihinta kuvaa hyvin niin kannattavuutta kuin tehokkuuttakin ja on siten osuva ja yleispätevä mittari lähes alalla kuin alalla. Tunnusluvun laskukaava kannattaa pitää simppelinä: projektista laskutetut eurot jaetaan projektiin käytetyillä tunneilla. Koko projektin keskituntihinnan lisäksi kannattaa seurata lukua myös henkilöittäin.

Lue myös: Vinkkejä projektiraportointiin ja tärkeimpien tunnuslukujen valintaan

2. Asiakastyytyväisyys

Asiakastyytyväisyyden mittaaminen on muiden tunnuslukujen ohella yksi tärkeimmistä projektin onnistumista mittaavista tunnusluvuista. Asiakastyytyväisyyttä voi mitata monella eri tavalla, esimerkiksi jatkuvana prosessina NPS-luvulla tai kausittain perinteisillä kyselytutkimuksilla.

Tärkeintä on, että asiakkaiden tyytyväisyyttä projektin lopputulokseen ja yhteistyöhön tarkastellaan jollain asteikolla ja verrataan aiempiin tuloksiin. Monessa tapauksessa tyytyväiset ja suosittelevat asiakkaat ovat jopa tärkeämpiä kuin mahdollisimman suuret voitot.

3. Projektin kate

(Laskutus – Projektin kulut)

Projektin kate ja kateprosentti ovat tärkeimpiä kannattavuudesta kertovia tunnuslukuja. Projektin kate kertoo, kuinka paljon projekti tuottaa (kiinteä- tai tuntihinnoitteluna) vähennettyjen projektin kulujen jälkeen. Katetta yllättävästi laskevia kuluja voivat olla esimerkiksi projektin viivästyminen, alihankintana tehty lisätyön ostaminen tai materiaalikulut.

Jotta katteesta saadaan mahdollisimman todenmukaista tulosta, pitää katelaskelmiin ottaa mukaan kaikki projektin kulut, olivat ne sitten tunteja, matkakuluja tai ostoja. Usein esimerkiksi työvälineitä tai asiakkaalta laskuttamatta jääviä alihankintoja ei muisteta kirjata projektin kuluiksi, mikä vaikuttaa kateluvun todenmukaisuuteen.

4. Tehdyt tunnit vs. arvioidut tunnit

Tehtyjen tuntien ja projektille arvioitujen tuntien suhde antaa tärkeää tietoa projektin etenemisestä. Projektin lopussa se kertoo toki myös, kuinka alun resursoinnissa onnistuttiin.

Tunnusluvun seuraamisesta saat tärkeää oppia ja näkemystä tulevien projektien suunnitteluun ja hinnoitteluun. Jokaisen projektitarjouksen kohdalla joudut joka tapauksessa arvioimaan omia kustannuksia ja hinnoittelemaan projektin niin, että se on kannattava.

5. Kiinteä hinta vs. tuntihinta

Kiinteää projektihinnoittelua käyttävä yritys saattaa miettiä, voiko projektista saada paremmat tuotot tuntiperusteisella laskutuksella. Tämä tunnusluku kertoo, kumpi laskutusmalleista on projektissa kannattavampi.

Käytännössä kiinteähintaisen projektin sopimushintaa verrataan työntekijöiden tuntihintoihin ja siihen aikaan, joka projektin suorittamiseen on kokonaisuudessaan käytetty. Severaan tälle tunnusluvulle on rakennettu oma laskukaavansa, joten näet järjestelmästä suoraan, kuinka paljon projektilta olisi pystytty laskuttamaan tuntihinnoittelun kautta.

Projektinhallintaohjelma auttaa ajantasaisissa kirjauksissa

Toimivan projektinhallintaohjelman käyttö auttaa laadukkaan ja ajantasaisen tiedon kirjaamista. Pitämällä kirjaa projektiin käytetyistä resursseista (tunneista ja euroista) saat läpinäkyvää ja reaaliaikaista tietoa projektin etenemisestä.

Severalla saat kerättyä helposti raportit niin johdon päätöksenteon avuksi kuin jokaisen työntekijän oman oppimisen tueksi.

Tutustu myös muihin asiantuntijayrityksen johtamisessa käytettyihin tunnuslukuihin oppaassamme. Käymme siinä läpi yli 50 tunnuslukua projektien ja liiketoiminnan seurantaan ja johtamiseen.