Työajanseuranta yhä Excelissä? Fiksumpikin tapa on olemassa

Missä teet työaikakirjauksesi? Excelissä, työajankirjausjärjestelmässä mobiilisti, kynällä ja paperilla? Yhä edelleen, varsinkin pienemmissä yrityksissä, yksinkertainen taulukkotyökalu on tavallisin ratkaisu tuntien kirjaamiseen. Fiksuin tapa se ei silti ole.

Sen lisäksi, että työajanseuranta on lainsäädännöllisesti pakollista, se vaikuttaa suoraan yrityksen kannattavuuteen ja työntekijöiden tehokkuuteen. Tuntikirjaus ei ole koskaan pelkkä tuntikirjaus. Jos tuntien kirjaaminen on vaivalloista tai vie paljon aikaa, suuri osa näistä hyödyistä jää saavuttamatta. Miksi siis et veisi kirjauskäytäntöjä nykyaikaisempaan ja järjestelmällisempään suuntaan? Tässä avuksesi muutamia syitä, miksi se kannattaa!

1) Työajanseurantajärjestelmä vähentää tuplaklikkauksia ja virheitä

Kuvitellaanpa tilanne Exceliä käyttäen. Työntekijä tekee päivän työnsä ja kirjaa tunnit tunnollisesti Exceliin. Kuukauden päätteeksi hän lähettää – tai parhaassa tapauksessa jakaa pilvipalvelussa – tiedoston esimiehelleen, joka käy tekemässä korjaukset, ehdotukset ja hyväksymässä tunnit. Tarkistuksen jälkeen esimies tai työntekijä itse kirjaa tiedot Exceliltä palkkahallinnolle ja laittaa ne laskutukseen asiakkaalle. Siinä missä järjestelmällä kirjaukset olisivat siirtyneet laskulle tai palkkahallintoon automaattisesti, Excelin kanssa pelatessa kirjaukset joudutaan keräämään, tarkistamaan ja kirjaamaan useaan kertaan eri käyttökohteisiin. Järjestelmää käyttämällä työaikojen hyväksyntä ja laskuttaminen onnistuu vaivattomasti ja varsinkin esimies säästää selvää työaikaa. Esimerkiksi asiakkaamme Despro Engineering säästää aikaa päivän kuussa käyttämällä Severaa toiminnanohjaukseen ja työajanseurantaan.

Hukatun työajan lisäksi manuaalinen työ lisää aina virheiden määrää. Kun tuntikirjaukset tehdään kahteen kertaan rivi riviltä, nousee virheiden mahdollisuus tuplaten korkeammaksi. Joku rivi unohtuu välistä, tai pilkku menee väärään paikkaan. Virheet ovat inhimillisiä, mutta helposti vältettävissä käyttämällä järjestelmää, joka siirtää tuntikirjaukset suoraan laskutukseen tai palkkahallintoon.

2) Reaaliaikainen raportointi

Liiketoiminnan raportointi ja ennustaminen on tärkeässä roolissa jokaisella toimivalla yrityksellä. Tuntikirjaukset ja työaika toimivat pohjana useille tärkeille tunnusluvuille, esimerkiksi kannattavuudessa, keskituntihinnassa ja laskutusasteessa. Exceliä käyttämällä on kuitenkin todella vaikeaa tehdä työajoista raportteja, varsinkaan reaaliajassa. Vaikka olisit todellinen Excel-guru, eivät raportit synny saati päivity itsestään, vaan vaativat aina tuntitietojen siirtoa ja työaikaa Excel-rakenteiden laatimiseen.

Kun käytät työajankirjauksiin järjestelmää, saat raportoinnista selkeämpää, läpinäkyvää ja ajantasaista. Et hukkaa turhaan työaikaa, kun raporttien muodostaminen onnistuu muutamalla klikkauksella. Tiedot antavat johdolle suuntaa niin nykyisen kuin seuraavien kuukausienkin tuloista ja toimivat päätöksenteon tukena.

3) Automaattinen tiedonsiirto projekteille

Kun käytössäsi on tuntikirjausjärjestelmä osana toiminnanohjausjärjestelmää, tuntitiedot siirtyvät automaattisesti ja ovat käytettävissä suoraan muun muassa projektinhallinnassa. Näin saat jatkuvasti reaaliaikaista tietoa siitä, kuinka paljon työntekijällä on vielä vapaata työaikaa käytettävissä projektia kohden. Projektin raportoinnissa saat siis aina ajantasaisen tiedon resursoinnista ja työn toteumasta.

Kirjaukset auttavat näin myös projektin kannattavuuden ja tuottavuuden laskemisessa. Näet, kuinka monta tuntia työtä projektille on alun perin arvioitu, paljonko työtä on kaiken kaikkiaan tehty työtä ja paljonko loppujen lopuksi on laskutettu, reaaliajassa. Opit myös jatkossa hinnoittelemaan projekteja paremmin faktatietoon perustuen.

4) Liukumalaskenta, lomat ja ylityökorvaukset on hankalaa laskea Excelissä

Jos työ tehtäisiin aina samaan aikaan, yhtä pitkinä päivinä ja ilman erillisiä korvauksia, Excel olisi vaivaton rakentaa. Harvassa pk-yrityksessä työaika kuitenkaan toteutuu näin säännöllisenä. Heti, kun työntekijöiden lukumäärä ylittää parikaan ihmistä, järjestelmä maksaa käytännöllisyydessään itsensä takaisin nopeasti. Järjestelmässä esimerkiksi liukumat kirjautuvat automaattisesti ja takuuvarmasti aina oikein, jolloin työaikaa säästyy muuhunkin kuin monimutkaisiin laskutehtäviin ja Excel-kaavioiden rakentamiseen.

Lue Excelistä Severaan vaihtaneen asiakkaan kokemuksista: Severa on helppokäyttöinen projektinhallintajärjestelmä kasvavan konsulttiyrityksen tarpeisiin

5) Järjestelmässä ei tarvitse varmuuskopioida

Kun teet kirjaukset järjestelmään, tiedot tallentuvat suoraan pilveen, eikä niitä tarvitse varmuuskopioida erikseen. Näin tiedot ovat aina tallessa ja tarkistettavissa tarvittaessa. Jos esimerkiksi asiakkaasi soittaa ja pyytää nähdä luvut tai laskutusperusteet, voit tarkistaa tiedot vaivatta järjestelmästä ja näyttää ne asiakkaalle.

6) Työntekijä oppii ja pystyy parantamaan omaa toimintaansa

Säännöllinen ja systemaattinen tuntien kirjaaminen tuo rutiinia ja kehittää myös työntekijän omaa toimintaa. Järjestelmästä työntekijä pääsee seuraamaan itse omaa liukumasaldoaan, ja tuntien perusteella tuotettujen raporttien avulla hän näkee myös konkreettisesti oman työnsä vaikutuksen tuottavuuteen ja kannattavuuteen.

Itse kannustan yrityksiä avoimuuteen työajanseurannan suhteen. Kun kaikki työntekijät näkevät toistensa luvut, tuloksia pystyy vertailemaan myös tiimin sisällä mikä parhaimmillaan synnyttää positiivista kilpailuhenkeä. Vaikka tietoja ei jaettaisikaan aktiivisesti, työntekijä hyötyy silti myös omasta työajanseurannasta. Säännöllinen seuranta antaa perspektiiviä omasta tuloksesta ja todennäköisesti sytyttää tahtotilan kehittää omaa tekemistä.

7) Järjestelmän käyttö lisää tulosta

En tiedä onko se meihin suomalaisiin sisäänrakennettu juttu, mutta jostain syystä ihmisillä on tapana kirjata vähemmän työtunteja, kuin niitä on todellisuudessa tehty. Varsinkin, jos tunnit menevät laskutukseen. Selvää on, että tämä antaa vääristynyttä tietoa kannattavuudesta, keskituntihinnasta ja muistakin tunnusluvuista. Olen kuitenkin huomannut, että kun tuntien kirjaaminen on systemaattista ja säännöllistä, laskutettavien tuntien määrä lisääntyy. Kun työntekijät kirjaavat tuntinsa päivittäin tai vähintään viikottain, laskutettavia tunteja kirjataan enemmän, jonka myötä laskutusaste nousee ja tulosta syntyy enemmän.

Etsitkö helppoa ratkaisua pk-yritysten työajanseurantaan ja tuntikirjauksiin? Tutustu Visma Severan työajanseurantaan tai kysy meiltä lisää. Autamme mielellämme sopivan ratkaisun etsinnässä!