Laskutus – näin laskutat työt, kulut ja tunnit fiksusti

Asiantuntijayrityksen laskutus voi pahimmillaan olla stressaava, virhealtis ja aikaavievä hallinnollinen prosessi. Miten hoidat laskutustasi niin, että palveluita ja töitä ei jäisi laskuttamatta ja kassavirta olisi mahdollisimman positiivinen?

Fiksu projektien laskutusprosessi – mistä kyse?

Nopea ja tarkka asiantuntijatyön laskutusprosessi varmistaa, että liikevaihtoa ei menetetä virheiden tai rikkinäisten toimintatapojen vuoksi. Tämä mahdollistaa terveen kassavirran ja auttaa ennakoimaan asiantuntijayrityksen taloustilannetta.

Muista, että laskutus on hallinnollinen työ ja se ei tuota mitään asiakasarvoa, joten siihen liittyvät toimenpiteet kannattaa automatisoida mahdollisimman pitkälle.

Sisältö

Tässä on kuusi keinoa laskutuksen kehittämiseen.

Palvelumallit, projektityypit ja hinnoittelu

Maailmalta löytyy useita eri tapoja hinnoitella asiantuntijayrityksen työtä ja palveluita. Se miten valitset hinnoittelutavan vaikuttaa merkittävästi yrityksesi kasvuun, asiakastyytyväisyyteen ja kannattavuuteen. Hinnoittelussa on tietenkin välttämätöntä huomioida myös markkina- ja kilpailutilanne sekä yrityksen maine ja tunnettuus.

Aloita hinnoittelun miettiminen seuraavista kysymyksistä:

1. Kuka on ostaja?

Mieti strategian kautta, miten hinnoittelu kannattaa optimoida ostajalle. Ison yrityksen ammattiostaja ostaa eri tavalla kuin rakennusprojektia ostamassa oleva kuluttaja.

2. Mitä asiakas on ostamassa? Hyöty, palvelu, työsuoritus, nopeus, huolettomuus…

Tuntilaskutus on monesti toimiva ratkaisu, mutta muista, että asiakas ei halua ostaa tunteja, jotka perustellaan kuluilla. Kiinteähintaisissa palveluissa kannattaa listata asiat, jotka tuottvat asiakkaalle toivotun arvon. Pyri tuottamaan tuo arvo mahdollisimman tehokkaasti ja tuottavasti. Voit käyttää työkaluja, valmiita työpohjia, automatisointia – kunhan asiakasarvo on loistavalla tasolla. Hinnoittelu on iso osa markkinointia, joten älä pelkää olla erilainen.

3. Minkälaiseen hinnoitteluun asiakkaan on helpoin sanoa kyllä?

Rakenna hinnoittelumalli, joka on helppo ymmärtää ja se alleviivaa haetun lopputuloksen tai arvon. Tee hinnoittelusta joustava asiakkaan kokemaan hyötyyn esimerkiksi tarjoamalla palvelusta ja sen hinnoittelusta erilaisia vaihtoehtoja. Poista asiakkaan kokema riski hinnoitteluun ja palveluun liittyen. Se voidaan tuottaa erilaisilla takuuelementeillä, tarkastuspisteillä ja avoimella edistymisen sekä työn tulosten seurannalla.

4. Minkälainen hinnoittelumalli optimoi kannattavuuden ja resurssien hyödyntämisen?

Listaa palvelun tuottamiseen liittyvät kustannukset. Mieti, pystytkö palvelun paketoinnilla poistamaan turhia kuluja. Esimerkiksi voit tarjota projektipäällikön ilmaiseksi palvelun tuottamiseen, koska se säästää projektipalavereita ja turhaa “säätämistä”, jonka kustannus olisi isompi. Pohdi minkälainen palvelun tuottamismalli ja työn jakaminen olisi järkevin. Kannattaako osa työstä vaikka ulkoistaa?

XAAS (Everything as a service) on maailmalla nouseva trendi, joten mieti onko osa työstä mahdollista hinnoitella jatkuvaksi palveluksi ja tuloksi. Tämä tuo ennustettavuutta yrityksen kasvuun sekä kassavirran kehittymiseen.

5. Miten palvelu laskutetaan?

Vasta kun ylläolevat asiat on mietitty, päätetään hinnoittelu ja sen elementit sekä miten palvelut laskutetaan. Nyrkkisääntö on helppo: Laskuta mahdollisimman etupainotteisesti ja automatisoidusti.

6. Miten palvelu laskutetaan?

Lasku voi sisältää seuraavia elementtejä tai niiden yhdistelmiä:

Työtunnit tai työpäivät
Kulut (matkakulut, projektin kulut)
Alihankinta
Kiinteät erät (projektin vaiheet)
Tuotteistetut palvelut ja tuotteet
Toistuvat erät (kk-laskutus, vuosilaskutus)
Tuloksiin sidotut erät ja palkkiot (Success fee, conditional fees)
Volyymiin sidotut erät
Kiireellisyyteen sidotut tai palvelulupaukseen liittyvät erät
Osaamiseen, työn haastavuuteen tai kokemukseen liittyvät erät
Alennukset ja/tai reklamaatiot

Myyntiprosessi tukemaan laskutusprosessia

Projektien ja palveluiden hinnoittelu sovitaan myyntiprosessin aikana. Huolehdi, että jokainen myyntityötä tekevä henkilö ymmärtää laskutusprosessin sekä sen vaikutuksen yrityksen kassavirtaan. Muista huolehtia, että yrityksessäsi noudatetaan yhteisesti sovittuja hinnoittelu- ja laskutusperiaatteita. Tämä tekee liiketoiminnan johtamisesta selkeämpää sekä ennustettavampaa.

Näin tehostat laskutusprosessia ja vähennät virheitä myyntivaiheessa:

Tarjous ja/tai projekti perustetaan myyntivaiheessa järjestelmään, jossa toteumaa voidaan seurata sekä laskut koostaa automaattisesti.
Vastuuta myyjä, asiakasvastaava tai projektipäällikkö kirjaamaan laskutusperusteet (laskutustiedot, tuntihinnat, laskutuspisteet, jne.) järjestelmään heti!
Älä käytä exceleitä tai muitakaan samankaltaisia dokumentteja laskutuksen tukena. Vähennät riskejä ja tehostat ajankäyttöä.
Mieti, kannattaisiko provisiot sitoa laskutukseen eikä myyntisopimuksiin.
Pidä huoli, että jokainen ymmärtää taloon jäävän rahan olevan kuningas.

Laskutusdatan ketterä kerääminen

Huolehdi, että tunnit ja kulut kirjataan mielellään päivittäin, jolloin ne ovat totuudenmukaisia ja aiheuttavat vähemmän reklamaatioita. Jos tuotteita, kuluja tai palveluita lisätään projektille, huolehdi, että nekin tehdään heti suorituksen jälkeen. Mikäli suoritusperusteet ovat monimutkaisempia, pyri hyödyntämään ohjelmistojen rajapintoja tiedon keräämiseen ja koostamiseen eri järjestelmistä.

Parhaat käytännöt laskutustiedon keräämiseen:

Älä käytä paperia tai exceleitä.
Hyödynnä mobiilisovelluksia liikkuvaa työtä tekeville.
Pyri käyttämään samaa sovellusta tuntien ja kulujen kirjaamiseen kuin missä hallitaan projekteja ja työtehtäviä. Helppous ja mutkattomuus kannustaa siihen, että suoritukset kirjataan heti.
Hyödynnä ohjelmistoja joiden rajapinnat mahdollistavat tietojen siirtämisen helposti (API).
Kerro kaikille, mikä on kirjaamisen merkitys yritykselle ja vastuuta heidät huolehtimaan omasta osuudestaan prosessissa.
Tee tekijöille selväksi mitkä osa-alueet kuuluvat projektin kokonaisuuteen ja mitkä ovat mahdollisesti lisätyötä.
Ole laskutusperusteista avoin asiakkaalle ja sovi mahdollisista lisäkustannuksista mahdollisimman nopeasti.

Laskun luonti ja lähetys

Laskujen koostaminen, tarkastaminen ja lähettäminen ovat tyypillisesti vaiheita, joissa on mahdollista säästää huomattavasti aikaa. Lisäksi laskutusvirheiden poistaminen vähentää asiakasreklamaatioita ja laskujen automatisoitu koostaminen nopeuttaa laskujen lähettämistä sekä rahan kotiuttamista.

Tässä parhaat käytännöt laskun luomiseen ja lähettämiseen:

Käytä laskutustyökaluja, jotka osaavat yhdistää asiakastiedon, hinnastot, tehdyn työn, kulut ja työtunnit automaattisesti.
Vastuuta laskun luominen ja tarkastaminen henkilölle, jolla on paras tieto asiakkuudesta ja tehdystä työstä. Paras henkilö on yleensä projektipäällikkö.
Mieti, onko monimutkaiset hyväksymisvaiheet oikeasti tarpeellisia.
Hyödynnä sähköistä laskutusta tai laskun välityspalveluita. Laskujen postittaminen tai lähettäminen sähköpostilla ei maksa vaivaa.
Optimoi laskutus ja saatavien hallinnan prosessi yrityksellesi sopivaksi. Esimerkiksi, mikä on järkevin ohjelmisto koostaa ja lähettää lasku, ja missä rahojen kotiuttamista kannattaa seurata.
Huolehdi, että laskut liikkuvat sähköisesti eri ohjelmistojen välillä (laskutustyökalu, taloushallinnon ratkaisu, liiketoiminnan raportointi)

Saatavien hallinta ja kotiuttaminen

Kun laskut ovat maailmalla, seuraa rahojen kotiutumista. Rakenna laskutussyklit siten, että et joudu kuukauden vaihteissa haasteisiin, mikäli osa asiakkaista maksaa laskut myöhässä. Kuitenkin yrityksesi palkat ja ostolaskut pitäisi maksaa sovitusti. Laskuta projekteja siis mahdollisimman nopeasti.

Tässä parhaat käytännöt saatavien hallintaan:

Käytä saatavien hallinnan palveluita. Saat toimivan prosessin muistutuksineen ja huomautuksineen kustannustehokkaasti. Samalla voit itse keskittyä asiakassuhteen vaalimiseen.
Mahdollista itsellesi saatavien seuraaminen jollain reaaliaikaisella työkalulla, jotta voit reagoida itse tarvittaessa.
Saatavien hallinnan palvelut auttavat ongelmatilanteissa kotiuttamaan rahat sopimusten ja lain mukaisesti.
Rakenna liiketoimintasi siten, että kassa kestää liiketoiminnan vaihteluita.
Turvaudu tarvittaessa erilaisiin laskurahoitusmalleihin.

Hyödynnä ennusteita ja raportteja

Olisi hyvä, jos tehty laskutettavissa oleva työ olisi koko ajan saatavilla automaattisesti. Tieto auttaa suunnittelemaan laskutusaikatauluja sekä ennakoimaan kassavirran kehitystä. Laskutusraportteja kannattaa hyödyntää asiakkuusjohtamisessa sekä hinnoittelun, palvelumallien ja resursoinnin suunnittelussa. Kannattaa myös tuoda luvut kaikille näkyville, koska on motivoivaa nähdä, mitä on saatu aikaan.

Miten hyödynnät laskutustietoa liiketoiminnan kehittämisessä:

Käytä työkaluja, jotka näyttävät reaaliaikaisesti laskutettavissa olevat työt.
Hyödynnä raportteja, jotka paljastavat asiakas-, projekti- tai palvelukohtaisen kannattavuuden.
Seuraa kassavirran kehittymistä riittävällä tarkkuudella, jotta säästyt ikäviltä yllätyksiltä.
Lopeta palveluita, jotka eivät myy tai niiden kannattavuus on heikkoa.
Huolehdi, että asiakkuudet ovat molemmin puolin kannattavia.
Lopeta asiakassuhteita tarvittaessa kannattamattomuuden tai maksuhäiriöiden vuoksi.
Kohdenna myyntityö kasvaviin ja kannattaviin osa-alueisiin.

Hyödynnä markkinoiden monipuolisimpia projektinhallintaohjelmia, joissa laskutus hoituu osana kokonaisuutta

Kätevimmin laskutus sujuu, kun se hoituu osana muutakin projektinhallintaa. Yhden järjestelmän etuna on, että data syntyy projektitekemisen lomassa, ja siirtyy automaattisesti laskutusaineistoiksi.

Severa auttaa asiantuntijayrityksen toiminnanohjauksessa. Sen avulla myyt, ohjaat ja laskutat projektit kannattavasti. Modernia pilvipalvelua käyttää yli 1800 yritystä Pohjoismaissa.