Projektiennusteilla varmistat projektit ja liiketoimintasi oikeaan suuntaan

Useimmille meistä liiketoiminnan ennustamisesta tulee ensimmäisenä mieleen pörssiyhtiöiden tulosvaroitukset ja osakekurssiheilahtelut. Listautuneelle yritykselle tulosennusteiden tekeminen on pakollista jo pelkästään tiedonantovelvollisuuden takia. Ennustamisesta on kuitenkin valtavasti hyötyä myös pienemmille yrityksille!

Asiantuntijayrityksissä liikevaihto syntyy lähes yksinomaan asiakkaille toteutetuista projekteista, joten projektien onnistumisen ennustaminen on luonnollinen askel kohti kannattavampaa, mitattavampaa ja läpinäkyvämpää tulosta. Miksi kaikki asiantuntijayritykset eivät ennusta projektejaan? Ensimmäinen syy on sopivan järjestelmän ja ymmärryksen puute. Usein ennustaminen koetaan hankalaksi, eikä tiedetä miten sen voisi aloittaa. Oman kokemukseni mukaan kyse on myös osittain laiskuudesta. Kun yrityksellä menee “riittävän” hyvin, ei projekteja ja liiketoimintaa tarvitse budjetoida etukäteen, jolloin lopputuloksen ja katteen tarkkaa ennustamista ei nähdä tarpeelliseksi.

Mitä projektien ennustaminen tarkoittaa?

Projektien ennustaminen tarkoittaa yksinkertaisesti projektin avainlukujen arvioimista jo etukäteen saatavilla olevien tietojen pohjalta. Ennustettavia asioita ovat yleensä projektin onnistumisen kannalta merkittävät muuttuvat tekijät: projektin työmäärä, aikataulu, projektityöntekijät, budjetti, laskutus, kannattavuus ja kulut. Ennusteet voidaan tehdä jo ennen projektia, ja niitä voidaan tarkentaa projektin edetessä, kun saatavilla oleva tieto ja ensimmäisten toteutuneiden lukujen määrä kasvaa. Yritysten kannattaa ennustaa ainakin myyntiä, laskutusta, resursointia ja kuluja.

Jotta ennustamista tulee ylipäätään tehtyä ja homma pysyy mielekkäänä, pitää sen olla ennen kaikkea vaivatonta. Ennusteiden laatimisessa auttaa, kun käytössäsi on helppokäyttöinen järjestelmä, jolla tarvittavat kirjaukset syntyvät työn lomassa. Visma Severa on asiantuntijayrityksille luotu projektinhallintaohjelma, jolla projektien ennustaminen on helppoa ja nopeaa.

Lue lisää: Taloushallinnon ja projektinhallinnan yhdistäminen

Projektien ennustamisesta hyötyy koko yritys

Tiedon kirjaaminen ennusteita varten on helppoa, kun roolit ja vastuut ovat selvillä. Kun myyjä myy projektia, hän kirjaa projektin myyntihinnan ja kaupan todennäköisyyden järjestelmään, joiden pohjalta syntyy myyntiennuste. Myynnissä tehty tarjous voidaan luoda suoraan projektisuunnitelmaksi, johon projektipäällikkö tekee arvion laskutuksesta ja projektin kuluista, eli kuinka paljon projekti tuottaa liikevaihtoa ja katetta. Projektipäällikkö kirjaa myös tarjouksen pohjalta tiedot siitä, kuinka paljon työtä projekti vaatii, milloin projektin tulee olla valmis ja kuinka monta työntekijää projektille on määritelty. Näin saadaan tiedot laskutus-, kulu- ja resursointiennustetta varten.

Sen sijaan, että ennustaminen kuuluisi vain johtajille, kannattaa vastuu ennustamisesta jakaa niille, jotka juuri kyseistä ennustetta eniten tarvitseva – siis projektipäälliköille ja jopa projektin jäsenille. Fiksuinta on, että koko projektitiimi pääsee osaksi kirjausten tekemistä ja näkee kuinka arviot ja toteutus kulkevat käsi kädessä. Tehkää ennustaminen läpinäkyväksi kaikille työntekijöille!

Kuten missä tahansa työssä, myös ennustamisessa kehittyy tekemisen myötä. Pitkäjänteisen ja säännöllisen ennustamisen kautta opit arvioimaan projekteja jatkuvasti paremmin.

Projektien tärkeimmät ennusteet

Myyntiennuste

Myynnin ennuste perustuu myyntitöiden arvoon ja todennäköiseen voittoprosenttiin. Kun myyjä kirjaa myyntikeissin Severaan, hän voi samalla kirjata sille voittoprosentin joko myyntiputken vaiheeseen perustuen (keskiarvo kaupan onnistumiseen kyseisen myyntiputken vaiheessa), tai muuttaa prosenttilukua oman kokemuksensa pohjalta. Jos myyjä esimerkiksi tuntee asiakkaan hyvin ja tietää tämän ostavan projektin hyvin todennäköisesti, voi hän jo myyntiputken alkuvaiheessa arvioida voittoprosentin korkeammalle.

Myyntiennuste toimii vertailulukuna toteutuneisiin kauppoihin, ja sen pohjalta voidaan luoda laskutusennusteet tulevaisuuteen. Ennuste tukee myös myyjän oman työn ohjaamista. Sen kautta myyjät pystyvät seuraamaan ajantasaisesti sitä, kuinka paljon myyntiä on syntynyt ja mitkä kaupat ovat toteutumassa lähiaikoina. Jos myyntiennuste tuleville kuukausille näyttää heikolta, on tärkeää saada mahdollisimman paljon uusia liidejä myyntiputkeen, jolloin myyjä voi varautua asiaan priorisoimalla enemmän työaikaa putken alkupään aktiviteetteihin.

Lue myös: Myynnin johtaminen tunnusluvuilla

Laskutusennuste

Laskutusennuste, muodossa tai toisessa, on useimmille yrityksille tuttu. Laskutusta kun seurataan varmasti jokaisessa yrityksessä. Laskutusennustetta voidaan seurata niin työntekijä-, asiakas- kuin projektikohtaisestikin. Projektin edetessä vertaa laskutusennustetta toteutuneisiin laskutuksiin. Jos ennuste on onnistunut, kuun lopussa arvojen tulisi olla tietysti mahdollisimman lähellä toisiaan.

Kiinteästi hinnoitelluissa projekteissa laskutusennuste voidaan määritellä suoraan projektisuunnitelmille merkittyjen laskutusten mukaan. Tuntihinnoitteiseissa projektissa voit laskea laskutuksen työntekijöiden resursointien ja laskutettavien tuntihintojen pohjalta. Kun järjestelmään on ennustettu resursoinnin määrä tunteina ja syötetty työntekijäkohtainen tuntihinta, pystytään tämän perusteella tekemään laskutus- ja liikevaihtoennuste tulevaisuuteen.

Myös lisenssilaskutusta pystyy seuraamaan ja ennustamaan suoraan Severassa. Jos yrityksesi laskuttaa esimerkiksi ohjelmistoja tasaisilla ja toistuvilla kuukausierillä, voit ennusteen kautta seurata kuinka laskutusta syntyy ja kuinka paljon myyntiä pitäisi syntyä haluttua tulovirtaa varten. Ennusteesta näet esimerkiksi, jos iso joukko asiakkaita on lopettamassa tilauksensa tiettynä kuukautena, jolloin voit varautua siihen myynnin toimenpiteillä jo hyvissä ajoin.

Mikäli yritys ei ole kovin suuri, ja jokaisen työntekijän kuukausittaisen laskutuksen määrä on suhteellisen vakio, voi projektipäällikkö seurata työntekijäkohtaisesta laskutusennusteesta työntekijöiden työkuormitusta. Jos laskutuksen perusteella henkilö on ylikuormitettu, voidaan seuraava projekti resursoida jollekin toiselle työntekijälle. Ja, jos kaikkien työntekijöiden laskutusennusteiden määrät alkavat selvästi näyttää korkeilta, voi lisäkäsien palkkaaminen olla fiksu ratkaisu.

Projektin edetessä projektityöntekijä itse voi seurata laskutusennusteen kautta omaa työtään. Toteutuneiden ja arvioiden lukujen suhde auttaa häntä ymmärtämään työnsä vaikutuksia sekä tarvittaessa tekemään myös itse laadukkaita arvioita omasta työstään ja parantamaan tehokkuutta.

Laskutusennuste kiinnostaa luonnollisesti myös yrityksen johtoa. Ennusteen pohjalta he pystyvät esimerkiksi tarkkailemaan tulevaa ja tämänhetkistä tilauskantaa, sekä tekemään sen pohjalta päätelmiä työntekijöiden kuormituksesta. Näin johto voi helposti arvioida, kuinka paljon uusia tilauksia on tarpeen tai ylipäätään mahdollista ottaa vastaan lähitulevaisuudessa.

Lue myös: Laskutusjumpasta eroon Severalla

Resursointiennuste

Projektin alkaessa arvioit, kuinka paljon työtä projekti vaatii, kuinka monta henkilöä sitä tulee tekemään ja kuinka kauan projekti kestää. Toisin sanoen ennustat projektin aikataulua, työmäärää ja resurssikuormaa. Kun projektia aletaan toteuttamaan ja tehtyjä tunteja kirjataan järjestelmään, pystyt vertailemaan näitä ennusteita ja toteutuneita lukuja Severan projektinäkymässä.

Projektille ennustettu tuntimäärä voi tulla suoraan sen pohjalta, mitä asiakkaalle on jo myyntivaiheessa myyty. Jos ennuste tehdään täysin myyntiä vastaavaksi, voidaan projektin edetessä seurata, kuinka myynti ja toteutus vastaavat toisiaan. Toisaalta, jos jo projektia aloittaessa tiedetään, että tietyt työvaiheet vievät enemmän aikaa kuin mitä tarjoukseen on kirjattu, voidaan ne ottaa huomioon ennusteessa.

Työmääräennusteiden perusteella projektipäällikkö voi tehdä resursoinnin projektisuunnitelmalle. Resursointiennuste auttaa projektipäällikköä myös hahmottamaan kokonaisuutta siitä, kuinka kukin työntekijä on sidottu, mille projektille ja milloinkin. Resursointiennuste antaa ennen kaikkea hyvän yleiskuvan työntekijöiden työtilanteesta, kuormitusasteesta, poissaoloista ja projektien määrästä, turvaten tasaisen kuormituksen jokaiselle työntekijälle. Myyntihenkilöstö taas näkee resursointiennusteiden pohjalta, milloin projektitiimi pystyy hoitamaan projektin ja antaa myyntitilanteessa asiakkaalle luotettavan arvion siitä, milloin projektin voidaan olettaa olevan valmis.

Lue myös: Resursointi on hyödyksi jokaiselle yritykselle

Kuluennuste

Kun laskutuksen lisäksi ennustat myös projektille syntyneitä kuluja, saat tarkan ja läpinäkyvän arvion projektin katteesta. Kuluennustetta varten laske projektin työkustannukset resursoinnin perusteella, ja yhdistä mukaan myös kaikki mahdolliset alihankintakulut, materiaalikustannukset ja ulkoistetut palvelut, mikäli ette laskuta niitä suoraan asiakkaalta. Yllättävät menot ovat aina mahdollisia, mutta mahdollisimman tarkan ennusteen luominen jo heti projektin alussa antaa luotettavan arvion projektin kannattavuudesta.

Lue myös: Severa toi läpinäkyvyyttä ja ennustettavuutta itseohjautuvan IT-yrityksen arkeen

Projektinhallintajärjestelmällä ennustaminen sujuu helposti

Visma Severa kokoaa kaikki projektin vaiheet ja ennustamiseen tarvittavan tiedon yhteen järjestelmään, sekä luo valmiit, helposti luettavat raportit niin johtoa, myyntiä kuin projektitiimiäkin varten. Helposti ja ilman turhia, aikaa syöviä välivaiheita.

Kokeile Visma Severan ennuste- ja raportointiominaisuuksia maksutta 30 päivää, tai laita meille viestiä ja kysy lisää!