Toiminnanohjausjärjestelmien vertailu: Visma Severa & ValueFrame

Valikoimassamme on kaksi eri asiantuntijayrityksille suunnattua toiminnanohjausjärjestelmää, eli PSA-ohjelmaa (Professional Service Automation), Severa sekä ValueFrame. Miksi tarjoamme kahta eri toiminnanohjausjärjestelmää, ja mitä eroa niillä käytännössä on?

Tuotteiden perusidea on sama: tukea asiantuntijayritysten toiminnanohjausta ketterästi myynnin, asiakashallinnan, projektien, työajanseurannan ja laskutuksen osalta. Molemmilla tuotteilla on kuitenkin omat vahvuutensa, minkä ansiosta voimme tarjota yhä kohdistetumman ratkaisun jokaiselle asiantuntijayritykselle.

Kumpi järjestelmä siis tukee omia tarpeitasi parhaiten? Päätimme esitellä molempien järjestelmien tärkeimmät ominaisuudet ja niiden erot.

Tutustu myös oppaaseen, missä kerromme mikä on toiminnanohjausjärjestelmä ja miten hyödynnät sitä asiantuntijayrityksessä

Severa

Severa on visuaalinen, selkeä ja helposti omaksuttava toiminnanohjausjärjestelmä, joka sopii monipuolisesti projektityön hallintaan. Severa kattaa kaikki tavallisimmat projektinhallinnan ja asiantuntijatyön toiminnanohjauksen tarpeet myynnin ohjauksesta työajanseurantaan, projektinhallintaan, resursointiin, laskutukseen ja raportointiin. Useimmiten asiakkaamme ostavat Severan valmiina “paketteina”, jolloin käyttöönotto saadaan hoidettua todella nopeasti ja helposti. Parhaimmillaan saat järjestelmän käyttöösi vain muutamassa tunnissa ostopäätöksestä.

Helppokäyttöisyys, visuaalisuus ja selkeys tekee Severasta suositun lähes kaikilla asiantuntijatyön toimialoilla ja eri kokoluokissa. Suurin osa Severan asiakkaista on pieniä ja keskisuuria asiantuntijayrityksiä, kuten IT-yrityksiä, mainostoimistoja, konsultointiyrityksiä ja projektityötä tekeviä tiimejä. Eri hinnoittelupakettien ansiosta Severa soveltuu hyvin aina mikroyrityksestä isommankin yrityksen tarpeisiin.

Parasta Severassa on, että näen sieltä nopeasti kaiken oleellisen tiedon, jota työssäni tarvitsen.

Heidi Hallamaa, operatiivinen johtaja
CastorIT Oy

ValueFrame

ValueFrame on Severan tavoin monipuolinen toiminnanohjausjärjestelmä, joka helpottaa ja selkeyttää asiantuntijayritysten työtä. Siinä missä Severa on visuaalinen ja nopeasti omaksuttava järjestelmä useimpiin asiantuntija- ja projektitöihin, ValueFramen käyttöliittymää ja ominaisuuksia voidaan tarvittaessa räätälöidä asiakasyritykselle sopivaksi. Valmiin ratkaisun lisäksi ValueFramesta saadaan näin rakennettua muokattavilla ominaisuuksilla ja nimikkeillä asiakkaan näköinen ja tarpeiden mukainen. Esimerkiksi järjestelmän otsikkokenttiä saadaan helposti muutettua juuri asiakkaan toimialalle sopiviksi.

Räätälöitävyytensä ansiosta ValueFrame soveltuu niin isoille kuin pienillekin asiantuntijaorganisaatiolle. Järjestelmä on erityisen pidetty yrityksissä, joissa toiminnanohjaukseen kaivataan vaativampaa ja yksityiskohtaisempaa projektinhallintaa sekä resursointia. Esimerkiksi suunnittelutoimistoille sekä muille yrityksille, jotka perinteisesti ovat käyttäneet resursointiin ja raportointiin Exceliä, on siirtyminen ValueFrameen ollut vaivatonta. Tilitoimistoille on ValueFramesta täysin oma versionsa, jossa kaikki ominaisuudet on kehitetty nimenomaan tilitoimistotyön vaatimusten mukaisiksi. Monipuolisten käyttöoikeusrajauksien ansiosta ValueFrame soveltuu isoillekin tiimeille.

Se ei ole meille edes vaihtoehto, että ValueFrame otettaisiin nyt pois. Se on meidän keskeisin järjestelmämme.

Joni Pursiainen, talousjohtaja
Rejlers Finland Oy

Jotta vertailu ei jäisi pintapuoliseksi sanahelinäksi, keräsimme alla olevaan taulukkoon hiukan tarkemmin järjestelmien eroja ominaisuuksissa ja käytettävyydessä.

Projektinhallinta

Molempien järjestelmien projektinhallinta on selkeä ja kattava, mutta pienien erojen johdosta valinta järjestelmien välillä saattaa kallistaa vaakakupin puoleen tai toiseen sen perusteella, minkälaisia projekteja yrityksessä tehdään.

Severa toimii kun toiveenasi on simppeli ja virtaviivainen projektinhallintatyökalu projektien suunnitteluun, seurantaan, resursointiin ja laskutukseen. Severa soveltuu hyvin erityisesti nopeatempoiseen projektinhallintaan, jossa projektimäärät ja -kestot voivat vaihdella paljonkin. Tehtävien käsittely ja aikataulutus hoituu visuaalisesti Kanban- ja Gantt-näkymissä.

ValueFrame tarjoaa erittäin hyvän ratkaisun esimerkiksi insinööri- ja suunnittelutoimistojen monialaisten projektien hallintaan. ValueFramessa löytyy järjestelmän toimintaan vaikuttavia asetuksia ja dimensioita Severaa kattavammin, ja yksittäisten projektien alle voidaan rakentaa osaprojekteja, jotka ovat itsessään jo yhtä kattavia kuin projektitkin. Esimerkiksi insinööritoimistossa projektillasi saattaa olla useampia asiakkaita, joita varten voit perustaa yhden kokonaisprojektin, ja luoda jokaiselle asiakkaalle oman osaprojektinsa.

CRM

Jos vahvat CRM-ominaisuudet taas ovat työssäsi tärkeät, Severa on selkeästi valintasi. Severassa perustavana ajatuksena on kytkeä järjestelmän avulla myynti ja projektin tuotanto yhteen. Monipuolisilla CRM-ominaisuuksilla hallitset myyntiputkea ja asiakkaita sekä luot halutessasi projektisuunnitelman tuntimääreineen suoraan myynnin tarjouksen pohjalta. Ihannetilanteessa projekti perustetaan aina lasketun tarjouksen päälle, joka automatisoi prosessia ja säästää turhilta välivaiheilta. Voit lisäksi seurata projektin toteutusta ja peilata toteumaa jatkuvasti siihen, mitä asiakkaalle on alunperin myyty.

ValueFramen asiakashallinta ja myynnin työkalut ovat osa kokonaisvaltaista toiminnanohjausta, mutta suppeampana kuin Severassa. ValueFramessa myynninhallinta tukee projektinhallintaa, joten voit esimerkiksi luoda tarjouksia sekä seurata tarjouskantaa. Projektin luominen suoraan tarjouksesta esimerkiksi osaprojekteineen on kuitenkin hieman hankalampaa, kuin Severan kätevä “tarjoukselta projektiksi”-toiminnallisuus.

Resursointi

Severassa resursointi on visuaalista ja suoraviivaista. Voit resursoida työntekijät projekteille tai yksittäisille vaiheille joko tunteina tai prosentteina kokonaistyöajasta, ja pääset seuraamaan todellisen toteutuneen työmäärän suhdetta alunperin arvioituun resursointiin. Resursointi on helppoa Gantt-kaavion avulla, jossa hahmotat kaikkien projektien sekä henkilöiden resursointitilanteen yhdessä näkymässä.

ValueFramessa resursointi on helppokäyttöinen ja Excelin omainen, mikä tekee käytön opettelusta helppoa. Esimerkiksi insinööri- ja arkkitehtitoimistoissa resursointi on usein totuttu tekemään Excelissä, jolloin ValueFramen käyttöliittymän logiikka on tuttu. Järjestelmässä voi myös valita, teetkö resursointia lyhyellä vai pitkällä aikavälillä, eli päivä-, viikko- tai kuukausitasolla. ValueFramessa työntekijä voi halutessaan itsenäisesti hahmotella kalenterissa, milloin haluaa kyseiset resursoinnit, eli tehtävät ja työt suorittaa.

Severassa resursointi tapahtuu aikajana-ajattelulla. Toisin sanoen resursointi toteutaan resursoimalla projektille tai tehtävälle tietty määrä tunteja, jotka jakaantuvat työntekijälle tasaisena kuormituksena tämän projektin aikavälille. ValueFramessa tunteja sen sijaan voidaan jaksottaa tarkemmin: voit esimerkiksi dedikoida tietyn projektin kokonaisresursoinnista kuusi työtuntia yhdelle päivälle, ja toisille päiville taas vähemmän tai ei lainkaan. Esimerkiksi vuoden kestävässä projektissa ei yleensä tehdä tasaisesti samalla kuormituksella tunteja, vaan työn määrässä on piikkejä, jotka pitää huomioida.

Tyypillistä on, että resursointitilanne muuttuu pahimmillaan viikottain, joten on tärkeää, että olemassa olevia resursointeja on helppoa muokata. Molemmissa järjestelmissä resursointien muuttaminen on helppoa, mutta ValueFramen Excel-taulukkomainen resursointinäkymä tekee korjauksista vielä asteen verran vaivattomampaa.

Molemmissa järjestelmissä resursointi linkittyy myös taloudelliseen ennustamiseen. Kun resursoit ValueFramessa, järjestelmä laskee automaattisesti ennusteet tulevasta laskutuksesta käyttäen tietoja työntekijän omakustannus- tai tuntihinnoista sekä resursoiduista tunneista. Näin olet aina ajan tasalla siitä, millaisen katteen saat projektista, mikäli resursointi toteutuu suunnitellun mukaisesti.

Työnohjaus ja tehtävänhallinta

Tehtävänhallinta on varsinkin ValueFramessa erittäin kattava ja erityisesti tilitoimistojen työtä tukeva. Tehtävänhallinta saadaan linkitettyä resursointiin, eli käytännössä saat linkitettyä työntekijälle määritellyt tunnit suoraan tehtävälle. Tämän lisäksi saat tehtävälle mukaan projektin sisäistä kommunikaatiota, tehtäville kirjattua tunteja, sekä linkitettyä tiedostoja.

ValueFramessa voit laittaa tehtäville toistuvuussääntöjä, joiden avulla saat tietyn väliajoin toistuvat tehtävät tehtyä helposti vaikka vuodeksi. Toistuvat tehtävät sekä vähentävät turhiin tehtävienkirjauksiin kuluvaa työaikaa ja toimivat samalla muistutuksina tehtävistä, jotka muuten jäisivät helposti jalkoihin. Asiakassuhteiden hoidossa tämä toimii hyvin: voit esimerkiksi asettaa asiakassuhteiden hoitosuunnitelmalle tehtävän ottaa yhteyttä päätöksentekijään tietyin väliajoin, jolloin järjestelmä varaa automaattisesti tälle ajan kalenteristasi.

Jos toiminnanohjausjärjestelmältä ei kaivata aivan näin yksityiskohtaista tehtävänhallintaa, on Severan Kanban-pohjainen tehtävien hallinta ehkä sopivampi valinta. Myös Severassa puhutaan tehtävistä, mutta niiden sisältö on suppeampi kuin ValueFramessa. Severan työnohjaus sopii todella hyvin juurikin nopeaan työskentelyyn, jossa tehtävänhallinnan tärkeimpänä osana on arvottaa, mitkä tehtävät ovat työn alla ja mitkä odottavat esimerkiksi asiakkaan kommenttia. Erityisen hyvin Severan työnohjaus ja Kanban-näkymä toimivat myynnin aktiviteettien hallinnassa.

Raportit

Severasta löydät kattavat ja muokattavat raportointimahdollisuudet. Löydät järjestelmästä teemoitellut valmiit raportit, joiden arvoja saat lisättyä sekä poistettua, ja joiden tietoa voi rajata laajojen filttereiden avulla. Pystyt muodostamaan Severassa myös kaavat omiin tarkasteltaviin KPI-lukuihin, joka mahdollistaa räätälöitävät raportit johdon tueksi.

Myös ValueFrame tarjoaa kattavat valmiit raportit. Tilitoimistoille suunniteltu Power BI -integraatio hyödyntää sekä ValueFramen että Netvisorin tietoja ja tarjoaa siten vieläkin tarkemman tiedonsiirron ja visuaaliset raportointiominaisuudet. Muille toimialoille saat lisäpalveluna ValueFrameen tietovarastopalvelun, jonka avulla ValueFramen data saadaan tuotua yrityksen omiin raportointijärjestelmiin. Tietovarasto on käytännössä ValueFramen tuotantokannan kopio, jonka avulla voit hyödyntää ihan mitä tahansa dataa ValueFramesta ja jatkojalostaa sitä omiin tarpeisiinne sopivaksi. Tietovaraston käytön helpottamiseksi tietokantaan voidaan sisältää vakiotietokantanäkymiä, jotka helpottavat raportoinnissa alkuun pääsemisessä.

Integraatiot

Monipuolisista ominaisuuksistaan huolimatta saattaa olla, että haluat jommankumman järjestelmän seuraksi lisäapuja toisista järjestelmistä. Visma Severaan ja ValueFrameen on olemassa valmiit yhteydet yleisimpiin taloushallinnon järjestelmiin, jolloin mm. myyntilaskuaineisto saadaan kätevästi vietyä suoraan kirjanpitoon. Severan nykyinen käytössä oleva SOAP-rajapinta päivitetään lähiaikoina REST API:in, mikä avaa integroitavuutta entisestäänkin. ValueFramessa voit valmiiden integraatioiden lisäksi täydentää järjestelmää myös omilla integraatioilla ja REST-rajapintapalvelulla, jotka rakennetaan tapauskohtaisesti.

Tutustu Severan valmiisiin integraatioihin.

Molemmat järjestelmät tukevat asiantuntijatyön arkea erilaisissa tarpeissa

Kuten jo alussa totesimme, molemmat järjestelmät tukevat ja helpottavat asiantuntijatyön arkea. Jos kuitenkin edelleen, epäröit järjestelmien välillä, ota rohkeasti yhteyttä! Asiantuntijamme auttavat mielellään juuri oman tiimisi käyttöön parhaiten istuvan järjestelmän valinnassa!