Miten valmistautua projektinhallintajärjestelmän käyttöönottoon?
Asiantuntijayrityksissä projektinhallintajärjestelmän käyttöönotto herättää usein kysymyksiä jo ennen projektin alkua. Tässä blogissa kokenut PSA-asiantuntija Veli Hämäläinen käy läpi miten projektiin kannattaa valmistautua ja mitä asioita on hyvä huomioida jo ennen työn käynnistymistä. Ennakointi tukee sujuvaa arkea ja varmistaa onnistuneen lopputuloksen.
Severalla näemme päivittäin että onnistunut käyttöönotto alkaa jo paljon ennen ensimmäistä työpajaa tai asetusten ja käyttötapojen läpikäyntiä. Kun tavoitteet sekä vastuut ovat selkeät etukäteen, koko projekti etenee rauhallisemmin ja riskit pysyvät hallinnassa.
Huolellinen valmistautuminen auttaa varmistamaan, että käyttöönotto tukee aidosti yrityksen arkea, toimintatapoja ja liiketoiminnan kehittämistä.
Projektinhallintajärjestelmän käyttöönottoon valmistautuminen pähkinänkuoressa
- Tarpeen ja tavoitteiden kirkastaminen
Määritellään, miksi järjestelmä otetaan käyttöön ja mitä sillä halutaan parantaa. - Nykytilan hahmottaminen
Ymmärretään, miten myynti, projektit, tuntikirjaukset ja laskutus toimivat tänään. - Projektin organisointi
Sovitaan roolit, vastuut ja päätöksentekomalli ennen projektin aloitusta. - Viestinnän ennakointi
Huolehditaan avoimesta, ennakoivasta ja rehellisestä sisäisestä viestinnästä. - Riskien tunnistaminen
Tunnistetaan aikatauluihin, integraatioihin ja resursseihin liittyvät riskit ajoissa. - Yhteinen sitoutuminen
Varmistetaan, että kaikki osapuolet ovat mukana ja tietoisia tavoitteista.
Hyvin valmisteltu käyttöönotto luo edellytykset hallitulle projektille ja sujuvalle arjelle.
Lue myös: Projektinhallintajärjestelmän käyttöönotto on investointi sujuvampaan arkeen ja kestävään kasvuun
Valmistautuminen skaalautuu yrityksen koon mukaan
On tärkeää huomata että valmistautumiseen kuluva aika ja vaiva riippuvat merkittävästi yrityksen kokoluokasta sekä tarpeista. Pienelle yritykselle tai vasta-aloittaneelle toimijalle valmistautuminen voi olla hyvinkin ketterää. Tällöin projekti on usein hieno mahdollisuus luoda struktuurit ja toimivat rutiinit ilman vanhan historian painolastia.
Suuremmissa organisaatioissa valmistautuminen vaatii tyypillisesti enemmän sisäistä koordinointia. Kun käyttäjiä on paljon ja toimintatavat vaihtelevat tiimeittäin, ennakoinnissa korostuu tarve yhtenäistää prosesseja ennen järjestelmään siirtymistä.
Severan joustavuuden ansiosta itse käyttöönotto mukautuu näihin eroihin ja kesto voi vaihdella muutamasta tunnista kymmeniin päiviin yrityksen monimutkaisuuden mukaan.
Tarve ja valmistautuminen luovat pohjan onnistumiselle
Onnistunut käyttöönotto alkaa siitä, että tarve uudelle järjestelmälle tunnistetaan ja sanoitetaan selkeästi. On hyvä pohtia miksi hanke käynnistetään juuri nyt ja mitä haasteita sen toivotaan ratkaisevan.
Järjestelmän tehtävä on palvella organisaatiota eikä muokata toimintaa ohjelmiston ehdoilla. Siksi nykyiset prosessit kannattaa käydä läpi kokonaisuutena. Prosesseja kannattaa tarkastella kriittisesti ja olla avoimena myöntämään mahdolliset tehostamisen kohteet. Kun myynti, projektit, tuntikirjaukset ja laskutus hahmotetaan osana samaa ketjua, käyttöönoton vaikutukset on helpompi ymmärtää.
Samalla on hyvä päättää miten hanke toteutetaan käytännössä. Sopiva toteutusmalli riippuu organisaation koosta ja käytettävissä olevista resursseista. Vasta-aloittaneille yrityksille projekti on usein ketterämpi mahdollisuus luoda struktuurit tyhjästä, kun taas vakiintuneemmat yritykset saattavat vaatia laajempaa toimintatapojen yhtenäistämistä.
Severan toiminnallisuudet kattavat laajasti eri palasia, joita Crasmanin kaltainen moderni organisaatio tarvitsee liiketoiminnan ja projektien päivittäisessä ohjauksessa.
— Olli Maksimainen, operatiivinen johtaja, Crasman
Lue koko asiakastarina: Crasman modernisoi toiminnanohjauksensa – 20 vuoden data siirtyi ValueFramesta Severaan kolmessa kuukaudessa
Selkeä projektimalli tuo varmuutta tekemiseen
Käyttöönoton laajuus ja toteutustapa vaihtelevat yrityksittäin, mutta yksi asia on aina yhteistä. Selkeä projektimalli helpottaa tekemistä ja vähentää epävarmuutta.
Projektissa on hyvä olla nimetty projektipäällikkö asiakasyrityksen puolelta sekä selkeä vastinpari järjestelmätoimittajalta.
Kun vastuut ja roolit ovat alusta alkaen selvät, yhteistyö sujuu paremmin ja projektin eteneminen pysyy hallinnassa. Tämä luo myös luottamusta projektin osapuolten välille.
Ennakointi ja viestintä ovat onnistumisen avaimia
Käyttöönotto on teknologiaprojekti vain osittain. Todellisuudessa kyse on muutoksesta, joka vaikuttaa ihmisiin ja heidän päivittäiseen työhönsä.
Sisäinen viestintä on yksi tärkeimmistä onnistumisen edellytyksistä. On tärkeää kertoa ajoissa, mitä on tapahtumassa, miksi muutos tehdään ja miten se vaikuttaa eri rooleihin. Pelkkä yksittäinen tiedote ei riitä, vaan viestinnän tulee olla jatkuvaa ja avointa.
Rehellisyys on erityisen tärkeää. Kaikki ei välttämättä muutu heti helpommaksi, ja se on hyvä sanoa ääneen. Kun odotukset ovat realistiset, muutokseen sitoudutaan paremmin ja käyttöönotto koetaan luotettavaksi.
Riskien tunnistaminen auttaa välttämään yllätyksiä
Käyttöönottoihin liittyy aina riskejä, mutta suurin osa niistä on ennakoitavissa.
Tyypillisiä haasteita ovat:
- puutteellinen alkukartoitus
- epärealistinen aikataulu
- kolmansien osapuolten integraatiot
- tai nykyinen järjestelmäkokonaisuus osoittautuu odotettua monimutkaisemmaksi.
Kun riskit tunnistetaan ajoissa, niihin voidaan varautua. Tämä auttaa pitämään projektin aikataulussa ja kustannukset hallinnassa sekä vähentää stressiä projektin aikana.
Riskienhallinta ei ole yksittäinen vaihe projektin alussa, vaan osa koko käyttöönottoa. Selkeä projektinhallinta, ajantasainen dokumentointi ja säännöllinen yhteydenpito tukevat projektin etenemistä.
Onnistuminen edellyttää sitoutumista sekä asiakasyrityksen että järjestelmätoimittajan puolelta.
Huolellinen valmistautuminen varmistaa onnistumisen
Projektinhallintajärjestelmän käyttöönotto on merkittävä investointi yrityksen tulevaisuuteen. Sen onnistuminen ei perustu pelkästään toimivaan teknologiaan, vaan siihen, miten ihmiset, prosessit ja järjestelmä toimivat yhdessä.
Kun valmistautumiseen panostetaan ja yhteistyö on sujuvaa, käyttöönotto tukee aidosti arkea, liiketoiminnan johtamista ja yrityksen kehittymistä pitkällä aikavälillä.
Veli Hämäläinen toimii International Partner Sales Managerina Severalla ja työskentelee päivittäin PSA-ratkaisujen ja asiantuntijayritysten toiminnanohjauksen parissa. Velille tärkeää on luottamukseen perustuva yhteistyö, jonka tavoitteena on helpottaa yritysten arkea ja tukea liiketoiminnan kehittämistä selkeillä ja toimivilla ratkaisuilla. Työssään Veli painottaa selkokielistä vuorovaikutusta ja käytännönläheistä yhteistyötä, jotta järjestelmät tukevat sujuvasti sekä nykyisiä tarpeita että tulevaa kasvua.
