Järjestelmähankinnan yleisimmät mokat – ja miten vältät ne

Selkeästi yleisin moka järjestelmien hankinnassa on, että järjestelmää aletaan hankkia vasta pakon edessä. Työssäni Visma Solutionsin PSA-tuotteiden Service Managerina kohtaan lähes viikottain asiakkaita, jotka ovat heränneet apukeinojen etsintään vasta, kun yrityksen talouden, resurssien tai toiminnan hallinnassa on jo suuria haasteita.

Toinen, edellä mainittuun liittyvä virhe on kiire. Kun järjestelmää aletaan hankkia vasta, kun se on yrityksen toiminnan hallitsemisen kannalta pakollista, on yleensä jo kova kiire saada toiminnanohjaus toimintaan. Eikä siinä kohtaa välttämättä ymmärretä, että järjestelmän hankintaan kannattaa panostaa aikaa, selvittää omat tarpeet tarkasti ja tutkia erilaisia vaihtoehtoja.

Kaikki edellä mainittu johtaa helposti siihen, että valitaan täysin väärä järjestelmä yrityksen tarpeisiin nähden.

Kiire johtaa muihinkin virheisiin

Kiireessä aivan perusasiat tuppaavat unohtumaan. Järjestelmähankinnassahan on kyse siitä, että halutaan saada parempaa tietoa päätöksen teon tueksi ja pystytään tehostamaan, järkeistämään ja mahdollisesti kasvattamaan yrityksen toimintaa.

Usein unohtuu siis katsoa yrityksen tulevaisuuteen ja miettiä tulevaisuuden tarpeita. Yleensä tarpeet syntyvät eri aikoihin yrityksen kasvu-uralla. Väkimäärän kasvaessa tuntikirjauksia ei ole järkevää enää tehdä Exceliin, vaan siihen tarvittaisiin tuntikirjausjärjstelmä. Edelleen henkilöstön lisääntyessä huomataan, että tarvitaan myös jonkinlainen tehtävienhallintajärjestelmä. Jossain vaiheessa huomataan, että myynti tarvitsee esimerkiksi CRM-järjestelmän tuekseen.

Tällä tavalla toimittaessa tilanne helposti eskaloituu siihen, että yhtiöllä on käytössään useita järjestelmiä, mutta ne eivät keskustele keskenään.

Useiden järjestelmien kokonaisuus aiheuttaa yleensä lisää työtä. Tietoa täytyy siirtää järjestelmästä toiseen ja kirjata useaan kertaan manuaalisesti. Se lisää turhauttavan työn ja virheiden mahdollisuuden määrää. Monen järjestelmän systeemissä myös tiedonkulku hankaloituu, kun kaikilla ei ole pääsyä kaikkiin järjestelmiin.

Yksin päättäminen voi johtaa vääriin valintoihin

Yksi, iso virhe on tehdä päätöksiä omin päin, tai pelkästään yhtiön johdon piirissä. Jos käytännön työtä tekevien tarpeita ja toiveita ei kartoiteta, voi päätös pohjautua täysin virheellisiin faktoihin.

Ohjelmiston valintavaiheessa on hyvä kysyä mielipiteitä ja keskustella useiden eri tahojen kanssa. Ohjelmistoihin voi ja kannattaakin tutustua ilmaisten kokeilujen kautta, mutta ehdottomasti kannattaa pyytää myös asiantuntijaa esittelemään ohjelmistoa.

Ilmaisissa demoympäristöissä uusi käyttäjä ei välttämättä löydä tai huomaa kaikkia hienouksia, joita ohjelmisto tarjoaa. Toisaalta ohjelmistoa tarkastellaan myös täysin omista taustoista ja tarpeista lähtien. Ohjelmiston monipuolisuus voi jäädä huomaamatta ihan it-taitojen puutteiden tai suppean näkökulman vuoksi.

Lue myös: 3 syytä miksi ohjelmiston räätälöinti ei välttämättä kannata

Näin vältät suurimmat mokat järjestelmähankinnassa

Satojen järjestelmäkäyttöönottojen kokemuksella voin kertoa, miten nämä suurimmat mokat voi välttää. Pakkoon ja kiireeseen auttaa ennakointi. Yrityksessä on hyvä miettiä esimerkiksi omia kasvutavoitteita ja suunnitella toimintatapoja sekä prosesseja tavoitteet mielessä.

Jos esimerkiksi suunnitellaan uuden palvelun lanseeraamista, kannattaa jo suunnitteluvaiheessa miettiä, onko meillä oikeita työkaluja sen toimivuuden ja kannattavuuden mittaamiseen.

Lähtökohtaisesti järjestelmähankinnoissa ensimmäiseksi täytyisi asettaa tavoitepäivämäärä, milloin järjestelmän pitäisi olla käytössä. Se on hyvä asettaa vähintään 3-4 kuukauden päähän, jotta aikataulusta saadaan realistinen.

Omien tarpeiden kartoituksen jälkeen on potentiaalisten järjestelmien kartoitukseen hyvä varata noin kuukausi aikaa. Järjestelmän valinnan jälkeen on jätettävä reilusti aikaa myös sen käyttöönottoon.

Jotta järjestelmä palvelee yritystä parhaalla mahdollisella tavalla, täytyy siihen yleensä tehdä erilaisia määrityksiä, ladata asiakas- ja työntekijätietoja sisään sekä kouluttaa henkilökunta käyttämään sitä.

Kysy, selvitä ja haasta järjestelmätoimittajaa

Kun puhutaan bisneskriitisestä järjestelmästä, on olennaisen tärkeää keskustella myös niitä myyvien järjestelmäasiantuntijoiden kanssa. Nämä asiantuntijat ovat auttaneet kymmeniä tai jopa satoja yrityksiä ottamaan kyseisen järjestelmän käyttöön. He tietävät millaiselle yritykselle se sopii, mihin toimintoihin ja prosesseihin se taipuu ja erityisesti, miten se taipuu teidän tarpeisiinne.

Tässä kohtaa ei voi liikaa painottaa avoimuutta ja rehellisyyttä asiantunjan kanssa käydyissä keskusteluissa. Mitä selkeämpi kuva asiantuntijalla on yrityksesi toiminnasta ja sen tarpeista, sitä paremmin hän pystyy kertomaan, miten hänen ohjelmistonsa taipuu teidän prosesseihin ja miten se voisi tukea yrityksenne toimintaa.

Avoimuus tässä keskustelussa säästää sekä sinun, että asiantuntijan aikaa. Erityisesti se voi pelastaa sinut vääriltä hankinnoilta, sillä kyllä rehellinen asiantuntija kertoo myös jos ohjelmisto ei sovellu teidän yrityksellenne.

Lue myös: 5 myyttiä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta

Mistä tietää, millainen ohjelmisto on oikea juuri meille?

Parhaiten tähän kysymykseen osaavat vastata yrityksesi työntekijät. Heitä kannattaa kuulla laajalla skaalalla, sillä monet toiminnot limittyvät toisiinsa ja tarvitsevat tai heille on ainakin hyödyllistä päästä käsiksi samoihin tietoihin.

Esimerkiksi jos myynti tarvitsee CRM:ää, on hyvä kysyä myös projektiliiketoiminnan näkemystä asiaan. Olisko pelkän CRM:n sijaan parempi sellainen järjestelmä, jossa asiakkuuksien- ja projektienhallinta ovat samassa. Tällöin tieto on molempien toimintojen käytössä tarjouksesta lähtien ja esimerkiksi ennakoitavuus paranee.

Järjestelmähankinnan päätavoitehan on saada parempaa tietoa, jonka avulla voidaan kehittää liiketoimintaa. Tietoa saadaan vain, jos sitä kirjataan järjestelmään ja pääosin kirjaaminen on työntekijöiden vastuulla.

Jotta työntekijät saadaan motivoitua kirjaamaan tietoa järjestelmään täytyy heidät osallistaa järjestelmän käyttöön mielellään jo hankintavaiheessa. Kun he ovat alusta asti mukana ja ovat päässeet itse valitsemaan juuri heille sopivan järjestelmän, ymmärtävät he miksi näin tehdään ja heidän on helpompi “ostaa” uudet vastuut tuntien ja muun tiedon kirjaamisesta.