Käyttöönotto on vasta alku – mitä tapahtuu projektin jälkeen?

Uusi projektinhallintajärjestelmä on investointi tulevaisuuteen. Sen arvo ei kuitenkaan synny käyttöönotossa, vaan siinä, miten sitä kehitetään ajan myötä. Tässä blogissa ratkaisukonsultti Suvi Viertola kertoo, miten järjestelmä pidetään kasvun, muutosten ja arjen tarpeiden mukana.

Kun uusi projektinhallintajärjestelmä otetaan käyttöön, projekti saadaan päätökseen ja uusi arki alkaa. Tässä kohtaa moni ajattelee, että suurin työ on nyt tehty.

Omassa työssäni ratkaisukonsulttina näen kuitenkin, että käyttöönoton jälkeinen vaihe on vähintään yhtä tärkeä. Se näyttää hyvin erilaiselta riippuen organisaation koosta.

Pienessä yrityksessä jatko on usein ketterää. Päätöksiä voidaan tehdä nopeasti, toimintatapoja muuttaa joustavasti ja arjessa esiin tulevat kysymykset ratkeavat usein tuen avulla. Tärkeintä on, että perusprosessi toimii ja arki helpottuu heti.

Suuremmassa organisaatiossa kokonaisuus on monisyisempi. Käyttäjiä on paljon, tiimeillä voi olla erilaisia toimintatapoja ja kehitystä täytyy priorisoida tarkemmin. Silloin käyttöönoton jälkeen korostuvat yhteiset linjaukset, suunnitelmallisuus ja säännöllinen keskustelu siitä, miten järjestelmä tukee liiketoimintaa.

Yhteistä kaikille on kuitenkin yksi asia: järjestelmän todellinen arvo syntyy vasta arjessa.

Ensimmäinen pysähdys käyttöönoton jälkeen

Kun järjestelmä on ollut käytössä hetken, pysähdyn usein asiakkaan kanssa arvioimaan tilannetta. En puhu raskaista vaiheista, vaan ihan käytännön kysymyksistä:

• Toimiiko arki sujuvammin kuin ennen?
• Tukeeko järjestelmä myyntiä, projekteja ja laskutusta niin kuin alussa ajateltiin?
• Onko kaikilla riittävä varmuus käyttää järjestelmää omassa roolissaan?
• Miten uusien työntekijöiden perehdytyksessä varmistetaan, että projektinhallintajärjestelmä tulee haltuun heti alusta alkaen?

Tässä vaiheessa nähdään, mitkä asiat toimivat hyvin ja missä on vielä hiottavaa. Samalla syntyy selkeämpi kuva siitä, mihin suuntaan järjestelmää kannattaa kehittää seuraavaksi.

Projektipäälliköt ottivat enemmän vastuuta laskujen tarkistamisesta. Se toi prosesseihin struktuuria ja selkeyttä.

– Terhi Pakkanen, Finance and Project Specialist, Premico Rakennuttaminen

Lue koko asiakastarina: Premico Rakennuttaminen vaihtoi Severaan – sujuva siirtymä ja selkeämpi arki

Kehitys syntyy arjen oivalluksista

Usein vasta käytännön työ paljastaa uusia tarpeita. Kun järjestelmää käytetään päivittäin, käyttäjille syntyy ideoita raportointiin, näkymiin, integraatioihin tai työnjakoon liittyen.

Jatkokehitys voi tarkoittaa esimerkiksi:

• raportoinnin ja mittareiden tarkentamista
• lisäintegraatioiden käyttöönottoa
• eri käyttäjäryhmille suunnattuja jatkokoulutuksia
• yhteisten toimintatapojen hienosäätöä

Kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla. Kokemukseni mukaan vaiheittainen kehittäminen toimii parhaiten. Silloin kokonaisuus pysyy hallittavana ja järjestelmä tukee liiketoimintaa entistä paremmin.

Parasta olisi, jos kaikki yrityksen talouteen ja projekteihin liittyvät asiat löytyisivät samasta paikasta. Se on tavoitteeni Severan kanssa.

– Juhana Palokangas, rakennusarkkitehti ja yrittäjä, Arkkitehtisuunnittelu Palokangas

Lue koko asiakastarina: Arkki­tehti­suun­nit­telu Palokangas luottaa Severaan – hal­lin­nol­li­set rutiinit sujuvaksi ja enemmän aikaa suunnittelulle

Järjestelmän on pysyttävä kasvun mukana

Yritykset muuttuvat. Tiimit kasvavat, toiminta laajenee, markkinat vaihtuvat.

Siksi kehotan asiakkaita tarkastelemaan järjestelmää säännöllisesti, ei vain silloin kun jokin ei toimi. Hyviä hetkiä pysähtyä ovat esimerkiksi organisaatiomuutokset, nopea kasvu, kansainvälistyminen tai toistuva palaute käyttäjiltä.

Nopeasti kasvavissa yrityksissä korostuu erityisesti perehdytyksen merkitys. Kun uusia työntekijöitä tulee säännöllisesti, järjestelmän käyttö ei voi perustua hiljaiseen tietoon tai yksittäisten henkilöiden osaamiseen.

Tällöin on hyvä pysähtyä miettimään, miten järjestelmäkoulutus on rakennettu. Onko osaaminen riittävän laajasti jaettu organisaatiossa? Riittääkö sisäinen koulutus vai kannattaisiko hyödyntää järjestelmätoimittajan tukea? Perehdytystä voidaan tukea esimerkiksi valmiilla koulutusmateriaaleilla tai tallenteilla.

Jos koulutukseen ei panosteta, kasvu voi muutaman vuoden kuluttua näkyä osaamiseroina ja vaihtelevina käyttötapoina. Siksi suosittelen rakentamaan järjestelmän käyttöönoton jatkoksi selkeän ja toistettavan perehdytysmallin.

Kun järjestelmää kehitetään liiketoiminnan mukana, siitä tulee enemmän kuin työkalu. Se alkaa tukea johtamista, päätöksentekoa ja koko organisaation yhteistä tapaa toimia.

Tarvitsimme liiketoimintaa tukevan järjestelmän toimivalla yhteistyömallilla. Järjestelmän tuli tukea kasvuamme ja toimia kolmessa eri maassa, mahdollisesti muissakin maissa.

– Axel Waal, Head of Service Operations, Evitec Solutions

Lue koko asiakastarina: Severa tukee Evitec Solutionsin kasvua ja kehitystä

Pitkäaikainen arvo syntyy suunnitelmallisuudesta

Käyttöönoton jälkeinen vaihe ratkaisee, jääkö järjestelmä vain yhdeksi ohjelmistoksi muiden joukkoon vai kehittyykö siitä keskeinen osa arkea.

Omassa työssäni näen, että parhaat tulokset syntyvät silloin, kun käyttöä seurataan, kehitystä priorisoidaan ja yhteistyö jatkuu aktiivisena myös käyttöönoton jälkeen.

Käyttöönotto on investointi. Sen tuotto realisoituu ajan myötä siinä, miten järjestelmä mukautuu, skaalautuu ja kehittyy yrityksen mukana.

Tutustu Severan käyttöönotto- ja koulutuspalveluihin

Suvi Viertola on kokenut ratkaisukonsultti ja PSA-asiantuntija, joka on auttanut yrityksiä tehostamaan toimintaansa ohjelmistoratkaisuilla jo reilut 20 vuotta. Hänellä on vahva kokemus eri toimialojen tarpeista PSA-järjestelmissä sekä erityisosaamista käyttöönottojen, projektijohdon ja järjestelmäsuunnittelun saralla.