Severa vs. Excel: milloin projektinhallinta kannattaa siirtää pois taulukoista?

Excel sopii hyvin yksittäisiin laskelmiin, kevyisiin taulukoihin ja alkuvaiheen seurantaan yrityksessä. Kun asiantuntijayrityksessä projektien, tuntikirjausten, laskutuksen ja resursoinnin määrä kasvaa, kokonaisuuden hallinta ja projektien kannattavuuden seuranta vaativat enemmän kuin yksittäisiä taulukoita. Severa kokoaa projektien arjen yhteen järjestelmään, jolloin johtaminen ei ole yhtä vahvasti muistin, erillisten tiedostojen ja käsin päivitettävien raporttien varassa.

Excel on monelle asiantuntijayritykselle ensimmäinen projektinhallinnan työkalu. Se on tuttu, joustava ja nopeasti käyttöön otettava. Alkuvaiheessa se voi riittää hyvin projektien, tuntien ja laskutuksen seuraamiseen.

Mutta kun yritys kasvaa, projekteja on enemmän ja laskutettavaa työtä kertyy useilta ihmisiltä, Excelin rajat tulevat usein vastaan. Silloin kyse ei ole enää pelkästä taulukosta. Kyse on kaikesta siitä manuaalisesta työstä, muistamisesta, tarkistamisesta ja tiedon siirtämisestä, joka taulukon ympärille alkaa kasvaa.

Projektien johtaminen ei saisi olla ihmisten muistin, erillisten tiedostojen ja viime hetken tarkistusten varassa. Kun arki täyttyy hallinnollisesta varmistelusta, aikaa ja mielen tilaa jää vähemmän sille työlle, josta asiantuntijayrityksen arvo syntyy.

Siksi Severan kaltainen järjestelmä ei ole vain uusi työkalu. Se voi olla kannattava investointi sujuvampaan arkeen, parempaan näkyvyyteen ja kestävämpään kasvuun.

Lyhyesti: Severa vs. Excel

• Excel sopii hyvin kevyempään seurantaan, yksittäisiin laskelmiin ja tilanteisiin, joissa projekteja on vähän.
• Severa sopii asiantuntijayritykselle, joka haluaa hallita projektit, tunnit, laskutuksen, resursoinnin ja raportoinnin samassa järjestelmässä.
• Keskeinen ero on manuaalisen työn määrä: Excelissä paljon riippuu siitä, että ihmiset muistavat päivittää ja yhdistellä tietoja, kun taas Severa tukee projektien hallintaa yhteisen prosessin kautta.

Milloin Excel ei enää riitä projektinhallintaan?

Excel ei yleensä enää riitä projektinhallintaan silloin, kun projektien kokonaiskuvan muodostaminen vie liikaa aikaa, tieto elää useissa eri paikoissa ja raportteja pitää koostaa käsin päätöksenteon tueksi.

Pienessä yrityksessä Excel voi tuntua järkevältä ratkaisulta. Projekteja on vähän, laskutettavat tunnit pysyvät vielä mielessä ja kokonaisuus on helposti yhden tai kahden ihmisen hallinnassa.

Tilanne muuttuu, kun asiakkaita, projekteja ja työntekijöitä tulee lisää. Silloin yksittäisistä taulukoista alkaa muodostua oma hallinnollinen järjestelmänsä. Yhdessä tiedostossa seurataan tunteja, toisessa laskutusta, kolmannessa projektien etenemistä ja neljännessä resursointia.

Jossain vaiheessa aikaa ei enää kulu vain projektien johtamiseen, vaan myös siihen, että tiedetään missä tieto on, mikä versio on uusin ja onko kaikki varmasti muistettu päivittää.

Kasvavassa konsulttiyrityksessä tämä vaihe voi tulla vastaan nopeasti. Junebugilla Excel toimi alkuvaiheessa, kun tekijöitä oli vain muutama. Yrityksen kasvaessa projektien, myynnin ja laskutuksen seuraaminen alkoi kuitenkin käydä haastavaksi.

“Excel oli aloitusvaiheessa ihan toimiva ratkaisu, kun meitä oli vain 2–3 tekijää. Toki sekin vaati minulta aikaa kokonaisuuden hallintaan. Niin sanotusti kartalla pysyminen hankaloitui yrityksen kasvaessa.”

— Jukka Nevala, perustaja ja toimitusjohtaja, Junebug

Severan käyttöönoton jälkeen Junebug näki samasta järjestelmästä muun muassa laskutetun työn, laskutettavan työn, resursoinnit ja työntekijäkohtaiset tunnit. Tämä helpotti työn suunnittelua ja kokonaisuuden hallintaa.

Lue lisää Severa-kokemuksista: Severa on helppokäyttöinen projektinhallintajärjestelmä kasvavan konsulttiyrityksen tarpeisiin

Miksi manuaalinen projektinhallinta kuormittaa asiantuntijayritystä?

Manuaalinen projektinhallinta kuormittaa, koska ihmisten pitää jatkuvasti muistaa, päivittää, tarkistaa ja yhdistellä tietoja. Se vie aikaa, mutta myös keskittymistä ja mielen tilaa.

Excelin todellinen kustannus ei näy vain taulukon ylläpitoon kuluvissa tunneissa. Se näkyy myös keskeytyksissä, varmistelussa, unohtuneissa kirjauksissa ja siinä, että ihmisten ajattelu sitoutuu hallinnolliseen selvittelyyn.

Jonkun pitää muistaa kirjata tunnit. Jonkun pitää tarkistaa, ovatko ne oikein. Jonkun pitää siirtää tiedot laskutukseen. Jonkun pitää koostaa raportit. Jonkun pitää huomata, jos projekti alkaa mennä yli budjetin tai laskutettavaa työtä on jäämässä kirjaamatta.

Yksittäisinä tehtävinä nämä voivat tuntua pieniltä. Mutta kun ne toistuvat viikosta ja kuukaudesta toiseen, niistä syntyy kuormaa koko organisaatiolle.

Asiantuntija joutuu miettimään, mihin projektiin tunnit kuuluivat. Projektipäällikkö joutuu varmistamaan, onko kaikki kirjattu. Johto joutuu odottamaan raportteja tai tekemään päätöksiä vajaan tiedon pohjalta.

Tämä on pois siltä työltä, johon ihmisten osaaminen kannattaisi käyttää: asiakastyöltä, suunnittelulta, projektien johtamiselta, myynniltä ja liiketoiminnan kehittämiseltä.

Severan kaltainen järjestelmä vähentää tätä kuormaa, koska projektit, tunnit, laskutus ja raportointi eivät elä erillisinä palasina. Kun tieto kirjataan oikeaan paikkaan osana arkea, sitä ei tarvitse muistella, siirtää ja tarkistaa moneen kertaan.

Miksi tuntikirjaus vaikuttaa projektien kannattavuuteen?

Tuntikirjaus vaikuttaa projektien kannattavuuteen, koska se kertoo, mihin yrityksen tärkein resurssi eli ihmisten aika todella kuluu. Jos tuntikirjaukset tehdään jälkikäteen tai eri paikkoihin, myös projektien todellinen kannattavuus voi hämärtyä.

Työajanseuranta voi kuulostaa hallinnolliselta rutiinilta, mutta asiantuntijayrityksessä se on paljon enemmän. Tunnit kertovat, mitä työ oikeasti vaatii, mitä voidaan laskuttaa ja miten vastaavia projekteja kannattaa jatkossa hinnoitella.

Excelissä tuntien käsittely vaatii usein monta vaihetta. Työntekijä kirjaa tunnit taulukkoon, esihenkilö tarkistaa ne ja tiedot siirretään laskutukseen tai palkkahallintoon. Jokainen käsin tehtävä siirto lisää virheiden mahdollisuutta. Samalla aikaa kuluu tehtäviin, jotka eivät tuota asiakkaalle arvoa.

Kun tuntikirjaus on osa projektinhallintajärjestelmää, tiedot kulkevat suoremmin sinne, missä niitä tarvitaan. Tunnit tukevat projektin seurantaa, laskutusta, raportointia ja kannattavuuden arviointia.

Tämä tekee arjesta sujuvampaa ja päätöksenteosta luotettavampaa.

Miksi projektien kannattavuutta kannattaa seurata työn aikana?

Projektien kannattavuutta kannattaa seurata työn aikana, koska silloin lopputulokseen voidaan vielä vaikuttaa. Jälkikäteen tehty kannattavuusanalyysi kertoo, mitä tapahtui, mutta työn aikana näkyvä tieto auttaa ohjaamaan projektia ajoissa.

Excelissä tieto voi olla olemassa, mutta sen kokoaminen vaatii usein työtä. Ensin pitää varmistaa, että tunnit on kirjattu. Sitten pitää tarkistaa, ovatko laskutukset ajan tasalla. Sen jälkeen täytyy yhdistää tieto projektin budjettiin, myyntihintaan ja toteumaan. Lopputulos voi olla hyödyllinen, mutta se tulee helposti liian myöhään.

Severassa projektien tilannetta voidaan seurata arjen työn mukana. Kun tunnit, laskutus ja projektitiedot ovat samassa järjestelmässä, yrityksellä on parempi näkyvyys siihen, mitkä projektit etenevät suunnitellusti ja missä kannattaa reagoida ajoissa.

Rantanen Arkkitehdit siirtyi Exceleistä Severaan juuri siksi, että projektit, asiakkaat, tuntikirjaukset ja laskutus haluttiin samaan kokonaisuuteen. Ennen Severaa laskutukseen oli oma Excel-pohja ja tuntikirjaukset syötettiin toiseen Exceliin. Tavoitteena oli päästä eroon päällekkäisestä työstä ja saada kannattavuus näkyviin jo projektin aikana.

“Koko projektin elinkaari on helppo hallita Severalla. Se on ollut meille ihan korvaamaton työkalu. Asiat hoituvat sillä tosi nopeasti ja helposti.”

— Lassi Rantanen, perustaja ja toimitusjohtaja, Rantanen Arkkitehdit

Rantanen Arkkitehdeilla projekteja käydään läpi viikoittain datan pohjalta. Myyntihinta ja käytetty aika ovat jatkuvasti nähtävissä, joten katetta voidaan seurata jo projektin aikana, ei vasta jälkikäteen.

Se on olennainen ero. Kannattavuus ei ole vain taloushallinnon raportti. Se on myös projektien johtamisen työkalu.

Lue asiakaskokemus: Exceleistä yhteen näkymään – Rantanen Arkkitehdit keskittyy ydin­osaamiseensa hallinnollisen työn sijaan

Miten yksi yhteinen näkymä keventää arkea?

Yksi yhteinen näkymä keventää arkea, koska projektien, tuntien, laskutuksen ja raportoinnin tietoja ei tarvitse kerätä käsin eri lähteistä. Kun tieto löytyy samasta paikasta, kokonaiskuvan muodostaminen on helpompaa.

Yksi Excelin suurimmista haasteista on tiedon hajautuminen. Projektin tiedot voivat olla yhdessä taulukossa, tunnit toisessa, laskutus kolmannessa ja asiakkaaseen liittyvät tiedot sähköposteissa tai ihmisten muistissa. Tällainen toimintatapa voi toimia hetken, mutta pidemmän päälle tiedon etsiminen, tarkistaminen ja kokoaminen alkaa kuormittaa arkea.

Severan ajatus on toinen. Projektin elinkaari voidaan hallita samassa järjestelmässä tarjousvaiheesta tuntikirjauksiin, laskutukseen ja raportointiin asti. Kun tieto löytyy yhdestä paikasta, sitä ei tarvitse kerätä käsin eri lähteistä.

Tämä vapauttaa aikaa ja vähentää jatkuvaa muistamisen tarvetta. Projektipäällikön ei tarvitse kysellä kirjauksia useasta paikasta. Talous ei joudu odottamaan puuttuvia tietoja. Johto näkee paremmin, missä yritys menee.

Selkeämpi arki näkyy myös asiantuntijoille. Kun hallinnolliset rutiinit ovat kevyempiä, aikaa jää enemmän asiakastyöhön ja omaan ydinosaamiseen.

Arkkitehtisuunnittelu Palokankaan tarinassa muistamisen kuorma näkyi konkreettisesti. Yrityksen alkuvaiheessa hallinnollisia töitä hoidettiin useilla eri tavoilla, kuten Excelillä, paperilla ja mobiilisovelluksilla. Kokonaisuus ei ollut selkeä, ja tuntien muistaminen jälkikäteen oli haastavaa.

“Jälkeenpäin käytettyjen tuntien muistaminen oli haastavaa.”

— Juhana Palokangas, yrittäjä Arkkitehtisuunnittelu Palokangas

Severan käyttöönoton jälkeen tuntikirjauksesta tuli osa arjen rutiinia. Hallinnollinen työ väheni merkittävästi, ja yrittäjän huomio vapautui takaisin suunnittelutyöhön.

“Tuntikirjaukset vievät nykyään viitisen minuuttia päivässä ja laskutus noin parikymmentä minuuttia kuukaudessa. Aikaisemmin siihen meni vähintään kolminkertainen aika. Nyt voin keskittyä enemmän varsinaiseen suunnittelutyöhön.”

— Juhana Palokangas, yrittäjä, Arkkitehtisuunnittelu Palokangas

Lue asiakaskokemus: Arkki­tehti­suun­nit­telu Palokangas luottaa Severaan – hal­lin­nol­li­set rutiinit sujuvaksi ja enemmän aikaa suunnittelulle

Miten Excel voi vaikuttaa laskutukseen?

Excel voi vaikuttaa laskutukseen silloin, kun tunnit, projektitiedot ja laskutuksen valmistelu elävät eri paikoissa. Mitä enemmän prosessissa on käsin tehtäviä vaiheita, sitä enemmän on mahdollisuuksia viiveille, virheille ja unohtuneille laskutettaville tunneille.

Projektibisneksessä pienetkin katkokset tiedonkulussa voivat maksaa. Jos tunnit unohtuvat kirjaamatta, laskutus viivästyy tai projektin etenemistä ei seurata ajantasaisesti, rahaa voi jäädä pöydälle.

Excelissä laskutuksen ja projektien väliin syntyy helposti käsityötä. Tunnit kirjataan yhteen paikkaan, laskut valmistellaan toisessa ja raportit kootaan myöhemmin erikseen.

Tämä ei ole vain tehokkuuskysymys. Se vaikuttaa suoraan kassavirtaan, kannattavuuteen ja siihen, kuinka luotettavasti yritys pystyy johtamaan toimintaansa.

Eräässä Severan asiakasesimerkissä vanha toimintatapa ja tulostetut Excel-taulukot kuormittivat projektipäälliköitä, vaikeuttivat tuntien hyväksyntää ja tekivät raportoinnista puutteellista. Pahimmillaan tunteja kirjattiin ulkomuistista, jolloin osa laskutettavista tunneista saattoi jäädä laskuttamatta.

Tämä case muistuttaakin siitä, että järjestelmän puute ei aina näy heti suorana kuluna. Se näkyy ajassa, tarkkuudessa, kuormituksessa ja siinä, kuinka hyvin yritys saa laskutettua tekemänsä työn.

Lue lisää asiakasesimerkistä: Kaoottisesta paperisodasta kohti kannattavaa liiketoimintaa

Severa vs. Excel: mitä eroa arjessa syntyy?

Alla oleva taulukko kokoaa keskeiset erot Excelin ja Severan välillä asiantuntijayrityksen projektinhallinnassa.

Excelissä moni asia on mahdollista, mutta paljon riippuu siitä, miten ajantasaisesti tietoja päivitetään ja yhdistellään. Severassa projektit, tunnit, laskutus ja raportointi kytkeytyvät osaksi samaa prosessia.

Siksi tärkein ero ei ole yksittäisessä ominaisuudessa, vaan siinä, kuinka paljon yrityksen arki nojaa manuaaliseen työhön. Kun rutiinit kevenevät ja kokonaiskuva löytyy yhdestä paikasta, aikaa ja mielen tilaa vapautuu työhön, joka vie yritystä eteenpäin.

Kenelle Excel sopii ja kenelle Severa sopii?

Excel sopii parhaiten tilanteisiin, joissa seuranta on kevyttä, projekteja on vähän ja taulukkojen ylläpito ei kuormita arkea. Severa sopii paremmin silloin, kun projektien, tuntien, laskutuksen, resursoinnin ja raportoinnin pitää tukea toisiaan samassa kokonaisuudessa.

Excelille on edelleen paikkansa. Se on hyvä työkalu laskentaan, suunnitteluun ja kevyisiin taulukoihin. Ongelma syntyy silloin, kun siitä tulee koko projektibisneksen toiminnanohjausjärjestelmä.

Severa on tarkoitettu tilanteeseen, jossa projektien johtaminen vaatii enemmän kuin yhden hyvin rakennetun taulukon. Kun yritys kasvaa, myös toimintatavan pitää kestää enemmän projekteja, enemmän ihmisiä ja enemmän päätöksenteon tarpeita.

Milloin Excelistä kannattaa siirtyä Severaan?

Excelistä kannattaa siirtyä Severaan silloin, kun taulukot eivät enää tue arkea, vaan alkavat hidastaa sitä. Usein kyse ei ole yhdestä isosta ongelmasta, vaan monesta pienestä kitkasta, jotka toistuvat viikosta toiseen.

Tyypillisiä merkkejä ovat:

• Projektien tilanne pitää tarkistaa useasta eri paikasta.
• Tuntikirjauksia tehdään jälkikäteen muistin varassa.
• Laskutus vaatii manuaalista tiedonsiirtoa.
• Raportteja koostetaan käsin päätöksenteon tueksi.
• Johto ei näe ajantasaista kokonaiskuvaa projektien ja kannattavuuden tilanteesta.

Kun nämä merkit alkavat näkyä arjessa, kyse ei ole vain työkalusta. Kyse on siitä, kuinka paljon aikaa, energiaa ja osaamista yritys käyttää työn hallinnointiin varsinaisen työn sijaan.

Miksi projektinhallintajärjestelmä on investointi eikä pelkkä kulu?

Projektinhallintajärjestelmä on investointi silloin, kun se vähentää manuaalista työtä, parantaa näkyvyyttä, nopeuttaa laskutusta ja vapauttaa asiantuntijoiden aikaa tuottavampaan työhön.

Projektinhallintajärjestelmän hankintaa arvioidaan helposti kuukausihinnan kautta. Todellinen vertailu kannattaa kuitenkin tehdä sitä vasten, mitä nykyinen toimintatapa maksaa.

Mitä maksaa esimerkiksi se, että:

• raportteja koostetaan käsin?
• laskutettavia tunteja jää muistamatta?
• projektipäällikön aika kuluu selvittelyyn projektien johtamisen sijaan?
• johto tekee päätöksiä tiedolla, joka ei ole ajan tasalla?
• ihmiset kuormittuvat jatkuvasta muistamisesta, varmistelusta ja hallinnollisesta säätämisestä?

Severan kaltaisen järjestelmän arvo syntyy siitä, että se vähentää tätä näkymätöntä työtä. Se auttaa kirjaamaan, seuraamaan, laskuttamaan ja raportoimaan selkeämmin. Samalla se vapauttaa aikaa ja mielen tilaa sille, mikä vie yritystä eteenpäin.

Excel voi olla hyvä alku. Mutta kun asiantuntijayritys kasvaa, tarvitaan usein enemmän kuin hyvin rakennettu taulukko. Tarvitaan yhteinen näkymä siihen, missä projektit, ihmiset, laskutus ja kannattavuus oikeasti menevät.

Kun arki ei ole enää muistin ja manuaalisen työn varassa, projektien johtamisesta tulee selkeämpää, laskutuksesta sujuvampaa ja kasvusta hallitumpaa.

Siksi Severa ei ole vain vaihtoehto Excelille. Se on investointi siihen, että asiantuntijat voivat keskittyä paremmin omaan työhönsä ja yritys voi kasvaa kannattavammin.

Asiakkaiden kokemuksissa toistuu sama havainto

Asiakastarinoissa toistuu sama havainto: kun projektit, tunnit, laskutus ja kannattavuus saadaan yhteen näkymään, arjesta tulee hallittavampaa. Junebugilla tämä liittyi kasvuun, Rantanen Arkkitehdeillä kannattavuuden seurantaan ja Palokankaalla hallinnollisten rutiinien keventämiseen.

Kyse ei siis ole vain Excelin korvaamisesta toisella työkalulla. Kyse on siitä, että ihmiset voivat käyttää vähemmän aikaa muistamiseen, varmisteluun ja manuaaliseen työhön.

Kokeile Severaa

Haluatko nähdä, miten projektit, tunnit, laskutus ja raportointi saadaan yhteen näkymään?

Kokeile Severaa ja huomaa, miten asiantuntijayrityksen arki voi sujua ilman erillisiä Excel-ratkaisuja. Kun tieto löytyy yhdestä paikasta, projektien johtaminen kevenee ja aikaa vapautuu siihen työhön, joka vie yritystä eteenpäin.

Minna Hirvonen työskentelee Visma Solutionsin sisältömarkkinoinnissa. Minna arvostaa hyödyllisiä ja informatiivisia tekstisisältöjä. Siksi hän päätyi sisällöntuottajaksi jo vuonna 2004, jotta tiedonnälkäiset löytävät vastauksia digitaalisista kanavista.