Etäjohtaminen – näin hallitset projektit, kun tiimi työskentelee erillään

“Etäkokouksia pitää johtaa hyvin, koska jos joku asia jää epäselväksi, hajautetussa mallissa siitä seuraa pulmia. Kaipaan ihmisten tapaamista, varsinkin kun ollaan asiantuntijaorganisaatiossa, jossa ihmiset tekevät töitä kutsumuksesta.”

Näin toteaa Helsingin Sanomien päätoimittaja Kaius Niemi kevään koronakriisin erikoisartikkelissa.

Artikkelissa Hesarin eri työntekijät toimittajista sovelluskehittäjiin ja lehdenjakajiin kertovat, kuinka työ on muuttunut virusepidemian sulkiessa julkisia paikkoja ja eristäessä ihmisiä koteihinsa. Lyhennettynä – paljon. Lehden toimittaminen on asiantuntija- ja projektityötä siinä missä insinööri- tai arkkitehtitoimiston suunnitteluprojektien toteutuskin. Ja juuri nyt, asiantuntijatyö käy ehkä isointa murrostaan sitten digitalisoitumisen.

Vaikka etätyötä on tehty jo vuosikymmeniä, moni yritys on kevään jäljiltä edelleen hukassa. Siinä missä aikaisemmin etäily on koskettanut ehkä yhtä tai kahta tiimin jäsentä ja toimistollekin on ollut aina vapaa pääsy, johdetaan koko maailmassa nyt moni projekti täysin eristettynä, ilman minkäänlaista kasvokkain tapaamista tiimin kesken.

Kevään aikana opimme, että suurin haaste etätyössä ei ole kotona työskentely, vaan vuorovaikutus ja osallistaminen hajautetuissa tiimeissä. Tilanteen pitkittyessä mukaan astuvat myös työntekijöiden väsyminen, yksinäisyys ja pelko tilanteen loputtomuudesta. Jos roolinasi on minkä tahansa tiimin tai ryhmän johtaminen tai projektin koordinointi, kuinka otat huomioon kaikkien tarpeet ja tilanteen sekä takaat, että tarvittava tieto liikkuu ja kukaan ei jää yksin?

Yhteisöllisyys ja yhteistyö hajautetussa työskentelyssä

Työn johtaminen on tavallisesti prosessien ja yksilöiden johtamista. Etäjohtamisessa sen sijaan korostuu tiimin johtaminen varsinkin, kun tiimi ei toimi konkreettisesti yhdessä ja samassa tilassa. Projekti ei synny koskaan yksin, vaan vaatii paljon kommunikoimista ja yhteistyötä, eli ihan jokaisen tiimiläisen panosta. Mutta yhteisten tulosten saavuttaminen on näin etätyön aikakaudellakin projektipäällikön vastuulla.

Miten projektikapteenina sitten varmistat työn tekemisen ja tulokset? Kun jokainen tiimistäsi tietää hänelle asetetut tavoitteet, on niiden saavuttamiseksi vaadittavat tehtävät helppoa luoda yhteiseen järjestelmään, josta projektipäällikkönä pääset seuraamaan tehtävien edistymistä. Selkeä tavoitteiden asettelu vähentää myös mikromanageerauksen ja kontrollin tarvetta – kun kaikilla on kuva siitä, mihin ollaan menossa, ei itse toteutusta tarvitse kontrolloida ja vahtia olan yli.

Projektinhallintaohjelma apuna

Yksi etäjohtamisen tärkeimmistä apuvälineistä on jaettu projektinhallintaohjelma, jonka avulla jokainen tiimiläinen on aina ajan tasalla käynnissä olevista projekteista. Näin tiedon jakaminen, tehtävien delegoiminen ja reaaliaikaisen tilanteen tarkastelu on mahdollista mistä ja milloin vain. Olennaiset asiakas-, projekti ja kulutiedot ovat kaikkien saatavilla, eikä aikaa mene turhaan tiedonsiirtoon tai status-palavereihin.

Nykyisessä epävarmuuden tilassa auttaa, kun muutosten tekeminen resursointeihin onnistuu nopeallakin aikataululla. Mikäli osa projekteista supistuu tai siirretään kokonaan tulevaisuuteen, saat sumplittua resursoinnit helposti kuntoon, kun näet jokaisen tiimiläisen kokonaistyötilanteen järjestelmästä. Projarina voit lisäksi seurata laskutuksen ja liikevaihdon tilannetta päivätasolla. Tulevaisuuden suunnittelussa auttaa, kun näet myös pidemmälle, kuinka kate muodostuu ja onko siihen tulossa suurempia muutoksia nykytilanteeseen verrattuna.

Työkalut, joilla helpotat tiimin välistä kommunikointia

Interaktiivinen ja osallistava kokous etänä? Ei mikään mahdottomuus nykypäivänä. Kun tapaamisen tavoitteena on pelkän luennon sijasta löytää yhdessä uusia ideoita tai ratkaista jokin pulma, voit kokeilla pelkän virtuaalikokoustamisen lisäksi ottaa käyttöön myös osallistavia työkaluja. Niiden avulla tiimin osallistaminen, ideoiden kerääminen ja rankkaaminen onnistuu huomattavasti helpommin myös jokaisen omasta kodista.

Meidän yksi suosikkimme on Googlen ilmainen Jamboard-palvelu. Se toimii virtuaalisena tauluna, jolle jokainen tiimiläinen voi brainstormauksen aikana lisätä omia “muistilappujaan”, olivat ne sitten kuvia, piirtelyä tai tekstejä. Microsoftin puolella vastaava palvelu kulkee Whiteboard-nimellä. Muitakin loistavia vaihtoehtoja löytyy markkinoilta.

Jos kaipaatte virtuaalipuhelua järeämpää kokoustyökalua, kokeile esimerkiksi Miroa (monipuolinen ja hyvin integroitava työkalu erityisesti virtuaalifasilitointiin) tai Howspacea (kotimainen sovellus digitaalisten koulutusten ja fasilitoinnin järjestämiseen).

Muista varsinaisten palaverien lisäksi myös kevyt jokapäiväinen jutustelu. Pikaviestimien avulla huikkailu työkaverille onnistuu viestein tai pikapuheluin lähes yhtä vaivattomasti, kuin toimistollakin. Me käytämme Slackia, mutta vaihtoehtoja on monia Google Hangoutsista Microsoftin Teamsiin.

Etäjohtajalta vaaditaan samoja taitoja kuin johtajalta yleensäkin

Millainen on hyvä etäjohtaja? Meidän mielestämme ihan samanlainen kuin johtaja muutenkin. Luottaa alaisiinsa, antaa vastuuta ja vapautta, sparraa tarvittaessa ja puskee lempeästi oikeaan suuntaan. Kun näitä asioita pitäisi toteuttaa etäältä, tietyt ominaisuudet kuitenkin korostuvat entisestään.

Tärkeintä on tietysti luottaa omaan tiimiinsä ja toimia itse luottamusta rakentaen. Johtajan tulee etänäkin kertoa asioista avoimesti ja läpinäkyvästi, pitää kaikki aina kartalla projektin etenemisestä ja viestiä heti kun mahdollista eteen tulevista haasteista ja roadblockeista.

Tehokkuus saattaa jopa kasvaa, kun hommia pääsee hoitamaan omassa aikataulussa

Jos tarkastellaan vain tuloksia, ei hajautettua tiimiä voi oikein tarkastella vain työhön käytetyn ajan kautta. Tärkeintähän on, saadaanko hommat hoidettua, ei missä ja milloin ne tehdään. Ajan seuraaminen on kuitenkin työn mittaamisen ja projektin kannattavuuden vuoksi fiksua.

Tähän projektinhallintaohjelma antaa helpon työkalun. Kun kannustat tiimiäsi kirjaamaan eri projekteille ja niille liitetyille tehtäville tehdyt tunnit säännöllisesti ja totuudenmukaisia myös kotona, saat laskettua projektien keskituntihinnan, laskutusasteen ja muita kannattavuuden tunnuslukuja myös poikkeustilanteessa. Parhaimmillaan voit verrata lukuja aikaisempiin toteutuneisiin lukemiin, ja näet heti, miten etätyöskentely ja poikkeustilanne vaikuttaa kannattavuuteenne ja työn tehokkuuteen. Tehokkuushan saattaa jopa kasvaa, jos kotona on vähemmän häiriötekijöitä kuin toimistolla ja töitä pääsee hoitamaan omassa aikataulussa.

Lue myös: Quiet quitting -ilmiö korostaa työajanseurannan tärkeyttä asiantuntijatyössä

Sparrausta ja palautetta – mieluummin liikaa kuin liian vähän

Tarjoa myös nykytilanteessa sparrausapua ja tukea tiimille säännöllisesti niin tavoitteiden asettamisessa kuin työn tekemisessä. Kun tiimi työskentelee hajautetusti, tämä saattaa vaatia ihan tietoista päätöstä ja tekoja, jotka muuten tulisi tehtyä puoliautomaattisesti toimistolla. On luonnollisesti sujuvampaa kysäistä “miten menee?” ohimennen käytävällä, kuin kirjoittaa kysymys viestintävälineeseen. Siksi hommasta pitäisikin tehdä luonnollinen rutiini, joka toimii yhtä automaattisesti kuin kasvotustenkin.

Kuuntele tiimiläisiäsi herkällä korvalla. Pyri tunnistamaan, kuinka tiimisi eri jäsenet toimivat stressin kanssa ja puutu tilanteeseen, mikäli sille on tarvetta. Luo tiimillenne tietoisesti sekä kahdenkeskisiä että tiimin yhteisiä fiilis-palavereita, joissa jokainen pääsee purkamaan mielessä pyöriviä huolia, murheita ja onnistumisia.

Juhlikaa onnistumisia myös poikkeustilanteessa!

Anna tiimillesi palautetta mieluummin liikaa kuin liian vähän, sekä kriittistä että kiittävää. Jos olette toimineet tiiminä jo pitkään, tiedät varmaankin jo kunkin yksilön vahvuudet, joten kannusta tiimiä aktiivisesti toimimaan vahvuuksiensa kautta. Yksin kotona läppäriä näpytellen on helppo vajota kuplaan, jossa mikään ei tunnu onnistuvan ja etenemistä on hankalaa seurata. Pyri kasvattamaan tiimiläisten itseluottamusta ja muistuta, että tilanne on väliaikainen (jos se siis teille on).

Projektin tultua maaliin juhlikaa onnistumista samalla tavalla, kuin tekisitte normaalissa tilanteessa. Etäviinittely tai pikkujoulun vietto ei ehkä ole yhtä hauskaa kuin kasvotusten tehty, mutta luovuutta käyttäen tarjoaa varmasti ansaitun lepohetken ja naurua pimenevien päivien keskelle. Nyt jos koskaan kaipaamme itse kukin elämäämme jotain ilahduttavaa.

Vaikka työn luonne muuttuisi pysyvästi, luota, että kriisiaika loppuu aikanaan

Pitkittynyt etätyö ja eristäytyminen kotiin ei tee hyvää kenenkään mielenterveydelle. Keväällä meitä suojeli sekä lähestyvä kesä että uuden tilanteen aiheuttama shokki ja sen aikaansaama “selvitymismood”, mutta tilanteen pitkittyessä alkaa moni oireilemaan stressillä, ahdistuksella ja toivottomuuden tunteilla. Lähestyvä kaamos ja varsinkin Etelä-Suomen pimeys ja loska masentavat jo tavanomaisinakin vuosina. Erityisen kuormittavaa on, ettemme tiedä tilanteen kestoa. Siksi viimeistään nyt kannattaa hylätä väliaikaisratkaisut ja luoda uudet, enemmän tai vähemmän pysyvät ja luottamusta herättävät toimintamallit epidemian ajaksi ja sen jälkeen koittavalle tulevaisuudelle.

Kannattaa kuitenkin muistaa, että vaikka poikkeusajat muokkaisivat meille “uuden normaalin” muuttaen työn luonnetta pysyvästi, poikkeusaika tällaisenaan ei tule olemaan pysyvä tila. Monen mieltä kohottaa se, että hyväksyy nykyisen tilanteen, mutta luottaa tulevaisuuteen ja tämänkin epidemian loppumiseen. Vala siis tiimissäsi uskoa parempaan suunnittelemalla rohkeasti ensi vuotta, poikkeusajasta huolimatta.

Lue seuraavaksi: Miten Severalla hallitaan projektijohtoisen liiketoiminnan sirpaleisuutta?