Omakustannushinnan laskeminen ja hyödyntäminen

Asiantuntijayrityksessä selkeästi suurin kustannuserä ovat palkat. Suomen konsulttiorganisaatioiden liiton tutkimuksen perusteella esimerkiksi suunnittelualan konsulttipalveluita tuottavissa yrityksissä palkat ja niihin liittyvät sosiaalikulut muodostavat jopa 70 prosenttia yrityksen kulurakenteesta. Jotta projektien ja sitä kautta asiakkaiden, palveluiden tai henkilöstön kannattavuutta voidaan seurata, täytyy nämä kustannukset saada kohdistettua oikein. Asiantuntijayrityksessä luonteva kustannusten kohdistamistapa on tuntikirjaus.

Lue myös: Tuntikirjausten odottamattomat hyödyt ja vaatimukset

Kuinka omakustannushinta kannattaa laskea ja miten sitä hyödynnetään?

Pelkkä tuntien kappalemääräinen rekisteröinti ei riitä, vaan kullakin kirjauksella täytyy olla kustannus. Tuntikirjauksen kustannuksesta voi käyttää termiä omakustannushinta. Käytännössä tämä tarkoittaa siis henkilön yhden työtunnin hintaa. Omakustannushinta määritellään henkilön tietoihin. Ajan kuluessa ja esimerkiksi kustannusrakenteen tai palkkojen muuttuessa omakustannushintaa voidaan vastaavasti muuttaa esimerkiksi tietystä ajanjaksosta alkaen. Ajallinen kohdistaminen mahdollistaa kunkin henkilön omakustannushinnan historiatiedon tarkastelun myös jälkikäteen.

Omakustannushintaa käytetään projektien ja palveluiden toimituksessa käytettyjen resurssien eli henkilöiden kustannusten kohdistamisessa osaprojekteille ja sitä kautta edelleen erityisesti:

• projektille
• asiakkaalle
• työntekijälle
• liiketoiminta-alueelle.

Johdonmukaista ja pitkäjänteistä

Miten omakustannushinta tulisi laskea, jotta sen avulla saadaan oikea määrä kustannuksia kohdistettua kullekin seurantakohteelle? Omakustannushintaan sisällytetään tyypillisesti välittömien palkka- ja sivukulujen lisäksi myös yrityksen yleiskuluja tai kaikki yleiskulut.

Näkemyksemme mukaan omakustannushintaa määritettäessä keskeistä ei ole absoluuttisen arvon määrittäminen, vaan se, että:

• Eri henkilöiden omakustannushinnat on määritetty johdonmukaisesti.
• Omakustannushintaa ei muuteta radikaalisti ajan myötä, vaan sitä muutetaan yrityksen kulurakenteen kehityksen mukaisesti esimerkiksi neljännesvuosittain tai puolivuosittain.

Toiminnanohjausjärjestelmässä keskeistä on pystyä vertaamaan eri projektien, asiakkaiden, liiketoimintojen tai palveluiden sekä työntekijöiden kannattavuutta. Lisäksi yrityksen tulee voida seurata näiden kehittymistä ajan myötä ja sitä kautta analysoida ja kehittää esimerkiksi hinnoittelumallejaan tai projektien johtamiseen liittyviä seurantakäytäntöjä. Tähän seurantaan ei omakustannushinnan absoluuttisella arvolla ole merkitystä.

Lue myös: Toiminnanohjausjärjestelmää käyttävät yritykset menestyvät kilpailijoitaan paremmin

Omakustannushinnan määrittäminen

Omakustannushinta kannattaa määrittää täyskatteellisena. Tällä tarkoitetaan sitä, että kustannusten laskennassa huomioidaan yrityksen kaikki kulut. Tällöin omakustannuksen määrittäminen tapahtuu esimerkiksi seuraavalla tavalla:

• Otetaan laskennan pohjaksi yrityksen koko kulurakenne.
• Vähennetään kuluista alihankintalaskutus ja kauttalaskutus, mikäli nämä kirjataan järjestelmään osaprojekteille suoraan ostoina.
• Jaetaan näin saatu kokonaiskustannus henkilöille kuukausipalkkojen suhteessa.
• Muutetaan em. kokonaiskustannus henkilökohtaiseksi tuntihinnaksi jakamalla se vuosittaisella tuntimäärällä (jakajana esimerkiksi 1750 tuntia).

Esimerkki kolmen hengen asiantuntijayrityksestä, jonka kulurakenne on seuraavanlainen:

Kustannuserä	Summa
Palkkakulut	106 800
Sosiaalimenot	42 720
Muut yleiskulut	64 080
Yhteensä	214 328

Yrityksessä työskentelevien henkilöiden omakustannushinta muodostuu tällöin seuraavasti kun tuntijakajana käytetään 1 750 tuntia vuodessa:

Henkilö	KK-palkka	Osuus	Omakustannushinta
Henkilö A	3 500	39 %	48,16
Henkilö B	2 800	31 %	38,53
Henkilö C	2 600	21 %	35,78
Yhteensä	8 900	100 %

Omakustannushintaa laskettaessa kannattaa huomioida yrityksen lähtötilanne. Jos yrityksen tulos on vahva, voi kulurakennetta käyttää sellaisenaan. Tarvittaessa kulurakenteeseen voidaan lisätä tavoiteltu voittomarginaali ja laskea omakustannushinta tämän mukaisesti. Tämä on tarpeen erityisesti, jos lähtötilanteessa tulos on heikko ja käyttöaste matala, ja tähän halutaan projektien kannattavuusseurannassa kiinnittää erityistä huomiota.

Hyvin usein käytetty tapa omakustannushinnan määrittämiseen on kertoa tuntipalkka yleiskustannuskertoimella. Yleiskustannuskerroin vaihtelee toimialoittain, mutta hyvin yleisesti käytetty kerroin esimerkiksi suunnittelualalla on 1,7 ja mainos- ja viestintätoimistoissa 2,5.

Lue myös: 4 keinoa tehostaa mainos- ja viestintätoimiston kannattavuutta

Laskutusasteen huomioiminen omakustannushinnassa

Asiakkaidemme kanssa käydyissä keskusteluissa meiltä usein kysytään, kannattaako laskutusaste huomioida omakustannushintaa laskettaessa. Tämä kysymys perustuu intuitiiviseen ajatukseen siitä, että yllä olevalla tavalla laskettu omakustannushinta antaa esimerkiksi projektien katteesta liian hyvän kuvan, minkä vuoksi omakustannushinta tulisi jakaa laskutusasteella. Taustalla on ajatus, että projektien katteen tulisi kattaa myös laskuttamaton työ.

Emme suosittele tätä mallia muun muassa seuraavista syistä:

• Yleiskustannuslisän kautta projektit ja muut objektit saavat joka tapauksessa osansa yleiskuluista.
• Malli johtaa siihen, että yritystasolla kokonaiskulut ovat järjestelmässä todellisia kokonaiskuluja suuremmat, sillä omakustannushinta kohdistuu joka tapauksessa sisäisiin projekteihin.
• Kukin objekti (asiakas, projekti, henkilö jne.) joutuisi kantamaan osansa toisten objektien alhaisen laskutusasteen aiheuttamista kustannuksista.
• Palvelujen kulurakenne muodostuu erittäin haastavaksi. Jos laskutusasteella korjattua omakustannushintaa käytetään pohjana hinnoittelupäätöksissä, voi seurauksena olla ylilyöntejä.

Haluatko laittaa yrityksesi raportoinnin kuntoon ja saada avainluvut ilman manuaalista laskemista? Autamme mielellämme.