Mittaaminen ja raportointi mainostoimistossa

Luova, projektiluontoinen ja liikkuva työ edellyttää joustavaa mainos- ja viestintätoimistoille suunniteltua toiminnanohjausjärjestelmää työtuntien kirjaamiseen ja työn laadun mittaamiseen.

Useat samanaikaiset projektit ja monessa eri projektitiimissä työskenteleminen tekevät resursoinnista ja seurannasta hankalaa, mikäli työaikakirjauksia ei tehdä säännöllisesti.

Tunnuslukujen mittaaminen ja seuranta muodostavat kulmakiven luovimmankin yrityksen kannattavuuden varmistamiselle. Miten varmistat tehokkaan ja luotettavan raportoinnin, kun työn luonne itsessään asettaa sille haasteita?

Keskeisimmät edellytykset ovat samat, kuin millä tahansa yrityksellä: tietojärjestelmä tiedon keruuta varten, yhdenmukaiset ja ajantasaiset kirjauskäytännöt, raportointirakenteiden määrittely, liiketoiminnan tuntemus, sekä KPI-lukujen asettaminen.

Mainostoimistoissa kannattavuuden seurannasta vastaa yleensä projektipäällikkö. Kannattavuuden seurannasta on hyötyä sekä yritykselle että projektipäällikölle itselleen.

Seurannan avulla työntekijät oppivat paremmin arvioimaan tulevia projekteja, tunnistavat mahdollisia riskitekijöitä ja ymmärtävät jatkuvan seurannan ja onnistumisen välisen yhteyden. Mitä paremmin toteutamme seurantaa ja raportointia tänään, sitä suurempia hyötyjä saamme siitä tulevissa projekteissa.

Hyödyt ovat siis selvät. Mutta mistä raportoinnissa ja tulosten mittaamisessa kannattaisi mainostoimistomaailmassa lähteä liikkeelle?

Mainostoimiston raportoinnin kulmakivet

Raportointia voidaan jaotella neljään eri näkökulmaan: voit mitata kannattavuutta, projekteja, työaikaa ja ennusteita.

Kannattavuutta voidaan mitata ja tarkastella monelta eri osa-alueelta: voit mitata asiakaskohtaista kannattavuutta, tiimien kannattavuutta, projektien kannattavuutta, projektipäälliköiden kannattavuutta tai liiketoiminnan kannattavuutta. Käytössäsi on laaja kirjo tunnuslukuja, tavallisimpina ehkä katteen ja keskihinnan mittaaminen. Varsinkin asiakaskohtainen kannattavuus esimerkiksi keskilaskutuksen ja CLV:n kautta on mittaamisen arvoista, sillä asiakassuhteen pituuden vaikutus kannattavuuteen on usein merkittävää.

Pidä kuitenkin tunnusluvut yksinkertaisina. Kaikkea mahdollista ei kannata mitata, vaan mieti tarpeet aina yrityksesi omasta näkökulmasta. Valitse muutama oleellisin kannattavuusluku, joiden avulla saat arvokasta tietoa päätöksenteon tueksi.

Projektien raportointi pitää sisällään projektin tilan, kustannusten, katteen, laskuttamattoman ja laskutetun työn sekä keskihinnan raportointia. Tärkeintä raportoinnissa on sen helppokäyttöisyys ja ymmärrettävyys: raporttien pohjalta on saatava käsitys projektien etenemisestä ja kannattavuudesta.

Jokaisen projektin pitäisi päättyä yhteenvetoon ja tulosten summaamiseen. Yhteenveto vastaa projektin onnistumista kuvaaviin kysymyksiin. Jos olet esimerkiksi kiinnostunut siitä, montako euroa olette saaneet laskutettua kutakin tehtyä tuntia kohti, on keskituntihintaa hyvä mitata säännöllisesti.

Muita yleisiä kysymyksiä ovat “miten paljon projektille suunnitelluista tunneista on käytetty? Onko kaikki pystytty laskuttamaan?” Ja, “ovatko projekti ja sen kannattavuus edistyneet suunnitellusti?”.

Näiden pohjalta projektien tulosten mittaamisessa käytetyt tunnusluvut voisivat olla esimerkiksi seuraavat:

Keskituntihinta (Laskutus / Tunnit)
Tuntikertymä % (Toteutuneet tunnit / Resursoidut tunnit)
Laskutusaste (Laskutetut tunnit / Toteutuneet työtunnit)
Projektin valmiusaste % (%-luku kuinka paljon projektista on tehty tunteina tai projektipäällikön arviona)

Tärkeintä on tarkastella projektien raportointia koko organisaation näkökulmasta ja miettiä, mitkä KPI-luvut ovat juuri teille kaikkein oleellisimpia.

Lue myös: 5 tärkeintä tunnuslukua projektinhallintaan

Työajanseuranta tarjoaa kullekin työntekijälle mahdollisuuden oman työajan käytön tarkasteluun ja saldoseurantaan. Tarkka seuranta on ennen kaikkea tärkeää, mikäli laskutus tehdään tuntiperusteisesti. Tyypillisesti kirjauksia käytetään myös palkanlaskennan perusteena.

Työajan raportoinnin tarjoamilla tiedoilla voit saada selville muun muassa, mille asiakkaille tunnit jakautuvat, ja onko työajan jakautuminen suunnitellun mukaista. Näet kunkin tiimin ja työntekijän oman tuntisaldon sekä sen, paljonko missäkin kuussa, viikossa ja päivänä on kertynyt tunteja. Projektinjohtajan on tietenkin hyödyllistä seurata sitä, jääkö tiimin jäsenillä tunteja kirjaamatta.

Työajanseuranta auttaa luotettavan keskihinnan laskemista. Sen avulla saadaan myös selville, kuinka paljon projektien eri osiot vievät resursseja. Mikäli jälkityönä tehtävät asiakkaan vaatimat korjaukset ja muutokset kuuluvat laskutushintaan, voi korjaustyöhön käytettyä aikaa olla hyvä seurata erikseen.

Myös työaikaan liittyviä tunnuslukuja voidaan tarkastella koko yrityksen tasolla, tiimeittäin, asiakkaittain tai henkilöittäin. Mieti jälleen, mitkä näkökulmat palvelevat toimistoanne parhaiten.

Projektiennusteita voidaan muodostaa resursoinnin ja sopimuksen mukaisten maksuerien perusteella. Yksi tärkeimmistä ennusteista on laskutusennuste, jonka avulla voidaan tarkastella ennustettua laskutusta tuleville kuukausille sekä verrata ennustetta toteumaan. Tärkeä seurantakohde on myös kertyneen laskuttamattoman työn arvo, eli kuinka paljon projektille kertyy lisätyötä, jota syystä tai toisesta ei voida laskuttaa.

Myös ennusteissa voidaan hyödyntää eri tasoja, kuten asiakasta, tiimiä, liiketoiminta-aluetta tai projektia.

Mittaaminen ja raportointi helpottuu toimivan toiminnnanohjausjärjestelmän ja projektinhallintaohjelman avulla

Avuksi kirjaamiseen ja raportointiin kannattaa ottaa tehokas ja helppokäyttöinen järjestelmä, joka säästää sekä proikkarin että tiimiläiset monelta päänsäryltä. Tiedon keskittäminen ja joustava käyttö pitää raportoitavan tiedon kattavana ja luotettavana. Laskutettavat tunnit eivät jää kirjaamatta, kun käyttö on tarpeeksi helppoa, mutkatonta ja nopeaa. Monipuolisten desktop-ominaisuuksien lisäksi Visma Severa toimii kattavasti myös mobiilisti.

Mainos- ja viestintätoimistojen projektinhallintaohjelman ja toiminnannohjausjärjestelmän avulla saat kaikki tarvitut tiedot yhdestä paikasta. Kertyneen tiedon avulla tehty raportointi antaa mahdollisuuden liiketoiminnan analysointiin ja kehittämiseen. Ja mikä tärkeintä, päätöksenteko helpottuu tarkempien ennusteiden avulla.