10 tekijää, jotka syövät yrityksesi kannattavuutta

Kannattavuus on yksi yrityksen tärkeimmistä tunnusluvuista, joka mittaa yrityksen tulojen ja menojen suhdetta. Asiantuntijayrityksessä tämä tarkoittaa, kuinka paljon yrityksessä tehdään laskutettavaa työtä tuottamattomaan työhön ja muihin kuluihin verrattuna. Myyntituloista saadaan yleensä luotettavaa dataa toiminnanohjausjärjestelmästä, ja konkreettisten kulujen laskeminen on varsin vaivatonta ostolaskujen kautta.

Kannattavuudesta saadaan kuitenkin läpinäkyvää tietoa vain, kun mukaan huomioidaan myös ne kulut, jotka eivät tule yritykseesi suorina laskuina. Tällaisia ovat muun muassa työntekijöiden syystä tai toisesta tehoton työskentely tai laskuttamattomaan työhön käytetty aika.

Kannattavuuden parantaminen lähtee taustalla olevien syiden tunnistamisesta. Listasimme yleisimmät syyt heikkoon kannattavuuteen sekä vinkit niiden ratkaisemiseksi.

1. Hinnoittelussa ja myynnissä on ongelmia

Tuotteet ja palvelut tulee hinnoitella kannattavasti, jotta työlle saadaan tarpeeksi katetta. Oikea hinnoittelumalli auttaa katteen parantamisessa. Voitko kulupohjaisen hinnoittelun sijaan käyttää arvopohjaista tai markkinahintaan perustuvaa hinnoittelua? Kiinnitä huomiota myös myynnin sujuvuuteen. Jos myynti sakkaa, ei tuloja tule tasaisena virtana. Myynnin ongelmat on helpoin huomata asiakkuudenhallintajärjestelmästä – ota siis avuksi tehokas CRM-järjestelmä ja valikoituja toimenpiteitä myynnin tehostamiseksi.

Kuuntele myös Bisnespöytä-podcast: Hinnoittelussa on parempi olla kallis kuin halpa

2. Tukirooleja on paljon verrattuna laskutusta tekeviin työntekijöihin

Jokaisessa asiantuntijayrityksessä on työntekijöitä, joiden tehtävät tukevat liiketoimintaa, mutta eivät tuota tuloja. Vaikka osa tukirooleista on elintärkeitä, näiden työntekijöiden suoraa arvoa on hankalaa laskea. Siksi jokaisen tukiroolin tarpeellisuutta tulee harkita huolellisesti ja usealta kannalta. Joskus ulkoistaminen on järkevä sijoitus.

3. Turhat kulut ja ilmainen asiakastyö vievät tuottavuutta

Kuluja on mahdotonta välttää, mutta useimpia voidaan minimoida järkevällä suunnittelulla. Varsinkin kiinteät kulut kannattaa laittaa tarkkailuun. Onko niiden joukossa joitakin, jotka voidaan kilpailuttaa mahdollisimman edullisiksi ja voiko joistakin luopua kokonaan? Ilmainen asiakastyö syö kannattavuutta, siksi maksuttoman lisätyön järkevyyttä tulee arvioida asiakaskohtaisesti. Isoimmille asiakkaille on usein fiksuakin tarjota maksutonta lisätyötä, kun taas mikroasiakkaille sitä ei kannata tehdä minuuttiakaan. Mikäli maksuton työ on välttämätöntä asiakkuuden kannalta, kaikki asiakkuuteen käytetty aika tulee vähintäänkin kirjata ylös, jotta kannattavuuslaskelmat pysyvät realistisina.

4. Laskutettavia tunteja, kuluja sekä kiinteitä eriä puuttuu

Asiantuntijayrityksessä kassavirta syntyy työntekijöiden asiakkailta laskuttamasta työajasta. Siksi onkin elintärkeää, että jokainen työntekijä kirjaa työtunnit ylös järjestelmällisesti ja säännöllisesti. Helppokäyttöinen toiminnanohjausjärjestelmä auttaa tuntikirjausten tekemisessä. Kun kaikki tunnit on kirjattu oikein, laskutukseen saadaan oikea määrä työtä ja kannattavuudesta saadaan aina realistinen ja ajantasainen kuva. Luonnollisesti kirjauksiin tulee laittaa kaikki projekteissa syntyvät kulut ja kiinteät erät. Kaikki asiakasprojektille tehdyt ostot, esimerkiksi ostettu mainostila tai kumppanin tekemä suunnittelutyö, pitää lisätä projektin tietoihin. Sen voi hoitaa joko ostolaskuista automaattisesti kohdistamalla tai manuaalisesti.

5. Työntekijöiden käyttöaste on heikko

Sen lisäksi, että tukirooleja karsitaan pois, tulee myös muuta sisäisen työn määrää tarkastella kriittisesti. Tarkoin merkittyjen työtuntien perusteella saadaan realistinen kuva työntekijöiden käyttöasteesta. Mikäli työajasta kuluu suuri osa kannattamattomaan työhön, tee suunnitelma laskuttamattoman työajan minimoinniksi. Joskus syy on yksinkertaisesti tehottomat työtavat ja esimerkiksi tiedonhakemiseen käytetty aika.

6. Tuotteistus ja prosessit ovat puutteellisia

Tuotteistus ja selkeät toimintamallit lisäävät kannattavuutta merkittävästi. Tuotteistus asiantuntijayrityksessä tarkoittaa palveluiden paketoimista toistettaviksi kokonaisuuksiksi. Paketoiminen lisää palveluiden katetta, sillä palvelukokonaisuuksien tuottaminen on vaivattomampaa, ja niiden myyminen ja ostaminen on helpompaa. Samalla vaivalla saadaan siis sekä lisättyä myyntiä että tuotua tuotanto- ja myyntikustannuksia alas.

7. Laskutuksen manuaalisuus aiheuttaa virheitä ja vie liikaa aikaa

On selvää, että turha työ lisää kustannuksia. Manuaalinen laskutus vie aikaa, joka olisi mahdollista käyttää kannattavampaan työhön. Hukatun työajan lisäksi manuaalinen laskutus sisältää riskin virheiden syntymiselle. Sähköinen laskutus vähentää riskien mahdollisuutta merkittävästi, kun tiedot työtunneista ja muista kustannuksista siirtyvät yhdellä klikkauksella toiminnanohjauksesta taloushallinnon järjestelmään.

8. Töiden priorisointia ei tehdä järkevästi ja tiedonhaku vie liikaa aikaa

Mikäli asiakas- ja projektitiedot on siroteltu ympäriinsä erillisiin järjestelmiin, excel-tiedostoihin ja pahimmillaan vain post-it-lapuille, kuluu tiedon etsimiseen ja jakamiseen paljon turhaa aikaa. Kaikki projektitiedot kannattaa koota yhteen paikkaan, mihin kaikilla työntekijöillä on pääsy ajasta ja paikasta riippumatta. Helpoiten se onnistuu toiminnanohjausjärjestelmällä ja integraatioilla, jotka kokoavat jotka kokoavat projektien tiedot aina myynnistä laskutukseen asti. Ketterän järjestelmän lisäksi tarvitset myös uudenlaisia toimintatapoja ja päätöksentekoa. Kaikkien aika on rajallista, joten järkevä delegointi ja keskittyminen olennaiseen on yksi avain kannattavampaan tekemiseen.

Lue myös: Toiminnanohjausjärjestelmää käyttävät yritykset menestyvät kilpailijoitaan paremmin

9. Valmennus ja seuranta puuttuvat

Yksinkertainen syy kannattavuuden hyytymiselle on seurannan puuttuminen. Mikäli asiakas- tai projektikannattavuutta ei seurata, mahdollisiin ongelmiin ei osata varautua ajoissa ja virheiden korjaaminen on hankalaa. Hankaluuksia syntyy myös takuuvarmasti, mikäli selkeät strategiset päätökset ja kokonaiskuva projektiliiketoiminnan tilanteesta ja kehityksestä puuttuvat. Toiminnanohjausjärjestelmän tarjoaman datan avulla seuraat projektien etenemistä ja helpotat päätöksentekoa. Päätä jo etukäteen mitkä ovat tärkeimpiä seurantakohteitasi ja kuinka reagoit mahdollisiin ongelmatilanteisiin.

10. Projektin kulujen ja tuntien seuraaminen on vajavaista

Koko liiketoiminnan kannattavuuden lisäksi projektipäällikön on tärkeää seurata kannattavuuslukuja myös henkilö- ja projektitasolla. Yksilötasolla on hyödyllistä mitata työntekijöiden keskituntihintaa ja laskutusastetta. Samoja mittareita voidaan käyttää myös projektikohtaisesti. Säännöllinen seuranta auttaa erityisesti ongelmakohtien tunnistamisessa, jolloin muutoksiin ja mahdollisiin pullonkauloihin voidaan reagoida ripeästi.

Lue myös: 5 tärkeintä tunnuslukua projektinhallintaan

Oletko valmis kannattavampaan kasvuun?

Kun kannattamattomuuden syyt ovat selvillä, on aika tarttua rohkeasti härkää sarvista ja tuoda opitut asiat käytäntöön. Liikkeelle voi lähteä esimerkiksi päivittämällä järjestelmänsä kasvua tukevaan Severaan. Tehokkaalla toiminnanohjauksella monia kannattavuutta tuovia toimia saadaan osaksi jokapäiväistä tekemistä.

Lisää vinkkejä asiantuntijayritysten kannattavuuden parantamiseksi saat myös maksuttomassa oppaassamme.

Kiinnostuitko lukemaan lisää?

Liity seuraamaan Severan omaa LinkedIn-kanavaa. Saat aktiivisesti asiantuntijayrityksille suunnattua sisältöä ja tiedät ajankohtaisista, puhuttelevista aiheista. Klikkaa tästä LinkedIn-kanavallemme tästä ›

Tilaa myös uutiskirjeemme, niin saat tiedon uusimmista blogiteksteistä, oppaista ja mielenkiintoisista artikkeleista suoraan sähköpostiisi neljä kertaa vuodessa. Ei turhaa mainosspämmiä vaan kuratoituja asiantuntijavinkkejä projektinhallintaan, kannattavuuteen ja työn tehostamiseen. Tilaa uutiskirje tästä ›