Näin kasvatat yrityksesi tuottavuutta

Ollakseen kannattavaa, täytyy yritystoiminnan tuottaa riittävästi. Kukin yrityspäättäjä määrittelee varmasti itse sen, mikä hänelle on riittävää, mutta aina sinne viivan alle voisi jäädä vähän enemmänkin. Keinoja yrityksen tuottavuuden kasvattamiseen on hyvin paljon. Aina se ei tarkoita, että pitäisi myydä enemmän tai karsia kuluja.

Haaga Helia ammattikorkeakoulun liiketalouden yliopettajan Martin Stenbergin mukaan lähtökohta sille, että pystyy kasvattamaan yrityksensä tuottavuutta, on yritysjohtajan oma liiketaloudellinen osaaminen. Yrityksen johdossa täytyy olla muutakin kuin vain sen alan osaamista, jolla yritys toimii. Mitä parempi ymmärrys on liiketaloudesta, sen paremmin pystyy myös yritystä kehittämään.

– Yrittäjä tai esimieskään ei aina tajua, mikä hänen tekemisessään vaikuttaa kannattavuuteen. Numerot ovat vain lopputulos tekemisestä, mutta mistä ne muodostuvat, on monille täyttä utopiaa. Kun ymmärtää yrityksen toimintaprosessit ja niiden kehittämistarpeen, on homma jo aika pitkällä, arvioi Martin Stenberg.

Toinen olennainen asia tuottavuuden kasvattamisessa on henkilökunnan osaaminen. Kun osaamista on riittävästi, voidaan tuottaa laadukkaita tuotteita ja palveluita, joiden tuottavuusarvo on hyvä. Työyhteisön osaamista on myös kehitettävä jatkuvasti. Aluksi on selvitettävä lähtötaso, sitten asetetaan tavoite ja lähdetään määrätietoisesti pyrkimään sitä kohti erilaisin kehittämishankkein, koulutuksin ja kurssein.

Visma Solutionsin tuotejohtajan Jarmo Annalan mielestä osaamisen lisäksi henkilökunnan tulee viihtyä työssään, olla motivoitunutta ja sitoutunutta. Siihen vaikuttavat yrityskulttuuri, erilaiset palkitsemiset ja yksilön huomioiminen.

– Tutkimustulostenkin mukaan sitoutunut ja innostunut työntekijä tuottaa huomattavasti enemmän kuin työntekijä, joka tulee töihin vain palkkapussin takia. Organisaatio, jossa johto ei ohjaa kädestä pitäen, vaan antaa työntekijöille vastuuta omasta tekemisestään, voi paremmin ja todennäköisesti myös tuottaa paremmin, kertoo Jarmo Annala.

Tiedolla johtaminen

Yrityksen tuottavuuden kehittämiseksi tarvitaan laadukasta informaatiota. Sähköisten järjestelmien ansiosta yrityksissä ei enää tarvitse arvailla, missä vika on, vaan voidaan tehdä faktoihin pohjautuvia päätöksiä. Jos hakee kasvua ja rekrytointeja, haluaa kehittää toimintaa ja ymmärtää, mitä organisaatiossa tehdään hyvin tai missä on parannettavaa, pitää olla tietoa ja pystyä myös pureutumaan tietoon syvemmälle.

– Järjestelmistä saa paljon tärkeää tietoa päätöksenteon pohjaksi. Niistä näkee esimerkiksi, mikä toiminto, tuote tai osasto tuottaa tappiota ja mihin kannattaisi sijoittaa enemmän, koska se tuottaa niin hyvin. Ilman järjestelmiä on päätöksenteon pohjaksi yleensä vain kokonaiskuva, eikä sen tarkempaa faktaa esimerkiksi toiminnoista tai tuotteista, Jarmo Annala kuvailee.

Arvoketjussa mukana oleminen on tärkeää. Niin toimittajat kuin asiakkaatkin vaativat nykyään, että papereita ei enää lähetellä, vaan kaikki tapahtuu nopeasti ja jouhevasti. Martin Stenberg muistuttaa, että hitaus maksaa kaikille. Sama pätee yrityksen sisällä, eli jos esimerkiksi myynnin, varaston ja laskutuksen välillä ei tieto kulje nopeasti, hukkaantuu aikaa, joka on pois tuottavammista töistä.

Tiedon avulla voidaan hioa yrityksen prosesseja, laatujärjestelmiä, tuotteita ja palveluita paremmiksi. Silloin osaaminen myös standardoituu ja sitä on helpompi jakaa muun muassa uusille työntekijöille, jotta he tietävät, miten yrityksessä toimitaan ja mitkä ovat sen laatustrandardit.

Yrityksen toimintaa ja tuottavuutta täytyy analysoida säännöllisesti ja siihen sähköiset työkalut ovat myös oiva apu, koska niistä saa tiedon analyysiä varten automaattisesti, eikä sitä tarvitse kirjata käsin tai etsiä eri paikoista.

Helpoin mittari

Tärkeää on myös tunnistaa, mitä tietoa käytetään ja mitä tunnuslukuja seurataan. Liian monien mittareiden seuraaminen voi sekoittaa pakkaa entisestään.

Keskituntihinta on yksi mittari, josta on helppo lähteä liikkeelle. Palveluita myyvässä asiantuntijayrityksessä, jossa kirjataan tunnit ja tiedetään paljonko laskutetaan, voidaan järjestelmästä katsoa, kuinka paljon asiakkuuteen käytetään aikaa ja kuinka paljon siitä saadaan rahaa.

– Asiakkuuksia voi myös vertailla. Järjestelmästä nähdään, mitkä asiakkuudet tuottavat hyvin ja mitkä ovat tappiollisia. Sen tiedon pohjalta voi tehdä päätöksiä, joko hinnankorotuksista tai jopa asiakkuuden päättämisestä, Jarmo Annala kertoo.

Samoin tuotteiden valmistuksessa järjestelmästä voi katsoa, miten paljon aikaa ja raaka-aineita tuotteen valmistamiseen menee ja sitä kautta laskea tuotteelle katteen. Nämä ovat asioita, joita pitää pystyä seuraamaan, jotta tuottavuutta voi tarkastella ja tarvittaessa vaikuttaa siihen.

Lue myös: Vinkkejä projektiraportointiin ja tärkeimpien tunnuslukujen valintaan

Kaikkea ei tarvitse tehdä itse

On hyvä tajuta, ettei kaikkea ei tarvitse tehdä yksin. Käytännön realiteetit on hyvä ottaa huomioon ja muistaa, että on olemassa ammattilaisia, jotka tekevät asioita halvemmalla ja paremmin kuin yrittäjä itse. Esimerkiksi kirjanpitoa on turhaa lähteä tekemään itse, kun suhteellisen edullisesti saa asiantuntijan auttamaan.

Liiketalouden yliopettaja Martin Stenbergin mukaan, yrittäjän arjessa on karkeasti ottaen yhden ja kolmen vuoden kriisit. Ensimmäisen vuoden aikana yrittäjä tahtoo uupua työtaakkansa alle, ennen kuin hän ymmärtää, että apua saa rahalla. Siinä vaiheessa täytyisi osata tuotteistaa oma tekeminen, jotta työn laatu pysyy samana teki sitä kuka tahansa.

– Palveluiden tuotteistaminen ja asiakkaille kustomointi on todella tärkeää. Jos vain siivoat, myyt aikaa. Mutta, jos palastelet palvelun ja hinnoittelet siivouskohteet eri tavoin, eli tuotteistat ne, voitkin alkaa myydä palveluita. Silloin voit laskuttaa tietyn hinnan, riippumatta siitä, miten kauan työhön kuluu aikaa, Martin Stenberg kuvailee.

Sama on edessä uudelleen parin kolmen vuoden päästä, kun haluat laajentaa ja palkata lisää henkilökuntaa. Silloin pitää tietää, millaista osaamista tarvitsee. Jos palveluita ei ole tuotteistettu ja toimintamalleja kirjattu ylös, on lähes mahdotonta kertoa tarpeista myöskään rekrytoitaville. Oman osaamisen siirtäminen tuotteisiin ja palveluihin on haasteellista, mutta välttämätöntä, jotta tietotaidon saa siirrettyä uusille työntekijöille.

On tärkeää myös muistaa, että asiakas on yksi yrityksen tärkein tietolähde. Varsinkin niiden tärkeimpien asiakkaiden toiveita kannattaa kuunnella ja kehittää toimintaa heidän toivomaansa suuntaan. Martin Stenbergin mukaan aktiivinen asiakastiedon seuranta olisi hyvin olennaista sillä on laskettu, että 70 % yritysten uusista ideoista ja kehittämiskohteista tulee asiakkailta.

Softakauppiasta kannattaa kuunnella

Sähköisten järjestelmien myyjät ovat nykyaikana eräänlaisia yrityskonsultteja. He ovat tehneet töitä kymmenien saman alan yritysten kanssa ja sitä kautta heille on muodostunut hyvä käsitys siitä, mitkä toimintamallit alalla toimivat ja mitkä eivät. Heidän osaamistaan kannattaa siis hyödyntää laajemminkin kuin vain järjestelmän käyttöönotossa.

Heiltä voi saada hyviä vinkkejä muun muassa siitä, mikä on alan yleinen taso esimerkiksi hinnoittelussa. On tärkeää, että hinnoittelee tuotteensa tai palvelunsa oikein. Jos myy liian halvalla, ei tuotteelle tule riittävästi katetta, eikä yrityksen tulevaisuus ole kestävällä tasolla. Toisaalta itseään ei kannata hinnoitella myöskään liian kalliiksi, silloin häviää helposti kilpailussa, ellei pysty osoittamaan, että tarjoaa merkittävästi parempaa laatua.

Laskutus kuntoon

Jarmo Annala muistuttaa yrittäjiä ja työntekijöitä kirjaamisen tärkeydestä. Asioita pitää kirjata järjestelmään säännöllisesti, vaikka ei laskuttaisikaan tunti tunnista. Järjestelmällisen ja säännöllisen kirjaamisen avulla voidaan tarkastella, miten paljon johonkin projektiin on käytetty aikaa ja sitä kautta pystyy tarkastelemaan projektin kannattavuutta. Toinen tärkeä asia on, että kirjausten avulla pystyy laskuttamaan säännöllisesti ja saamaan yritykselle elintärkeää säännöllistä kassavirtaa.

– Voi kuulostaa tyhmältä, että painotan laskuttamisen tärkeyttä, koska sehän on itsestäänselvyys. Sitä kuitenkin tapahtuu säännöllisesti, että esimerkiksi pitkässä projektissa ei kirjata tunteja ja laskuteta niitä systemaattisesti. On aika vaikea laskuttaa sataprosenttiseti oikein, jos kuukausien päästä yrittää muistella, miten paljon mihinkin projektiin tai projektin osaan käytettiin työtunteja, Jarmo Annala pohtii.

Tässä oli koottuna tärkeimmät neuvot Haaga Helia ammattikorkeakoulun liiketalouden yliopettajan Martin Stenbergin ja Visma Solutionsin tuotejohtajan Jarmo Annalan Bisnespöytä-podcastissa käymästä keskustelusta. Koko podcastin voit kuunnella täältä.

Lue myös: Laskutusjumpasta eroon Severalla