Järjestelmien vertailu – mitä kannattaa huomioida kartoitusvaiheessa?

Yrityksen uutta järjestelmää, esimerkiksi asiantuntijayrityksen toiminnanohjausjärjestelmää, projektinhallintaohjelmaa tai CRM-järjestelmää hankittaessa vertaillaan monesti useampaa vaihtoehtoa. Se onkin fiksua, jotta löydät yrityksen tarpeisiin sopivimman ratkaisun. Usein ensimmäisenä vertailukriteerinä on hinta: Mitä järjestelmä maksaa?

Järjestelmän asiantuntija todennäköisesti muistaa palveluhinnastot suoraan selkärangasta, mutta hän ei välttämättä halua antaa hintatietoa heti keskustelun alussa. Syitä mahdolliselle takeltelulle on ainakin kaksi. Joko heti alussa annettu hintatieto poikkeaa puutteellisista lähtötiedoista johtuen lopullisesta hinnasta satoja euroja aiheuttaen säröjä asiakaskokemukseen, tai hinta yksistään määrittää sen, jatkaako asiakas keskusteluja kyseisen järjestelmän osalta.

Vaikka hinta on yksi tärkeä kriteeri, se on kuitenkin huono tapa oikoa järjestelmien vertailussa. Kun uskallat laajentaa näkökulmaasi myös hinnan ulkopuolelle, voi kartoittamisesta jäädä käteesi muutakin kuin erilaisia tarjouksia. Miten saat kartoittamisesta parhaan hyödyn irti?

1. Hyödynnä kartoituksessa asiantuntijan apua

Uuden järjestelmän kartoittamisessa on iso työ, kun etsit sopivia vaihtoehtoja, vertaat niiden ominaisuuksia ja yrität miettiä valintaa monesta näkökulmasta. Voitko helpottaa työtaakkaasi ja hyödyntää kartoittamisessa asiantuntijan apua? Sen ei tarvitse olla ulkopuolinen, palkattu konsultti vaan esimerkiksi järjestelmää tarjoava asiantuntija. Hän osaa parhaiten kertoa sinulle ainakin kyseisen järjestelmän ominaisuudet, hyödyt ja koulutukset. Ammattitaitoinen asiantuntija osaa myös asemoida ratkaisunsa kilpaileviin vaihtoehtoihin.

Miksi asiantuntijaa ei välttämättä haluta käyttää? Pelkäätkö, että hän tyrkyttää vain omia tuotteita eikä suostu kuuntelemaan sinua? Hyvä asiantuntija ja myyjä osaa huomioida asiakkaansa tarpeet ja kertoa, ellei järjestelmä sovi niihin. Esimerkiksi meillä on kaksi vaihtoehtoista järjestelmää, jotta asiakas löytää itselleen sopivimman ratkaisun. Kannattaa myös muistaa, että järjestelmää myyvä henkilö on auttamassa sinua. Yhtälailla myyjän tavoite on ymmärtää asiakasta ja tarjota hänelle parhaiten soveltuva tuote ja sitä kautta vaikuttaa asiakaskokemukseen ja yritysmielikuvaan.

Parhaimmillaan järjestelmän kartoitusvaiheessa saadaan kirkastettua sitä, mitä ollaan etsimässä ja mikä on yritykselle paras tapa käyttää järjestelmää. 

2. Kerro avoimesti yrityksesi tilanteesta

Asiakkaalla on järjestelmiä vertaillessa usein jonkinlaisia tausta-ajatuksia. Esimerkiksi mitä järjestelmän käytöllä halutaan saada aikaan, mitä se voi maksaa tai mitä vaihtoehtoja on tarjolla? Nämä kannattaa kertoa avoimesti järjestelmäasiantuntijalle.

Mikäli esimerkiksi budjetti olisikin tiukka, kerro siitä suoraan. On hyvinkin mahdollista, että kiinnostavasta softasta saadaan muodostettua kokonaisuus, jossa on järkeä, mutta sopii myös sen hetkiseen yrityksen taloudelliseen tilanteeseen. Kenenkään ei kuuluisi maksaa turhasta, eli kerro kattavasti, mihin käyttöön järjestelmää halutaan ja toisaalta, mitä ei välttämättä tarvita.

Kannattaa myös miettiä mikä on yrityksesi nykytilanne ja kuinka paljon se maksaa – järjestelmäkuluina, menetettynä työaikana ja laskuttamattomana työnä? Entä mikä on tahtotila uusien järjestelmien käytölle? Onko yrityksessä muutosvastarintaa, mikä on hyvä taklata?

3. Katso järjestelmähankinnassa hieman pidemmälle tulevaisuuteen

Järjestelmät luovat liiketoiminnassa uusia mahdollisuuksia. Ne kannattaa huomioida jo kartoitusvaiheessa. Miten yritys mahdollisesti kasvaa tulevaisuudessa ja kasvaako järjestelmä käytön mukana? Saatko helposti lisättyä tai poistettua ominaisuuksia tai vaihdettua eri versioon? Jos otat nyt pelkän ilmaisen laskutusohjelman, mitä se tarkoittaa jatkossa yrityksesi kannalta? Teetkö edelleen turhaa työtä taloushallinnon tai raportoinnin vuoksi? Tai tarvitsetko mahdollisesti rinnalle toisen tuotteen, josta tulee lisäkuluja tai veloituksia integraatioista?

Lisäksi kannattaa miettiä järjestelmän kehittymistä ajan mukana. Miten tuotekehitys voi vastata tulevaisuuden muuttuviin haasteisiin. Vastaako palvelutoimittajalla siitä yksi henkilö vai valmis tiimi.

Lue myös: 5 myyttiä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta

4. Huomioi vertailussa muutakin kuin hinta

Pelkkä hinta kertoo siis harvoin koko totuutta. Jos vertaat esimerkiksi samanoloisten järjestelmien ominaisuuksia ilman demoa tai järjestelmään tutustumista, voi ominaisuuslistaus johtaa harhaan. Eri termit tarkoittavat helposti eri asioita eikä yksittäisten ominaisuuksien toimivuutta voi testata paperilla.

Kannattaa tarkistaa myös järjestelmän referenssitiedot ja yrityksen tiedot. Onko toimialallesi tyypillisiä haasteita ratkottu jo onnistuneesti? Löytyykö yritykseltä luotettavia referenssejä? Onko yrityksen luotettavuus ja jatkuvuus kunnossa? Kannattaa kiinnittää huomiota, mitä muuta asiakassuhteeseen sisältyy. Onko olemassa verkkokoulutuksia, asiakaspalvelua ja käytön tukea? Halvinkin järjestelmä muuttuu nopeasti kalliiksi, jos sitä ei osata tai haluta käyttää.

Parhaimmillaan järjestelmän kartoitusvaiheessa saadaan kirkastettua sitä, mitä ollaan etsimässä ja mikä on yritykselle paras tapa käyttää järjestelmää. Meidän asiantuntijoilla on kokemusta sadoista asiakasprojekteista ja käyttöönotoista, jolloin he voivat antaa vinkkejä esimerkiksi töiden hallintaan, jalkauttamiseen ja toiminnanohjaukseen. Näin käyttöönottovaiheestakin saadaan mukavampi, kun ikävien yllätysten todennäköisyys pienenee. Sivutuotteena asiakas saa itselleen muita hyvä tuloksia, esimerkiksi työnteon mukavuus, tietojen paikkansapitävyys ja korjaustyön väheneminen. Rohkaisen siis antamaan mahdollisuuden yrityksesi ulkopuoliselle asiantuntijalle!

Lue seuraavaksi: ERP vs. PSA — Mitä eroa on ERP-järjestelmällä ja PSA-ohjelmistolla?