Näin arkkitehtitoimistot voivat vapauttaa enemmän aikaa luovaan työhön

Severan asiantuntijat Samuli Pitkänen ja Johannes Nieminen osallistuivat toukokuussa Seinäjoella pidetyille Arkkitehtipäiville. Paikan päällä käydyt keskustelut saivat Samulin kirjoittamaan siitä, miten toiminnanohjausjärjestelmät voivat hyödyttää arkkitehtitoimistoja. Blogissa käsitellään muun muassa, miten Severa voi auttaa toimistoja sujuvoittamaan arkea, parantamaan yhteistyötä ja keskittymään olennaiseen – luovaan ja innovatiiviseen suunnitteluun.

Monissa luovan alan yrityksissä herätään toiminnanohjausjärjestelmän tarpeeseen vasta yrityksen kasvaessa, jos silloinkaan. Ei ole ollenkaan tavatonta, että liiketoiminnan johtamisessa ajatellaan, että näin on pärjätty ennenkin, miksi ei pärjättäisi jatkossakin.

Kun ennen pieni, dynaaminen tiimi pystyi hallitsemaan myynnin, suunnittelun ja laskutuksen sujuvasti, kasvun myötä prosessien hallinta ja tiedon läpinäkyvyys usein heikkenevät. Arvokasta aikaa alkaa kulua entistä enemmän manuaalisiin toimintoihin ja tiedon selvittämiseen.

Tässä vaiheessa viimeistään kannattaa harkita järjestelmän käyttöönottoa liiketoiminnan tueksi. Parasta tietysti olisi, jos asiantuntijayrityksen prosessit rakentuisivat mahdollisimman varhaisessa vaiheessa toiminnanohjausjärjestelmän ympärille, mutta parempi vähän myöhässä kuin ei milloinkaan.

Toiminnanohjausjärjestelmän mahdollistamat hyödyt tiivistettynä

Severan käyttöönotto tuo mukanaan monia konkreettisia hyötyjä arkkitehtitoimistoille. Näiden hyötyjen ansiosta kaikki voivat keskittyä ydintehtäviinsä ja vähentää manuaalisten prosessien aiheuttamaa kuormitusta. 

Tärkeimpiä hyötyjä ovat:

• Keskitetty tiedonhallinta: Kaikki projektitiedot tarjouslaskennasta laskutukseen yhdessä paikassa.
• Helppokäyttöisyys: Intuitiivinen alusta kaikille työntekijöille.
• Tehokkaat tuntikirjaukset: Tunnit kirjataan suoraan projekteille ja voidaan laskuttaa välittömästi parilla klikkauksella.
• Reaaliaikainen projektiseuranta: Projektien kannattavuuksien ja aikataulujen seuranta
• Ennusteet ja budjetointi: Tarkat ennusteet ja resurssien suunnittelu tulevaisuuteen.
• Visuaalinen Gantt-näkymä: Selkeä kokonaiskuva projektien etenemisestä.
• Tukipalvelut: Maksuton asiakastuki aina tukena.

Lue myös: Arkkitehtiyrittäjä Tiina Holmbergin Severa-kokemuksista ja järjestelmän tuomista hyödyistä

Tiedon keskittäminen kuormittaa vähemmän ja yhteistyö paranee

Kaiken tarvittavan tiedon keskittäminen yhteen paikkaan on merkityksellistä arjen sujuvuuden kannalta. Tämä vähentää tietojen etsimistä sähköposteista, viesteistä tai Excel-taulukoista. 

Kun kaikki projektitiedot ovat helposti saatavilla, vältytään turhaa aikaa vievältä tiedon etsimiseltä sekä inhimillisiltä virheiltä, joita puutteelliset tiedot voivat aiheuttaa. Pahimmassa tapauksessa kriittiseen projektitietoon ei päästä käsiksi, kun työntekijä on sairaslomalla ja tieto on vain hänen saatavilla.

Myös luovaa työtä tekevien kuormitus vähenee, kun tiedon etsimiseen ei tarvitse kuluttaa omaa aikaa ja energiaa. Tämä kaikki tehostaa työskentelyä ja parantaa yhteistyötä niin yrityksen sisällä kuin asiakkaiden sekä muiden sidosryhmäläisten kanssa.

Hyvä toiminnanohjausjärjestelmä on helppokäyttöinen ja intuitiivinen

Monet arkkitehtitoimistot suosivat edelleen Exceliä, sähköpostia ja paperilappuja myös tuntikirjauksiin sekä projekti- ja laskutustietoihin, koska modernimpien ratkaisujen hyödyt eivät ole vielä tuttuja. 

Severa on suunniteltu niin, että sen käyttö on vaivatonta kaikentasoisille käyttäjille. Työntekijällä on käyttöoikeustasosta riippumatta näkyvillä juuri ne asiat, joita hän arjessaan tarvitsee.

Tuntikirjausten ja laskutusten helppous on yksi Severan merkittävimmistä eduista

Tunnit kirjataan suoraan projekteille, ja nämä tiedot voidaan muuttaa laskuiksi parilla klikkauksella. Tämä säästää aikaa ja vähentää virheiden mahdollisuutta. Manuaalinen tuntien kerääminen Exceleistä ja papereista jää historiaan, mikä vapauttaa aikaa keskittyä tärkeämpiin tehtäviin. 

Valitettavan yleistä on että tuntikirjauksen ollessa irrallaan laskutuksesta, hyvin usein jää laskuttamatta esimerkiksi pieniä tuntilaskutettavia lisätöitä, joiden määrää ei tiedetä eikä menetettyjen eurojen määrää uskalleta edes arvata. Severan kanssa tätä alalle tyypillistä haastetta ei ole.

Severasta on saatavilla myös mobiilisovellus. Sovelluksella voit esimerkiksi kirjata tunteja ja matkalaskuja, luoda uusia projekteja tai tarkastaa tietoja olemassa olevilta projekteilta.

Severan avulla voit seurata projektienne kannattavuutta reaaliajassa

Kun kaikki tarvittavat tiedot on syötetty järjestelmään, voidaan luoda tarkkoja ennusteita projektien kannattavuudesta ja aikatauluista. Tämä auttaa pysymään budjetissa ja aikataulussa, mikä on kriittistä projektien menestyksen kannalta. 

Ennusteet ja budjetointi

Ennusteiden tekeminen on olennainen osa resurssien tarkempaa suunnittelua ja mahdollisiin haasteisiin valmistautumista. Severan avulla voidaan luoda tarkkoja ennusteita tulevaisuuden projekteista ja budjeteista. Säännöllinen päivitys lisää ennusteiden tarkkuutta ja mahdollistaa nopean reagoinnin, mikä auttaa varmistamaan tasaisen tilauskannan ja välttämään yli- tai aliresursointia.

Konkreettisesti tämä tarkoittaa, että projektijohtajat tarkistavat ja päivittävät projektitietoja joka viikko. Näin he pystyvät tarkemmin arvioimaan projektien edistymistä ja reagoimaan mahdollisiin muutoksiin aikatauluissa tai resursseissa.

Kun projekteille on syötetty työmääräarviot ja/tai maksuerät, Severa näyttää sekä projekti- että yritystasolla ennusteet tärkeimmistä tunnusluvuista. Tämä selkeä näkymä auttaa varmistamaan, että olette aina ajan tasalla ja voitte tehdä perusteltuja päätöksiä tulevaisuuden suunnittelussa.

Visuaalinen projektinhallinta Gantt-näkymässä

Severassa on visuaalinen Gantt-näkymä, jonka avulla projektien edistymistä on helppo seurata. Tämä visuaalinen näkymä auttaa pysymään aikataulussa ja tunnistamaan mahdolliset viivästykset ajoissa. 

Gantt-näkymä tarjoaa selkeän kokonaiskuvan projektien etenemisestä ja auttaa pitämään kaikki osapuolet ajan tasalla.

Severan tukipalvelut auttavat teitä menestymään

Meillä järjestelmän käyttäjiä ei jätetä yksin. Asiakaspalvelu ja konsultointipalvelut ovat aina valmiina auttamaan. Niin liiketoiminnan kasvaessa kuin raportoinnin tarpeiden muuttuessa tai teknisessä haasteessa, apua on helposti saatavilla.

Koulutamme teidät ja tiiminne niin, jotta saatte kaiken hyödyn irti Severasta. Asiakastuki palvelee maksuttomasti kaikkia Severa-käyttäjiä ja ratkoo mahdollisia haasteita järjestelmän käyttöön liittyen.

Valmiina yhdistämään luovuuden ja kannattavuuden asiakastyytyväisyydestä kuitenkaan tinkimättä?

Nyt kun olet tutustunut Severan tarjoamiin hyötyihin arkkitehtitoimistoille, on aika miettiä, miten voit ottaa seuraavat askeleet kohti sujuvampaa projektinhallintaa ja sitä kautta saada kaikille enemmän aikaa intohimolle työssään.

• Käy Severan verkkosivuilla: Tutustu tarjolla oleviin sisältöihin. 
• Ota 30 päivän maksuton kokeilu: Näin saat konkreettisen käsityksen siitä, miten järjestelmä toimii käytännössä.
• Varaa henkilökohtainen esittely: Ota yhteyttä ja varaa aika henkilökohtaiseen esittelyyn. Tämä antaa mahdollisuuden esittää kysymyksiä ja saada henkilökohtaista tietoa juuri teidän toimistonne tarpeisiin.

Heräsikö mieleesi kysymyksiä? Ole rohkeasti yhteydessä, niin selvitetään yhdessä, miten voimme tukea yrityksenne arkea ja liiketoimintaa.