5 myyttiä toiminnan­ohjaus­järjestelmän käyttöönotosta

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon liittyy erilaisia myyttejä. Asiakasrajapinnassa työskentelevät asiantuntijamme Kalle Rapi, Veli Hämäläinen ja Johannes Nieminen vastaavat viiteen tyypilliseen myyttiin. Tässä blogissa selviää, murtuvatko myytit vai onko niissä totuuden siemeniä.

Avainasiakaspäällikkö Kalle Rapi on toteuttanut lukuisia toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottoja eri kokoluokkien yrityksiin Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa ja Hollannissa.

Myynnissä työskentelevät Veli Hämäläinen ja Johannes Nieminen perustelevat työkseen yritysten päättäjille, miksi toiminnanohjausjärjestelmä kannattaa hankkia ja miksi sen käyttöönotto kannattaa toteuttaa.

“Nykyään ei ihan joka kerta tarvitse perustella käyttöönoton merkitystä, sillä kokemukset yrityksissä ovat opettaneet ohjelmistojen käyttöönoton kannattavuudesta. Jos yrityksessä on totuttu Exceleiden käyttöön, heille vielä täytyy perustella syitä käyttöönoton tärkeydestä”, Veli Hämäläinen kertoo.

Myytti 1: Mihin käyttöönottoa tarvitaan? Eikö järjestelmän voi vain ottaa toimintaan ja siinä samalla opetella sen käyttöä?

Käyttöönotto ei ole ainoastaan ohjelmiston käytön aloitusta. Siinä keskitytään miettimään yrityksen erilaisia prosesseja. Jos mikään ei muutu prosesseissa, jokin on mennyt pieleen käyttöönotossa.

“Online-ostettavuus on nykyinen trendi, joka toimii erinomaisesti kevyemmissä ohjelmistoissa ja järjestelmissä. Esimerkkinä meidän Visma Sign, joka on sähköinen allekirjoitus. Mutta puhuttaessa yrityksen myyntiprosessista, projektinhallinnasta, operatiivisesta liiketoiminnan johtamisesta ja raportoinnista, prosesseja tarvitsee tarkastella ja kehittää, jotta järjestelmä tukee tavoitteita”, Hämäläinen perustelee.

Usein yrityksissä sokeudutaan omille prosesseille, jolloin asiantuntijan tietämys ja kokemus kannattaa hyödyntää järjestelmän käyttöönottoon. 

“Tehtäväni on säästää asiakasyrityksen aikaa. Selvitämme erilaiset prosessit sekä toiminnot, ja mitä kaikkea niissä tapahtuu. Järkeistämällä niitä automatisoinnin avulla asiakas säästää aikaa”, Kalle Rapi kertoo.

Vaikka kyseessä olisi 200 hengen yritys, niin käyttöönottoon kannattaa liittää esimerkiksi viiden hengen tiimi, jonka kanssa yhdessä valmistelemme järjestelmän varsinaista käyttöä koko henkilöstölle. 

“Muokkaamme ja säädämme järjestelmää vastaamaan tarpeita, ja saamme palautetta käyttäjäryhmiltä ennen varsinaisen käytön aloitusta. Tällöin käyttöönotto ei sido kaikkien aikaa, Rapi kertoo.

“Tarkoitus on saada kaikki siihen malliin, että järjestelmän käyttö voidaan aloittaa ilman ongelmia eikä ihmisillä kulu turhaa aikaa esimerkiksi tuntien kirjaamiseen, Rapi jatkaa.

Toisinaan koetaan käyttöönotto turhaksi, koska Severaa on käytetty vuosia sitten.

“Silloin tällöin on ollut asiakkaita, jotka ovat joskus olleet Severa-käyttäjiä jossain yrityksessä. Perustaessaan uuden yrityksen on koettu käyttöönotto tarpeettomaksi. Tämä on virheellinen ajatus, sillä liiketoiminta uudessa yrityksessä saattaa olla täysin erilainen ja järjestelmä itsessään on päivittynyt ja muuttunut vuosien aikana. Jos käyttöönottoa ei silloin oteta, joudutaan myöhemmin kuitenkin ottamaan lisäkoulutusta, kun ei osata käyttää ja hyödyntää järjestelmän ominaisuuksia”, Johannes Nieminen kertoo. 

Lue myös: Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto 2022 – parhaat vinkit onnistumiseen

Myytti 2: toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto haittaa työntekoa ja se vie liikaa aikaa

Siinä on totuuden siemen, että käyttöönotto vie aikaa, mutta minkä verran, siihen vaikuttaa monta tekijää. Pienemmissä ja melko uusissa yrityksissä käyttöönotto saattaa olla nopeampaa. Järjestelmä on usein noin parissa viikossa valmis käyttöön. 

Suurissa yrityksissä on monimutkaisemmat prosessit ja runsaasti integraatioita useiden järjestelmien välillä. Näissäkin tapauksissa on mahdollista, että käyttöönotto kestää vain kahdesta viikosta pariin kuukauteen.

“Silläkin on merkitystä, että mikä tuleva järjestelmä on. Severa on nopeampi saada käyttöön kuin räätälöitävä ValueFrame. Yhtenä esimerkkinä asiakas, joka itsekin tiedosti helmikuussa solmitun sopimuksen yhteydessä, ettei toiminnanohjausjärjestelmää saada käyttöön ennen vuodenvaihdetta”, Hämäläinen kertoo.

Kun otetaan ERP-tyylinen järjestelmä käyttöön, jossa on runsaasti mahdollisuuksia ja vaihtoehtoja erilaisiin prosesseihin, on hyvä tietää sen käyttöönoton vievän aikaa ja resursseja. Asiakkaalle on myös kalliimpaa ottaa räätälöitävä järjestelmä, sillä käyttöönottossa menee enemmän asiantuntijan aikaa.

“Myyn mielelläni Kalle Rapia asiakkaiden hyödyksi ja avuksi. Kannattaa hyödyntää asiantuntijoiden useiden vuosien kokemusta liiketoiminnan kehittämisestä ja tehostamisesta. Sanonkin monesti, että eihän teidänkään yrityksen asiantuntijat ilmaiseksi työtään tee. Konsulttien kokemus ja tietämys kannattaa hyödyntää käyttöönotossa”, Hämäläinen toteaa.

“Käyttöönoton tiukassa aikataulussa pysyminen vaatii asiakkaalta sitoutumista ja resurssointia siihen. Me pystymme hyvinkin tiukkaan aikatauluun, mutta usein asiakkaan realiteetit tulevat vastaan”, Rapi kertoo.

“Olemme tehneet käyttöönottoja jopa yhdessä päivässä. Aamupäivällä teimme asetukset järjestelmään ja iltapäivällä koulutimme sen käyttöä. Toki näissäkin tapauksissa dataa oli siirretty etukäteen järjestelmään ja joitakin asetuksia siihen oli jo valmisteltu”, Rapi jatkaa.

Ennakointi ja käyttöönottoon resursointi on tärkeää. Olisi hyvä olla ainakin yksi sitoutunut työntekijä työskentelemään käyttöönottotiimissä ja käymään sisäisiä palavereja yrityksessä muun henkilöstön kanssa.

Jos yritys on vielä nuori ja kerättyä dataa on vielä vähän ja se on laadukasta, käyttöönotto on vaivattomampi. Vuosia vanhassa yrityksessä dataa on saatettu kerätä todella kauan. Sitä saattaa olla paljon, mutta se on hajanaista sekä epärelevanttia ja vanhentunutta. 

“Käyttöönotto on yhteistyötä, jossa tarvitaan myös asiakkaan aikaa. Jonkun tulee tehdä tiedonsiirrot, joita emme pysty puolesta tekemään eri ohjelmistoista ja järjestelmistä, kuten asiakastiedot, hinnastot ja muut sellaiset”, Hämäläinen kommentoi.

“Vanhaa dataa kannattaa kuratoida ja siivota tarpeeton pois. Jotain voi säilöä arkistoon, mutta järjestelmään kannattaa siirtää vain ajantasainen ja olennainen data”, Rapi vinkkaa.

“Täydellistä ajankohtaa käyttöönotolle ei taida olla olemassakaan. Käyttöönotto usein tapahtuu muiden töiden rinnalla”, Nieminen toteaa.

Myytti 3: toiminnanohjausjärjestelmän voi ottaa käyttöön vain tiettynä aikana, esimerkiksi tilikauden taitteessa tai hiljaisena ajankohtana

Raportoinnin takia saattaa olla järkevää ajoittaa käyttöönotto tilikauden vaihteeseen. Myös yrityskaupat ja muiden järjestelmien hankinta ja erilaiset muutokset saattavat vaikuttaa parhaimman käyttöönoton ajankohdan määrittelyssä.

“On hyvin tapauskohtaista, milloin käyttöönotto kannattaa tehdä. Pienemmissä yrityksissä harvoin ajankohdalla on suurta merkitystä, koska käyttöönotto on nopea prosessi”, Hämäläinen kommentoi.

“Sitten taas keskisuurissa ja suurissa yrityksissä käyttöönotto saattaa olla raportoinnin takia järkevää ajoittaa tilikauden alkuun”, Hämäläinen lisää.

Myöskään kesäloma-ajalle ei kannata käyttöönottoa ajoittaa.

“Jos käyttöönottokoulutus on ennen lomia, niin neljän viikon kesäloman jälkeen voi olla vähän haastavaa muistaa mitään järjestelmän käytöstä”, Hämäläinen vinkkaa.

Muiden ohjelmistojen vaihto kannattaa huomioida ajankohtaa määriteltäessä. Jos on talousohjelmiston vaihto tulossa, kannattaa toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto toteuttaa vasta uuden ohjelmiston jälkeen. Severa ja ValueFrame käytännössä aina integroidaan talousohjelmaan.

“Usein käyttöönotto saatetaan toteuttaa vaiheittain. Aluksi otetaan vain peruskäytön ominaisuudet, kuten tuntikirjanpito, laskutukset, matkakorvaukset ja niin edelleen. Myöhemmin otetaan käyttöön toissijaisiksi mielletyt ominaisuudet, kuten HR ja CRM sekä dokumenttien hallinta”, Hämäläinen kertoo.

Kalle Rapin mukaan vaiheittainen käyttöönotto on tyypillistä ja viisasta.

“Aina ei kannata ottaa kaikkea kerralla käyttöön. Ensin perusasiat käyttöön, ja sitten vasta vaihe vaiheelta lisätä ominaisuuksia ja integroida järjestelmiä toisiinsa. Koulutuksiin osallistuvat eivät pysty kaikkea omaksumaan kerralla, joten pala kerrallaan on hyödyllisempi tapa käyttöönoton laajoissa toteutuksissa”, Rapi perustelee.

Käyttöönotto ei pääty koulutuksiin, vaan pidämme lyhyitä palavereja sen jälkeenkin ja varmistamme, että kaikki sujuu kuin on suunniteltu. 

“Varmistamme, että laskutus toimii kuten pitääkin ja kaikki menee oikein. Lisäksi olemme hyvin usein liitettynä yrityksen Teamsiin tai Slackiin, jota kautta meiltä voi kysyä neuvoa”, Rapi lisää.

Tutustu valmiisiin integraatioihin: Yhdistä Visma Severa suosikkituotteisiisi

Myytti 4: henkilöstö vastustaa uutta järjestelmää eikä heitä kiinnosta sen käyttö

Muutosvastarintaa on aina, mutta hyvin perusteltu järjestelmän hankinta auttaa henkilöstöä ymmärtämään hankinnan merkityksen.

“Kaikki riippuu siitä, miten järjestelmän vaihdos tai hankinta perustellaan. Huonoin esimerkki on sellainen, jossa toimitusjohtaja päättää ostaa uuden järjestelmän ja henkilöstö saa tietää siitä siinä vaiheessa, kun sitä otetaan käyttöön. Parempi tapa on tehdä vaihdoksesta läpinäkyvää ja perustella hankinta. Parhaimmassa tapauksessa tulevia käyttäjiä osallistetaan jo järjestelmän ostovaiheessa”, Hämäläinen kertoo.

“Henkilöstön mielipiteiden kuuntelu on tärkeää. Käyttöönoton aikana kysellään eri toiminnoissa työskenteleviltä kommentteja ja palautteita”, Rapi perustelee.

“Nykyään tieto on läpinäkyvämpää kaikille verrattuna entiseen. Aikaisemmin kaikki data oli hyvin käyttäjäkohtaisesti rajattua. Läpinäkyvyys parantaa motivaatiota järjestelmän käyttöön ja työskentelyyn. Jos näet oman myyntiennusteesi vaikutuksen yrityksen tulokseen, tuo havainto lisää motivaatiota”, Rapi lisää.

Kuuntele Kalle Rapin podcast: Miten työntekijät saadaan kirjaamaan matkalaskunsa heti matkan jälkeen?

Myytti 5: toiminnanohjausjärjestelmät ovat liian monimutkaisia käyttää

Halutessaan kuka tahansa oppii käyttämään toiminnanohjausjärjestelmää. Käytämme päivittäin sujuvasti lukuisia ohjelmia ja älypuhelimien sovelluksia, joten toiminnanohjausjärjestelmän käytön oppiminen onnistuu varmasti.

“Joskus 90-luvulla järjestelmät saattoivat olla liian vaikeita käyttää, koska teknologia ei silloin vielä ollut näin pitkälle kehittynyttä. Nykyään tuotekehitys panostaa helppokäyttöisyyteen”, Hämäläinen toteaa.

“Pystymme kouluttamaan puolessa tunnissa peruskäyttäjätasoisesti tuntikirjaukset, lomien ja poissaolojen kirjaukset sekä matkakulut. Koulutuksista saa tallenteen, johon voi palata aina tarvittaessa koulutuksen jälkeen”, Rapi kertoo.

“Olemme toteuttaneet koulutuksia myös lyhyillä koulutusvideoiden sarjalla. Esimerkkinä viisiminuuttinen video tuntien kirjaamisesta järjestelmään. Tällaiset lyhyet videot mahdollistavat järjestelmän käytön opiskelemisen itselleen sopivana hetkenä ja videon voi katsoa aina uudelleen ja uudelleen, jos se on tarpeen”, Rapi jatkaa.

Videoidut koulutukset ovat hyödyllisiä myös uusien työntekijöiden perehdyttämisvaiheessa.

Tutustu Severan asiakastukeen: Academyn ohjevideot

Severan käyttöönotto jopa 10 päivässä

Olemme auttaneet lukuisia yrityksiä käyttöönotossa. Nopeimmillaan Severan käyttöönotossa on mennyt 10 päivää.