Exceleistä yhteen näkymään – Rantanen Arkkitehdit keskittyy ydin­osaamiseensa hallinnollisen työn sijaan

Kun Rantanen Arkkitehdit siirtyi Excelistä Severaan jo ennen ensimmäisen työntekijän palkkaamista, projekti- ja asiakashallintaan käytettävä työaika saatiin minimiin. Tämä on auttanut pitämään projektit paremmin hallinnassa yrityksen kasvaessa, erityisesti urakkahintaisissa töissä.

Rantanen Arkkitehdit on vuonna 2016 perustettu arkkitehtitoimisto. Toiminta alkoi sivutoimisista projekteista, mutta kasvu lähti kunnolla käyntiin, kun Lassi Rantanen ryhtyi päätoimiseksi yrittäjäksi vuonna 2022. Seuraavana vuonna yritykseen palkattiin ensimmäinen työntekijä, ja projektit laajenivat pientaloista myös rivitaloihin ja toimitiloihin. Tällä hetkellä tiimissä työskentelee kolme henkilöä täysipäiväisesti sekä yksi osa-aikaisesti opintojen ohella.

Kun Lassi siirtyi päätoimiseksi yrittäjäksi, hän halusi hoitaa projektit, tuntikirjaukset ja laskutuksen ammattimaisesti ja ennen kaikkea nähdä, mitä projektit oikeasti tuottavat. Severa otettiin käyttöön heti ensimmäisenä vuotena. Sen jälkeen arki ei ole enää ollut Excelien varassa, vaan projektien tilanne ja kannattavuus ovat näkyvissä yhdessä paikassa.

Lassi toimii yrityksessä toimitusjohtajana ja tekee suunnittelutyön ohella muun muassa hallinnollisia tehtäviä ja markkinointia.

Excel ei enää riittänyt projektien kasvaessa

Ennen Severaa arki oli sirpaleista. Projektien seuranta ja laskutus hoidettiin eri tavoin aika pitkälti Excelissä, eikä sisäiseen kehitystyöhön käytettyä aikaa juuri seurattu.

“Laskutukseen oli oma Excel-pohja, ja tuntikirjaukset syötettiin toiseen Exceliin”, Lassi muistelee.

Lassi tiesi, että ratkaisuja on olemassa, ja halusi hoitaa asiat ammattimaisesti jo yrityksen alkuvaiheessa. Tavoite oli selkeä: ei enää päällekkäistä työtä, vaan yksi paikka, jossa projektit, asiakkaat, tuntikirjaukset ja laskutus pysyvät samassa kokonaisuudessa, ja kannattavuutta voidaan seurata jo matkan varrella.

Koko projektin elinkaari on helppo hallita Severalla. Se on ollut meille ihan korvaamaton työkalu. Asiat hoituvat sillä tosi nopeasti ja helposti.

Helppokäyttöinen ratkaisu projektien hallintaan

Rantanen Arkkitehdeilla Severaa käytetään koko projektin elinkaaren ajan. Uusi projekti syötetään järjestelmään jo tarjousvaiheessa. Mikäli projekti voitetaan, se on helppo muuttaa aktiiviseksi projektiksi, minkä jälkeen laaditaan myös laskutusennuste tuleville kuukausille. Laskutusennusteen kokonaissummaa on helppo seurata pylväskaaviosta. Projektille voidaan tarvittaessa luoda myös vaiheita, jolloin tuntikirjauksia voidaan kohdistaa tarkemmin eri vaiheisiin. Näin myös laskutus on helpompaa ja tarkempaa.

“Koko projektin elinkaari on helppo hallita Severalla. Se on ollut meille ihan korvaamaton työkalu. Asiat hoituvat sillä tosi nopeasti ja helposti”, Lassi kertoo.

Kannattavuuden seuranta on meille tosi olennainen asia jokaisessa projektissa. Erityisen tärkeää se on urakkahintaisissa töissä.

Kannattavuus näkyväksi jo projektin aikana

Kasvun myötä tarve seurata projekteja systemaattisesti korostui. Severan etusivulle rakennettiin näkymä, josta kaikki käynnissä olevat projektit ja niiden status näkyvät yhdellä silmäyksellä.

“Meillä on etusivulla näkyvissä kaikki käynnissä olevat projektit ja niiden status siitä, missä vaiheessa ne ovat”, Lassi mainitsee.

Projektit käydään läpi viikoittain datan pohjalta. Myyntihinta ja käytetty aika ovat jatkuvasti nähtävissä, joten katetta voidaan seurata jo projektin aikana, ei vasta jälkikäteen.

“Kannattavuuden seuranta on meille tosi olennainen asia jokaisessa projektissa. Erityisen tärkeää se on urakkahintaisissa töissä”, Lassi avaa.

Kun dataa kertyy, hinnoittelu tarkentuu ja tekemistä on helpompi kehittää. Projektin päättyessä tai etapin jälkeen käydään läpi, kuinka paljon aikaa kului ja miksi, jos arvio ylittyi. Tarvittaessa hinnoittelua muutetaan.

“Urakkahintaisissa projekteissa alkuperäisen tuntiarvion ylittyminen on tietysti meidän moka, eikä se saa näkyä millään tavalla palvelun laadussa – esimerkiksi niin, että yrittäisimme vain saada projektin nopeasti valmiiksi. Projektit hoidetaan aina kunnialla maaliin ja niihin käytetään se aika, joka tarvitaan”, Lassi kertoo.

Seuraava askel on vähentää tuplatyötä myynnissä

Rantanen Arkkitehdit käyttää Severaa jo tuntiseurannassa, projektinhallinnassa, myynnin vaiheistuksessa, laskutuksessa ja raportoinnissa. Raporteilla seurataan muun muassa kuukausittaista myyntiä, laskutusta ja tilauskantaa.

Seuraavaksi tavoitteena on laajentaa käyttöä siten, että tarjoukset syntyvät suoraan Severassa. Tällä hetkellä tarjoukset tehdään erillisessä järjestelmässä ja tiedot kirjataan myöhemmin uudelleen.

“Tarjoukset lähetetään omasta järjestelmästä, ja sen jälkeen tarjouksen tiedot kirjataan Severaan. Siinä tulee tehtyä sama työ kahdesti”, Lassi pohtii.

Severa helpottaa arkea, jolloin voimme keskittyä siihen, mitä osaamme parhaiten, eli suunnittelutyöhön.

Suositus muille yrittäjille

Lassin viesti muille yrittäjille on selkeä. Järjestelmä kannattaa ottaa käyttöön heti, jotta dataa alkaa kertyä ja arki pysyy hallinnassa kasvun mukana.

“Suosittelen Severaa heti yrittäjyyden alkumetreillä. Sinne saa merkattua asiakkaat, projektit ja tunnit, ja sitä kautta alkaa kertyä tärkeää dataa, jota voidaan myöhemmin hyödyntää”, Lassi neuvoo.

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Yksi järjestelmä tuo hallinnan ja näkyvyyden arkeen:

• Näet projektien katteen jo työn aikana, et vasta jälkikäteen
• Laskutus perustuu todelliseen työmäärään
• Hinnoittelu tarkentuu kertyvän datan avulla
• Kasvu ei lisää hallinnollista sekavuutta

“Severa helpottaa arkea, jolloin voimme keskittyä siihen, mitä osaamme parhaiten, eli suunnittelutyöhön”, Lassi kiteyttää.

Haluatko sinäkin tehdä projektien johtamisesta selkeämpää ja kannattavuuden seuraamisesta helpompaa?

Tutustu Severaan maksuttomasti kuukauden kokeilujakson aikana. Ei luottokorttipakkoa tai mitään muutakaan sitoutumista.

Tai voit olla suoraan yhteydessä meihin ja aloittaa keskustelut siitä, olisiko Severa teille sopiva ratkaisu.

Minna Hirvonen työskentelee Visma Solutionsin sisältömarkkinoinnissa. Minna arvostaa hyödyllisiä ja informatiivisia tekstisisältöjä. Siksi hän päätyi sisällöntuottajaksi jo vuonna 2004, jotta tiedonnälkäiset löytävät vastauksia digitaalisista kanavista.