Severan käyttöönotto ei vie yöunia

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on aina jonkinlainen voimainponnistus yrityksessä. Se vaatii tiedon siirtämistä järjestelmään, yrityksen toimintatapojen tarkastelua ja muuttamista sekä uuden opettelua. Mutta kuinka paljon muutamien päivien tai viikkojen lisätyö lopulta tuokaan parannusta yrityksen toimintaan ja jopa tulokseen? Sitä jokaisen järjestelmän hankintaa harkitsevan pitäisi pohtia erityisen tarkkaan ennen ottamis- tai jättämispäätöksen tekemistä.

Hube Helsingissä käyttöönotto tapahtui kuukaudessa

Digitaalinen viestintätoimisto Hube Helsinki otti toiminnanohjausjärjestelmä Severan käyttöön vuoden 2018 kevättalvella. Toimitusjohtaja Petri Läntisen mukaan yrityksen toiminta oli siinä vaiheessa laajentunut niin paljon, ettei projektien seuraaminen enää onnistunut Excelissä.

Hube Helsingissä työskentelee kymmenen vakituista työntekijää ja kaksitoista avustajaa. Heidän asiakassuhteensa ovat pitkäaikaisia ja he tekevät samanaikaisesta useita projekteja samalle asiakkaalle. He tarvitsivat asiakkuuksien ja projektien seurantaan työkalun, jolla he pystyvät seuraamaan resursseja, laskemaan projekteihin mukaan myös avustajien kustannukset ja ohjaamaan hinnoittelua.

Eniten aikaa kului rutiinien opetteluun.

Järjestelmän käyttöönottoon meni kaikkineen noin kuukausi. Ensin Severan asiakasvastaava koulutti henkilökunnan järjestelmän käyttöön. Sen jälkeen työntekijät latasivat jokainen omat asiakastietonsa Severaan. Tietojen lataamiseen kului muutama päivä, kun sitä tehtiin muun työn ohessa. Samalla työtuntien kirjaamista alettiin jo opetella. Eniten aikaa kului rutiinien opetteluun.

– Minulla oli aikaisemmassa työpaikassa ollut toiminnanohjausjärjestelmä, joten tiesin, että joillekin työtuntien kirjaaminen voi tuottaa ongelmia. Meillä asiasta informoitiin hyvin etukäteen ja pienen jumpan jälkeen kaikki ovat oppineet uuden systeemin, Läntinen kertoo.

Noin kuukauden harjoittelun jälkeen Severan käytöstä oli tullut jo sen verran rutiinia, että se voitiin ottaa käyttöön ja alkaa laskuttaa asiakkaita sen kautta.

Lue myös: 5 myyttiä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta

Roadscannersilla käyttöönotto vei pari kuukautta

Konsulttiyritys Roadscanners otti uudistetun Severan käyttöön joulun alla 2017. Heillä oli aikaisemmin ollut jo käytössään Severan aikaisempi versio, joten heillä oli tarkka käsitys siitä, mitä he uudelta järjestelmältä halusivat.

– Severan asiakasvastaavalle oli varmaan aika helppoa toimia meidän kanssamme, kun meillä oli niin selvät kuviot tiedossa. Kaikki sujui täysin suunnitellusti ja projektille asetettu aikataulu piti, kertoo asiakastoimintojen päällikkö Virpi Halttu.

 Kaikki sujui täysin suunnitellusti ja projektille asetettu aikataulu piti.

Roadscanners on myynyt palveluitaan sekä tuotteitaan noin 60:een maahan. Heidän pääkonttorinsa ja tuotekehityksensä sijaitsee Rovaniemellä, mutta myyntitoimistoja on eri puolilla maailmaa. Suomessa heillä on 35 työntekijää ja vuosittain he tekevät noin 100 teiden, rautateiden, siltojen ja muun väyläomaisuuden hallintaan liittyvää projektia. Lisäksi he myyvät infratutkimukseen liittyvää itse kehitettyä ohjelmistoa ja tutkimuksissa käytettäviä laitteita.

Roadscannersissa kirjataan Severaan kaikki myynnit sekä tehdään tuntikirjaukset. Sillä seurataan myynnin prosessia ja kauppojen synnyttyä myyntityö siirretään projektiksi. Projekteja seurataan Severassa kustannuspaikka- ja projektitasoilla.

Koko käyttöönottoonprojektiin kului aikaa 1,5 – 2 kuukautta. Roadscannersissa tiedonsiirron hoitivat talouspäällikkö ja asiakastoimintojen päällikkö oman työnsä ohessa. Severan asiakasvastaava kävi paikan päällä pitämässä yhden päivän koulutuksen pääkäyttäjille, jolloin tehtiin myös tarvittavat määritykset järjestelmään. Muu henkilökunta sai käyttökoulutuksen online-koulutuksena.

– Käyttöönotto sujui kaikkineen hyvin ja aivan aikataulun mukaisesti. Severan asiakasvastaavalta sai aina neuvoja, kun tuli jotain kysyttävää, Halttu kertoo.

Vaiva-hyöty -suhde

Käyttöönotto vaati molemmissa yrityksissä jonkin verran ylimääräistä työtä. Oman työn ohessa tehtynä kuukauden tai kahden käyttöönotto on kuitenkin kohtuullinen. Yleensä käyttöönottoaika korreloi yrityksen koon kanssa. Pienessä yrityksessä käyttöönotto vie vähemmän aikaa kuin suuressa. Siksi käyttöönotto kannattaa tehdä jo pienyritysvaiheessa, kun määritysten ja rakenteiden rakentaminen on yksinkertaista ja selkeää. Yrityksen kasvaessa ohjelmistoa on helppo skaalata kasvavien tarpeiden mukaan.

Mitä yrityksissä sitten ollaan mieltä tehdyn työn arvosta? Kannattiko vaiva nähdä?

Ehdottomasti vaivan arvoinen. Tällainen järjestelmä kannattaa hankkia heti, kun on vähänkin enemmän säännöllistä tekemistä ja enemmän kuin viisi projektia, joita hoitaa.

– Ehdottomasti vaivan arvoinen. Tällainen järjestelmä kannattaa hankkia heti, kun on vähänkin enemmän säännöllistä tekemistä ja enemmän kuin viisi projektia, joita hoitaa. Näkymä tekemiseen, toteutuneisiin ja tuleviin tapahtumiin sekä talouteen on yrityksen kannalta erittäin tärkeää, kuvailee Hube Helsingin toimitusjohtaja Petri Läntinen.

Läntinen myös muistuttaa, että järjestelmä on juuri niin hyvä kuin, miten sitä käyttää. Järjestelmää käyttöönotettaessa kannattaa tutustua siihen perinpohjin, jotta tietää mitä kaikkea sen kanssa voi tehdä.

– Rohkaisen kyllä siirtymään tän tyyppisen järjestelmän pariin. Me oltiin vuoden ikäinen firma, kun otettiin Severa käyttöön. Minä en pystyisi johtamaan yritystä ilman tämän tyyppistä järjestelmää. Sen avulla pystyy hahmottaa omaa liiketoimintaansa niin paljon paremmin, Läntinen sanoo.

Myös Roadscannersin asiakastoimintojen päällikkö Virpi Halttu suosittelee vaivan näkemistä. Järjestelmistä hyötyvät niin yrityksen johto, joka saa tärkeää dataa päätöksenteon tueksi kuin työntekijät, jotka saavat muun muassa tuntikirjausten tekemiseen helpottavia työkaluja.

– Ehdottomasti oli vaivan väärti. Tästä uudesta Severasta on meille sekin hyöty, kun työn vuoksi liikutaan paljon maastossa, niin nyt on kännykkäsovellus, jolla on kätevä tehdä tuntikirjaukset.

Tutustu Visma Severan käyttöönottoprosessiin myös verkkosivuillamme.