Projektin vaiheet aloituksesta päätökseen

Oletko ollut joskus mukana projektin suunnittelussa tai toteutuksessa? Siinä tapauksessa tiedätkin, kuinka monenlaisia ja tunteita herättäviä vaiheita projektien elämänkaareen kuuluu. Perinteisesti projektit jaetaan neljään vaiheeseen: aloitukseen, suunnitteluun, toteutukseen ja päätökseen. Kun otat jokaisessa vaiheessa huomioon muutamia asioita, onnistunut lopputulos on taattu. Tämän tekstin jälkeen tiedät, mitä omalta to-do-listaltasi tulee löytyä.

1. Projektin aloitus

Projektien ensimmäinen vaihe on aloitus, joka pitää sisällään projektin tarpeen tunnistamisen ja projektin määrittelyn. Tarpeen saat selville, kun kysyt itseltäsi ja asiakkaaltasi “mitä” ja “miksi”. Mitä projektissa tehdään ja miksi se on tarpeen tehdä. Ilman tarvetta on projektia yksinkertaisesti turha toteuttaa.

Kun tarve on selkeä, määrittele seuraavaksi projektin konkreettiset tavoitteet. Mitä tarkemmin tavoitteet on asetettu jo projektin alkuvaiheessa, sitä paremmin pystyt tekemään toteutussuunnitelmat niiden saavuttamiseksi. Mikäli teet projektia asiakkaalle, pyydä häntä näyttämään konkreettisia esimerkkejä siitä, millaista lopputulosta he tavoittelevat.

Lue myös: 6 asiaa, jotka kannattaa huomioida projektin perustamisessa

Määrittele aloitusvaiheessa myös projektin alustava työmäärä- ja budjettiarvio. Suunnittele, mitä työvaiheita projektiin kuuluu, ja määrittele, kuinka paljon aikaa ne todennäköisesti vievät. Selvitä sisäisesti, keitä tiimiläisiä saat mukaan projektiin ja mieti työnjakoa aikataulu huomioon ottaen. Mikäli mahdollista, selvitä myös mihin asioihin tarvitsette ulkopuolista apua ja lähetä tarvittavat tarjouspyynnöt.

Aloitusvaiheen to-do:

• Määrittele tavoite ja haluttu lopputulos
• Laadi alustava aikataulu ja budjetti
• Arvioi työmäärää
• Lähetä tarjouspyynnöt alihankkijoille

2. Projektin suunnittelu

Projektin toinen vaihe on tarkan projektisuunnitelman laatiminen, joka pitää sisällään projektin kannalta kriittisimpien asioiden etenemis- ja toteutumissuunnitelmat. Projektin tarkemman aikataulun ja työmäärien arviointi on yksi suunnittelun tärkeimmistä osioista. Älä yritä arvioida koko projektin kestoa yhteisesti, vaan jaa projekti ensin osiin ja arvioi jokaisen osion vaatimaa aikaa ja kustannuksia erikseen.

Aina kun mahdollista, työmäärän ja kustannusten arviot kannattaa pohjata historialliseen dataan, eli tarkastelemalla aikaisempien projektien toteutuneita lukuja. Näin saat arvioista mahdollisimman tarkan ja totuudenmukaisen. Kun käytät apuna projektinhallintajärjestelmää, saat kirjattua jokaisen projektin tiedot tarkasti muistiin ja pystyt käyttämään näitä tietoja myös tulevien projektien suunnittelussa.

Huomioi aikatauluissa eri osatehtävien sisäiset ja ulkoiset riippuvuudet. Sisäiset riippuvuudet tarkoittavat sitä, kuinka kauan työntekijöillä menee kunkin tehtävän suorittamiseen ja kuinka tehtävät pääsevät etenemään omista työntekijöistä johtuvista syistä. Ulkoisia riippuvuuksia ovat esimerkiksi eri lupahakemusten käsittelyajat tai ulkopuolisen tarkastajan aikataulut. Jokainen oman tai kaverin talonrakennustalkoisiin osallistunut tietää, ettei kattoa voida rakentaa ennen kuin seinät ja perustukset ovat kunnossa. Varaa siis riittävästi aikaa niille tehtäville, joiden valmistumista muut tehtävät joutuvat odottamaan. Jos alkuperäinen homma viivästyy, koko projekti jää jälkeen aikataulusta. Käytä apuna esimerkiksi Gantt-kaaviota, johon voit kätevästi merkitä kunkin tehtävän projektin aikajanalle.

Lue myös: Ketterät menetelmät projektinhallintaan

Projektin onnistumista voidaan mitata projektin tunnusluvuilla, kuten asiakastyytyväisyydellä ja projektin katteella. Päätä, mitä lukuja projektin edetessä halutaan seurata ja kirjaa ne ylös projektisuunnitelmaan. Sisällytä suunnitelmaan myös projektin riskianalyysi. Suurin osa projektien epäonnistumiseen johtavista riskeistä saadaan vältettyä tarpeeksi väljällä aikataululla ja huolellisella suunnittelulla, mutta äkillisten katastrofien varalle on hyvä myös laatia varasuunnitelma.

Varaa lopuksi koko projektiryhmälle yhteinen suunnittelupalaveri, jossa voitte keskustella toteutuksen askeleista.

Lue myös: Projektinhallinnan 5 tärkeintä tunnuslukua

Suunnittelun to-do:

• Laadi tarkka projektisuunnitelma
• Tee tarkka budjetti- ja aikatauluarvio
• Laadi projektin kannattavuuslaskelma
• Päätä mitattavat tunnusluvut
• Analysoi riskit
• Varmista, että jokainen projektiin osallistuva ymmärtää tavoitteet, vaiheet ja toteutussuunnitelman

3. Projektin toteutus

Toteutusvaiheessa suunnitelmat ovat selvät, ja on aika alkaa työstämään projektin tehtäviä suunnitelman mukaisesti. Mikäli toteutuksen aikana joudut poikkeamaan alkuperäisestä suunnitelmasta, älä turhaan soimaa itseäsi. Aikataulujen tai kustannusarvion muuttuminen kesken projektin ei tarkoita epäonnistumista. Entropian lain mukaan kaikella, myös projekteilla, on luontainen taipumus ajautua epäjärjestykseen.

Nauti tekemisestä ja muista kirjata projektille tekemäsi tunnit ja syntyneet kustannukset säännöllisesti projektinhallintajärjestelmään.

Toteutusvaiheen to-do:

• Toteuta projektia suunnitelman mukaan
• Hyväksy, että suunnitelma muuttuu projektin edetessä!
• Kirjaa projektin toteutuneet aikataulut, kustannukset ja muut tiedot projektinhallintajärjestelmään
• Seuraa valitsemiasi tunnuslukuja säännöllisesti

Projektin päättäminen

Onnittelut! Projekti on nyt valmis ja lopputulos toivottavasti odotetun kaltainen. Mitä seuraavaksi?

Kun projektin tulos on luovutettu asiakkaalle tai otettu omaan käyttöön, laadi projektista loppuraportti. Saat tästä hyödyllistä tietoa myös seuraavia projekteja varten.

Kiitä ja anna palautetta niin sisäisesti omille tiimiläisille kuin ulkopuolisille kumppaneillekin. Muista myös vastavuoroisesti kysyä palautetta, ja kirjaa erityisesti projektin aikana syntyneet jatkoideat muistiin. Asiakkaan ja oman henkilökunnan tyytyväisyys on yksi projektin tärkeimmistä onnistumisen mittareista, joten hyödynnä apuna esimerkiksi NPS-mittausta. Lopuksi taputa itseäsi olkapäälle ja kiitä itseäsi. Hyvinhän tämä meni!

Päätösvaiheen to-do:

• Luovuta projekti asiakkaalle tai sisäisesti omaan käyttöön
• Tee loppuraportointi
• Kiitä siidosryhmiä, kumppaneita ja omia tiimiläisiäsi
• Toteuta mahdollinen tyytyväisyyskysely projektiin osallistuneille
• Kysy ja merkkaa muistiin jatkoideat

Lue seuraavaksi: Parhaat käytännöt projektin taloudelliseen kehittämiseen

Haluatko kuulla ja lukea lisää vinkkejämme?

Seuraa Severan LinkedIn-kanavaa, niin saat ajankohtaisia puheenaiheita, tietoa webinaareistamme ja käytännönläheisiä vinkkejä yrityksen arkeen suoraan feedillesi!

Haluatko onnistua projektinhallinnassa? Kokeile Visma Severaa ja hyödynnä järjestelmän monipuolisia projektinhallintaominaisuuksia kuukauden ajan maksutta.