Miten ajatustyössä mitataan työaikaa?

Jokainen luovaa työtä tehnyt tietää työn kurjan puolen: iso osa työstä koostuu uusien asioiden ideoimisesta, ja ideat eivät katso aikaa tai paikkaa. Tekemättömät työt seuraavat kotiin, ja projekteja tulee viilailtua sopivan hetken tullen milloin missäkin – deadlinen lähestyessä vaikka yöunien kustannuksella.

Olen kokenut tämän omassa työssäni useita kertoja. Moni blogipostauksen aihe on syntynyt suihkussa, ja olen useammin kuin kehtaan myöntääkään kirjoittanut tekstiä bussimatkalla kännykän muistiinpanosovellukseen, tai sanellut sitä lenkillä suoraan puhelimen nauhoittimeen. Inspiraatiota on hankala pakottaa, joten jokainen hetki kun se syttyy, on pakko hyödyntää.

Vaikka sitä välillä toivonkin, aivoissa ei varsinaisesti ole on-off-asetusta, eivätkä ne välttämättä edes toimi toivotulla tavalla siinä “oikeassa” työpaikassa ja työajalla (avotoimisto, anyone?).

Oma onneni onkin työnantaja, joka sallii ja kannustaa etätöihin ja liukuvaan työaikaan. Ongelmani, jonka uskon monen luovaa työtä tekevän jakavan, ei varsinaisesti ole töiden ottaminen kotiin, vaan konkreettisesti työn ja vapaa-ajan erottaminen. Mikä lasketaan työksi, ja mitkä tunnit kirjataan työajaksi? Miten luovassa työssä mitataan työaikaa, ja miksi sen mittaaminen on tärkeää?

Päätin selvittää asiaa ja jakaa oivallukseni myös muille työaikakirjausten kanssa painiville.

Tuntikirjaukset mahdollistavat kannattavan tuloksen seurannan

Varsinkin asiakasprojekteja toteuttavissa toimistoissa (insinöörit, arkkitehdit, mainos- ja markkinointiala) on kirjausten tekeminen välttämätöntä jo laskutuksen kannalta: joko tuntiperusteisen laskutuksen muodostamiseksi, tai projektien kannattavuuden seurantaan.

Jos tunnit kuitenkin kirjataan vain, jotta asiakkaalle saadaan lähetettyä mahdollisimman suuri lasku, ollaan pahasti väärillä jäljillä. Lähtökohtaisesti luovaa työtä ei kannata koskaan hinnoitella tuntiperusteisesti, vaan pohjata hinta projektin tuottamaan arvoon. Arvopohjaisen hinnoittelun luomiseksi on hyvä tietää, kuinka paljon projekteihin todella kuluu työntekijöiden aikaa – ja ainakin voidaan verrata, kuinka arvopohjainen hinnoittelu vaikuttaa työntekijöiden tehokkuuteen ja mikä projektin keskituntihinnaksi muodostuu.

Oivallus numero 1)
Työajanseuranta on yrityksen tuloksen kannalta fiksua, sillä se mahdollistaa kannattavan projektihinnoittelun ja tarkemmat raportit.

Työajan seurantaan tulee aina olla yhteisesti sovittu strategia

Työajanseurannan ja tuntikirjausten logiikan tulee olla kaikille työntekijöille sama ja kaikkien ymmärtämä. Tässä nostan kysyvän katseeni suoraan organisaation päättävään tasoon. Missä työtä voi ja saa tehdä? Tuleeko työn olla sidottu toimistolle tai tiettyihin valveillaolotunteihin? Miksi? Entä kuinka tarkkaan tunnit pitää kirjata, ja mikä lasketaan työskentelyksi? Onko brainstormaus viikonlopun brunssipyöydässä työtä? Merkitäänkö tehty työ minuutin, vartin vai puolen tunnin tarkkuudella?

Mihinkään esittämistäni kysymyksistä ei ole oikeita tai vääriä vastauksia, mutta niistä tulee sopia organisaation sisällä, jotta yhteiset pelisäännöt ovat selvillä. Jos johto ei tiedä näihin vastauksia tai ole kommunikoinut niitä selkeästi tekevälle joukolle, on turha olettaa että projektitiimi sitä itsekään tietäisi.

Etätyö ja joustava työaika lisäävät työntekijöiden hyvinvointia

Suuressa osassa toimistoista etätyö on jo arkipäivää. Usein ihmiset työskentelevät tehokkaammin ja pysyvät tyytyväisempinä ja terveempinä, kun saavat valita milloin ja missä tekevät työtä. Vaikka työ vaatii piirtopöytää tai läppäriä, syntyy iso osa aivotyöstä virallisen työpöydän ulkopuolella. Miksi sitä siis ei mahdollistettaisi?

Joskus ratkaisu on omasta halusta tai pakon sanelemana tehdä töitä pätkissä. Omassa työpäivässäni parasta on se, että voin päivän aikana käydä hoitamassa juoksevia asioita tai ulkoilemassa aurinkoisella säällä (miksi kaikki pankit ja toimipisteet yhä edelleenkin ovat auki vain kello neljään asti?). Kun aivot saavat happea, kulkee ajatuskin paremmin ja ratkaisu ongelmaan syntyy kuin itsestään. Työn tehokkuus kasvaa, kun ei tule tuhlattua aikaa näytön tuijottamiseen ja aivojumeihin, vaan voi hyvällä omallatunnolla käydä hakemassa uutta inspiraatiota työpisteen ulkopuolelta.

Oivallus numero 2)
Työajanseuranta on työnantajan kannalta fiksua, sillä se vähentää sairaspoissaoloja, parantaa työntekijöiden hyvinvointia ja lisää tehokkuutta. Tämä mahdollistuu, kun työajanseurannalle luodaan yhteiset pelisäännöt, joista myös pidetään kiinni.

Lue myös: Etäjohtaminen – näin hallitset projektit, kun tiimi työskentelee erillään

Tarkka työajanseuranta helpottaa tulevaisuuden resursoinneissa ja projektien raportoinnissa

Projektinhallinnan näkökulmasta tarkka työajanseuranta ei ole tärkeää vain nykyisten, vaan myös tulevien projektien vuoksi. Kun projekteille resursoidaan työtunteja, voidaan mahdollisimman oikean arvion luomiseksi käyttää edellisistä projekteista saatua dataa. Tämä kuitenkin vaatii, että aiemmissa projekteissa tunnit on kirjattu tarkkaan.

Tuntikirjausten pitää kiinnostaa projektijohtoa myös raportoinnin näkökulmasta. Kun tunnit kirjataan säännöllisesti, ajallaan ja totuudenmukaisina, saadaan reaaliaikaista ja todenmukaista dataa esimerkiksi yrityksen projekti-, asiakas- ja työntekijäkohtaisesta kannattavuudesta, keskituntihinnasta, työntekijöiden kapasiteetista ja projektien valmiusasteesta. Jos niitä yötä myöten tehtyjä ylitöitä ei kukaan kehtaa kirjata työajaksi, ei projektin kannattavuudesta saada koskaan realistista kuvaa.

Oivallus numero 3)
Työajanseuranta on projektinhallinnan kannalta fiksua, sillä sen avulla voidaan helpottaa tulevien projektien suunnittelua ja tarkentaa tulevia resursointeja.

Tuntikirjaukset helpottavat myös luovan työn tekijää työn hahmottamisessa

Stereotypioissa luovia ihmisiä harvemmin kiinnostaa tarkat kirjaukset tai tehokkuuden mittaaminen. Kuka niitä minuutteja laskee? Myönnän, että joskus oman työskentelyn hahmottaminen on hankalaa, ja tunnit on niin paljon helpompaa kirjata vähän sinne päin.

Tarkka työajan kirjaaminen on kuitenkin myös työntekijän itsensä etu. Jokainen meistä voi oppia omasta työskentelystään ja aktiivisuudestaan lisää tuntikirjausten kautta, varsinkin jos ne tehdään tarkasti ja myös kohdistetaan tehtäville ja projekteille. Kuinka paljon työajastani menee hallinnollisiin tehtäviin asiakasprojektien sijaan? Kuinka paljon aikaa kulutan sähköpostien ja muiden viestien tarkistamiseen? Kuinka paljon aikaa kuluu tavallisen rutiinitehtävän, kuten sosiaalisen median postauksen luomiseen?

Jatkuvan ja rutiiniksi muotoutuvan työajankirjaamisen kautta avautuu aivan uusi maailma työn analysointiin ja tehostamiseen. Moni asiantuntija kokee, että on töissä jatkuvasti, eikä silti saa mitään merkittävää aikaan. Vasta kun selvität, mihin työaikasi todella uppoaa, on helpompi myös tarttua konkreettisiin keinoihin työajan vähentämiseksi. Silloin on myös helpompi sanoa ei niille tehtäville, jotka (tarkan työajanseurannan todistamana) vievät enemmän aikaa kuin kalenterissa on vapaita tunteja, tai vähentää työaikaa siitä mihin sitä kuluu turhan paljon.

Oivallus numero 4)
Työajanseuranta on fiksua ennen kaikkea työntekijän itsensä kannalta. Kun hahmotat, mihin työaikasi oikeasti kuluu, voit halutessasi leikata sitä turhasta ja tehdä sitä, mikä oikeasti kannattaa.

Lue myös: Quiet quitting -ilmiö korostaa työajanseurannan tärkeyttä asiantuntijatyössä

Tuntikirjauksien tekemiseen kannattaa luoda rutiini

Paras tapa taklata tuntikirjausten aiheuttama tuska, on tehdä siitä itselleen rutiini. Kun kirjaat kuluneet minuutit työajanseurantajärjestelmään heti tehtävän suorittamisen jälkeen, saat kirjauksista totuudenmukaisia. Kukaan ei muista yksittäisiin tehtäviin tai projekteille kulunutta aikaa enää työpäivän päätteeksi – saati sitten, jos kirjaukset tehdään sitäkin harvemmin.

Jotta kirjaukset tulee tehtyä, pitää järjestelmän tietysti olla helppokäyttöinen. Jos huomaat, että kirjauksen tekemiseen menee yhtä kauan kuin kirjauksen kohteena olleen tehtävän suorittamiseen, ei kirjausta aivan varmasti tule tehtyä. Luovan työn tekijän paras kaveri onkin läppärin lisäksi työajanseurantajärjestelmä, jolla tuntikirjausten tekeminen on nopeaa ja ketterää ajasta ja paikasta riippumatta. Kun työ liikkuu, pitää työajankirjaustenkin onnistua siellä missä työtä tehdään.

Oivallus numero 5)
Tuntikirjauksien tekeminen ei ole vaikeaa tai työllistä liikaa, kun ne tekee heti tehtävän suorittamisen jälkeen siihen luodulla järjestelmällä

Luovan työajan seurannan paras kaveri on ohjelma, jolla tuntikirjausten tekeminen on nopeaa ja ketterää paikasta ja ajasta riippumatta

Etsitkö työkalua, joka ketteröittää projektien työajanseurantaa ja täyttää myös liikkuvien työntekijöiden tarpeet? Visma Severan kätevällä mobiilisovelluksella kirjauksiin ei mene kuin muutama sekunti ja ne kohdistuvat suoraan projekteille, jolloin kannattavuudet ja resursoinnit pysyvät aina reaaliaikaisesti ajan tasalla.