Projektinhallinta-opas – näin teet projektinhallinnasta helppoa

Projekti. Innostava ja inspiroiva osa työtä, vai ahdistusta ja tuskaa aiheuttava pakkopulla?

Varsinkin asiantuntijatyössä projektimallinen työskentely on iso osa jokapäiväistä tekemistä. Kun työarki muodostuu lähes yksinomaan tietystä työskentelytavasta, sen suunnitteluun ja hallinnointiin kannattaa kiinnittää huomiota.

Tästä oppaasta löydät ohjeet projektin suunnitteluun, toteuttamiseen, projektinhallintamenetelmien valintaan ja projektien mittaamiseen. Oikeiden työskentelytapojen avulla teet projektien suunnittelusta ja toteutuksesta helppoa ja tehokasta!

Projektinhallintamenetelmät – ketterä vai perinteinen?

Kuten jokainen projektipäällikkö tietää, projektit ovat monimutkaisia kokonaisuuksia, jotka muodostuvat useista eri osatehtävistä, asiantuntijoista, tiimeistä ja päällekkäisistä aikatauluista. Liikkuvien tekijöiden määrä on valtava, mutta onneksi eri palasten yhteen kokoamiseen ja hallitsemiseen on saatavilla apuja – nimittäin projektinhallintamenetelmiä.

Projektinhallintamenetelmät voidaan ajatella toimintakarttoina, joiden avulla suunnistat onnistuneesti läpi projektin aina alun hatarista suunnitelmista valmiin lopputuloksen julkistamiseen saakka. Sen lisäksi ne toimivat työkaluina, joiden avulla hallitset projektin liikkuvia osia.

Projektinhallintamenetelmät voidaan jakaa karkeasti kahteen eri leiriin; perinteisiin ja ketteriin menetelmiin. Perinteisistä menetelmistä tunnetuin on niin kutsuttu vesiputousmalli (waterfall), kun taas ketterien menetelmien pohjalla on lean-malli, ja sen myötä kehitetty ja uudemmista menetelmistä laajimmalle levinnyt agile. Sekä perinteisiä että ketteriä menetelmiä on kuitenkin lukuisia, sillä erityyppiset projektit vaativat erilaisia lähestymistapoja ja keinoja. Kuinka sitten valitset itsellesi ja projektillesi sen sopivimman?

Ketterät ja perinteiset menetelmät

Kun valitset projektinhallintamenetelmää, pohdi ainakin yrityksesi toimintatapoja, projektisi rajoitteita ja tavoitteita, monimutkaisuutta ja kokoa, sekä sitä, kuinka paljon riskejä projektissa ollaan valmiita ottamaan. Jotkut menetelmät sopivat paremmin simppelimmille ja tasaisesti eteneville projekteille, toiset joustavat myös nopeasti muuttuvissa projekteissa.

Waterfall

Perinteisissä projektinhallintamenetelmissä projektien suunnittelu ja lopputuloksen määrittely tehdään tarkasti ennen projektin aloittamista. Sen vuoksi sen vahvuuksia ovat loistava ennustettavuus ja etenemisen mitattavuus. Koska suunnitelmat tulee lyödä lukkoon jo hyvissä ajoin, on menetelmän huonoja puolia vuorostaan joustamattomuus ja riski epäonnistua, mikäli alkuperäisistä suunnitelmista joudutaan poikkeamaan radikaalisti.

Scrum

Perinteinen malli onkin saanut kilpailijan ketterästä projektinhallinnasta, niin sanotuista
agile-malleista. Kun perinteisissä malleissa projektien vaiheet etenevät lineaarisesti alusta loppuun, jonka päätteeksi asiakkaalle luovutetaan valmis tuotos, agilessa projektin osiot suoritetaan vaiheissa, jolloin luovutus- tai käyttöönottokelpoista materiaalia tuotetaan jatkuvasti.

Yksi tunnetuimmista ketterän projektinhallinnan malleista on niin kutsuttu scrum-projektinhallinta, joka on erityisen suosittu IT-alan kehitysprojekteissa. Scrumissa projekti muodostuu “sprinteistä”, joille on määritelty toteutusaika ja halutut (usein asiakkaan määrittelemät) lopputulokset. Mikäli sprintin aikana ei saada tehtyä kaikkea suunniteltua, työ priorisoidaan uudestaan ja tietoa käytetään seuraavien sprinttien suunnitteluun.

Kun sprintin päätteeksi lopputulos on saatu kasaan, se testataan ja demotaan asiakkaalle; mikäli tulos hyväksytään, siirrytään seuraaviin sprintteihin. Mikäli tuote vaatii vielä muokkausta, toteutetaan uusi sprinttikierros ehdotusten perusteella.

Valitse menetelmä organisaatiosi, asiakkaasi ja tavoitteesi mielessä pitäen

Ketterät projektinhallintamenetelmät auttavat tiimejä vastaamaan odottamattomiin tilanteisiin. Agilen tärkein vahvuus on sen joustavuudessa, sillä jokainen tehtävä suoritetaan omana osionaan, ja lopputulos muokkautuu matkan varrella. Projekti on kevyt aloittaa ilman pakollisia, lukkoonlyötyjä suunnitelmia. Agile on myös vesiputousmallia asiakaskeskeisempi, joka on sekä etu että heikkous. Siinä missä vesiputousmallissa asiakas pysyy usein sivustalla ja osallistuu lähinnä alun tavoitteiden määrittelyyn ja lopun lopputuloksen kommentointiin, agilessa asiakas on vahvasti mukana koko projektin ajan.

Koska sprinteissä projektin osiot valmistuvat ja ne voidaan luovuttaa eteenpäin pitkin projektia, on asiakkaalla mahdollisuus vaikuttaa projektin kokonaistulokseen jokaisessa vaiheessa.

Haasteita syntyy, mikäli asiakkaalla ei ole itsellään aikaa ottaa kantaa kunkin sprintin onnistumiseen. Agile vaatiikin ehdotonta omistautumista jokaiselta työntekijältä ja sidosryhmältä.

Toinen haaste liittyy agilen keskeiseen joustavuuteen, minkä johdosta menetelmällä ei saa luotua tarkkoja budjetti- tai aikatauluennusteita. Mikäli etukäteen saadut arviot ovat projektin toteutumisen kannalta tärkeitä ja asiakkaasi arvostaa tarkkuutta, on perinteinen menetelmä parempi vaihtoehto.

Jokaisella menetelmällä on omat hyvät ja huonot puolensa, eikä yksi menetelmä sovi kaikkiin projekteihin. Oikein valittu menetelmä auttaa projektinhallinnassa ja tekee työskentelystä sujuvampaa, nopeampaa ja tehokkaampaa, välittäen lisäarvoa myös asiakkaille.

Agilen ja vesiputouksen lisäksi menetelmiä on lukuisia muitakin, ja niiden määrä kasvaa jatkuvasti. Jos kiinnostuit ketterästä tekemisestä, tutustu blogissamme agilen lisäksi kolmeen muuhun ketterään projektinhallintamenetelmään >>

Projektien suunnittelu

Projektit liikkuvat ja elävät, mutta huolellisen suunnittelun ja etukäteen päätettyjen tavoitteiden avulla pääset maaliin helpommin ja paremmin tuloksin. Mitä projektin alkuvaiheessa olisi hyvä ottaa huomioon, jotta itse toteuttaminen olisi vaivattomampaa?

Määrittele tavoitteet

Aivan projektin alussa tärkein tehtäväsi on määritellä projektin tavoitteet. Miksi projektia ylipäätään tehdään, millainen lopputulos halutaan saavuttaa ja millä keinoin siihen voidaan päästä. Mitä tarkemmat ja konkreettisemmat tavoitteet asetat jo alkuvaiheessa, sitä selkeämmät ja toteutuskelpoisemmat suunnitelmat voit tehdä niiden saavuttamiseksi. Tarkoilla suunnitelmilla vältyt yllätyksiltä ja väärinymmärryksiltä projektin edetessä, sekä säästät aikaa mahdollisilta tulevaisuuden virheiden korjaamiselta. Käytä apuna konkreettisia esimerkkejä ja pyydä asiakasta vaikka tarvittaessa näyttämään kuvien avulla, mitä he todella haluavat.

Tee projektisuunnitelma

Kun tavoitteet ovat selvillä, tee projektille suunnitelma, joka sisältää työmäärä- ja budjettiarvion. Projektin vaiheiden suunnittelussa voit käyttää apuna valitsemaasi projektinhallintamenetelmää. Määrittele, mitä työvaiheita projektiisi kuuluu ja arvioi kullekin toteutusaikataulu vaiheittain. Selvitä, keitä tiimiläisiä resursoit tehtäville ja mihin asioihin tarvitsette ulkopuolista apua.

Aina kun mahdollista, työmäärän ja kustannusten arviot kannattaa pohjata todelliseen historialliseen dataan. Kun käytät projektinhallinnan apuna projektinhallintajärjestelmää, saat kirjattua jokaisen projektin tiedot tarkasti muistiin ja pystyt käyttämään näitä tietoja myös tulevien projektien suunnittelussa.

Projektin onnistuminen tai epäonnistuminen on subjektiivinen asia, josta voidaan saada läpinäkyvää faktatietoa vain sopimalla yhteisesti, kuinka onnistumista mitataan. Yksi projektisuunnitelman tärkeimmistä osista on tunnuslukujen päättäminen; millä tunnusluvuilla mittaat projektia ja sen lopputulosta. Kun mittarit on sovittu, varmista, että jokainen tiimiläinen ymmärtää niiden käyttötarkoituksen ja sitoutuu yhteisesti sovittujen asioiden säännölliseen ja ajantasaiseen kirjaamiseen.

Lue myös: 5 tärkeintä tunnuslukua projektinhallintaan

Yksikään projekti ei ole riskitön, mutta riskien todennäköisyyttä on mahdollista vähentää huolellisella suunnittelulla. Kattava projektisuunnitelma pitää sisällään myös projektin riskianalyysin. Parasta riskienhallintaa on avoin ja säännöllinen viestintä, selkeästi määritellyt tavoitteet ja huolellinen resursointi. Kun muutoksille on varattu tarpeeksi aikaa, moni mahdollinen katastrofi saadaan vältettyä kokonaan. Kaikkeen ei kuitenkaan voi varautua ennalta, joten ainakin kriittisimpien uhkakuvien varalta on hyvä suunnitella plan B, C ja ehkä D:kin.

Varaa lopuksi koko projektiryhmälle yhteinen suunnittelupalaveri, jossa voitte keskustella toteutuksen askeleista. Näin varmistat, että jokainen projektiin osallistuva ymmärtää tavoitteet, vaiheet ja toteutussuunnitelman.

Huolellisesti tehdyn projektisuunnitelman sisältö voisi näyttää esimerkiksi tältä:

• Projektin vaiheet ja (osa)tehtävät
• Budjetti- ja aikatauluarvio
• Projektin kannattavuuslaskelma
• Projektin onnistumisen määrittelevät tunnusluvut
• Riskianalyysi

Aloita koekäyttö

Vinkit projektin aloitusvaiheeseen

Olemme itse toteuttaneet lukuisia projekteja ja valmentaneet asiakkaitamme tehokkaampaan projektinhallintaan. Olemme kokemuksesta huomanneet, mikä projekteja aloittaessa jää usein huomioimatta ja mikä on olennaista projektien onnistumisen takaamiseksi. Kun otat seuraavat asiat huomioon, saat projektillesi taatusti hyvän startin.

1. Projekti alkaa myynnistä

Projekti alkaa, kun käytät siihen ensimmäisen työminuuttisi. Useimmiten tämä tapahtuu, kun tapaat asiakkaan projektin myynnin merkeissä. Tee siis jo heti myyntitilanteessa kaikki projektin kannalta tärkeimmät päätökset ja selvitä asiakkaan kanssa, mitä kokouksia projektin aikana halutaan pitää sekä varaa niille ajat kalenterista. Näin asiakas voi hyvissä ajoin kutsua omalta puoleltaan oikeat henkilöt paikalle. Kun sekä sinulla että asiakkaallasi on sama kuva projektin tavoitteista, hinnoista ja aikatauluista, projektilla on paremmat mahdollisuudet onnistua.

2. Aikatauluta projekti vaiheittain ja huomioi eri osatehtävien sisäiset ja ulkoiset riippuvuudet

Aikataulua ja resursointia tehdessä on parasta lähteä miettimään projektiin kuluvaa aikaa vaiheittain. Projekti muodostuu aina useammasta eri osasta, joista kunkin aikatauluttaminen erikseen takaa tarkemman lopputuloksen. Huomioi aikatauluissa eri osatehtävien riippuvuudet toisistaan. Varaa riittävästi aikaa niille tehtäville, joiden valmistumista muut tehtävät joutuvat odottamaan, sillä jos alkuperäinen homma viivästyy, koko projekti jää jälkeen aikataulusta. Käytä apuna esimerkiksi Gantt-kaaviota, johon voit kätevästi merkitä kunkin tehtävän projektin aikajanalle.

3. Kommunikoi asiakkaan kanssa avoimesti

Projektin tärkeimmän tavoitteen tulisi olla tyytyväinen asiakas. Korkea asiakastyytyväisyys taas saavutetaan, kun projekti rullaa suunnitelman mukaan, työ saadaan valmiiksi ajoissa, budjetissa pysyen ja lopputulos vastaa luvattua. Säännöllisellä ja avoimella kommunikoinnilla sekä väliaikatiedotuksilla pidät asiakkaan ajan tasalla projektin etenemisestä. Osallista asiakas mukaan projektiin ja vastaa ajoissa kaikkiin kysymyksiin.

4. Varaa aikaa muutoksille

Resursointi on yksi projektisuunnitelman tärkeimmistä vaiheista. Huolellisella suunnittelulla voidaan välttää aliresursointi ja tiimiläisten ajan loppuminen kesken. Jokainen projekteissa mukana ollut kuitenkin tietää, ettei juuri yksikään projekti suju maaliin asti siten, kuin alun perin on ajateltu. Kun luot projektisuunnitelmaan jokaiselle välivaiheelle tarpeeksi väljän aikataulun, saat pelivaraa myös mahdollisten muutosten huomioimiseen sekä (pahimmassa tapauksessa) virheiden korjaamiseen. Allokoi aina enemmän aikaa, kuin välttämättä tarvitset.

Projektien toteutusvaihe

Projektin hauskin vaihe on ilman muuta itse työn tekeminen! Kun suunnitelmat on tehty ja kaikki tietävät roolinsa, voidaan aloittaa projektin toteuttaminen suunnitelman mukaisesti.

Projektia työstettäessä yksi tärkeimmistä ystävistäsi on työkalu tai järjestelmä, johon voit kirjata ylös projektillesi tehdyt tunnit, muistiinpanot, resursoinnit ja tehtävät. Jonkinlainen muistiinpano on tärkeää, sillä se auttaa pysymään kartalla jo tehdyistä ja seuraavana to-do -listalta löytyvistä tehtävistä. Tarkat tuntikirjaukset taas antavat reaaliaikaista tietoa projektin resursoinnin onnistumisesta ja opastavat, jos aika on loppumassa kesken. Lisäksi, mitä tarkemmat kirjaukset, sitä tarkemmat raportit saat projektin päättyessä esimerkiksi kannattavuudesta. Jos mietit, millainen on omalle yrityksellesi paras projektinhallintajärjestelmä, lue opasta eteenpäin!

Tarkoista suunnitelmista huolimatta projekti elää aina omaa elämäänsä. Onkin enemmän sääntö kuin poikkeus, että suunnitelmaa joutuu muuttamaan tai tarkentamaan projektin edetessä. Juuri tästä syystä suunnitelmalle on hyvä antaa tarpeeksi väljyyttä ja joustovaraa – jotta sinun ei tarvitsisi tuntea epäonnistumista ja paniikkia suunnitelmien muuttuessa!

Kun projektin tulos on luovutettu asiakkaalle tai otettu omaan käyttöön, laadi projektista loppuraportti. Saat tästä hyödyllistä tietoa ja benchmarkia myös seuraavia projekteja varten.

Huomioi nämä toteutusvaiheessa:

• Seuraa suunnitelmaa ja toteuta projektia eteenpäin vaihe vaiheelta
• Hyväksy, että suunnitelma muuttuu projektin edetessä!
• Kirjaa projektin toteutuneet aikataulut, kustannukset ja muut tiedot projektinhallintajärjestelmään
• Seuraa valitsemiasi tunnuslukuja säännöllisesti
• Laadi projektin päätteeksi loppuraportti ja kysy palautetta niin tiimiltä kuin yhteistyötahoilta
• Kirjaa kehitysideat ja muut huomiot ylös sekä projektin aikana että sen jälkeen
• Nauti! Projektityö saa olla mukavaa!

Projektien onnistumisen mittaaminen

Kun projekti on saatu päätökseen, haluat varmasti tietää, kuinka onnistuitte sen toteuttamisessa. Projektityön tunnuslukujen avulla seuraat projektin etenemistä, tehokkuutta ja kannattavuutta läpinäkyvästi ja objektiivisesti. Oikein valittujen mittareiden avulla saat hyödyllistä dataa myös tulevien projektien suunnittelun avuksi.

Tunnuslukuja valittaessasi pidä mielessäsi kohtuus. Jotta mitattavista asioista saadaan läpinäkyvää ja hyödyllistä tietoa, tulee tunnuslukua varten kerätä säännöllisesti ja tarpeeksi suurissa määrin laadukasta dataa. Liian monien mittarien valitseminen saattaa turhaan sekoittaa asioiden kirjaamiseen tottumattomia työntekijöitä ja tehdä työstä monimutkaisempaa.

Varmista myös, että valitsemasi mitattavat asiat ovat todella mitattavissa. Jos tunnuslukuun ei ylipäätään voida vaikuttaa (eli sen tulos riippuu muista asioista, kuin oman tiimisi työpanoksesta), ei mittauksesta saatua tietoa voi käyttää mihinkään.

Määritä tunnusluvut projektisuunnitelmalle

Kuten kirjoitimme edellä, päätä mittarit jo ennen projektin aloittamista, ja merkitse ne mukaan projektisuunnitelmalle. Varmista, että jokaikinen tiimiläisesi ymmärtää tunnuslukujen käyttötarkoituksen ja on sitoutunut mitattavien asioiden säännölliseen kirjaamiseen. Muista, että projekteista saamasi raportit kun ovat juuri niin hyviä, kuin järjestelmään syötetty tieto on. Parhaiten siis onnistut, kun koko tiimisi merkitsee tiedot viiveettä ja rehellisesti.

Helpoiten kirjaukset tapahtuvat, kun ne tehdään työntekijälle tutussa ja helppokäyttöisessä järjestelmässä. Projektinhallintajärjestelmä kokoaa kaikki kirjaukset yhteiseksi tietopankiksi, jossa tietoon perustuvien raporttien ja ennusteiden tuottaminen on vaivatonta. Kun projektin kaikki tiedot (tunnit, kulut, laskutus ja niin edelleen) löytyvät tarkasti merkittyinä järjestelmästä, ovat raportit luotettavia ja ajan tasalla.

Tunnusluvut auttavat paitsi projektipäällikköä, myös koko tiimiä tunnistamaan kehityskohteita omassa työskentelyssään. Kun jokainen tiimiläinen näkee, kuinka oma työpanos vaikuttaa yhteiseen lopputulokseen, kehittyy myös työntekijöiden kyky arvioida omaa tekemistään ja esimerkiksi työn kestoa. Tätä kautta saatte parempia tuloksia myös asiakkaalle!

Vinkit projektipäällikölle

Hyvä projektipäällikkö on projektiyrityksessä kaiken A ja O. Tiedämme tämä kokemuksesta.

Projektipäällikkö on se, joka pitelee projektin kaikkia lankoja käsissään ja ylijumalan tavoin ratkaisee kaikki matkan varrella ilmenneet ongelmat. Projektien hallintaan oppii ajan ja kokemuksen kautta, mutta työkalupakkiin on hyvä ottaa oppeja myös konkareilta.

Tässä meidän vinkkimme projektipäällikölle:

• Tarkista, että projektille on määritelty tavoite, aikataulu ja vastuuhenkilöt
• Älä tee liian tiukkoja budjetti- ja aikatauluarvioita
• Määrittele projektin vaiheet ja tehtävät mahdollisimman selkeiksi
• Varmista, että vastuuhenkilöt ovat ymmärtäneet tehtävät ja odotukset
• Älä aseta projektille epärealistisia odotuksia esimerkiksi aikataulun, budjetin tai lopputulosten suhteen
• Hyväksy, että suunnitelmat elävät
• Pyydä apua tarvittaessa
• Perehdy tiimiläistesi luontaisiin työskentelytapoihin
• Luota tiimiisi! Pidä keskustelu avoimena. Anna vastuuta ja ohjaa tarvittaessa.
• Infoa tiimiä, asiakkaita ja alihankkijoita projektin muutoksista tarpeeksi ajoissa
• Ota avuksi projektinhallintaohjelma

Projektinhallintaohjelma – mikä se on ja miten hyödyt siitä

Projektien hallinta helpottuu huomattavasti, kun käytössäsi on siihen suunniteltu järjestelmä. Asiantuntijayrityksen projektinhallintaohjelma antaa parhaat mahdolliset työkalut useiden liikkuvien palasten aiheuttaman kaaoksen selättämiseksi. Mitä konkreettista hyötyä projektinhallintatyökalusta sitten on, ja miksi hommaan ei voisi käyttää ihan vain tuttua Exceliä ja post-it-lappuja?

1. Hallitset koko projekti yhdessä ja samassa järjestelmässä

Projekti alkaa aina myynnistä ja päättyy laskutukseen. Kun työvaiheita, tekijöitä ja tehtäviä on useita, on projekti ehdottomasti kätevintä ja tehokkainta hallita yhdessä järjestelmässä. Projektinhallintaohjelmassa saat käyttöösi tietopankin, toiminnanohjauksen, kalenterin, laskutusohjelman, CRM-järjestelmän, sekä resursointi- ja raportointityökalun. Parhaimmillaan voit luopua lähes kaikista muista erillisistä sovelluksistasi. Säästät tietojen tuplakirjauksiin ja siirtelyyn kuluvan ajan ja vähennät virhekirjausten riskejä.

2. Hallitset useita projekteja päällekkäin

Moni projektipäällikkö joutuu työskentelemään yhtä aikaa useiden eri projektien parissa. Silloin eri projektien välillä liikkuminen ja työntekijöiden työtehtävien ja -ajan kokonaiskuvan hallitseminen on haastavaa. Apuna voit käyttää järjestelmää, jossa voit vaivattomasti allokoida ja uudelleenjärjestellä useiden projektien työntekijäresursseja samanaikaisesti. Päällekkäisten projektien kanssa työskentelyssä auttaa myös, mikäli järjestelmästä löytyy valmiina asiakkuuden- ja myynninhallinta. CRM-ominaisuuden avulla tallennettavat tiedot asiakkuuksista helpottavat koko projektitiimin työskentelyä, kaikissa projektin vaiheissa.

3. Resursoit tehokkaasti

Jos resursointi tehdään projektinhallintajärjestelmästä erillisessä ohjelmassa, saattaa tiimiläisten vapaasta kapasiteetista näkyä vain virheellistä ja jälkeenjäänyttä tietoa. Resursoinnin ja projektinhallinnan yhdistävässä ohjelmassa tietojen jakaminen ja yksityiskohtainen kirjaaminen onnistuu sujuvasti, ja muun muassa jokaisen työntekijän poissaolot kirjautuvat reaaliaikaisesti järjestelmään. Yhteinen järjestelmä myös takaa, että jokainen tiimiläinen kirjaa työnsä yhtenäisesti ja samalla kaavalla, sillä järjestelmä itsessään ohjaa tekemistä ja vaatii ajantasaisia merkintöjä.

4. Käsittelet arkaluontoisiakin tietoja turvallisesti

Useimmat projektit sisältävät arkaluontoisia tietoja, joita et välttämättä halua kaikkien saataville. Projektinhallintajärjestelmässä tietojen jakaminen vain tietyille käyttäjille on mutkatonta. Työntekijöillä on vapaa pääsy tarkastelemaan omia projektejaan ja yhteisiksi jaettuja asiakastietoja, mutta sensitiivinen tieto voidaan rajata niille, joita se koskettaa. Myös GDPR:n näkökulmasta projektinhallintaohjelman käyttäminen on turvallisempaa, sillä valmiiksi lainsäädännön vaatiman tietoturvallisuuden täyttävän ohjelman avulla et tule vahingossakaan rikkoneeksi tietosuoja-asetuksia.

6. Raportoit reaaliaikaisesti

Projektinhallintatyökalussa tallennat ja käsittelet tietoja helposti. Tietojen siirto on automatisoitua, ja jaettujen projektien kautta jokaisella tiimiläisellä on käytössään reaaliaikaista dataa projektien kannattavuudesta, projektitiimisi kapasiteetista ja koko projektin tuloksesta. Seuraat esimerkiksi projektien keskituntihintaa tai asiakaskohtaista kannattavuutta, mikä auttaa tulevien asiakasprojektien jatkon päättämisessä. Jatkuvasti keräytyvän historiallisen datan perusteella saat raamit tulevien projektien pohjaksi, jolloin jokaisen tulevaisuuden projektin ennustaminen sujuu entistä helpommin ja tarkemmin.

Näin valitset projektinhallintaohjelman asiantuntijatyöhön

Kun valitset asiantuntijatyöhön soveltuvaa työkalua, mikä tahansa projektinhallintaohjelma ei täytä tarvettasi. Älä turhaan hae kompromissia, vaan valitse ohjelma, joka tukee tekemistä ja ratkaisee tarpeesi mahdollisimman hyvin. Huomioi siis seuraavat asiat, kun teet valintaa eri ohjelmien välillä.

1. Onko järjestelmä helppokäyttöinen ja käyttöliittymä miellyttävä?

Valitse mahdollisimman helppokäyttöinen ohjelma, mikäli haluat että työntekijäsi todella käyttävät järjestelmää työnsä tukena. Kun työkalun käyttö on helppoa, ei kirjauksien tekemistä siirretä myöhäisempään ajankohtaan, mikä osaltaan takaa luotettavat ja ajantasaiset kirjaukset.

2. Pyörittääkö järjestelmä tehokkaasti useita päällekäisiä projekteja?

Kuten totesimme, asiantuntijatyöhön kuuluu lähes poikkeuksetta useiden samanaikaisten projektien kanssa työskentely. Valitse ohjelma, jolla tämä luonnistuu ongelmitta.

3. Soveltuuko se useille käyttäjille?

Montako tiimiläistä tai työntekijää järjestelmää tulee käyttämään? Käyttäjämäärällä kun on vaikutusta järjestelmän valintaan. Jotkut järjestelmät tukevat ominaisuuksillaan parhaiten pienten ja ketterien tiimien työskentelyä, toiset taas soveltuvat paremmin isojen yritysten käyttöön. Käyttäjämäärän tulee olla myös helposti muutettavissa ja skaalattavissa uusien työntekijöiden käyttöön.

4. Hoitaako järjestelmä kaikki projektin osat?

Järjestelmällä ei hoida hommaansa, jos otat sen vain yhdeksi osaksi järjestelmäkokonaisuutta, ja joudut edelleen tekemään osan projektinhallinnasta siellä ja toisen täällä. Näin vähennät virheitä ja turhia tuplakirjauksia, joita syntyy tietojen siirtelystä järjestelmien välillä. Automatisoitu raportointi ja laskutus säästävät myös aikaa hallinnollisilta töiltä. Sitä paitsi, kun kaikki osaset löytyvät järjestelmästä, koko tiimisi hyötyy järjestelmästä.

5. Onko se integroitavissa muihin käytössä oleviin järjestelmiin?

Vaikka projektinhallintajärjestelmä ratkaisee monia tarpeita, saattaa olla että haluat tai joudut käyttämään erillisiä ohjelmia esimerkiksi taloushallintoon. Tätä varten on tärkeää, että projektinhallintajärjestelmästä löytyy monipuoliset valmiit integraatiomahdollisuudet ja/tai avoin rajapinta omia integraatioiden luomista varten, myös tulevaisuutta varten.

Kokeile Suomen suosituinta projektinhallintaohjelmaa

Kun etsit tiimillesi sopivaa projektinhallintajärjestelmää, älä pelkää käyttää apuna asiantuntijaa. Autamme mielellämme projektinhallintaan liittyvissä kysymyksissä ja sopivan työkalun valinnassa.

Valikoimastamme löytyy kaksi monipuolista asiantuntijaliiketoimintaan soveltuvaa ohjelmaa, Severa ja ValueFrame, joilla projektinhallinta helpottuu huomattavasti.

Siinä missä Severa on visuaalinen ja nopeasti omaksuttava järjestelmä useimpiin asiantuntija- ja projektitöihin, ValueFramen käyttöliittymää ja ominaisuuksia voidaan tarvittaessa räätälöidä asiakasyritykselle sopivaksi.