Mittaamisesta ja seuraamisesta tuloksen kehittämiseen

Yritys pystyy kehittämään liiketoimintaansa seuraamalla tunnuslukuja aktiivisesti. Se ei kuitenkaan takaa kehitystä, sillä vaarana on, että tunnuslukujen seuraamisesta ja ihmettelystä tulee itseisarvo ilman tavoitteellisuutta ja linkittymistä yrityksen päämäärään. Kun halutaan kehittää toimintaa, täytyy mittarit valita huolella ja datan on oltava luotettavaa. Lähtökohtana on oltava mittaamisen tarkoituksen ymmärtäminen.

Asiantuntijayrityksissä mitataan projektien onnistumista usein vasta jälkikäteen. Mittareina käytetään muun muassa laskutusastetta, katetta, myyntikatetta ja aikatauluja. Pelkästään taaksepäin katsominen ei kuitenkaan riitä projektin onnistumisen arviointiin ja kehittämiseen. Jotta projektitoimintaa pystyy kehittämään, pitää pyrkiä näkemään, mitä tapahtuu juuri nyt ja miltä tulevaisuus näyttää. Tulee vertailla tavoitteita ja toteumia, jotta nähdään miten tehokkaasti on toimittu ja missä on kehittämisen varaa.

Data kuntoon

Ennen kuin lähdetään miettimään, mitä mitataan, pitää datan olla kunnossa. Tyypilliset projektitason KPI-mittarit edellyttävät, että tuntikirjaukset, matkakulut, alihankinnat, muut kulut ja kaikki tulot kohdistuvat oikein. Kun tiedot ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan, on mittareiden avulla mahdollisuus analysoida ja kehittää toimintaa.

Tietoa on tarjolla jopa niin paljon, että on riski hukkua sen määrään

Nykyisillä toiminnanohjausjärjestelmillä ja liiketoimintatiedon analysointiohjelmilla (BI-järjestelmä) saadaan aikaan paljon informaatiota ja erilaisia raportteja. Tietoa on tarjolla jopa niin paljon, että on riski hukkua sen määrään. Tiedon määrästä huolimatta on huolehdittava siitä, että valitaan ainoastaan mittareita, jotka tukevat yrityksen strategiaa ja tavoitteita.

Mittareiden valinta

Mittaamisen päätehtävä on mahdollistaa toiminnan kehitys ja tehostaminen. Tarkoitus on siis aiheuttaa toimenpiteitä, eli muutoksia. Kun mitattavat tavoitteet on päätetty, mittareita kyllä löytyy. Valinnassa on huomioitava riittävä määrä jälkilaskennan sekä ennakoivan raportoinnin tunnuslukuja.

Myös henkilökunta täytyy sitouttaa mittareihin. Mittarit eivät voi olla pelkästään johdon työkalu, vaan jokaisen on ymmärrettävä, mikä on yritykselle tärkeää. Tämä helpottaa sitoutumista ja yhdessä tekemistä.

Mittareiden on oltava:

Relevantteja, mitataan vain tärkeitä asioita.
Valideja, mittarin pitää antaa se tieto, mitä sen ajatellaankin mittaavan.
Luotettavia, sinun täytyy pystyä luottamaan, että tieto on oikein.
Vaikuttavia, sinun pitää tietää mistä mittarin antama tieto koostuu, jotta tiedät mitä asioita pitää muuttaa, kun toimintaa kehitetään.

Projektitason mittarissa pitää tietää tarkalleen mistä se koostuu, jotta toimintaa pystyy sen pohjalta kehittämään. Ei katsota pelkästään, mitä kannattavuus on, kun otetaan kulut pois tuloista. Käytettävissä pitää olla kaikki tieto, joka projektille kuuluu (tunnit, kulut, tulot jne.), jotta voidaan pureutua syvemmälle tekemiseen.

Urheilumaailman esimerkki kertoo, miten mittari paloitellaan osiin, jotta siitä saadaan kaikki hyöty irti. Koripallon NBA-sarja on hyvin kilpailtua liiketoimintaa. Siellä mitataan yrityksen arvoa, liikevaihtoa, tulosta ja niin edelleen. Kuten kaikissa muissakin yrityksissä.

Projektitasona voidaan koripallossa pitää yksittäisiä pelejä ja pistetaulukko on yksi tärkeimmistä “projektitason” mittareista. Mutta kuten hyvin tiedetään, pistetaulukon seuraaminen ei tuo yhtään lisäpistettä. Koripallossa onkin hyvin tarkkaan tutkittu, millä tavoin pistesaraketta voi kartuttaa ja ne keinot ovat heitot, pallonmenetykset, levypallot ja vapaaheitot. Niitä mitataan hyvin tarkasta aina yksittäiseen vastustajan pelaajaan asti.

Lue myös: Vinkkejä projektiraportointiin ja tärkeimpien tunnuslukujen valintaan

Hyöty irti mittaamisesta

Koripallojoukkueen tulos siis paranee, kun pelaajat kehittyvät paremmiksi heitoissaan ja oppivat pitämään pallon paremmin hallussaan. Yksistään pistesaraketta tuijottamalla, peli ei kehity. Sama pätee yritykseen. Yrityksen toiminta ei kehity pelkästään raportteja tekemällä, vaan mitattavien lukujen taakse täytyy pystyä pureutumaan, jotta tiedetään mistä luvut muodostuvat ja miksi.

Mittareihin syvemmälle pureutumalla nähdään, missä kehityskohteet ovat. Luvut voivat kertoa esimerkiksi, että projekteissa syntyy ylimääräisiä kuluja sekä asiakkaalle, että yritykselle. Ongelman ytimenä voi olla esimerkiksi myynnin ja projektipäällikön kommunikointikatkos. Myyjät eivät välttämättä ole täysin ymmärtäneet kokonaisuutta, jota he myyvät. Myyjiä täytyy siis kouluttaa.

Pelkästään mittaria tuijottamalla tilanne ei muutu mihinkään.

Pelkästään mittaria tuijottamalla tilanne ei olisi muuttunut mihinkään. Koulutuksen kautta myyjät kuitenkin saavat paremmat lähtökohdat myydä ja myynti voi jopa kasvaa. Näin ollen, kun myynti ja projektitoiminta toimivat paremmin yhteen, myös yritys tuottaa paremmin.

Lisäksi hyvät mittarit auttavat ihmisiä kehittymään omassa työssään. Jos työn tuloksia ei mitata, voivat päämäärä ja tavoite hukkua arkirutiineihin. Omassa työssäni minulla on kaksi mittaria ja se on sopiva määrä. Jos minulla olisi 15 mittaria, joita seurata, ei yksikään olisi riittävän tärkeä. Tavoitteen pitää olla selkeä, ei liian hajanainen.

Sitä saa mitä mittaa

Kannattaa siis käyttää aikaa siihen, että mietitään huolella mitä mitataan ja minkä takia mitataan. Eikä mitata vain mittaamisen takia. Pitää olla huolellinen, että otetaan vain tärkeitä asioita mitattavaksi. Raporttien hyödyntäminen vaatii sisällön ymmärtämistä. Eli, kun mittarit on valittu, pitää tietää mistä ne koostuvat.

Asiantuntija-alalla ei voi olla korostamatta ihmisiä ja yrityskulttuuria. Pitää saada oikeat ihmiset oikeisiin paikkoihin. Ilmapiirin pitää olla avoin, jotta ihmiset pääsevät liukumaan omiin lokeroihinsa tekemään niitä asioita, joissa he oikeasti ovat hyviä.

Eikä projektin arvioiminen ja kehittäminen voi koskaan pohjautua pelkästään KPI-lukuihin. Jokaisessa yrityksessä on henkilökuntaa, joilla on paljon hiljaista tietoa ja jokaisessa projektissa on numeroiden lisäksi inhimillisiä tekijöitä, jotka vaikuttavat. Mittarit ovatkin kehittämisen tuki ja työkalu. Työn tekevät ihmiset.