Projektinhallintajärjestelmän käyttöönotto on investointi sujuvampaan arkeen ja kestävään kasvuun
Asiantuntijayritysten arjessa tieto on usein hajallaan eri järjestelmissä, mikä vaikeuttaa kokonaisuuden hallintaa ja vie aikaa olennaiselta työltä. Tässä blogissa kokenut PSA-asiantuntija Veli Hämäläinen kertoo, miksi projektinhallintajärjestelmän käyttöönotto on ratkaiseva vaihe ja miten se tukee sujuvaa arkea ja liiketoiminnan johtamista.
Projektinhallintajärjestelmän eli PSA-ratkaisun käyttöönottoa saatetaan pitää raskaana ja kalliina IT-hankkeena. Käytännössä kyse on kuitenkin strategisesta investoinnista, jonka tarkoituksena on helpottaa päivittäistä työtä, parantaa kannattavuutta ja antaa paremmat edellytykset liiketoiminnan johtamiseen.
Kun käyttöönotto tehdään huolellisesti, hyödyt näkyvät nopeasti ajansäästönä, parempana läpinäkyvyytenä ja sujuvampina toimintatapoina. Usein myös nopeammin kuin alun perin osataan odottaa.
Projektinhallintajärjestelmän käyttöönotto pähkinänkuoressa:
- Nykytilan kartoitus
Ymmärretään arjen toimintatavat ja tavoitteet. - Käyttöönoton organisointi
Määritellään roolit, vastuut ja aikataulu. - Asetusten ja käyttötapojen läpikäynti
Mukautetaan järjestelmä tukemaan yrityksen toimintaa määrittelemällä asetukset oikein. - Tiedonsiirto (migraatio)
Siirretään uuteen järjestelmään vain oleellinen tieto. - Koulutus
Varmistetaan, että käyttäjät osaavat hyödyntää järjestelmää arjessa. - Seuranta ja kehittäminen
Arvioidaan hyötyjä ja kehitetään käyttöä jatkuvasti.
Hyvin toteutettu käyttöönotto on hallittu prosessi, joka parantaa arjen sujuvuutta ja antaa luotettavan pohjan liiketoiminnan johtamiseen.
Käyttöönoton laajuus ja kesto määräytyvät yrityksesi tarpeiden mukaan
On hyvä ymmärtää, että onnistuneen käyttöönoton peruselementit ovat samat kaikenkokoisille yrityksille. Olipa kyseessä pieni asiantuntijatiimi tai suuri organisaatio, tarvitaan aina selkeä kartoitus, huolellinen asetusten läpikäynti sekä toimiva koulutus.
Suurin ero syntyy projektin ajallisessa laajuudessa. Severan joustavuuden ansiosta käyttöönoton kesto voi vaihdella muutamasta tunnista kymmeniin päiviin riippuen yrityksen koosta, prosessien monimutkaisuudesta sekä integroitavien järjestelmien määrästä.
Pienelle yritykselle tai vasta-aloittaneelle toimijalle riittää usein ketterä asetusten läpikäynti. Se on samalla erinomainen tilaisuus luoda yritykselle selkeät struktuurit ja toimintatavat heti alusta alkaen. Suuremmissa kokonaisuuksissa puolestaan syvennytään laajemmin toimintatapojen yhtenäistämiseen koko organisaation tasolla.
Miten projektinhallintajärjestelmä kannattaa ottaa käyttöön asiantuntijayrityksessä?
Onnistunut käyttöönotto asiantuntijayrityksessä lähtee arjen ymmärtämisestä. Severan käyttöönotto ei ole vain tekninen projekti. Se on yhteistyötä, jossa järjestelmä rakennetaan tukemaan yrityksen todellisia toimintatapoja ja tavoitteita.
Kaikki alkaa kartoitusvaiheesta. Tässä vaiheessa pysähdytään hetkeksi nykytilan äärelle. Miten myynti, projektit, tuntikirjaukset ja laskutus toimivat tänään. Missä kohdin syntyy turhaa käsityötä tai epäselvyyksiä. Kun mukana ovat sekä johto että loppukäyttäjät, syntyy yhteinen ymmärrys siitä, mihin suuntaan toimintaa halutaan kehittää.
Hyvä kartoitus luo pohjan koko käyttöönotolle ja varmistaa, että järjestelmä palvelee koko organisaatiota eikä vain yksittäistä roolia.
Selkeä projektimalli tuo käyttöönottoon varmuutta
Vaikka käyttöönoton laajuus vaihtelee yrityksittäin, yksi asia on aina yhteistä. Selkeät vastuut ja avoin kommunikaatio tekevät projektista hallitun.
Severan käyttöönottokonsultti on mukana alusta alkaen. Hänen tehtävänsä on tuoda mukanaan kokemus ja hyväksi todetut käytännöt, jotta vältytään yleisimmiltä sudenkuopilta. Kun projektilla on selkeä rakenne ja realistinen aikataulu, käyttöönotto etenee rauhallisesti ja ennakoitavasti.
Järjestelmä muokataan tukemaan juuri teidän tapaanne toimia
Määrittelyvaiheessa eli asetusten ja käyttötapojen läpikäynnissä Severa rakennetaan vastaamaan yrityksen toivottua arkea. Projektimallit, laskutuskäytännöt, raportointi ja mahdolliset integraatiot käydään läpi huolellisesti. On tärkeää pitää mielessä, että Severa harvoin mukautetaan vastaamaan nykyprosessia vaan Severan avulla prosessia tehostetaan ja arkea helpotetaan.
Samalla kannattaa katsoa myös hieman pidemmälle. Severa elää yrityksen mukana, joten järjestelmä on hyvä rakentaa joustavaksi ja kasvua tukevaksi. Harvoin kaikki tarpeet ovat täysin lukittuja alussa, ja siksi käyttöönotossa on hyvä jättää tilaa kehitykselle.
Severa kasvaa mukanamme ja mahdollistaa entistä ketterämmän johtamisen ja liiketoiminnan kehittämisen.
– Sanna Rautio, Head of Revenue Operations, Avidly
Lue koko asiakastarina: Avidlyn paluu Severaan nosti henkilöstötyytyväisyyttä ja palautti työn hallinnan
Tiedonsiirrossa keskitytään olennaiseen
Vanhoista järjestelmistä ei ole tarpeen siirtää kaikkea. Migraatiovaiheessa mukaan otetaan ne tiedot, joita arjessa oikeasti tarvitaan. Tyypillisesti näitä ovat aktiiviset asiakkaat ja projektit, tuntikertymät ja laskutettavat erät sekä käyttäjätiedot.
Kun lähtötiedot ovat kunnossa, Severasta saadaan heti luotettava työkalu sekä operatiiviseen työhön että liiketoiminnan seurantaan.
Koulutus ratkaisee, miten järjestelmä otetaan vastaan
Hyväkään järjestelmä ei tuo hyötyä, jos sitä ei osata käyttää. Siksi koulutus on yksi käyttöönoton tärkeimmistä vaiheista.
Koulutuksessa keskitytään eri käyttäjäryhmien arkeen. Tavoitteena ei ole opettaa kaikkia ominaisuuksia kerralla, vaan näyttää, miten Severa helpottaa omaa työtä ja poistaa turhaa manuaalista tekemistä. Kun käyttäjät ymmärtävät hyödyt, järjestelmästä tulee luonteva osa arkea eikä pelkkä pakollinen työkalu.
Käyttöönottoa voidaan tehostaa myös jakamalla vastuuta. Asiakkaan on mahdollista ottaa vastuu ”helpompien” aiheiden, kuten tuntikirjausten, kouluttamisesta sisäisesti, jolloin Severan konsultti voi keskittyä haastavampiin kokonaisuuksiin kuten raportointiin tai projektitalouteen.
Asiantuntijamme ovat tottuneet käyttämään erilaisia järjestelmiä, joten Severaan siirtyminen ei tuntunut vieraalta. Hyvät perehdytykset ja koulutukset auttoivat paljon.
– Terhi Pakkanen, Finance and Project Specialist, Premico Rakennuttaminen
Lue koko asiakastarina: Premico Rakennuttaminen vaihtoi Severaan – sujuva siirtymä ja selkeämpi arki
Työntekijät oppivat käytön itse yhden päivän aikana. Se on meille tärkeä merkki siitä, että järjestelmä toimii käytännössä.
– Jyri Kotilainen, yrittäjä, Vauhtiviiva Oy
Lue koko asiakastarina: Arkkitehtitoimisto Vauhtiviiva löysi Severasta helpon ja nykyaikaisen ratkaisun
Käyttöönotto on vasta alku, ei päätepiste
Kun Severa on otettu käyttöön ja ensimmäiset projektit ja laskutukset on tehty, varsinainen hyödyntäminen alkaa. Käyttöä seurataan ja toimintatapoja kehitetään tarpeen mukaan.
Mittareiden ja raporttien avulla voidaan tunnistaa kehityskohteita, parantaa kannattavuutta ja tukea kasvua luotettavan tiedon pohjalta. Näin järjestelmä elää yrityksen mukana ja mukautuu sen muuttuviin tarpeisiin.
Hyvin tehty käyttöönotto vapauttaa aikaa olennaiseen
Kun projektinhallintajärjestelmä otetaan käyttöön suunnitelmallisesti ja yhteistyössä, se selkeyttää arkea, vähentää manuaalista työtä ja parantaa näkyvyyttä liiketoimintaan.
Parhaimmillaan Severa antaa asiantuntijoille ja johdolle mahdollisuuden keskittyä siihen, mikä on tärkeintä. Oma työ sujuu paremmin, projektit ovat hallinnassa ja aikaa jää enemmän itse asiantuntijatyöhön.
Veli Hämäläinen toimii International Partner Sales Managerina Severalla ja työskentelee päivittäin PSA-ratkaisujen ja asiantuntijayritysten toiminnanohjauksen parissa. Velille tärkeää on luottamukseen perustuva yhteistyö, jonka tavoitteena on helpottaa yritysten arkea ja tukea liiketoiminnan kehittämistä selkeillä ja toimivilla ratkaisuilla. Työssään Veli painottaa selkokielistä vuorovaikutusta ja käytännönläheistä yhteistyötä, jotta järjestelmät tukevat sujuvasti sekä nykyisiä tarpeita että tulevaa kasvua.
