Laskutusjumpasta eroon Severalla

Ennen talous- ja liiketoimintatietoa yhteen kokoavia digitaalisia järjestelmiä laskutusta on tehty jotakuinkin näin: projektipäällikkö lähettää laskutustiedot laskutuksen vastuuhenkilölle, joka tekee laskun jollain ohjelmalla, mutta kyselee vielä projektipäälliköllä, että mitä pitikään laskuttaa ja kuinka monessa osassa. Viestejä pallotellaan näiden kahden henkilön välillä.

Seuraavaksi vastuuhenkilö lähettää laskun esihenkilölleen tai toimitusjohtajalle. Tämä todennäköisesti kyselee samat asiat, mitkä vastuuhenkilö jo kysyi projektipäälliköltä. Lasku kulkee usean henkilön pöydän kautta, koska kukaan ei luota, että joku olisi jo mahdolliset virheet huomannut.

Koko kuun laskutusjumppaan saattaa mennä neljäkin päivää ennen kuin laskut lähtevät asiakkaalle.

Järki vai tunteet taloushallinnossa?

Kuvaamani tehoton tapa hoitaa laskutusta on vähemmän tuttu pienille ja varsin uudehkoille yrityksille, joissa on otettu alusta asti käyttöön uusimmat työkalut. Sen sijaan jo vuosikymmeniä liiketoimintaa tehneet pk-yritykset saattavat yhä pitää kynsin ja hampain kiinni totutuista laskutuksen ja toimistohallinnon toimintatavoista.

Kohtaamisissa uusien asiakkaiden kanssa olen huomannut, että laskutus on näissä yrityksissä usein henkilöitynyttä. Tutun laskutusvastaavan tapaa toimia ei haluta horjuttaa uusilla työkaluilla. “Tutkitaan uusien työkalujen tarvetta kun hän jää eläkkeelle.” Huonoista taloushallinnon tavoista pidetään kiinni tunnesyistä.

Useita vuosia sitten eräs mainostoimisto oli kiinnostunut ottamaan Severan käyttöönsä. Suomalaiseen luonteeseen sopivalla mielenlujuudella he eivät sitä kuitenkaan tehneet, koska omien sanojensa mukaan sillä hetkellä käytössä ollutta huonosti toimivaa työkalua oli pakko käyttää, sillä siitä oli maksettu kova hinta.

Lue myös: 4 keinoa tehostaa mainos- ja viestintätoimiston kannattavuutta

Severa avaa laskutuksen solmut

Kaikille yrityksille, jotka parhaillaan käyvät läpi yllä esittelemieni kaltaisia tilanteita voin luvata seuraavan: Severalla saatte järkeä ja luottamuksen ilmapiiriä taloushallintoon sekä projektiliiketoimintaanne.

Laskutuksesta saa halutessaan vaikean ja monimutkaisen jokakuukautisen leikin. Mutta miksi ihmeessä 2020-luvulla yritykset tuhlaisivat aikaansa laskujen edestakaiseen veivaamiseen ja mikromanagerointiin?

Monenlaiset projektiliiketoiminnat saavat sovellusintegraatioiden avulla yhdistettyä omalle toimialalleen parhaiten sopivat työkalut Severan kokonaisratkaisuun.

Ajatellaanpa esimerkiksi IT-sovelluskehitystoimistoa. Yritys on käyttänyt projektinhallinnassa Jiraa, joka nyt yhdistetään Severaan. Koodarit jatkavat työtuntiensa kirjaamista Jiraan aivan kuten ennenkin. Jirasta tuntikirjaukset siirtyvät sulavasti Severan puolelle projektille.

Projektipäällikön osuus on luoda Severaan projekti, johon hän on määritellyt laskujen määrän ja laskutusaikataulun. Laskutuksesta vastaavan henkilön ei tarvitse kysyä erikseen asioita, vaan asiatarkistuksen tehtyään hän voi siirtää laskun maksatukseen.

Lue myös: 4 keinoa sujuvoittaa arkea IT- ja ICT-yrityksissä

Miten luottamuksen ilmapiirissä varmistetaan onnistuminen?

Inhimillisiä virheitä tapahtuu, joten mistä sitten voidaan saada ihan viimeinen varmistus siitä, että laskutus sujuu virheettömästi Severan avulla?

On tärkeää luottaa siihen, että lähtökohtaisesti asiantuntijat kirjaavat tuntinsa oikein – kunhan heidät on perehdytetty tuntikirjaustapaan ja yhteisiin käytäntöihin.

Jos laskuja koskevia asiakasreklamaatioita alkaa sataa kotipesään säännöllisesti, on toki syytä varmistaa, että kaikki osalliset tietävät oman vastuunsa ja ovat tehtäviensä tasalla.

Jatkossa laskutusjumpan sijaan kannattaa panostaa taukojumppaan. Annetaan Severan hoitaa suurin työ.

Lue myös oppaamme: Laskutus – näin laskutat työt, kulut ja tunnit fiksusti