Excel on hyvä työkalu moneen asiaan, mutta projektien tuntikirjauksissa ja seurannassa se on auttamattoman kankea. Vanhanaikainen järjestelmä ja Excelillä toteutettava toimintatapa projektityöskentelyn seurannassa ja laskutuksessa saattaa tulla yritykselle kalliiksi.

Yrityksen kasvaessa on tärkeää kiinnittää huomiota prosessien sujuvuuteen ja kassavirran nopeuteen liiketoiminnan menestymisen kannalta. Kasvua ja tehokkuutta tavoiteltaessa täytyy asioita toteuttaa eri tavalla kuin aikaisemmin — muuten ei synny muutosta.

Tämän ymmärsi asiakasyrityksemme, jonka kautta esittelemme Severan tarjoaman ratkaisun projektikeskeisen pk-yrityksen haasteisiin.

YRITYKSEN LÄHTÖTILANNE

Kaoottinen paperisota sekä vanhanaikainen ja raskas järjestelmä söivät yrityksen tulosta

Asiakasyrityksessä ei osattu sanoittaa liiketoiminnan haasteita, mutta nämä selvisivät asiantuntijamme kanssa käydyn keskustelun avulla. Selvisi, että yrityksen sisällä tietyt roolitukset olivat epätasapainossa. Esimerkiksi projektipäälliköiden työpöydillä oli paljon sellaisia tehtäviä, jotka eivät kuuluneet pääasialliseen työnkuvaan. Kaikki heidän niihin tehtäviin kuluva työaika oli pois projektien johtamisesta.

Yrityksellä oli käytössä vuosia sitten hankittu järjestelmä projektien hallintaan ja seurantaan, mutta se oli jäänyt vanhanaikaiseksi aika päiviä sitten. Raskaan järjestelmän käyttöliittymästä puuttuivat visuaaliset näkymät ja raportointi oli puutteellinen. Yritys oli myös kasvanut yli 50 henkiseksi, eikä vanha järjestelmä enää taipunut toiminnan ohjaamiseen.

Projektien suodattaminen oli mahdotonta vanhassa järjestelmässä. Projektit sai esiin vain yhtenä pitkänä listana, jolloin tietyn projektin löytäminen listalta vei paljon aikaa. Vanha järjestelmä ei myöskään mahdollistanut tuntien hyväksyntää, joten projektipäälliköt kierrättivät tulostettuja Excel-taulukoita työntekijöille tuntikirjauksia varten.

Näin oli totuttu toimimaan jo 20 vuoden ajan, eikä tällöin nähty metsää puilta.

PROJEKTINHALLINNAN HAASTEET JA ONGELMAT

Aika on rahaa ja hidas prosessi on kallista

Kaikki yrityksen sisällä tapahtuvat prosessit olivat hitaita, veivät resursseja ja kirjaukset olivat epätarkkoja.

Paperiset lomakkeet tuntikirjauksille hidastivat laskutusta. Työntekijät korjasivat työtunnit tulostettuihin taulukoihin raportointia ja laskutusta varten. Henkilöstön käyttökokemus järjestelmästä oli erittäin huono, jonka takia he kirjasivat työtunteja järjestelmään harvakseltaan. Pahimmillaan henkilöstö kirjasi työtuntejaan ulkomuistista, jolloin osa laskutettavista tuntitöistä saattoi jäädä kokonaan laskuttamatta. Kirjatut tunnit eivät välttämättä vastanneet todellisia laskutustunteja, eikä mikään tieto järjestelmässä ollut reaaliaikainen.

Haasteita aiheuttivat myös työmääräarviot projekteille. Ketkä henkilöstöstä sidotaan projektiin, kuinka kuormitettuja he ovat kyseisellä ajanjaksolla? Oli haasteita seurata, onko heillä mahdollisuuksia osallistua alkavaan projektiin. Severan konsultin toimialaosaaminen ja vakuuttavuus sinetöivät lopulta hankintapäätöksen asiakasyrityksessä. Yrityksen johto oli motivoitunut ja päättäväinen järjestelmän vaihtamiseen.

Tuntien kirjaaminen on työntekijöille nopea rutiini helppokäyttöisen tuntikirjausliittymän ansiosta. 

Toteutimme muutoksen työntekijöille mahdollisimman vaivattomaksi. Severa toi heidän arkeensa kauan kaivattua sujuvuutta. Projektien luominen on Severassa nopeaa ja henkilöstön allokointi projekteihin on helpompaa, koska työntekijöiden kapasiteettitilanne ja kuormitusennuste saadaan projektin hahmottelunäkymään.

Tuntien kirjaaminen on työntekijöille nopea rutiini helppokäyttöisen tuntikirjausliittymän ansiosta. Nykyinen järjestelmä ehdottaa sopivia projekteja työntekijöille. He pystyvät itse vaikuttamaan, mitä projekteja järjestelmä heille jatkossa ehdottaa. Enää työntekijöiden ei tarvitse etsiä oikeaa projektia järjestelmän projektipankista, vaan omat projektit saa nopeasti näkyviin järjestelmästä.

Kokonaisuudessaan Severan käyttöönotossa meni aikaa noin 3–4 kuukautta.

ASIANTUNTIJAYRITYKSEN KILPAILUKYKY PARANI

Severan avulla asiakas sai laskutuksen volyymin nousuun ja liikevaihdon kasvuun

Ensimmäiset Severasta saadut hyödyt yritys havaitsi jo ensimmäisten projektien sulkemisen jälkeen. Konkreettiset luvut liikevaihdon tuloksista näkyvät lopulta tilinpäätöksessä. Nyt Severa helpottaa myös yrityksen työntekijöiden päivittäistä arkea poistamalla turhaa manuaalista työtä, joka vei työaikaa ja hidasti esimerkiksi laskutusta.

Severan käyttöönoton jälkeen asiakas on saanut merkittäviä hyötyjä:

• Eroon tuntikirjausten kuukausittaisesta tulostamisesta ja sekavasta paperisodasta.
• Pilviohjelma mahdollistaa järjestelmän käytön missä ja milloin vain.
• Useiden työtuntien säästäminen laskutettavan työn tekemiseen.
• Projektien seuranta on helpottunut.
• Laskutuksen volyymi on noussut ja tarkkuus laskutettaviin tunteihin on parantunut.
• Liikevaihto on kasvanut, kun tunteja ei jäänyt laskuttamatta.
• Raportointi on ajantasaista ja tarkkaa, joka on tärkeää päätöstenteossa.
• Laskutuksen seuranta ja ennustaminen on parantunut.
• Kunnossa olevat prosessit ovat kilpailuetu uuden henkilöstön rekrytointiin.
• Uusien työntekijöiden onboarding-aika lyheni.

Severa käyttöönottoprojektien NPS on 69*

NPS-luku kertoo asiakkaidemme tyytyväisyydestä käyttöönottoprojekteissa.

*NPS (Net Promoter Score) tarkoittaa suositteluindeksiä eli sitä, kuinka todennäköisesti asiakkaat suosittelevat yritystä, tuotetta tai palvelua muille. NPS-tulokset vaihtelevat toimialoittain. Ohjelmistoalalla hyvän NPS:n keskiarvo on 42.

SEVERAN KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTI

Miten Severan käyttöönotto ja projekti etenevät käytännössä?

Olemme apuna ja tukena Severan käyttöönottoprojektissa. Työskentelemme kanssasi tiiviissä yhteistyössä, jotta yrityksesi arki olisi helpompaa. Toimintamallissamme projekti etenee seuraavasti:

1. Pari päivää sopimuksen allekirjoituksen jälkeen kokenut, toimialasi tunteva konsultti ottaa yhteyttä.
2. Konsultti kartoittaa tarpeenne ja perustelee parhaimmat käytännöt juuri sinun yritykselle tai toimialalle. Mukautamme järjestelmän tarpeitanne vastaavaksi.
3. Koulutamme teidät järjestelmän käyttöön vähintään pääkäyttäjäkoulutuksella. Selvitämme kanssanne tarpeidenne mukaisen koulutuksen. Esimerkiksi koulutetaanko peruskäyttö inhousena vai kouluttavatko konsulttimme yrityksenne projektipäälliköt ja tuntikirjaajat.
4. Olemme mukanasi käyttöönottoprojektissa alusta loppuun. Huolehdimme, että saat valmiudet hyödyntää Severaa senhetkisten vaatimusten mukaisesti. Severa on vaivaton skaalata ja siihen voi lisätä täydentäviä toiminnallisuuksia yrityksen tarpeiden kasvaessa. Lue lisää integraatioista ja lisäpalveluista.
5. Noin 2–3 kuukautta tuotantokäytön alkamisen jälkeen on palaveri asiantuntijamme kanssa. Hän selvittää kanssanne, tukeeko Severan raportointi kaikkea toivomaanne ja onko järjestelmän käytön kautta ilmennyt muita toivottuja ominaisuuksia.

Konsulttimme ovat käytettävissänne alun jälkeenkin. Lisäksi tarjoamme asiakkaillemme maksuttomia webinaareja aloitteleville ja kokeneille Severa-käyttäjille. Solutions Academyssa voi kouluttautua itsenäisesti etänä Severan omalla koulutuspolulla.

Lataa opas kannattavaan liiketoimintaan asiantuntijayrityksille