Optimoi yrityksesi kasvuun – näin vapautat aikaa tuottavalle työlle

Jokaisen yrityksen tavoite on kestävän kasvun ylläpitäminen. Useimmiten kasvun haaste on paitsi kasvua vauhdittavien toimenpiteiden löytäminen, myös ajanpuute niiden toteuttamiseen. Kuinka luot aikaa kasvustrategian toteuttamiseksi, konkreettisesti?

Millaista kasvua tavoittelet?

Kasvu lähtee strategiasta, joka ottaa huomioon markkinat, trendit ja kilpailutilanteen. Muista, että kasvavilla markkinoilla kasvun tekeminen on moninkertaisesti helpompaa kuin kuihtuvilla, joten valitse viisaasti. Ennen kiirehtimistä tekoihin, määrittele itsellesi millaista kasvua tavoittelet. Perinteisesti kasvulla tarkoitetaan joko liikevaihdon tai kannattavuuden parantumista.

Kannattavuus kertoo, kuinka paljon yrityksessä tehdään tuottoa kuluihin verrattuna. Koska jokainen tuottamaton toimenpide laskee kannattavuutta, avain kannattavuuden kehittämiseksi on tuoton lisääminen ja/tai turhien kulujen karsiminen.

Liikevaihto taas muodostuu lähes puhtaasti myynnin tuloksesta ja asiakaselinkaaren arvon noususta. Tie liikevaihdon kasvattamiseen on siis myynnin lisääminen tai hintojen nostaminen. Jotta myyntiä tulisi enemmän, pitää yrityksenne saada sille enemmän aikaa joko palkkaamalla lisää myyjiä tai vapauttamalla sitä nykyisille myyjille uusasiakashankintaan ja lisämyyntiin.

Kumpaa lukua sitten lähdetkin kasvattamaan, pohjaa päätöksesi faktaan ja käytä päätöksentekoon apuna dataa. Päättele lukuihin perustuen millaisia investointeja kehitykseen vaaditaan ja minkä tasoista kasvua niillä voidaan saada aikaan. Kumpi on helpompaa, myynnin lisääminen vai kulujen karsiminen?

Lue myös: 10 tekijää, jotka syövät yrityksesi kannattavuutta

Määrittele arvoa tuottavat toiminnot

Turhien, arvoa tuottamattomien toimintojen vähentäminen sekä pienentää kustannuksia että luo aikaa myynnin tekemiselle. Paras tapa hahmottaa kasvun mahdollisuudet, on kartoittaa koko liiketoiminnan peruspalikat kustannusten näkökulmasta. Lähde ajatustyössä liikkeelle nollatilanteesta. Mitkä ovat ensimmäiset asiat, joita yrityksesi tulee toteuttaa asiakasarvoa sekä liiketoimintaa varten?

Tuote tai palvelu pitää ainakin suunnitella, valmistaa ja myydä. Konkretia auttaa hahmottamisessa, joten piirrä kulurakenteesta kaavio. Aloita toiminnoista, jotka ovat pakollisia menestymisen eteen, ja laajenna toimintoihin, jotka lisäävät vähiten arvoa tuotantoketjuun. Niitäkin taatusti löytyy.

Esimerkiksi henkilöstöhallinnon ja talouden tehtävät eivät tuo yritykseen euroja, eivätkä merkittävästi luo asiakasarvoa suoraan. Ne kuitenkin tuottavat arvoa henkilöstölle ja sitä kautta asiakkaille tai määrittävät laadukkaan toimintatavan sekä poistavat liiketoimintaan liittyviä riskejä kuten kassan riittävyys tai oikeiden henkilöresurssien skaalautuvuus. Voisiko toiminnon osuuden automatisointi, vähentäminen tai ulkoistaminen tuottaa arvoa nopeammin ja joustavammin?

Piirrä seuraavaksi kuvioon, kuinka paljon nämä toiminnot ideaalitilanteessa veisivät resursseja. Millä toimenpiteillä tämä ideaalitilanne olisi mahdollinen?

Yksinkertaista, tehosta ja tuo ketteryyttä

Paras tapa luoda aikaa kasvulle, on systemaattisesti karsia ja suoraviivaistaa niitä toimintoja, jotka eivät tuo arvoa asiakkaalle ja yrityksellenne. Jos arvontuotanto on vähäistä tai arvon konkretisointi vie turhan paljon aikaa, toiminto on syytä karsia kylmästi. Tee strateginen päätös kuinka saat vietyä niiden varaamaa aikaa ja euroja alas. Jos toimintoa ei haluta muuttaa vähäisestä arvontuotannosta huolimatta, pitää sen raahaaminen mukana olla myös tietoinen valinta.

Kylmän karsimisen lisäksi tehosta jäljelle jääviä toimintoja. Moni työ voidaan tehdä fiksummin ketterien työskentelytapojen avulla. Ota avuksi tehokkaat työkalut ja tee tietojen kirjaamisesta, säilyttämisestä ja hakemisesta helpompaa automaation kautta. Kun tiedot on kirjattu digitaalisesti, tietojen siirto eri tiimien ja toimintojen välillä hoituu ilman ylimääräisiä tuplakirjauksia. Säästät välittömästi paljon aikaa.

Jos esimerkiksi taloushallinnolla on iso rooli yrityksessä, tarkastele kriittisesti mistä tehtävistä voit nipistää pois välivaiheita. Ostolaskujen käsittely, taloushallinto tai allekirjoitukset ovat kaikki manuaalisia toimintoja, jotka voidaan automatisoida suoraan. Älä hyväksy turhaa työtä, vaan metsästä aktiivisesti toimintoja, joista voit päästä eroon.

Ketteryyttä voi ja kannattaa tuoda kaikkiin yrityksesi toimintoihin. Delegoi ja luo omistajuutta yrityksen sisällä. Luota työntekijöihisi ja anna heille vastuuta omasta työstään. Pidä organisaatiomalli mahdollisimman matalana ja lisää omistajuutta sekä päätöksenteon vastuuta asiantuntijoille. Kirjaa ylös nykyisiä prosesseja ja mieti, miltä osin prosesseja voidaan poistaa, yksinkertaistaa, nopeuttaa. Selvitä miten voit digitalisoida suurimman osan vaiheista. Vie säästynyt aika aidosti arvoa tuottaviin toimintoihin. Yksinkertaista.

Kasvu on jatkuva prosessi

Jos prosessien uudistamiselle ei annettaisi arvoa, kulkisimme vieläkin hevoskärryillä. Tee prosessien tehostamisesta yrityksessäsi siis jatkuva päämäärä. Pieniä merkkejä tarkastelemalla toimimattomiin osa-alueisiin voidaan puuttua ajoissa ja vähäisin riskein. Yhden kortin varassa on paljon panoksia, jos kaikki muutokset tekee kerralla.

Uudistaminen vain uudistamisen takia ei kuitenkaan toimi – päinvastoin. Älä toimi mielivaltaisesti tai ilman selkeää kokonaiskuvaa. Suunnittelematon ja päämäärätön toimintojen uudistaminen vaikuttaa negatiivisesti henkilöstön fiilikseen ja aiheuttaa vääristymiä kasvun mittaamisessa.

Kasvu vaatii aina priorisointia ja uhrauksia jostakin. Kaikkea ei voi saada. Jos tarkastelun jälkeen toteat, että taloushallinto tai projektityö vie liikaa resursseja, mutta ette halua muuttaa prosesseja, joudut kysymään itseltäsi yhden kysymyksen. Kumpi on teille tärkeämpää, kasvu vai epämiellyttävän muutosprosessin välttäminen?

Työhön on onneksi tarjolla apua ja työkaluja. Autamme mielellämme kaikissa tehostamisprosesseissa, joten ota rohkeasti yhteyttä asiantuntijoihimme.

Suosittelen myös lataamaan ilmaisen kannattavuusoppaamme, josta löydät parhaimmat vinkkimme asiantuntijayritysten kannattavuuden kehittämiseen!