Severan avulla konsulttiyritys voi parantaa laskutustehokkuuttaan

Rakentamisen konsulttipalveluita tarjoava RAPP Valvontakonsultit Oy otti vuoden 2017 keväällä Severan käyttöön. Heidän aikaisempi toiminnanohjausjärjestelmänsä oli kehitetty jo lähes 20 vuotta sitten ja edellisestä päivityksestä oli jo niin kauan, ettei järjestelmä ollut enää kovin käyttäjäystävällinen. Valintaa tehdessään, he testasivat kolmea eri järjestelmää ja niistä Severa osoittautui heidän tarpeisiinsa parhaaksi vaihtoehdoksi.

– Severa oli huomattava parannus aikaisempaan järjestelmään verrattuna. Se on nopeuttanut ja helpottanut toimintaa, kertoo talouspäällikkö Ville Karttunen.

Valvontakonsulteilla resursoidaan projektit, kirjataan työtunnit ja matkalaskut, seurataan laskutusastetta, suunnitellaan tarjouksia sekä hoidetaan laskutus Severa-toiminnanohjausjärjestelmässä. Controller ja yksiköiden päälliköt seuraavat ja valvovat viikottain, että tuntikirjaukset kohdentuvat oikeille projekteille.

Projekteja suunniteltaessa Severa auttaa erityisesti resurssienjaossa. Resurssinäkymästä näkee helposti, milloin kullakin työntekijällä on mahdollisuus ottaa vastaan uusia projekteja. Samoin järjestelmä auttaa tarjousten suunnittelussa, kun sieltä näkee miten paljon vastaaviin projekteihin on aikaisemmin kulunut työtunteja. Tarjouksia laativat pystyvät perustamaan Severaan uusia töitä tarjoustilaan, ja jos tarjous hyväksytään, voi sen helposti siirtää suoraan projektiksi tuntien kirjaamista varten.

Toimii hyvin konsulttitoiminnassa

Rakennuttajatoimisto Valvontakonsultit tarjoaa nimensä mukaisesti rakennusalan konsulttipalveluita: hankekehityspalveluita, projektipäälliköitä, työmaavalvontaa ja niin edelleen. Yrityksen projektit ovat hyvin erilaisia. Jollakin työntekijällä voi olla yhtä aikaa menossa useita projekteja, joihin hän käyttää jokaiseen muutamia tunteja viikossa. Toisella taas on vain yksi suurempi projekti, joka vie hänen työaikansa kokonaan useiden viikkojen tai jopa kuukausien ajan.

Tämän monimuotoisuuden vuoksi useiden kymmenien asiantuntijoiden työmäärän resursointi ja työajan seuraaminen olisi lähes mahdotonta ilman kunnollista järjestelmää. Severan avulla päälliköt voivat seurata ja hallinnoida työmääriä, tuntimäärä ja aikatauluja helposti. Myös tuntien kirjaaminen on Severassa helppoa. Sen voi tehdä joko työkoneella tai vaikka kännykällä. Valvontakonsulteilla on pidetty tärkeänä, että tunnit kirjataan päivittäin. Näin tehdyt tunnit eivät pääse unohtumaan ennen laskutusta.

Laskutuksessa iso apu

Talouspäällikkö Ville Karttunen toimi aiemmin yrityksessä controllerina, jolloin Severa auttoi häntä erityisesti laskutuksen seurannassa. Kun työtunnit siirtyvät järjestelmässä suoraan laskuille asti, on controllerin helppo tarkistaa niiden oikeellisuus. Toinen merkittävä etu Karttusen mukaan on se, että laskujen liitteet saa laitettua suoraan järjestelmässä, mikä nopeuttaa toimintaa merkittävästi.

– Se, että tilaajien liitteet saa laskulle suoraan järjestelmästä ja tuntikirjaukset on helppo tarkistaa, on vaikuttanut selkeästi laskutustehokkuuteemme, Karttunen kertoo.

Virheitäkin laskuille tulee, mutta yleensä syynä on inhimillinen virhe; tunnit tai tuntihinta on kirjattu väärin. Hinnan saa kuitenkin korjattua laskulle myös jälkikäteen, joten tarkkasilmäinen controller pystyy korjaamaan virheet helposti. Severaa käytetään Valvontakonsulteilla myös analysointiin ja raportointiin. Karttunen seuraa järjestelmästä erityisesti laskutustehokkuutta, tilauskantaa, työmääräarvioita ja tuntikirjausten oikeellisuutta.

Moni asia hoituu Severassa kätevästi, mutta kehittämisen varaakin Karttunen löytää. Heillä muun muassa tarjousten etenemisen seuranta ja jotkut raportit tehdään edelleen Excelissä. Tähän on kuitenkin odotettavissa parannusta, kunhan he pääsevät ottamaan käyttöönsä uudistetun Severan. Tällä hetkellä he odottavat vielä, että uusi resursointityökalu saadaan valmiiksi, koska se on heille hyvin tärkeä osio Severassa. Tuotekehityksestä luvataan, että odotus palkitaan lähiaikoina. (Päivitys 2018: Severaan on julkaistu uusi resursointityökalu)