Millainen on hyvä CRM-järjestelmä asiantuntijayrityksille?

Asiantuntija- ja projektiyrityksissä korostuu luottamuksellinen suhde asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin sekä asiakastietojen ajantasainen hallinta. Miten projekti- ja asiantuntijayritysten asiakkuuksienhallinta eroaa muista yrityksistä, millainen on hyvä CRM-järjestelmä ja miten sitä kannattaa hyödyntää?

Yhdistä myynti ja projektinhallinta

Asiantuntijayritysten asiakkuudenhallinnassa nousevat esille erityisesti myyntiputken ja -aktiviteettien hallinta sekä projektien hallinta. Sekä projekteihin että myyntiin liittyy useita vaiheita: projektien hinnoittelua, lisämyyntiä, projektien seurantaa tarjouksen pohjalta, asiakaskannattavuuden mittaamista, asiakas- ja yhteystietojen tallentamista sekä kontaktointi- ja laskutushistorian käsittelyä. Parhaimmillaan CRM-järjestelmä kattaa nämä kaikki.

Jotta siirtyminen myynnistä projektin tuotantoon on mahdollisimman sujuvaa, pidä huolta, että myynnin ja projektityöryhmän tiedot kulkevat käsi kädessä alusta asti. Järjestelmä, joka pyörittää saumattomasti sekä myyntiä että projektien hallintaa ja synkronoi ne yhdeksi putkeksi, on suureksi avuksi asiantuntijayrityksen jokapäiväiseen arkeen. Järjestelmä vähentää tietojen manuaalista syöttämistä, nopeuttaa projektien perustamista ja varmistaa, ettei myynnin ja projektien toteuttamisen välille jää aukkoa.

Lue myös: Myyntiputken hallinta – näin johdat ja hallitset myyntiä kannattavasti

Kerätty data hyötykäyttöön uuden ennustamisessa

Projekti alkaa aina myynnistä. Tarjouksen luominen ei ole yksinkertaista hommaa, sillä jo myyntivaiheessa kannattaa ennustaa tarkasti projektin vaiheet, työntekijät ja työmäärä. Tarjouksen pohjalla kannattaakin käyttää CRM-järjestelmään kerättyä dataa edellisiin projekteihin käytetystä ajasta ja työmääristä. Kun projekteja kertyy useampia, voit ennustaa yhä tarkemmin juuri tietyn tyyppisten projektien kestoa ja onnistumista, jopa asiakaskohtaisesti.

Tarjousta taas voit käyttää pohjaksi projektisuunnitelmalle. Helpoimmillaan projektisuunnitelman voi muodostaa suoraan myynnin pohjalta, jolloin arvioidut työmäärät, työntekijät ja mahdolliset alihankintakulut siirtyvät projektisuunnitelmaan. Varmista resursointi ja työntekijöiden sopiva kuormitusaste jo myyntivaiheessa tarkistamalla, että isoille projekteille varataan riittävät resurssit joko omista työntekijöistä tai alihankkijoiden kautta.

Varmista, että projektin toteutusta myös seurataan tarjouksen pohjalta! Peilaa toteutuneita työmääriä myyntivaiheessa sovittuihin arvioihin läpi projektin.

Myyntikulut osaksi projektin kannattavuutta

Asiantuntijayritysten tulee seurata jokaisen projektin kannattavuutta. Jotta kannattavuudesta saataisiin realistista tietoa, pitää kannattavuuden laskentaan ottaa mukaan koko projekti kaikkine vaiheineen. Kun saat myynnin kulut mukaan suoraan projektilaskentaan, pääset oikaisemaan projektien kannattavuutta, asiakkuuksien kannattavuutta ja projektin avainlukuja.

Tehdyn tarjouksen pohjalta voit laatia hypoteettisen kannattavuusprosentin. Järjestelmä laskee valmiiksi katteen perustuen projektille päätettyyn tuntihinnoitteluun ja sovittuun työmäärään. Tarjous jää luonnollisesti järjestelmään, jolloin siihen pääsee palaamaan ja vertaamaan toteutuneen lopputuloksen kanssa.

Kannattavuuden lisäksi muita projektiyrityksissä yleisesti seurattuja tunnuslukuja ovat muun muassa keskituntihinta ja arvioidut vs toteutuneet työtunnit. Myynnin osalta saatat hyötyä ainakin myyntiennusteiden ja myynnin aktiivisuuden seurannasta – mittaa siis vähintään hit ratea ja myyntiprosessin kestoa. Päätä yrityksellesi tärkeimmät tunnusluvut etukäteen ja seuraa projektien onnistumista järjestelmän avulla.

Lue lisää myynnin ja projektinhallinnan tunnusluvuista.

Myynninhallinta auttaa asiakastyössä

Entäs, jos myyntiä ei oikeastaan edes tehdä, eikä myynnin ja projektinhallinnan yhdistämiseen ole tarvetta? Vaikka yrityksesi ei tekisi aktiivista myyntiä, teillä on kuitenkin asiakkaita ja heidän tietojaan. Nyt asiakastiedot saattavat olla excelissä, sähköpostissa tai paperilla työpöydällä. Kun kaikki kaupat tulevat suoraan asiakkaiden tarjouspyyntöinä, kilpailutuksina tai verkostojen kautta, mihin myynnin seurantaa edes tarvitaan?

Asiaa voisi tarkastella asiakkaan näkökulmasta. Kuinka moni itse asiakkaana toivoisi, että oma tarjouspyyntö tai myyntitilaus pyörii yksittäisen myyjän sähköpostissa. Tarjouspyyntöön vastataan jos ehditään, unohdetaan se mitä on jo kysytty ja kaiken lisäksi omat asiakastiedot on ehkä merkitty post it-lapulle toimiston muistitaululle, GDPR:stä välittämättä?

Asiakkuudenhallintajärjestelmä tehostaa ja sujuvoittaa myynnin hallintaa, vaikka itse myyntityö olisikin vähäistä. Asiakaskontaktit säilyvät turvallisesti järjestelmässä ja kaikki sovitut asiat on tallennettu merkinnöiksi projektin tietoihin, jolloin niihin on helppo palata tarvittaessa. Toistuvien asiakkaiden tai projektien kohdalla tiedot löytyvät jo valmiiksi järjestelmästä, mikä tekee uuden tarjouksen tai projektisuunnitelman luomisesta helppoa.

Lue myös: Näin ylläpidät CRM-järjestelmää ja huolehdit asiakastietojen tietoturvasta

Hyödynnä tehokasta CRM-järjestelmää

Tehokas ja monikäyttöinen Severa vastaa asiantuntijayrityksen CRM-tarpeisiin ja taklaa tärkeimmät myynnin ja projektinhallinnan tehtävät vaivatta. Severa ottaa huomioon projektiluontoisen työn ja myynnin haasteet, jolloin myyntivaiheessa pystytään tukemaan projektiluontoista liiketoimintaa. Esimerkiksi aikataulujen ja henkilöresurssien alustava suunnittelu onnistuu jo myyntivaiheessa.