6 asiaa, jotka kannattaa huomioida projektin perustamisessa

Projektinhallinnassa varmaa on vain se, ettei mikään ole varmaa. Kun projektien rakennuspalikat ovat liikkuvia, toimii apuna huolellinen suunnittelu ja etukäteen päätetyt askelmerkit. Kokosimme kuusi vinkkiä, joiden avulla vältät projektien pahimmat ongelmat ja vaikeuksia tuovat esteet. Kun huomioit nämä asiat jo projektia perustaessa, voit lähteä itse toteuttamiseen kevyemmin mielin.

1. Määrittele projekti jo myyntivaiheessa

Projektin onnistuminen määritellään jo myyntivaiheessa. Koska projektiin käytetty aika alkaa jo aivan ensimmäisistä asiakaskontaktoinneista, tulisi perusteellinen pohjatyö olla tehtynä jo projektia myytäessä. Molemmilla osapuolilla, niin teillä kuin asiakkaallakin, tulee olla sama käsitys siitä, mikä projektin tavoite on, miten se toteutetaan ja miten sitä laskutetaan.

Käy siis jo myyntivaiheessa asiakkaan kanssa läpi projektin aikataulu, vaiheet ja hinta. Selvitä myös, mitä mahdollisia koulutuksia tai kokouksia projektin aikana pidetään ja laadi alustava aikataulu näille, jotta asiakas osaa kutsua oikeat henkilöt paikalle.

Mikäli myynnistä ja projektin johtamisesta vastaa sama henkilö, on pohjatyö varsin yksinkertaista tehdä. Mikäli myynnin hoitaa erillinen tiimi, varmista, että keskustelu tiimien välillä on käyty ennen asiakkaan kontaktointia. Projektin toteuttavan tiimin tulee tietää, mitä myynti on luvannut ja mitä asiakas odottaa, kun taas myynnille tärkeää on ymmärtää projektitiimin resurssit ja aikataulut. Kun perustyö on tehty kunnolla, soljuu projektiputki alusta loppuun asti sujuvasti. Tarkat suunnitelmat takaavat, että laskuttaminen on helppoa ja summat täsmäävät arvioidun kanssa.

2. Aseta konkreettiset tavoitteet

Yksi onnistumisen peruspilareista on tarkoin määritellyt tavoitteet. Jos joku yksittäinen asia menee projektissa pieleen, liittyy se yleensä juuri epäselviin tai väärin ymmärrettyihin tavoitteisiin. Kun yrityksesi tarjonta ja palvelut ovat tarkoin määritelty, on helpompi vastata myös asiakkaiden vaatimuksiin ja pyyntöihin.

Mitä tarkemmin tavoitteet käydään läpi alkuvaiheessa, sitä vähemmän tulee yllätyksiä projektin edetessä. Mikäli mahdollista, pyydä asiakasta näyttämään esimerkkejä siitä, millaista lopputulosta he tavoittelevat. Yleensä asiakkaalla on jo projektia perustaessa jonkinlainen mielikuva siitä, miltä lopputulos näyttää. Haaste on saada tämä tavoitemielikuva samanlaisena ulos niin että itsekin ymmärrät sen samoin. Konkreettisilla ja kuvallisilla esimerkeillä säästät aikaa ja vältät tekemästä virheitä. Esimerkiksi ohjelmistoratkaisuissa konkreettisesti näytetty esimerkki, kuinka asiakas tekee työnsä nykyään, luo todenmukaisen kuvan siitä, millainen järjestelmä heitä hyödyttäisi.

Lue asiakaskokemus: Severa kirkasti näkymää kasvuyrityksen tekemiseen ja tulosten seurantaan

3. Kommunikoi asiakkaan kanssa avoimesti

Projektin tärkein tavoite on yleensä asiakkaan tyytyväisyys lopputulokseen. Korkea asiakastyytyväisyys saavutetaan, kun työ saadaan valmiiksi ajoissa, budjetissa pysyen ja lopputulos vastaa luvattua. Näiden täyttäminen vaatii ennen kaikkea avointa ja säännöllistä kommunikointia projektin edetessä.

Käytä kieltä, jonka asiakas ymmärtää. Muista pitää asiakas ajan tasalla projektin vaiheista ja vastaa kaikkiin nouseviin kysymyksiin. Mikäli mahdollista, osallista asiakkaat mukaan projektiin. Jotta kommunikointiväylä syntyisi ja olisi alusta asti auki, sovi jo ennen projektin aloittamista, kuka asiakasyrityksessä toimii kontaktihenkilönä.

Mikä tärkeintä, älä pelkää puhua hinnoista! Mitä selkeämmin viestit hinnoista projektin alussa, sitä helpommalla pääset laskutusvaiheessa. Väärinkäsitysten määrä ja laskuista jupiseminen jää huomattavan paljon pienemmäksi, kun hinnoittelet projektin tuotteet ja palvelut selkeästi ja viestit niistä mahdollisimman avoimesti – tämä palvelee molempia osapuolia.

4. Seuraa onnistumista tunnuslukujen avulla

Jotta projektin onnistumista voidaan ylipäätään mitata, tulee jokaisen projektitiimiläisen tietää, mitä asioita projektissa mitataan ja minne edistymisen askelmerkkejä merkitään. KPI-lukuja ei yleensä kannata valita projektikohtaisesti, vaan yleisten tunnuslukujen tulee olla yrityksessä kunnossa ennen projektin aloittamista. Projektin jälkeen tunnuslukuja varten kerätyt tiedot tietysti analysoidaan, jotta nähdään kuinka projekti meni mittarien mukaan. Tarkista siis, että KPI-luvut löytyvät ja mittausmenetelmät ovat tiimillä hallussa!

Tunnuslukuja tarvitaan myös projektien jälkiseurantaan. Jälkilaskennan perusteella saat tehtyä raportointia ja ennusteita tulevaisuutta ja vastaavanlaisia projekteja varten.

Lue myös: 5 tärkeintä tunnuslukua projektinhallintaan

5. Varaa aikaa muutoksille

Resursointi on yksi projektisuunnitelman tärkeimmistä vaiheista. Projektipäällikön ratkaistavaksi jää, kuka tiimiläisistä varataan toteuttamaan mikäkin vaihe. Huolellisella suunnittelulla vältetään yliresursointi ja tiimiläisten ajan loppuminen kesken. Avuksi kannattaa ottaa tehokas projektinhallintatyökalu, jolla resursointi sujuu ongelmitta. Gantt-taulukoilla ajastat jokaisen välivaiheen tapahtumaan oikeaan aikaan. Projektin aikana toteutunutta tuntikertymää on hyvä myös verrata säännöllisesti arvioituun aikatauluun, jotta pysytte kartalla, missä mennään ja pystytte ennakoimaan projektin tulevien vaiheiden toteutumista.

Vaikka projekti olisi sovittu ja suunniteltu kuinka tarkasti etukäteen, muutoksia tapahtuu aina. Kun luot projektisuunnitelmaan jokaiselle välivaiheelle tarpeeksi väljän aikataulun, saat pelivaraa myös mahdollisten muutoksien huomioimiseen ja (pahimmassa tapauksessa) virheiden korjaamiseen. Allokoi aina enemmän aikaa, kun välttämättä tarvitset.

Lue myös: Mitä projektien resursointi oikeastaan tarkoittaa ja miten sitä kannattaa tehdä?

6. Varaudu riskeihin

Yksikään projekti ei ole riskitön – mutta niiden todennäköisyyttä on mahdollista vähentää huolellisella suunnittelulla. Jokaisen projektipäällikön tavoite on minimoida riskien todennäköisyyttä. Tässä auttaa yleensä jo mainitsemamme vinkit; avoin ja säännöllinen viestintä, selkeästi määritellyt tavoitteet ja huolellinen resursointi. Kun muutoksille on varattu tarpeeksi aikaa, moni mahdollinen katastrofi saadaan vältettyä.

Aina katastrofeja ei huolellisuudesta huolimattakaan pystytä estämään. Ennen projektin alkua on hyvä miettiä, mitä mahdollisia ongelmia projektissa voidaan kohdata, ja miten toimitaan, jos jokin riskeistä realisoituu. Kaikkeen ei voi varautua ennalta, mutta ainakin kriittisimpien riskien varalta on hyvä suunnitella plan B.

Hallitse projektit alusta loppuun asti tehokkaalla järjestelmällä

Kun projekti on myyty ja on aika aloittaa työskentely, tehokas projektinhallintaohjelma auttaa projektin suunnittelussa, resursoinnissa ja aikataulujen hallinnassa. Luo luotettava projektisuunnitelma ja päivitä sitä projektin edetessä.

Lue seuraavaksi: Projektinhallinta-opas – näin teet projektinhallinnasta helppoa