Näin ylläpidät CRM-järjestelmää ja huolehdit asiakastietojen tietoturvasta
CRM-järjestelmä on merkittävän tärkeä työkalu asiantuntijayrityksen asiakkaiden tiedoille ja niiden hallinnointiin. Järjestelmään kirjataan monenlaista tietoa, mutta mikä on olennaista tietoa ja miten huolehdit GDPR-vaatimusten mukaisesti tietoturva-asioista.
Tyypillisesti CRM-järjestelmään tai asiakasrekisteriin kirjataan asiakkaan perustiedot; yritystiedot, kontaktihenkilöt ja näiden yhteystiedot. Useissa yrityksissä kirjataan järjestelmään tai rekisteriin myös erilaista taustatietoa asiakkaasta ja myyntitiimi tekee omia muistiinpanojaan. Lisäksi joissakin yrityksissä asiakastietokantaan luokitellaan asiakasyritykset liiketoiminta- ja kokoluokan sekä asiakkuuden arvon mukaan.
Monesti asiakasrekisteri kannattaa yhdistää markkinointirekisteriin, jolloin samaan järjestelmään ja kontaktilistaan saadaan nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat. Näin tiedot toteutetuista markkinointitoimenpiteistä näkyvät järjestelmästä reaaliaikaisesti myös myyntiosastolle, joka hyödyttää myynnin ja markkinoinnin saumatonta yhteistyötä.
CRM-järjestelmään tai asiakasrekisteriin kannattaa lisätä vain olennainen tieto, joka palvelee asiakkuudenhallinnan näkökulmasta. Kaikki mahdollinen tieto ei kuitenkaan ole olennaista. Loogisuus ja yhtenevä kirjauskäytäntö mahdollisimman tarkasti ja ajantasaisesti ovat asiakkuudenhallinnan ja tietokannan ylläpidon kannalta tärkeää, ja helpottaa jälkikäteen kirjausten päivittämistä. Erityisesti silloin, jos asiakastietoja ylläpitää useampi henkilö ja yrityksen asiakasvastaavat vaihtuvat.
Ajantasainen asiakastietokanta hyödyttää myynnin ja asiakaspalvelun lisäksi markkinointia ja yrityksen johtoa
Pitääkseen asiakastietokannan ajantasaisena, se vaatii jatkuvaa ylläpitoa. Tämä tarkoittaa jokaisen muutoksen merkintää rekisteriin välittömästi. Valitettavasti fakta on se, että vanhentuneet ja virheelliset asiakasrekisterit ovat enemmän sääntö kuin poikkeus.
Kaikkien tai vain harvan nähtävillä kiertävä Excel-tiedosto asiakastiedoista ei palvele nykyajan myynnin ja asiakaspalvelun tarpeita. Se ei myöskään vastaa velvollisuuteen huolehtia henkilötietojen tietoturvallisesta käsittelystä.
Myös CRM-järjestelmän ylläpito vaatii aikaa. Siksi sen ylläpito tulee olla niiden vastuulla, jotka ovat asiakkaisiin yhteydessä — usein asiakaspalvelijat ja myyjät.
Tästä syystä on tärkeää, että kaikilla asiakkaiden kanssa päivittäin tekemisissä olevilla on pääsy CRM-järjestelmään ja mahdollisuus päivittää tietoja asiakkaistaan. Asiakastiedot kiinnostavat myös markkinointia, laskutusta ja johtoa, vaikka oikeutta tietojen päivittämiseen heillä ei olisikaan.
Ajantasainen tietokanta toimii myös liiketoiminnan raportoinnin ja ennustamisen apuvälineenä. Sen avulla asiakkaista voidaan tunnistaa kannattavimmat asiakkaat ja mihin asiakkaisiin kannattaa erityisesti panostaa.
Lue myös: Millainen on hyvä CRM-järjestelmä asiantuntijayritykselle?
Asiakastietokannan GDPR-vaatimukset
Vastuullisessa yrityksessä huolehditaan asiakastietojen tietoturvasta. Aiemmin pienemmissä yrityksissä ei välttämättä edes ymmärretty heillä olevan mitään asiakasrekisteriä, saati sitten huolehdittu sen tietoturvasta asiaan kuuluvalla tavalla. Viimeistään GDPR:n uudistuksen voimaantulo ja harmia aiheuttanut Vastaamon tietomurto ovat havahduttaneet tietoturvasta huolehtimisen tärkeyteen.
GDPR-asetus on tuonut enemmän tai vähemmän selkeät vaatimukset tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn. Asetus vaikuttaa erityisesti asiakastietoihin, jonka vuoksi Excel-tiedosto ei ole enää tänä päivänä toimiva ratkaisu.
Tarkista, koskeeko Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) myös sinun yritystäsi.
Visma Severa vastaa nykypäivän asiakkuudenhallinnan tarpeisiin ja GDPR-tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin
Monipuolinen Visma Severa ratkaisee asiakasrekisterin tarpeet ja helpottaa yrityksen myynnin, laskutuksen ja asiakaspalvelun työskentelyä.
Myyntiosasto suunnittelee ja seuraa myynnin aktiviteetteja ja tarjouksia sekä asiakkaiden etenemistä myyntiputkessa. Taloushallinnon puolella nähdään reaaliaikaisesti, mitkä työt siirtyvät laskutettavaksi, jolloin kassavirta säilyy tasaisena. Asiakaspalvelu tuottaa tyytyväisiä asiakkaita, kun he tietävät tarkasti asiakkaan ostohistorian ja sovitut asiat myynnistä aina laskutukseen asti.
Jos yrityksesi asiakasrekisterinä edelleen toimii Excel-tiedosto, pääset ketterästi muuttamaan asiakkuudenhallinnan 2020-luvun mukaiseksi. Tietojen vienti Excel-tiedostosta Severaan on vaivatonta ja nopeaa sekä ennen kaikkea tietoturvan huomioivaa.
Severa mahdollistaa asianmukaisen tietoturvan ylläpidon, sillä se vastaa GDPR:n tietoturvavaatimuksiin. Pilvipohjainen palvelu antaa huolettomuutta järjestelmän päivityksiin, sillä pääset aina käyttämään uusinta ja ajantasaisinta versiota CRM-järjestelmästä. Näin tietoturvapäivitykset hoituvat samalla, kun huolehdimme pilviohjelmiston uusimmista päivityksistä. Kun kaikki asiakastiedot kerätään ja tallennetaan yhteen ja samaan järjestelmään, täyttyvät GDPR-vaatimuksetkin.
Lue Visma Severan tietoturvallisuudesta: Investointi tietoturvaan on investointi tulevaisuuteen – Severan tietoturva on huippuluokkaa
Minna Hirvonen työskentelee Visma Solutionsin sisältömarkkinoinnissa. Minna arvostaa hyödyllisiä ja informatiivisia tekstisisältöjä. Siksi hän päätyi sisällöntuottajaksi jo vuonna 2004, jotta tiedonnälkäiset löytävät vastauksia digitaalisista kanavista.
