Resurssikaaos hallintaan – allokoi resurssit jo myyntivaiheessa

Tapaan työssäni päivittäin monipuolisesti eri aloilla toimivia yrityksiä. Nämä yritykset ovat usein hyvin erilaisia: mainostoimistoja, konsulttiyrityksiä, suunnittelutoimistoja, IT-taloja ja vaikkapa tukkukauppoja.

Maanantaina aamupäivällä tapaamani yritys saattaa tehdä kaiken aivan eri tavalla kuin iltapäivällä tapaamani yritys. Suuressa osassa näistä toistuu kuitenkin yksi haaste – työntekijöiden työkuorman hahmottaminen ja yrityksen resurssitilanteen hallinta.

Epätietoisuus työkuormasta läpi organisaation

Usein ongelma alkaa jo ruohonjuuritasolta. Työntekijä ei välttämättä tiedä, mitä häneltä odotetaan. Hänellä saattaa olla useita projekteja päällekkäin ja mahdolliset suuntaviivat projektin valmistumisajankohdasta, ainakin oman työpanoksen osalta.

Harva työntekijä pystyy kuitenkaan sanomaan, mitä häneltä odotetaan esimerkiksi tämän kuukauden osalta. Vielä harvemmin työntekijällä on näistä odotuksista minkäänlaista konkreettista dokumentaatiota.

Toisaalta taas projektipäälliköt painivat aikatauluongelmien parissa. He eivät ole varmoja, miten oma projektiryhmä käyttää työaikaansa tai riittääkö nykyinen henkilöstömäärä edes selviämään alkusyksyn projektiviidakosta. Pitkät projektit työllistävät jopa vuosia, ja toisaalta nopeille projekteille pitäisi pystyä antamaan aikataulu jo myyntivaiheessa.

Yrityksen johto se vasta ongelmissa onkin. Pahimmillaan johto ei tarkkaile lainkaan projektiryhmien käyttöastetta, eikä tiedä, miten kuormittavia tietyt projektit saattavat olla.

Tämä johtaa monesti siihen, että resurssien ajatellaan olevan riittävällä tasolla ilman faktatietoa siitä, mitä projektiryhmissä tai tietyn työntekijän työpöydällä tapahtuu. Tämä taas valuu alaspäin, koska me kiltit työntekijäthän emme suuresta työkuormasta ihan helpolla motkota.

Lue myös: Severan vahvuuksia ovat liiketoiminnan ohjaaminen ja resursointi

Miten resurssikaaosta hallitaan?

Miten tätä haastetta pitäisi sitten lähestyä? Joissakin yrityksissä ongelmaa on lähdetty ratkomaan erilaisilla Excel-seurantataulukoilla. Tykkään Excelistä, joten olen itsekin näistä ratkaisuista usein varsin innoissani. Excel onkin hyvä työkalu monelle yritykselle tiettyyn pisteeseen asti.

Excel-pohjainen resursointi työllistää kuitenkin usein aika paljon, kun tulee yllättäviä muutoksia tai kun talon Excel-velho päättääkin vaihtaa uusiin haasteisiin. Toisissa yrityksissä käytössä on jokin resursoinnin työkalu. Nämä työkalut toimivat pääsääntöisesti loistavasti, jos niitä vain osataan hyödyntää täydellä teholla.

Lue myös: Työajanseuranta yhä Excelissä? Fiksumpikin tapa on olemassa

Nykyaikaisin ratkaisu onkin projektinhallintatyökalu, joka ymmärtää laajasti myös resursointia. Miltä kuulostaa, jos yrityksesi myyjä voisi katsoa resurssinäkymästä jo myyntivaiheessa, milloin projektia päästään aloittamaan? Samalla myyjä voisi tehdä resursseihin jo alustavan varauksen ja peilata kuormitusta vaikkapa kaupan todennäköisyyteen?

Asiakkailta kuulemani palautteen mukaan Severan tuotekehityksen työstämä resursointiratkaisu on vastaus moniin haasteisiin. Mielestäni resursointi on järkevää aloittaa jo myyntivaiheessa. Tämä helpottaa paitsi työntekijöiden oman työkuorman hallinnointia, myös esimiesportaan kykyä hahmottaa projektiryhmän ja koko yrityksen resurssitilannetta nyt ja tulevaisuudessa.

Lue seuraavaksi: It-yrityksen projektit ja resurssit helposti haltuun Severalla