Millainen on hyvä pääkäyttäjä?

Kun yritys on hankkimassa uutta järjestelmää, edessä on pian myös pääkäyttäjän valinta. Henkilön, joka toimii yrityksen äänenä, vastaa käyttöönottoprojektista ja toimii loppukäyttäjien tukena. Valintaa tehdessä on tärkeä hahmottaa pääkäyttäjäroolin laajuus ja merkitys. Millainen hyvä pääkäyttäjä sitten on?

1. Valmis sitoutumaan alusta loppuun

Pääkäyttäjän sitoutuminen käyttöönottoprojektiin on perusta onnistuneelle käyttöönotolle. Järjestelmän käyttöönotto vie alussa aikaa ja on tärkeää, ettei projekti jää pääkäyttäjän kiireen jalkoihin. Pääkäyttäjä toimii tärkeänä esimerkkinä ja apuna muulle henkilöstölle. Sen vuoksi pääkäyttäjäksi kannattaakin valita sellainen henkilö, jolla on mahdollisuus antaa projektille ajatusta ja aikaa.

Pääkäyttäjä on mukana käyttöönotossa alusta loppuun saakka, ja hänet kannattaa ottaa mukaan järjestelmän hankintaan jo ostovaiheessa, mikäli hän ei itse ole päätöksentekijä. Tällöin hankinnan kokonaiskuvan hahmottaminen on pääkäyttäjälle helpompaa, ja hän voi korostaa myyjälle yrityksen kriittisiä tarpeita ja toiveita.

Rooli ei suinkaan pääty käyttöönottoprojektin lopetukseen, vaan pääkäyttäjä on edelleen loppukäyttäjien tukena arjessa. Pääkäyttäjän tärkein tehtävä on toimia linkkinä loppukäyttäjien ja järjestelmän toimittajan kanssa. Hän on ensisijainen henkilö, ketä loppukäyttäjät lähestyvät ongelmatilanteissa. Jos hän ei pysty auttamaan, hän selvittää asian toimittajalta.

Lue myös: Vinkit onnistuneeseen käyttöönottoon

2. Tuntee yrityksen ja sen henkilöstön

Pääkäyttäjällä tulisi olla hyvä käsitys siitä, mitä yrityksen sisällä tapahtuu. Hänen täytyy pystyä antamaan näkemystä yrityksen kulttuurista, toimintatavoista ja tavoitteista läpi eri tiimien. Miten asiat on tehty ennen ja miten ne halutaan tehdä jatkossa? Tiedon perusteella toiminta mallinnetaan uuteen järjestelmään.

Hyvä pääkäyttäjä tunnistaa yrityksen loppukäyttäjien osaamistason ja huolehtii toimittajan kanssa, että koulutusten tahti on sopiva. Jos yrityksessä on aiemmin ollut jonkinlainen järjestelmä käytössä, on käyttöönottokin usein yritykselle helpompi. Henkilöstöllä on jo olemassa kirjausrutiini, joten opettelu kohdistuu lähinnä käyttöliittymään. Muutos on suurempi, jos tapana on ollut hallinnoida asioita esimerkiksi Excelissä tai kirjauksia ei ole tehty laisinkaan. Silloin totuttuihin toimintatapoihin on tulossa suurempia muutoksia. Tässä pääkäyttäjän rooli korostuu entisestään.

3. Avoin, motivoitunut ja ennakkoluuloton

Ihmisten oma oppimiskyky vaikuttaa luonnollisesti käyttöönottoprojektin läpivientiin.Toisinaan pääkäyttäjät imevät tiedon jo yhden sanan edellä, jolloin käyttöönotot sujuvat vauhdikkaasti, mutta mikään vaatimus se ei ole. Tärkeämpää on halu kuulla ja oppia uusia, tehokkaampia toimintatapoja.

Pääkäyttäjän omalla motivaatiolla on suuri merkitys onnistuneessa käyttöönotossa. Lyhyessä ajassa saa paljon aikaiseksi, jos pääkäyttäjä on motivoitunut ja haluaa oppia tuntemaan järjestelmän parhaalla tavalla.

Lue myös: 5 myyttiä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta

4. Proaktiivinen ja pyrkii jatkuvaan kehitykseen

Pääkäyttäjän kannattaa kehittää omaa tuoteosaamistaan ja -tietämystään jatkuvasti. Uutiskirjeiden, keskustelukanavien ja koulutusmateriaalien seuraaminen auttaa pitämään osaamisen ajan tasalla. Järjestelmiä päivitetään jatkuvasti, ja tiedotteita kannattaa seurata, jotta muutokset eivät tule yllätyksenä ja häiritse järjestelmän käyttöä.

Pääkäyttäjien on hyvä pitää myös henkilöstön järjestelmäosaaminen ajan tasalla. Jos järjestelmän käyttö ei suju toivotulla tavalla tai sama asia aiheuttaa toistuvasti haasteita, on pieni päivitys tai koulutus paikallaan. Pääkäyttäjä voi pitää koulutuksia itse, tai pyytää asiantuntijaa kouluttamaan henkilöstöä tai itseään. Tärkeintä on, että ongelmien kanssa ei jää yksin.

Pääkäyttäjät perehdyttävät usein myös uudet käyttäjät, joten on hyvä tuntea tarjolla olevat koulutusmateriaalit. Mahdollisuuksien mukaan omalle yritykselle kannattaa rakentaa käyttöohjeistus, jossa esitetään selkeästi oman yrityksen käyttöprotokolla. Milloin tiedot kirjataan? Milloin hyväksytään? Millä tarkkuudella kirjaukset tehdään? Yhteiset kirjatut pelisäännöt auttavat käyttäjiä ja pitävät järjestelmän tiedot ajantasaisina.

5. Ei ole yksin

Yritykselle kannattaa valita yksi vastuullinen pääkäyttäjä, joka vastaa kommunikoinnista henkilöstölle ja järjestelmän toimittajalle. Järjestelmän pääkäyttäjäoikeuksia on syytä antaa kuitenkin vähintään kahdelle henkilölle, jotta tarvittavia muokkauksia pääsee tekemään myös silloin, kun varsinainen pääkäyttäjä ei ole käytettävissä. Erityisesti isoissa yrityksissä on tärkeää, että useammalla henkilöllä on pääkäyttäjä-tason oikeudet ja taidot.

Pääkäyttäjällä on suuri vastuu, mutta tukena on kouluttaja, joka auttaa häntä ottamaan ohjat käsiinsä.

Lue tarkemmin Visma Severan käyttöönotosta.