Ketterät menetelmät projektinhallintaan

Projektit ovat monimutkaisia kokonaisuuksia jotka koostuvat monista eri vaiheista ja useista työntekijöitä. Kuten jokainen projektipäällikkö tietää, eri tehtävien ajoittaminen ja työntekijöiden resursointi ei ole aina helppoa hommaa. Projektinhallinnan avuksi on kehitetty menetelmiä, joilla erityyppiset projektit saadaan hoidettua tehokkaasti ja ilman turhia viivästyksiä maaliin asti.

Projektinhallintamenetelmiä voidaan ajatella toimintakarttoina ja työvälineinä, joiden avulla hallitset projektin liikkuvia osia. Jotkut menetelmät antavat tarkkoja ohjeita ja suuntaviivoja projektien etenemiseen, toiset ohjaavat suurpiirteisemmin oikeaan suuntaan. Se, minkä menetelmän valitset, riippuu yrityksen ja projektin luonteesta.

Ketterä projektinhallinta joustaa tarvittaessa

Sopivaa projektinhallintamenetelmää valitessasi pohdi ainakin yrityksesi toimintatapoja, projektisi rajoitteita ja tavoitteita, monimutkaisuutta ja kokoa, sekä sitä, kuinka paljon riskejä projektissa ollaan valmiita ottamaan. Jotkut menetelmät sopivat paremmin simppelimmille ja tasaisesti eteneville projekteille, toiset joustavat myös nopeasti muuttuviin ja kehittyviin projekteihin. Joissakin projekteissa on hyötyä, mikäli sidosryhmät tai yhteistyökumppanit pääsevät tarkkailemaan projektin etenemistä ja tietoja yhteisen työkalun kautta.

Ketterät projektinhallintamenetelmät auttavat tiimejä vastaamaan odottamattomiin tilanteisiin. Ketterillä menetelmillä jaat projektisi pienemmiksi osaprojekteiksi, joiden lähestyminen on helpompaa kuin ison projekti-mörön. Suunnitelmien vaihtaminen lennossa onnistuu menetelmien muokkautuvuuden ja joustavuuden ansiosta.

Perinteisiin menetelmiin, kuten vesiputousmalliin tai sen pohjalta kehitettyyn PRINCE2-menetelmään verrattuna ketterien projektinhallintamenetelmien edut ovat juuri joustavuudessa ja projektin aloittamisen keveydessä ilman pakollisia, lukkoonlyötyjä suunnitelmia. Toisaalta ketterillä menetelmillä ei saa luotua tarkkoja budjetti- tai aikatauluennusteita. Mikäli asiakkaasi arvostaa tarkkuutta ja etukäteen saatuja arvioita, tai ne ovat projektin toteutumisen kannalta elintärkeitä, on perinteinen vesiputousmalli parempi vaihtoehto.

Ketterät projektinhallintamenetelmät auttavat tiimejä vastaamaan odottamattomiin tilanteisiin.

Jokaisella menetelmällä on omat hyvät ja huonot puolensa, eikä yksi menetelmä sovi kaikkiin projekteihin. Oikein valittu menetelmä auttaa projektinhallinnassa ja tekee työskentelystä sujuvampaa, nopeampaa ja tehokkaampaa, välittäen lisäarvoa myös asiakkaille. Alla neljä ketterää ja helposti muokkautuvaa menetelmää, joilla tehostat tiimisi toimintaa ja viet projektiesi seurannan uudelle tasolle.

Neljä ketterää menetelmää

Lean

Kaikkien ketterien menetelmien isoisä Lean keskittyy laatuun, nopeuteen ja asiakkaille välitettyyn arvoon. Sen perusperiaate on tehdä mahdollisimman vähän, mahdollisimman tehokkaasti. Ketteryyttä saavutetaan myös jakamalla vastuuta ja vapautta kaikille tiimiläisille. Koska työntekijä on itse vastuussa tekemästään työstään, hän myös saa vapauden päättää, kuinka se kannattaa tehdä.

Lean onkin enemmän ajatusmalli kuin suoranainen menetelmä, joka kertoisi kuinka asiat pitää tehdä. Se keskittyy projektin ydintoimintoihin ja pyrkii karsimaan turhat välivaiheet ja työt minimiin. Koska projektin parissa työskentely kerryttää jokaisen tiimiläisen ymmärrystä ja osaamista, suunnitelmia ei lyödä lukkoon etukäteen. Tarvittavat päätökset tehdään vasta mahdollisimman pitkällä projektissa, jolloin tietämys aiheesta on jo kehittynyt. Ajattelutapa on hyödyllinen mikäli projektissa halutaan keskittyä erityisesti arvon välittämiseen: kaikki, mikä ei suoraan tuota lisäarvoa, tulisi jättää tekemättä. Keskity siis asiakkaasi tavoitteisiin.

Hyödyt:

• Tarjoaa ketterän muokattavuuden.
• Asiakasorientoituneena metodina keskittyy arvojen ja laadun välittämiseen.
• Suoraviivaistaa ja yksinkertaistaa projektin aloittamista, sillä kaikkea ei tarvitse päättää etukäteen.

Puutteet:

• Toimii vain periaatteena, eikä anna suoria toimintamalleja tai ohjeita.
• Vaatii kaverikseen muita työkaluja, mikäli projektia halutaan seurata.

Agile

Agile, eli ketterä projektinhallintamenetelmä, on syntynyt Leanin pohjalta. Menetelmän periaatteena on, että projektin annetaan elää. Tarkkoja työvaiheita ja budjetointia ei edes pyritä luomaan ennakkoon, sillä työvaiheiden muokattavuus on mukana menetelmässä. Agile antaa työntekijöille mahdollisuuden vaikuttaa omiin tehtäviinsä ja antaa enemmän vapautta ja vastuuta resurssien allokoimiseen. Siinä missä Lean keskittyy turhan työn eliminoimiseen ja arvon välittämiseen, Agilen tavoite on ennen kaikkea tuottaa toimivia tuotteita keskittymällä käyttäjien tarpeisiin.

Agile-menetelmiä on useampia, parhaiten näistä tunnettu Scrum ja Extreme Programming. Alunperin Agile-menetelmät on kehitetty erityisesti ohjelmistokehityksen projekteihin, mutta nykyään niitä käytetään laajasti myös muihin kehitysprojekteihin. Ketterät menetelmät antavat joustavuutta ja vapautta projektin hallintaan ja tiimille enemmän vastuuta oman työnsä ohjaamiseen.

Hyödyt:

• Projektin lopullista tavoitetta ei tarvitse lyödä lukkoon etukäteen.
• Projektin aikana tiimi oppii enemmän muuttuvista tekijöistä, jolloin projektin hallinta muuttuu yhä helpommaksi.
• Tarjoaa mahdollisuuden projektin muuttamiseen ja joustavaan etenemiseen.

Puutteet:

• Aikataulua ja budjettia ei voida määritellä tarkasti ennalta.
• Tiimin pitää ymmärtää menetelmän toimintatavat sekä olla kyvykäs ja sitoutunut työskentelemään itseohjautuvassa projektissa.
• Koska tavoitteita ei määritellä etukäteen, lopullinen tuote voi olla hyvin erinäköinen alkuperäiseen suunnitelmaan verrattuna.

Kanban

Kanban-taulu on visuaalinen tapa esittää projektin työtehtävät ja niiden etenemisvaiheet. Kanban-menetelmässä tehtävät esitetään kortteina, jotka järjestellään Kanban-taulun sarakkeisiin tehtävien vaiheen mukaan. Visuaalisuus auttaa tiimiä löytämään jumiutuneet kohdat ja kehittää työn virtausta. Menetelmän tavoitteena on visuaalisuuden lisäksi auttaa löytämään kehityskohteita ja rajoittaa tekemättä olevan ja keskeneräisen työn määrää. Menetelmä soveltuu parhaiten tasaisesti eteneviin projekteihin, jotka kuitenkin vaativat joustavaa lähestymistapaa.

Hyödyt:

• Esittää visuaalisesti eri työvaiheet ja tehtävät sekä mahdolliset jumiutumat ja pullonkaulat.
• Tavoitteiden muuttuessa tehtävien uudelleen priorisointi on vaivatonta.
• Käytössä kevyt ja joustava, joten aloittaminen ja käyttöönotto on helppoa.
• Työntekijöiden on helppo osallistua projektinhallintaan ja vastata itse osaprojektien etenemisestä.

Puutteet:

• Edellyttää projekteilta suhteellisen tasaista etenemistahtia ja taipuu huonosti projekteihin, joissa keskeneräisen työn määrä voi kertyä suureksi.
• Tiimin tulee sitoutua työkalun käyttöön ja päivittää Kanban-taulua säännöllisesti.

Gantt

Gantt-kaaviota voidaan käyttää erityisesti kriittisen polun tai -ketjun menetelmän kuvaajana. Menetelmän idea on listata projektin toteutuksen kannalta kriittisimmät tehtävät, joiden myöhästyminen vaikuttaa koko projektin onnistumiseen. Gantt-kaaviolla hallitset projektin aikataulutusta ja resursointia. Menetelmää tai toimintamallia paremmin sitä voisi ajatella työkaluna, joka helpottaa projektipäällikön työtä muiden menetelmien tukena.

Ylimpänä Gantt-taulukossa on vaaka-aikajana. Työvaiheet listataan kaavion vasemmalle laidalle allekkain siten, että kukin työvaihe listataan yhdeksi riviksi. Työt kuvataan janoina, jotka sijoitetaan tehtävien työvaiheiden riveille niin, että ne alkavat aikajanalla kohdassa jolloin työn on määrä alkaa, ja päättyvät pisteeseen, jolloin työn on määrä olla valmis. Kaavioon sijoitettujen janojen avulla hahmotat kätevästi eri työvaiheiden keston ja toteutusjärjestyksen. Näet, milloin mikäkin vaihe on määrä suorittaa ja mitkä työt pitää saada tehtyä valmiiksi ennen kuin seuraavia voidaan aloittaa.

Hyödyt:

• Yksinkertainen ja visuaalinen tekniikka seurata projektin etenemistä.
• Näkymä selkeyttää projektinhallintaa, sillä koko projektin kaikki kriittiset vaiheet ovat yhdessä näkymässä.
• Projektin eri vaiheiden seuraaminen on helppoa, näet mitkä tehtävät ovat riippuvaisia toisistaan.
• Näkymän jakaminen muille sidosryhmille auttaa heitä hahmottamaan projektin vaatimaa aikaa ja töiden riippuvuutta toisistaan, mikä säästää aikaa ylimääräiseltä yhteydenpidolta ja kysymyksiltä.

Puutteet:

• Tavallinen Gantt-taulu esittää työmäärää vain aikavälinä, jolloin se on määrä suorittaa. Taulu ei ota huomioon todellisia työtunteja eikä esimerkiksi työn vaativuutta.
• Monimutkaisissa, monta työvaihetta sisältävissä projekteissa näkymän visuaalisuus kärsii ja työvaiheiden hahmottaminen saattaa tulla vaikeaksi.

Tehosta projektinhallintaa sopivalla työkalulla

Minkä tahansa projektinhallintamenetelmän valitsetkin, tehokas projektinhallintajärjestelmä auttaa projektin etenemisen ja onnistumisen seurannassa. Visma Severa taipuu käytössä useisiin eri projektinhallintamenetelmiin ja helpottaa Gantt- ja Kanban-näkymillä projektin seurattavuutta sekä tehtävä- ja tuntikirjausten tekemistä.

Helppokäyttöisen drag and drop -toiminnon avulla tehtävien muokkaaminen ja liikuttelu oikealle työvaiheelle onnistuu vaivatta. Sekä Kanban- että Gantt-näkymässä jokaiselle tehtävälle voi määrätä oman tekijän ja deadlinen, jolloin mikään projektin vaihe ei jää suorittamatta. Tavallisen Gantt-kaavion puutteita on Severassa korjattu mahdollisuudella asettaa kullekin työvaiheelle tarkat työmääräsuunnitelmat.