Mitä projektien resursointi oikeastaan tarkoittaa ja miten teet sen tehokkaasti?

Yksinkertaisimmillaan resursointi on työtehtävien jakamista. Oikein tehtynä se tasapainottaa työkuormaa, lisää läpinäkyvyyttä ja parantaa projektien laatua sekä henkilöstön hyvinvointia.

Resursoinnin päätavoitteena on käyttöasteen optimointi: kuinka suuri osa työntekijän työajasta on tuottavaa ja laskutettavaa. Tämä on olennaista yrityksen kasvun ja kannattavuuden näkökulmasta.

Lue myös: Kolme kätevää keinoa yrityksen käyttöasteen maksimointiin

Resurssien allokointi eli resurssien jakaminen auttaa työntekijää hahmottamaan omaa työkuormaa. Resursoinnin tarkoitus ei ole osoittaa yksityiskohtaisesti henkilölle tiettyä tehtävää toteutettavaksi tarkkana haluttuna ajankohtana. Tarkoitus on pikemminkin antaa työntekijöille selkeät raamit, mitä heiltä odotetaan projektiin liittyen sovitulla aikavälillä. Työntekijä itse vastaa tarkemmasta aikataulusta ja etenemisestä.

Resursoinnin hyödyt lyhyesti:

• Tasainen työkuorma työntekijöille.
• Selkeämpi näkymä työntekijöiden ja tiimien työtilanteeseen.
• Parempi reagointikyky projektien muutostilanteissa, kuten sairastumisissa.
• Parantunut asiakaskokemus ja laadukkaammat projektit.

Lue myös: Quiet quitting -ilmiö korostaa työajanseurannan tärkeyttä asiantuntijatyössä

Miten resursointi kannattaa toteuttaa?

Resursointi lähtee liikkeelle prosessin määrittämisestä ja vaatii onnistuakseen selkeät roolit ja vastuut. Tukena on syytä käyttää jotakin työkalua. Tarjolla on vaihtoehtoja aina Exceleistä monipuolisiin toiminnanohjauksen järjestelmiin. Tärkeintä työkalun valinnassa on miettiä:

• Onko tieto helposti kaikkien saatavilla?
• Päivittyvätkö tiedot helposti ja voiko toteutunutta työaikaa verrata vaivattomasti arvioon?
• Kuinka yksinkertainen ja selkeä prosessi on käyttää?

Resursointihaasteiden tunnistaminen on harvemmin yrityksessä ongelma, mutta järkevän resursoinnin tekeminen ja siihen sitoutuminen sen sijaan on. Valittu työkalu vaikuttaa sitoutumiseen paljon, sillä helppokäyttöisyys ja automaattinen tiedonjako madaltaa kynnystä pitää tietoja ajan tasalla.

Vastuu resurssien allokoinnista on usein projektipäälliköllä ja hänen tehtävänsä on pitää huoli, että kokonaiskuva omien projektien osalta pysyy ajan tasalla. Tietojen päivittämistä ei voi laiminlyödä, jotta resursointi on tehokasta.

Lue myös: Ennakointi ja raamit ovat itseohjautuvan organisaation edellytys

Tavoitteena laadukkaat projektit ja henkilöstön hyvinvointi

Projektinäkökulmasta resursoinnin tavoitteena on varmistaa jokaiselle projektille oikeat osaajat oikeaan aikaan. Tehokas resursointi parantaa projektien laatua ja asiakaskokemusta. Projekteissa tulee usein yllätyksiä, joihin ei ole varauduttu. Resursointi tukee projektien muutostilanteita ja niihin reagointia. Jos esimerkiksi työntekijä sairastuu, on hyvä nähdä nopeasti, kuka häntä voi paikata.

Projektin resursointi kannattaa aloittaa jo myyntivaiheessa. Kun yrityksessä on käytössä yksi yhteinen resursointityökalu, myyjä pääsee ennustamaan jo prospektivaiheen asiakkaalle tulevan projektin aikataulua ja mahdollisesti käytettäviä asiantuntijoita. Myyntityön edetessä myyjä voi alustavasti varata asiantuntijat ja allokoida tarjoukselle arvioidut työtunnit. Tieto helpottaa myyjien ja asiantuntijoiden oman tulevan työkuorman ennustamista huomattavasti.

Yrityksen kasvun ja kannattavuuden näkökulmasta oikeanlainen resursointi mahdollistaa henkilöstön käyttöasteen optimoinnin. Käyttöasteella mitataan, miten iso osa henkilöstön käyttämästä työajasta pystytään laskuttamaan. Tehokas resursointi vähentää tyhjäkäyntiä ja tukee tuottavaa työntekoa.

Lue myös: Resurssikaaos hallintaan – allokoi resurssit jo myyntivaiheessa

Tehokas resursointi vähentää tyhjäkäyntiä ja tukee tuottavaa työntekoa.

Mittaa, reagoi ja kehity jatkuvasti

Resursoinnissa tärkeä mittari on suunnitellun ja toteutuneen työajan vertailu. Seuraa säännöllisesti, kuinka hyvin arvioidut työtunnit vastaavat toteutunutta työaikaa. Jos tunnit toistuvasti ylittävät ennusteen, reagoi tilanteeseen nopeasti ja faktoihin perustuen.

Viimeistään silloin, kun huomaat myyjien käyttävän paljon aikaa asiantuntijoiden tavoitteluun tai projektipäälliköiltä puuttuu tieto tiiminsä työtilanteesta, kannattaa ottaa käyttöön yhteinen resursointityökalu.

Tehokas resursointi on sekä avain onnistuneisiin projekteihin että hyvinvoivaan henkilöstöön – aloita sen kehittäminen jo tänään.

Severa on asiantuntijayrityksen toiminnot myynnistä laskutukseen saumattomasti yhdistävä toiminnanohjausjärjestelmä, jolla johdat liiketoimintaa ennustettavasti kohti kasvua. Suomen suosituin projektinhallinnan ohjelmisto tukee kannattavuutta unohtamatta yrityksenne menestymisen mahdollistavia ihmisiä.