Severassa parhaat ominaisuudet liiketoiminnan kehittämiseen

Kuudes Oy on yksi Suomen johtavista business-strategia ja -design toimistoista. Noin 40 työntekijän ja vajaa neljä miljoonaa liikevaihtavan yrityksen tavoite on tarjota asiakkailleen koko ajan laadukkaampaa palvelua ja sitä kautta myös kasvaa. Viime vuonna he ottivat käyttöön Severa toiminnanohjausjärjestelmän tukemaan palveluiden ja liiketoiminnan kehittämistä.

Yhtiö on kokeillut 18 vuoden toimintansa aikana useita toiminnanohjausjärjestelmiä. Toimitusjohtaja Jari Danielssonin mukaan aikaisemmissa ohjelmistoissa he pystyivät ohjaamaan projektitoimintaa ihan hyvin, mutta liiketoiminnan johtamiseen ja kehittämiseen niistä ei saanut riittävästi dataa.

Raportteja monenlaiseen seurantaan ja ennustamiseen

Severa valikoitui Kuudennen toiminnanohjausjärjestelmäksi nimenomaan sen monipuolisten raporttien ansiosta. Päivittäisessä ja viikottaisessa seurannassa ovat mm. myynnin putki, myytyjen projektien laskutusennuste ja tietyllä todennäköisyydellä tarjousputkessa olevien projektien laskutusennuste, asiakkuuksien kehittyminen sekä työntekijöiden resursointi ja laskutusaste.

– Severa on selkeästi muita parempi myynnin, tekemisen ja tuottavuuden suunnittelussa, seurannassa sekä ennustamisessa. Aikaisemmin pyöritimme raportteja Excelissä, nyt saamme 90% tarvitsemastamme datasta Severasta, Danielsson sanoo.

Kuudennessa kaikkea seurataan yhtiön, liiketoimintayksiköiden sekä työntekijätasolla. Näin he saavat kattavan kuvan yhtiön liiketoiminnasta ja näkevät myös selkeämmin, missä tarvitaan toimenpiteitä.

Severa on selkeästi muita parempi myynnin, tekemisen ja tuottavuuden suunnittelussa, seurannassa sekä ennustamisessa

– Voisi puolittain leikkisästi sanoa, että nyt me toimimme kuin oikea yritys. Olen työskennellyt 25 vuotta luovalla alalla ja tosiasiahan on, ettei liiketoiminnan kehittäminen ole alallamme kovin suosittua. Nyt näemme esimerkiksi, mitkä asiakkuudet ovat kannattamattomia ja milloin myyntiä täytyy lisätä, Danielsson kuvailee.

Kuudennen tukena Severan käyttöönottoprojektissa oli Askele Oy, jolla on vuosien kokemus erilaisista asiantuntijayritysten kehitysprojekteista. Danielssonin mukaan Askelen asiantuntijat auttoivat erityisesti siinä, miten Severa valjastettiin tukemaan heidän tavoitteitaan optimaalisella tavalla. Askele opasti niin ohjelmiston käytössä kuin yhtiön tavoitteita tukevien raporttipohjien laadinnassa.

– Askeleella oli merkittävä rooli Severan käyttöönotossa. Olemme supertyytyväisiä, sillä ilman noin asiantuntevaa ja palvelevaa apua Severan käyttöönotto olisi ollut hitaampaa, emmekä olisi saaneet tavoiteltuja hyötyjä niin nopeasti käyttöön, Danielsson kertoo.

Tehdään asioita fiksummin

Kuudes on 8 viime vuoden aikana tuplannut liikevaihdon ja henkilöstömäärän. Danielssonin mukaan yhtiön kasvun myötä liiketoiminnan hallitseminen ilman selkeää näkymää myynnin ja tekemisen onnistumiseen sekä tuottavuuden seurantaan kävi mahdottomaksi.

– Olemme nyt niin suuri yhtiö ja meillä on monia osastoja, jotka tekevät erilaista työtä, että kokonaisuuden hallinta alkoi olla haasteellista. Tarvitsimme siis järjestelmän, jonka avulla pystymme seuraamaan helposti ja riittävällä tarkkuudella liiketoiminnan kehitystä, ennustettavuutta ja toteumia, Danielsson kertoo.

Projektiliiketoiminnassa ennustaminen on ongelmallista toiminnan lyhytjänteisyyden vuoksi. Severa tarjoaa erilaisia ennusteita, joiden pohjalta tulevaisuuden suunnittelu on helpompaa.

Tehdään siis fiksumpia valintoja kannattavuuden näkökulmasta

– Tavoite on, että ihmiset pystyvät keskittymään olennaiseen. Kun seuraamme projektien kannattavuutta, pystymme arvioimaan minkä tyyppisiä projekteja kannattaa tehdä. Tehdään siis fiksumpia valintoja kannattavuuden näkökulmasta, Danielsson kertoo.

Kuudes työllistää hyvin laajasti eri alojen asiantuntijoita, mikä tuo omat haasteensa projektien myynnille ja resurssien hallintaan. Severan ansiosta yhtiöllä on selkeämpi näkymä jokaisen työntekijän tämän hetkiseen ja suunniteltuun työtaakkaan.

– Nyt nähdään mihin myynti on menossa, mitkä ovat liiketoiminta-alueiden ennusteet sekä henkilötasolla resurssiennusteet. Pystymme fiksummin suunnittelemaan esimerkiksi millaisia projekteja on mahdollista ottaa vastaan, Danielsson kuvaa.

Koko henkilöstö paremmin kartalla

Jari Danielssonin mukaan Severa on muuttanut toimintatapoja koko yrityksessä. Toisille uusien, tarkempien kirjaustapojen opettelu on ollut helpompaa kuin toisille, mutta henkilökunta on selvästi ymmärtänyt raportoinnin merkityksen. On ymmärretty, että järjestelmä antaa ulos juuri niin täsmällisiä ja ajantasaisia raportteja kuin sinne kirjattavat tiedot ovat.

– Henkilöstö on ottanut Severan tuottaman datan melko hyvin käyttöön. Monet seuraavat sieltä sekä omia että tiimin tietoja säännöllisesti. Kaikkiaan tekeminen on meillä muuttunut läpinäkyvämmäksi. Nyt käymme viikottain koko porukan kanssa yhdessä läpi mm. myyntiputken tilannetta, Danielsson kertoo.

Erityisesti Severan Kanban-näkymä saa Danielssonilta kiitosta. Se antaa erittäin havainnollisen kuvan koko putkesta, liideistä toteutuneisiin projekteihin. Kanban on myös henkilökunnalla päivittäisessä käytössä.

Kuudes haluaa seurata liiketoiminnan kehittymistä systemaattisesti. Siksi heille on tärkeää, että Severasta näkee mm. eri liiketoiminta-alueiden myynnit, laskutuksen ja ennusteet sekä eri asiakkaiden kannattavuudet.

Olemme vahvoja ammattilaisia omalla alallamme, mutta haluamme olla ammattimaisia myös liiketoiminnan johtamisessa

– Olemme vahvoja ammattilaisia omalla alallamme, mutta haluamme olla ammattimaisia myös liiketoiminnan johtamisessa. Se on ollut iso mentaalinen muutos, kun asioita on alettu seurata tarkemmin, Danielsson pohtii.

Severan myötä Kuudennessa ollaan paremmin kartalla siitä missä mennään ja mitä pitää tehdä, jotta kannattavuus paranee. Järjestelmän avulla yhtiö on saanut parempaa ymmärrystä tekemisen kehittämiseen.

Danielsson listaa konkreettisia asioita, joita Severa on tuonut tullessaan; Selkeämpi näkemys missä tiimissä on liikaa töitä ja missä liian vähän. Minkä tyyppistä työtä pitää saada taloon. Millaisia tarjouksia on ulkona ja miten potentiaaliset projektit työllistävät henkilökuntaa.

– Työvoiman käytön seuraaminen on parantunut ja uskon, että sen ansiosta pystymme keskittymään oikeisiin asioihin, Danielsson arvioi.