Johdatko vieläkin projekteja Excelillä? 6 syytä miksi kannattaa harkita lopettamista

Keskusteluissa törmäämme edelleen ajatukseen, että Excel on toimiva järjestelmä projektinhallintaan. Oletko koskaan pysähtynyt miettimään, onko ratkaisu todella sopivin omalle tiimillesi?

Projektien sujuva ja läpinäkyvä hallinta vaatii usein enemmän kuin yksinkertaisen taulukkolaskentatyökalun. Varsinkin, kun soppaan heitetään useiden eri projektien, työntekijöiden ja aikataulujen päällekkäistä suunnittelua, projektien hallinta Excelissä käy hankalaksi. Kokosimme kuusi syytä, miksi Excelistä luopumista kannattaa harkita.

1. Käytä työaikasi tehokkaammin

Verkosta löytyy taatusti kymmeniä ellei satoja valmiita Excel-pohjia projektinhallintaan, mutta niistä jokainen on suunniteltu keskivertoyritykselle keskivertotarpeisiin. Jotta tiimisi hyötyisi taulukoista, pitäisi niitä vielä muokata jokaiselle projektille sopiviksi.

Ja entä, kun yrityksesi toiminta kasvaa? Taulukkolaskentapohjien rakentaminen ja muokkaus sekä tietojen ylläpitäminen ja siirtäminen vie niin paljon työaikaa, että projektinhallintajärjestelmän ostaminen hyvissä ajoin olisi todennäköisesti ollut edullisempi ratkaisu. Oman työaikasi ja sen myötä säästetyt eurot voit käyttää tuottavampiin toimiin.

2. Hallitse järjestelmällisesti useita päällekkäisiä projekteja

Excelistä projektien kokonaiskuvan hahmottaminen on hankalaa. Mikäli projekteja on useita, eri projektien välillä liikkuminen ja tiimiläisten työajan ja -tehtävien hahmottaminen on erityisen ongelmallista. Varsinkin projektipäällikkö hyötyy tehokkaammasta järjestelmästä, jossa työntekijöiden resurssien allokoiminen ja uudelleenjärjestely hoituu vaivattomasti. Näet kaikkien tiimiläisten työmäärän ja saat tietoosi useiden projektien ajantasaisen tilanteen vaivattomasti.

Projekti alkaa aina myynnistä, joten suunnitteluvaiheessa tulisi ottaa myös sen tarpeet huomioon. Ilman soveltuvaa ohjelmaa joudut todennäköisesti ylläpitämään useampia eri Excel-tiedostoja, joihin kokoat eri projektin vaiheiden yhteyshenkilöitä sekä myyntitiimin soitettuja ja klousattuja kontakteja. Tietojen löytyminen yhdestä paikasta helpottaa koko työryhmän työskentelyä myynnistä aina laskutukseen asti.

Lue myös: Miten Severalla hallitaan projektijohtoisen liiketoiminnan sirpaleisuutta?

3. Resursoi tehokkaasti

Vaikka projektit muuten hallittaisiinkin omassa ohjelmassaan, yllättävän monet yritykset tekevät silti resursointia Excelissä. Excelin taipumattomuus useisiin päällekkäisiin projekteihin ja liikkuviin työryhmiin tuo haasteita projektipäällikölle. Kun eri työntekijöille ja projekteille on luotu erillisiä Excel-tiedostoja, saattaa tilanne näyttää siltä, että tiimiläisellä on vapaata kapasiteettia, vaikka henkilö olisikin jo varattu toisaalle.

Koska tietojen jakaminen ja yksityiskohtainen kirjaaminen on Excelissä ongelmallista, muun muassa työntekijöiden poissaolot aiheuttavat epäselvyyksiä taulukkolaskentaohjelmaa käytettäessä. Excelin perusrakenne ei ohjaa tekemistä, jolloin jokainen tiimiläinen kirjaa tekemänsä työt parhaaksi näkemällään tavalla – mikäli kirjauksia on ylipäätään muistettu tehdä. Projektinhallintaohjelmaa käyttäessä ohjelmiston rakenne jo vaatii yhtenäisiä ja ajantasaisia merkintöjä. Työkaverin sairastuessa näet siis yhdellä silmäyksellä, mikä projektin tilanne poissaolevan tiimiläisen osalta on.

Älä myöskään aliarvioi työntekijöitäsi! Usein vastalauseena uudelle järjestelmälle on se, etteivät työntekijät kuitenkaan tähän sitoudu. Luota tiimiisi ja anna asiantuntijalle vastuu näyttää järjestelmän hyödyt loppukäyttäjälle.

Lue myös: Quiet quitting -ilmiö korostaa työajanseurannan tärkeyttä asiantuntijatyössä

4. Käsittele tietoja turvallisesti

Excel-tiedostoja voidaan jakaa suhteellisen helposti ja vaivattomasti pilvipalveluissa koko yrityksen käyttöön, mutta niissä näkyvän tiedon rajaaminen on hankalaa. Monet projektit sisältävät arkaluontoisia asiakastietoja, joita et välttämättä halua koko projektityöryhmän saataville. Tämä tarkoittaa joko useiden eri Exceleiden pyörittämistä ja rajattua jakamista, tai esimerkiksi monimutkaisten rajattujen kansiorakennelmien luomista pilvipalveluun. Aikaa kuluu jälleen muokkauksiin sekä rajausten toteutukseen. Projektinhallintaohjelmassa voit helposti rajoittaa eri käyttäjäryhmien pääsyä sisältöihin. Työntekijät pääsevät katsomaan omia projektejaan, mutta sensitiivinen tieto on rajattu niille, joilla on lupa päästä niihin käsiksi.

Myös GDPR asettaa haasteita tietojen käsittelylle. Jokaisen yrityksen tulee pitää erityisen tarkkaa kirjaa siitä, että GDPR:n vaatimat tietojen löytymistä ja tietoturvaa koskevat vaatimukset täyttyvät. Pilvipalveluun viety Excel-tiedosto saattaa täyttää vaatimukset, mutta niiden valvominen on mutkikkaampaa kuin alusta asti lainsäädännön vaatiman tietoturvallisuuden täyttävän ohjelmiston käyttäminen.

5. Valitse työkalu, jolla sujuu reaaliaikainen raportointi

Raportoinnin reaaliaikaisuus on tärkeää päätöksenteon kannalta. Toimivassa projektinhallintatyökalussa tietojen tallennus ja käsittely on saumatonta ja automatisoitua, jolloin voidaan tarkastella helposti niin mennyttä dataa kuin laatia ennusteita tulevaisuudesta.

Excel ei ole raportointityökalu, joten sen ominaisuuksien taipuminen tähän ei luonnistu ongelmitta. Vaikka Excelistä voikin hakea suuntaa antavaa dataa, on eri projektien yhteisen historiadatan hakeminen lähes mahdotonta – varsinkin, mikäli etsit tietyn tyyppistä informaatiota, esimerkiksi hinnoittelutietoja useiden eri projektien joukosta.

Lue myös: 5 tärkeintä tunnuslukua projektinhallintaan

6. Hoida laskutus osana projektia

Vaikka Excel-järjestelmä olisi rakennettu miten hyvin tahansa, projektinhallinnan putki katkeaa viimeistään laskutuksen kohdalla. Erillinen laskutusjärjestelmä aiheuttaa projektiin automaattisesti yhden vaiheen lisää, kun tietoja pitää siirtää järjestelmästä toiseen. Projektien läpinäkyvyys kärsii ja kuluraporttien hakeminen päätöksenteon avuksi tuottaa lisätyötä.

Mikäli käytössäsi on projektinhallintaohjelma, saat tuotua tarvitsemasi tiedot kätevästi laskutusjärjestelmästäsi. Esimerkiksi, jos käytössäsi on projektinhallintaan Severa ja taloushallintoon Netvisor, saat kohdistettua ostolaskut suoraan projektille, jolloin kulut kohdistuvat oikein automaattisesti. Projektien kannattavuutta ja kuluja koskevat raportit näet suoraan Severasta, jolloin erillisten laskelmien ylläpito, tiedonhaku ja raporttien kokoaminen jää pois työajastasi.

Tuo tehokkuutta projektinhallintajärjestelmällä

Mikäli edelleen käytät Exceliä projektinhallintaan, rohkaisemme kokeilemaan projektinhallintaan suunniteltua järjestelmää. Yllä olevien syiden lisäksi saatat hyötyä järjestelmästä myös kontaktointihistorian ylläpidossa, myynnin seurannasta myyntiputkinäkymässä, sekä mahdollisuudesta tallentaa kaikki projektiesi tarpeelliset tiedostot ja linkit suoraan järjestelmään.