Milloin on oikea aika päivittää toiminnanohjausjärjestelmä?

Isoille muutoksille yrittää aina etsiä oikeaa aikaa. Uusi harrastus on mukava aloittaa syksyllä, ja monen elämäntavat laitetaan remonttiin vuoden vaihtuessa. Joskus muutospäätöstä lykkää tietoisesti parempaan ajankohtaan. “Teen tämän sitten, kun kiire helpottaa ja on enemmän energiaa”, taitaa olla tuttu ajatus itse kullekin.

Bisneskriittisten järjestelmien, esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto nähdään usein isona muutosprojektina ja sille etsitään optimaalisinta aikaa. Järjestelmämuutos vaatii resursseja, ajankäytön priorisointia ja toimintatapojen muokkaamista. Työlästä. Miksi tekisit muutoksen heti, kun vanha järjestelmä ei vielä rampauta yritystoimintaa, vaikka se aiheuttaakin jatkuvasti pientä kipua? Varsinkin jos sinulla on uusi järjestelmä jo katsottuna valmiiksi. Onhan ratkaisu kuitenkin jo olemassa ja voit ottaa sen haltuun heti, kun siltä tuntuu.

Fakta kuitenkin on, että oikeaa aikaa muutokselle ei ole olemassa. On aina parempi, jos pystyt tekemään päätökset ilman pakkoa. Silloin sinulla on paljon enemmän vaihtoehtoja ja aikaa varmistaa fiksut toimintatavat. Päätöksentekijöitä ja -tapoja on monia. Mikä näistä neljästä persoonasta kuvaa parhaiten suhtautumistasi muutokseen?

Jahkailija: “Odotan, että kiire helpottaa”

Jahkailija odottaa aina parempaa hetkeä. “Kyllä me tämä toteutetaan, mutta juuri nyt on kiire. Odotetaan ensin kiireen helpottumista.” Kiireettömän hetken odottelun lisäksi Jahkailijalle on tavanomaista ajoittaa muutokset jollekin symboliselle päivämäärälle, kuten tilikauden lopulle tai vuodenvaihteeseen. Paremman hetken toive on kuitenkin huono syy tehdä muutos – saattaa nimittäin käydä niin, ettei sitä täydellistä tilannetta koskaan tulekaan eteen. Pahimmillaan odotat vain tilauskannan hiipumista.

Kun odotat oikeaa aikaa ja jahkailet päätöstä, kilpailijat ajavat sinusta ohi. Tehokkuus kärsii, johtaminen vaikeutuu ja menetät joka kuukausi rahaa. Henkilökunnan työaikaa menee turhaan tietojen selvittämiseen. Voit miettiä, haluatko hölmöillä vielä kuukauden vai useamman vuoden? Kysy itseltäsi, mitä oikeastaan odotat.

Jahkailijan tosielämän esimerkki: “Menen salille vuodenvaihteessa, kun aloitan muutenkin täysin uuden elämän.”

Panikoija: “Nyt on kriisitilanne ja muutos pitää saada tehtyä heti”

Kuten sanotaan, pakko on usein paras motivaattori. Kriisi on yksi keino saada asioita eteenpäin, sillä kun mikään ei enää toimi, muutoshalu herää horroksestaan. Johtamisen ja liiketoiminnan kannalta kriisi ei kuitenkaan ole hedelmällisin aika muutokselle. Kriisitilanne on voinut syntyä kannattavuuden heikkemisestä, laskuttamattomista töistä, asiakkaiden tyytymättömyydestä tai työntekijöiden työkalujen puutteesta. Oli syy mikä tahansa, etsit nopeaa ratkaisua.

Kun uusi järjestelmä tulee pakotettuna, on muutos jo alusta asti heikoilla kantimilla. Akuutissa kriisissä on jo liian kiire sammuttamaan tulipalo, etkä todennäköisesti pysähdy miettimään, mitä muutoksella oikeasti halutaan saavuttaa. Voi myös olla, että työntekijät ovat ärsyyntyneitä nykyiseen toimintaan ja äänestävät jaloillaan. Älä siis turhaan odota kriisin muodostumista, vaan toimi ennaltaehkäisevästi.

Panikoijan tosielämän esimerkki: “Kyllä huomaa, että salilla käyminen on jäänyt. Niska on ihan jumissa, veri ei kierrä ja pyörryttää. Pakko mennä liikkumaan heti tänä iltana.”

Perfektionisti: “Teen muutoksen, kun kaikki on varmistettu”

Haluatko varmistua siitä, että teet oikean päätöksen? Ehkä väärän ratkaisun pelossa kuuntelet kaikkien mielipiteitä ja otat mukaan päätöksentekoon projektipäällikön, kaikki asiantuntijat ja koko ylimmän johdon. Pyörität erilaisia skenaarioita monesta eri näkökulmasta ja pyrit löytämään kaikki mahdolliset sudenkuopat ja vaihtoehdot ennen ratkaisun tekemistä.

Henkilöstön tyytyväisyyttä ja järjestelmän jalkautusta ei helpota se, että kaikki saavat sanoa mielipiteensä. Parhaat päätökset tehdään työntekijöitä kuunnellen, mutta yrityksen parhaaksi ja tavoitteiden pohjalta. Riskit on hyvä tiedostaa, mutta niiden realisoitumista ei kannata pelätä liikaa etukäteen. Hyödyntämällä ulkopuolista asiantuntijaa, säästät omaa aikaasi ja saat apua teille sopivien toimintamallien jalkauttamiseen.

Perfektionistin tosielämän esimerkki: “Menen salille, kun voin olla täysin varma, että pystyn antamaan optimaalisen suorituksen ja osaan käyttää kaikkia laitteita.”

Lue myös: Toiminnanohjausjärjestelmää käyttävät yritykset menestyvät kilpailijoitaan paremmin

Johtaja: “Teen muutoksen heti, kun havaitsen sen”

Otatko mieluiten muutoksen langat käsiisi? Johtajana lähdet etsimään ratkaisua heti, kun saat ensimmäisen signaalin muutoksen tarpeesta.

Johtaja on malliesimerkki tehokkaasta muutoksenhallinnasta. Tiedät, että pienikin kipuilu on parempi korjata, kuin antaa sen paisua. Kun muutos on joka tapauksessa tehtävä, on parempi tehdä se ketterästi kuin korjata jo tuhoutuneita raunioita. Uuden järjestelmän käyttöönotto tai vanhan päivittäminen saattaa aiheuttaa hetkellisen stressitason kohoamisen, mutta luotat siihen, että tulevaisuus on parempi kuin nykyhetki.

Toimintamallissa on lukuisia etuja. Kun lähdet ajamaan muutosta hyvissä ajoin, saat itse päättää, missä aikataulussa käyttöönottoa lähdetään tekemään. Ehdit myös paremmin käydä läpi yrityksen toimintatavat ja niihin tarvittavat muutoksen sekä järjestelmään tehtävät määritykset. Varaatko avainhenkilöiden aikaa jo tälle kuukaudelle vai ennakoiden seuraavalle kvartaalille?

Johtajan tosielämän esimerkki: “Menen salille heti tänään ja merkitsen kalenteriin seuraavat salikerrat, jotta siitä tulee tapa.”

Lue myös: 5 myyttiä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta

Tartu haasteisiin rohkeasti!

Muutokset eivät ole koskaan helppoja. Valitettavasti päätöksenteko ei helpotu jahkailemalla. Korjattavien asioiden tiedostaminen ja omien käyttäytymismallien kriittinen tarkastelu sitä vastoin auttaa kohti tehokkaampaa päätöksentekoa. Tartu siis rohkeasti uusiin haasteisiin ja uudista toimimattomat järjestelmät heti, kun huomaat kipuilua.

Oletko valmis muutokseen? Ota yhteyttä, niin saat meistä apua järjestelmän päivittämiseen.