Käytännön vinkkejä konsultointiyritysten arkeen
Tässä blogissa käymme läpi keinoja ja vinkkejä, joilla konsulttiyrityksen sisäistä tehokkuutta ja kannattavuutta voi optimoida. Lisäksi kerromme vinkkejä, joilla motivoida henkilöstö tehostavien toimenpiteiden käyttöönottoon.
Sisäinen tehokkuus
Tehostamalla konsulttiyrityksen sisäisiä toimintoja saadaan laskutusastetta ja tuottavuutta nostettua.
Toiminnanohjausjärjestelmä tehostaa automaation avulla useita prosesseja ja poistaa turhia tuplasti tehtäviä sekä manuaalisia toimintoja erityisesti taloushallinnon tehtävissä ja työtuntien seurannassa.
Keskittämällä kaiken yhteen järjestelmään prosessit nopeutuvat asiakkaalle luodusta tarjouksesta aina laskutukseen asti. Tarjouksen hyväksynnän jälkeen projektipäällikkö tai konsultti perustaa Severassa projektin suoraan luotuun tarjoukseen, johon myös käytetyt työtunnit kirjataan. Projektin seuranta on läpinäkyvää, kun sen etenemistä pääsee seuraamaan niin yrityksen johto kuin projektipäällikkö ja projektissa työskentelevät konsultit.
Projektin valmistuttua laskuttaminen on sujuvaa ja nopeaa. Kaikki tieto projektista on nähtävissä eikä asiakkuudesta tai projektista vastaavan tarvitse enää tiedustella projektin tilannetta ja laskea Excelistä käytettyjä työtunteja laskutusta varten.
Kasvavassa yrityksessä tulee jossain vaiheessa ajankohtaiseksi taloushallinnosta vastaavan palkkaus. Tehokkaalla toiminnanohjausjärjestelmän käytöllä ja automatisoinnilla projektipäälliköt tai konsultit itse pystyvät vastaamaan asiakkuuksista ja laskutuksistaan. Siten asiantuntijayrityksissä on voitu siirtää talousvastaavan palkkausta myöhäisempään vaiheeseen yrityksen silti jatkaessa kasvuaan.
Lue asiakaskokemus: Severan avulla konsulttiyritys voi parantaa laskutustehokkuuttaan
Yrityksen toimitusjohtaja oli varsin tyytyväinen uudistukseen, sillä laskutusta oli tullut yli 30 prosenttia lisää pelkästään tuntikirjausten muutoksilla.
Kannattavuuden optimointi
Konsulttiyritys myy tuotteiden ja palvelujen sijaan tietoa. On hyvin tavallista, että tietotyöläisten keskuudessa on haasteita tunnistaa, mikä on laskutettavaa asiakastyötä ja mikä ei. Lähtökohtaisesti kaikki asiakkaaseen käytetty aika on laskutettavaa työtä. Projektin valmistelu ja sen hallinta kuuluvat laskutettaviin töihin.
Yrityksen käyttöasteen selvittämällä saa tietoa työajan jakautumisesta laskutettavaan ja laskuttamattomiin työtehtäviin. Tyypillisesti asiantuntijayrityksissä pyritään vähintään 65—85 prosentin kokonaiskäyttöasteeseen.
Esimerkki: työntekijä kirjaa 37,5 tuntia työaikaa viikossa, josta 30 tuntia on laskutettavaa työtä. Käyttöaste on tällöin 80 prosenttia, 30/37,5 = 80 %.
Tarkka työajanseuranta tuo merkittävän lisäyksen laskutukseen. Severan avainasiakasvastaava Kalle Rapi on nähnyt asiakasyritysten kohdalla merkittäviä parannuksia laskutuksessa, kun tarkka tuntikirjaus on otettu käyttöön.
“Eräässä yrityksessä oli käytäntö, että työntekijät laskuttivat työtunnit kerran kuukaudessa, aina kuun lopussa. Yrityksessä otettiin käyttöön tuntikirjaukset ja palkittiin hiukan työntekijöitä heidän tekemästään laskutettavasta työstä. Kirjauskäytäntöä muutettiin siten, että tunnit on oltava kirjattuna vähintään viikoittain. Muutaman kuukauden jälkeen sain asiakkaalta puhelun. Yrityksen toimitusjohtaja oli varsin tyytyväinen uudistukseen, sillä laskutusta oli tullut yli 30 prosenttia lisää pelkästään tuntikirjausten muutoksilla”, Rapi kertoo.
Myynnin kustannusten tunnistaminen on myös tärkeää. Tuotteistamalla konsulttiyrityksen palvelut optimoidaan myynnin kustannuksia. Lyhyesti kiteytettynä tuotteistamisen avulla konsultoinnin myynti asiakkaalle on helpompaa, kun hän saa hänelle hieman abstraktista asiasta konkreettisemman käsityksen ostopäätöksensä tueksi.
Vinkit kannattavuuden parantamiseen
- Paranna käyttöastetta
- Poista turhat tuplatyöt organisaatiosta
- Paranna projektinhallintataitoja yrityksessä
- Investoi henkilöstön kehittämiseen
- Lopeta kannattamattomat projektit ja palvelut
- Investoi projekteihin ja palveluihin, joissa on paras kate
- Laskuta nopeammin
- Automatisoi prosesseja ja pidä hallinto- ja tukitoimien palkkakulut alhaalla
Uusien työntekijöiden onboarding eli perehdytys on nopeampaa, kun työskentelyyn tarvittava tieto löytyy yhdestä ja samasta järjestelmästä. Näin myös työntekijäkokemus parantuu ja uusi työntekijä sitoutuu yritykseen varhaisessa vaiheessa, koska perehdytys on ollut positiivinen kokemus hänelle.
Motivoiva arki
Hyvä järjestelmäosaaminen motivoi tuotannonohjausjärjestelmän systemaattiseen käyttöön. Järjestelmän käytön itsenäinen opettelu ja koulutuksesta kulujen säästäminen ei lopulta tuo säästöjä. Kouluttajan avulla järjestelmä saadaan nopeammin tehokkaaseen käyttöön.
Erityisesti pääkäyttäjien osaamista on suositeltavaa kehittää, mutta myös yritysjohdon ymmärrystä toiminnanohjausjärjestelmän mahdollisuuksista kannattaa laajentaa. Kun johdolla on käsitys ja ymmärrys, mitä kaikkea tietoa Severan avulla voidaan tuottaa, tuo se johdolle tärkeää tietoa päätösten tueksi ja parantaa ennustettavuutta.
Henkilöstöä kannattaa kannustaa yrityksen johdon esimerkillä järjestelmän käyttöön. Suositeltavaa on näyttää avoimesti työntekijöille raporttien avulla, mihin esimerkiksi tuntikirjauksiin kertyvää tietoa käytetään. Siten työntekijät näkevät konkreettisesti, mitä hyötyä järjestelmän käytöstä on.
Lisäksi työntekijöiden motivaatiota toiminnanohjausjärjestelmän systemaattiseen käyttöön voi nostattaa erilaisin kannustimin, kuten esimerkiksi palkitsemalla heitä.
Motivaatio toiminnanohjausjärjestelmän käytöstä säilyy työntekijöillä arjessa, kun kirjauskäytännöistä on tehty mahdollisimman yksinkertaista. Kun heillä on tieto ja kokemus järjestelmän tuomista hyödyistä yritykselle, sitoutuvat he sen käyttöön sujuvammin.
Uusien työntekijöiden onboarding eli perehdytys on nopeampaa, kun työskentelyyn tarvittava tieto löytyy yhdestä ja samasta järjestelmästä. Näin myös työntekijäkokemus parantuu ja uusi työntekijä sitoutuu yritykseen varhaisessa vaiheessa, koska perehdytys on ollut positiivinen kokemus hänelle.
Lue asiakaskokemus: Severa on helppokäyttöinen projektinhallintajärjestelmä kasvavan konsulttiyrityksen tarpeisiin
Loppuun vielä seitsemän käytännön vinkkiä käyttöasteen nostattamiseen
- Palkitse henkilöitä käyttöasteen perusteella.
- Huolehdi, että henkilöstö näkee oman käyttöasteensa päivittäin.
- Varmista, että henkilöstö kirjaa laskutettavat työt päivittäin.
- Siirrä laskutus projektipäälliköiden tai työntekijöiden vastuulle.
- Hyödynnä teknologiaa rutiinien automatisoinnissa, tiedon jakamisessa ja raportoinnissa.
- Optimoi myynti, käynnissä olevat projektit sekä niissä tarvittavat resurssit paremmin käyttämällä nykyaikaisia työkaluja.
- Mieti yritysrakenne, jossa korkeampi käyttöaste on mahdollinen.
Minna Hirvonen työskentelee Visma Solutionsin sisältömarkkinoinnissa. Minna arvostaa hyödyllisiä ja informatiivisia tekstisisältöjä. Siksi hän päätyi sisällöntuottajaksi jo vuonna 2004, jotta tiedonnälkäiset löytävät vastauksia digitaalisista kanavista.
