Tilitoimisto Tonava tuo Severalla työn laadun, kannattavuuden ja arjen ohjauksen näkyväksi

Tilitoimisto Tonava haluaa kasvaa modernilla tavalla. Se tarkoittaa heille teknologian hyödyntämistä, mutta ei ihmisten kustannuksella. Päinvastoin. Kun rutiineja automatisoidaan ja työn tulokset tuodaan näkyväksi, kirjanpitäjät voivat keskittyä laadukkaampaan asiakastyöhön ja oman työnsä parempaan johtamiseen.

Tonava on vuonna 2019 perustettu tilitoimisto, jonka lähtöajatuksena on ollut tehdä asioita hieman uudella tavalla. Toimitusjohtaja Jarkko Iitiän mukaan modernius ei tarkoita Tonavalle pelkästään ohjelmistoja tai automaatiota, vaan ennen kaikkea tapaa yhdistää teknologia ja ihmisläheinen asiakaspalvelu.

“Hyödynnämme paljon teknologiaa, mutta meille ihminen ja ihmisten välinen kommunikaatio ovat edelleen tärkeimpiä”, Jarkko kertoo.

Tonavalla on lähes 600 asiakasta eri toimialoilta. Yhtiö on kasvanut voimakkaasti ja haluaa olla edelläkävijä siinä, miten tilitoimisto voi kehittää liiketoimintaansa, hinnoitteluaan ja palvelutuotantoaan.

Viime vuosina Tonava on uudistanut palvelumallinsa, palvelutasonsa ja hinnoittelunsa. Tuntiperusteisesta laskutuksesta on siirrytty kohti kiinteähintaisia kuukausipalveluita. Seuraava askel oli saada parempi näkyvyys siihen, miten työ oikeasti sujuu.

Dataa ja numeroita kyllä oli, mutta ne olivat hajallaan. Jos halusin tehdä asioita näkyväksi, käytin useamman tunnin tai päivän kootakseni Exceleitä.

Kiinteähintainen palvelu vaatii parempaa näkyvyyttä kannattavuuteen

Kun palveluita myydään kiinteällä hinnalla, pelkkä tuntien kirjaaminen ei riitä. Tilitoimiston on pystyttävä näkemään, ovatko asiakkuudet kannattavia, tehdäänkö sovitut tehtävät ajallaan ja vastaako palvelun laatu sitä, mitä asiakkaalle on luvattu.

Tonavalla oli käytössä toiminnanohjausjärjestelmä jo ennen Severaa, mutta se oli otettu käyttöön eri vaiheessa yrityksen kehitystä. Liiketoiminta, palvelumalli ja tavoitteet olivat muuttuneet, joten vanha järjestelmä ei enää tukenut niitä riittävän hyvin.

“Dataa ja numeroita kyllä oli, mutta ne olivat hajallaan. Jos halusin tehdä asioita näkyväksi, käytin useamman tunnin tai päivän kootakseni Exceleitä”, Jarkko kertoo.

Tonavan tavoitteena oli rakentaa toimintamalli, jossa työntekijä näkee itse oman työnsä lopputuloksen. Ei ainoastaan tunteja, vaan myös laatua, kannattavuutta, liikevaihtoa ja muutoksia. Ajatus oli tuoda tieto avoimeksi, jotta jokainen voisi tehdä parempia päätöksiä omassa työssään.

Severa tukee Tonavan uutta tapaa johtaa tilitoimistoa

Tonavalla Severan käyttöönoton lähtökohtana ei ollut vain uuden järjestelmän hankkiminen. Ensin määriteltiin, mitä toiminnassa halutaan muuttaa ja mitä järjestelmän pitäisi tehdä näkyväksi.

Tärkeintä oli, että asiantuntijat, tiiminvetäjät ja johto näkevät saman tiedon omasta roolistaan käsin: työntekijä omat asiakkaansa, tiiminvetäjä tiiminsä tilanteen ja johto kokonaisuuden.

Severan rinnalla Tonava hyödyntää Netvisor Prota, joka automatisoi kirjanpidon rutiineja, kuten tiliotteisiin, ostolaskuihin, kuitteihin ja kauden katkoon liittyviä tehtäviä. Kun Netvisor Prossa tehty työ siirtyy automaattisesti Severaan, Tonava pystyy seuraamaan, kuinka paljon automaatio todella tehostaa työtä ja miten se vaikuttaa työn laatuun.

“Severa tekee näkyväksi meidän tavoitteen, eli paljonko tämä tehostaa ja mitä laadullisesti tapahtuu”, Jarkko kertoo.

Automaatiossa kyse ei ole vain ajansäästöstä. Vähintään yhtä tärkeää on se, että työ muuttuu mielekkäämmäksi. Kun rutiinit vähenevät, kirjanpitäjä voi käyttää enemmän aikaa laadunvalvontaan, poikkeamien tunnistamiseen ja asiakkaan auttamiseen.

“Rutiinityön osuus vähenee, ja työ painottuu enemmän laadunvalvontaan sekä poikkeamiin reagoimiseen”, Jarkko jatkaa.

Severa sujuvoittaa kirjanpitäjän arkea ja oman työn hallintaa

Työntekijöiden näkökulmasta Severan suurin arvo näkyy arjen sujuvuudessa. Tonavan kirjanpitäjä Mika Siltanen kuvaa Severaa nykyaikaiseksi ja helppokäyttöiseksi.

“Kirjanpitäjän näkökulmasta Severa on huomattavasti dynaamisempi ja modernimpi. Klikkailu ei ole niin valtavaa kuin aiemmin”, Mika kertoo.

Mikalle hyvä toiminnanohjaus tarkoittaa sitä, että järjestelmä vie mahdollisimman vähän aikaa varsinaiselta asiakastyöltä. Tuntien kirjaamisen ja tehtävien hallinnan pitää olla niin sujuvaa, ettei järjestelmästä tule työn este.

“Haluan käyttää mahdollisimman vähän aikaa kaikkeen muuhun kuin siihen, mistä yhtiö ja asiakas saavat arvoa”, Mika toteaa.

Omaa työaikaa säästyy hirveästi. Pelkästään laskutuksen osalta säästö tulee olemaan varmaan noin 10–12 tuntia kuukaudessa.

Severa tekee arjen korjauksista sujuvampia

Marianne Hautala toimii Tonavalla muun muassa Severan pääkäyttäjänä ja starttitiimin team leaderina. Hänen arjessaan Severa näkyy esimerkiksi uusien asiakkaiden perustamisessa, raportoinnissa, asetusten hallinnassa, laskutuksessa ja henkilöstön tukemisessa.

Aiemmassa järjestelmässä esimerkiksi laskurivien korjaaminen ja tuntikirjausten muokkaaminen oli monivaiheista. Oikeuksien hallinta oli kankeaa, ja monet asiat kasautuivat pääkäyttäjälle.

Severassa vastuuta voidaan jakaa paremmin.

“Severassa oikeuksia pystyy antamaan ihan eri tavalla. Henkilökunta pystyy itse korjaamaan tuntejaan ja liittymään projekteille, mikä vähentää pääkäyttäjän työkuormaa”, Marianne kertoo.

Laskutukseen odotetaan jopa 10–12 tunnin kuukausittaista säästöä

Yksi konkreettisimmista muutoksista näkyy laskutuksessa. Tonavalla vanhassa järjestelmässä laskujen luonti vei Mariannelta noin 16 tuntia kuukaudessa. Ensimmäisessä Severan kautta tehdyssä laskutuksessa aikaa kului noin 2–3 tuntia, vaikka samalla jouduttiin vielä korjaamaan vanhasta järjestelmästä siirtynyttä dataa.

Marianne arvioi, että kun käyttöönoton alkuvaiheen datakorjaukset on saatu tehtyä, säästöä syntyy pelkästään laskutuksen osalta noin 10–12 tuntia kuukaudessa.

“Omaa työaikaa säästyy hirveästi. Pelkästään laskutuksen osalta säästö tulee olemaan varmaan noin 10–12 tuntia kuukaudessa”, Marianne kertoo.

Käyttöönotossa suurin haaste ei liittynyt Severaan, vaan vanhasta järjestelmästä siirtyneeseen dataan. Kun vanha data ei ollut odotetussa kunnossa, Tonavalla jouduttiin tekemään paljon korjaustyötä ennen kuin laskutus saatiin haluttuun muotoon.

Marianne kuitenkin korostaa, että Severan puolelta tuki oli aktiivista ja avuliasta.

“Severan puolelta on ollut todella hyvää palvelua. Koko ajan on saanut tukea, neuvoja ja apua”, Marianne kiittelee.

Käyttöönotossa tärkeintä on tietää, mitä halutaan nähdä

Tonavan Severan käyttöönotto aloitettiin helmikuussa. Tavoitteeksi asetettiin, että kirjanpitäjät ja palkanlaskijat aloittavat käytön toukokuussa ja ensimmäinen laskutus tehdään Severan kautta kesäkuussa.

Jarkon mukaan riittävä siirtymäaika ja selkeät tavoitteet olivat onnistumisen kannalta olennaisia.

“Käyttöönoton punaisena lankana oli se, että jokainen työntekijä näkisi selkeämmin oman työnsä ja sen vaikutukset”, Jarkko kertoo.

Myös henkilöstö otettiin mukaan muutokseen. Tonavalla ei haluttu tehdä muutosta vain johdon näkökulmasta, vaan miettiä yhdessä, mitä hyötyä muutoksesta on yritykselle, työntekijöille ja asiakkaille.

Marianne kertoo, että esimerkiksi tilinpäätösprosessin pohjia rakennettiin sen mukaan, miten Mika tekee tilinpäätöksiä käytännössä.

“Mikan tapa tehdä tilinpäätös otettiin suoraan käyttöön, koska se oli niin hyvä ja toimii Severassa hyvin”, Marianne kertoo.

Parempi näkyvyys auttaa ennakoimaan työtä

Tonavalla nähdään, että Severan arvo kasvaa entisestään, kun resursointi ja kannattavuuden seuranta saadaan laajemmin käyttöön. Uusille asiakkaille asetetaan jo aikatavoitteita, ja myöhemmin samaa rakennetaan myös vanhalle asiakaskannalle.

Tavoitteena on, että jokainen kirjanpitäjä näkee itse omien asiakkaidensa kannattavuuden.

Mikan mielestä tämä on olennaista, koska juuri työntekijä pystyy vaikuttamaan omaan asiakastyöhönsä eniten.

“Asiakaskannattavuus on ollut perinteisesti paljon mutuilun varassa. Jos siihen saa oikeasti konkreettisia lukuja, se on äärimmäisen tärkeää”, Mika sanoo.

Parempi näkyvyys auttaa myös ennakoimaan ruuhkahuippuja. Tilitoimistoalalla alkuvuosi on usein kiireistä aikaa, mutta työn suunnittelulla osaa kiireestä voidaan tasata. Kun tehtävät ovat näkyvissä ja toistuvat työt on rakennettu järjestelmään, työntekijä voi nähdä, mitä pitää tehdä tänään, mitä on tulossa ja mihin kannattaa tarttua ajoissa.

“Severaan saa laitettua päiväohjelman, jos sen haluaa. Kun toistuvat työtehtävät on tehty kuntoon, ne tulevat automaattisesti näkyviin. Ei tarvitse ajatella, vaan voi katsoa, mitä tänään on listalla”, Marianne sanoo.

Tilitoimiston asiakkaalle tämä näkyy parempana ennakointina, oikea-aikaisempana yhteydenpitona ja laadukkaampana palveluna. Kun työt eivät kasaudu viime hetkeen, kirjanpitäjällä on enemmän aikaa havaita poikkeamia, kysyä tarvittavat tiedot ajoissa ja auttaa asiakasta proaktiivisemmin.

Meillä yrityksen kulttuuri muuttuu tekemisestä siihen, että kiinnostutaan myös lopputuloksesta ja siitä syntyvästä keskustelusta. Siinä ohjelmistolla on iso rooli nykypäivänä.

Muutos ei ole vain järjestelmäprojekti, vaan kulttuurin muutos

Jarkon mukaan Severan onnistumista ei mitata pelkästään sillä, saadaanko uusi järjestelmä käyttöön. Tärkeämpää on se, muuttuuko tapa johtaa ja tehdä työtä.

Tonavalla tavoitteena on, että henkilöstö kiinnostuu entistä enemmän oman työnsä lopputuloksista. Ei vain siitä, että tehtävät on tehty, vaan siitä, miten työ vaikuttaa laatuun, kannattavuuteen ja asiakkaan kokemukseen.

“Meillä yrityksen kulttuuri muuttuu tekemisestä siihen, että kiinnostutaan myös lopputuloksesta ja siitä syntyvästä keskustelusta. Siinä ohjelmistolla on iso rooli nykypäivänä”, Jarkko kiteyttää.

Tonavan vinkki muille tilitoimistoille: lähde liikkeelle tavoitteesta

Jarkon mukaan järjestelmää ei kannata vaihtaa vain vaihtamisen vuoksi. Ensin on tärkeää miettiä, mitä liiketoiminnassa halutaan muuttaa ja mitä arjesta halutaan nähdä.

Marianne nostaa esiin pohjatyön merkityksen. Jos tilitoimistolla on jo ollut toinen järjestelmä käytössä, vanha data kannattaa käydä kriittisesti läpi ennen siirtoa.

“Ei kannata lähteä soitellen sotaan. Mieti tarkkaan, mitä haluat järjestelmältä ja karsi epäolennainen pois ennen kuin tietoja lähdetään viemään”, Jarkko ja Marianne tiivistää.

Voisiko Severa sopia myös teidän tilitoimistollenne?

Kun tilitoimisto siirtyy kohti kiinteähintaisia palveluita, automaatiota ja kasvua, työn tulosten näkyvyydestä tulee entistä tärkeämpää. Severa auttaa seuraamaan asiakas- ja palvelukannattavuutta, hallitsemaan työtä ja laskutusta sekä tekemään automaation vaikutukset näkyviksi.

Näytämme mielellämme, miten Severa voisi tukea juuri teidän tilitoimistonne toimintatapaa.

Minna Hirvonen työskentelee Visma Solutionsin sisältömarkkinoinnissa. Minna arvostaa hyödyllisiä ja informatiivisia tekstisisältöjä. Siksi hän päätyi sisällöntuottajaksi jo vuonna 2004, jotta tiedonnälkäiset löytävät vastauksia digitaalisista kanavista.