Suunnittele Severan käyttöönottosi hyvin

Toiminnanohjausjärjestelmä tuo yrityksellesi paljon mahdollisuuksia toiminnan ja tuloksen kehittämiseen, mutta sen käyttöönotto vaatii suunnittelua. Siksi, ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa, kannattaa istua alas ja pohtia asioita asiantuntijan kanssa.

Tarpeiden kartoitus

Ennen kuin edes teet päätöstä järjestelmän hankinnasta, mieti mihin tarkoitukseen sitä tarvitset. Kartoita tarpeet johtoryhmän ja työntekijöidesi kanssa. Haluatko järjestelmän auttavan projektien hallinnassa, tehostavan myyntiä tai nostavan laskutusastetta vai haluatko mahdollisesti järjestelmän, jonka avulla pystyt ennakoimaan paremmin yrityksesi talouden tulevaisuutta. Kaikki tämä on mahdollista Visma Severan avulla, käyttötavoissa vain on eroja. Jo kartoitusvaiheessa saat tuoteasiantuntijoiltamme apua ja tukea pohdinnoillesi.

Käyttöönotto

Kun olet tehnyt päätöksen Visma Severan hankinnasta, sovitaan vastaavan asiantuntijan kanssa käyttöönotosta. Hänen kanssaan käydään läpi, mitä osioita Severasta yrityksenne on tarkoituksenmukaista ottaa käyttöön, ketkä järjestelmää tulevat käyttämään ja miten koulutukset järjestetään. Hänen kanssaan käydään vielä tarkemmin läpi, mitä yrityksesi haluaa saavuttaa Severan avulla ja miten järjestelmää kannattaa käyttää.

Lue myös: 5 myyttiä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta

Järjestelmän sovittaminen yrityksen toimintakulttuuriin

Jokaisessa yrityksessä on omat toimintatapansa, joihin uusi järjestelmä on sovitettava. Visma Severa on suunniteltu suoraviivaistamaan prosesseja, joten joitakin olemassa olevia toimintatapoja voi olla järkevä muuttaa käyttöönoton yhteydessä. Esimerkiksi jos tuntikirjaukset on aikaisemmin tehty kerran kuukaudessa, jatkossa tunnit voidaan kirjata esimerkiksi viikoittain tai jopa päivittäin.

Teillä voi olla käytössänne jo useita erilaisia järjestelmiä, joten Visma Severa täytyy sovittaa osaksi kokonaisuutta. Mitä tietoja järjestelmien välillä halutaan kulkevan ja kuinka usein? Onko jo olemassa olevia rajapintoja vai täytyykö sellaisia rakentaa? Voiko jostain järjestelmistä luopua päällekkäisyyksien vuoksi?

Vastuunjako

Ennen käyttöönottoa täytyy yrityksessä tehdä myös selkeä vastuunjako. Koko henkilökunta täytyy saada sitoutettua toiminnan kehittämiseen, mutta tietyille toiminnoille on löydettävä vastuuhenkilöt. On hyvä miettiä esimerkiksi, löytyykö talon sisältä henkilöitä, jotka pystyvät tekemään järjestelmän käyttöönottotoimia, luomaan asetuksia, siirtämään tietoa järjestelmästä toiseen ja syöttämään avaintietoja?

Käyttöönoton jälkeen yrityksessä on myös hyvä olla vastuulliset henkilöt, pääkäyttäjät, jotka huolehtivat järjestelmän asianmukaisesta käytöstä. Varsinkin alussa käyttäjät tarvitsevat apua ja tukea järjestelmän käytössä.

Koulutukset

Kun kaikki on valmista käyttöä varten, koulutetaan henkilöstö. Jokaiselle yritykselle räätälöidään sen tarpeisiin sopiva koulutus. Koulutusten määrästä, koulutustavasta ja koulutettavien henkilöiden määrästä sovitaan aina tapauskohtaisesti. Koulutustarve määräytyy sen mukaan, kuinka laajana järjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön ja kuinka monta käyttäjää järjestelmällä tulee olemaan.

Koulutuksia järjestetetään verkkokoulutuksina ja paikan päällä järjestettävinä räätälöityinä koulutuksina. Koulutus kestää minimissään kaksi tuntia, mutta voi viedä myös muutaman päivän. Jokainen käyttäjä voi jatkokouluttautua myös itsenäisesti säännöllisesti järjestettävissä, veloituksettomissa webinaareissamme. Lisäksi kaikkien Severa-käyttäjien tukena ovat tukisivusto yksityiskohtaisine käyttöohjeineen ja interaktiivinen Visma Solutions Community, jossa käyttäjät ja asiantuntijat voivat käydä keskustelua mistä tahansa järjestelmän käyttöön liittyvästä.

Lue myös: Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto 2022 – parhaat vinkit onnistumiseen

Käytön kehittäminen

Vielä käyttöönoton yhteydessäkin voi nousta esiin asioita ja toimintamalleja, joita hienosäädetään ja mukautetaan edelleen Severa-asiantuntijan kanssa mahdollisimman mutkattoman käytön takaamiseksi. Tavoitteemme on tyytyväinen asiakas. Siksi haluamme varmistaa, että sinä saat Severasta kaiken mahdollisen hyödyn irti ja käyttö on mahdollisimman helppoa.

Käyttöönoton ja koulutusten jälkeenkään et jää Severan kanssa yksin, sillä me Visma Solutionsilla tuemme sinua myös jatkossa. Jos liiketoimintasi muuttuu, pääkäyttäjä vaihtuu tai haluat vaikka laajentaa järjestelmän käyttöä, autamme sinua tarjoamalla koulutuksia, konsultointia ja eväitä käytön kehittämiseen.

Kysy lisää koulutuksista ottamalla meihin yhteyttä ja kokeile Severaa 30 päivän ajan ilmaiseksi!