4 insinööritoimiston myyntiä ja kannattavuutta kehittävää käytännön vinkkiä

Epätasainen tilauskanta, heikko projektien kannattavuus ja liian pienet tai jopa tappiolliset katteet. Tässä blogissa pureudumme erityisesti insinööri- ja suunnittelutoimistojen myynnin ja kannattavuuden haasteisiin.

Insinööri- ja suunnittelutoimistoja ei ole totuttu pitämään myyntiorientoituneina organisaatioina. Tilauskanta on ollut riittävä ja yritykset ovat jopa kasvaneet ilman suurempia satsauksia myyntiin ja sen prosesseihin. Myyntitoimenpiteet ovat olleet pääasiassa tarjouspyyntöihin vastaamista.

Kilpailun kovennettua ja kannattavuuden heikennettyä useissa insinööritoimistoissa on havahduttu muutostarpeeseen. Muutoskykyiset insinööri- ja suunnittelutoimistot ovatkin jo panostaneet myyntiin ja kehittäneet prosessejaan, ja sitä kautta kasvattaneet liikevaihtoa ja parantaneet kannattavuuttaan.

Toiminnanohjausjärjestelmällä johdat myyntiputken ja asiakassuhteen ensikontaktista laskutukseen. Valitettavasti mikään maailman parhaista järjestelmistä ei paranna yhdenkään yrityksen myyntiä ja kannattavuutta, mutta järjestelmä on sen mahdollistava työväline asiantuntijoille. Severa on ihanteellinen työväline insinööri- ja suunnittelutoimistojen toiminnanohjausjärjestelmäksi, koska se on suunniteltu asiantuntijayritysten tarpeisiin.

Näillä neljällä myyntiä ja kannattavuutta kehittävällä vinkillämme parannat yrityksesi kilpailukykyä.

1. Tasainen tilauskanta ja sen varmistaminen

Mistä saadaan töitä parin kuukauden päähän? Aaltoileva ja epätasainen tilauskanta on hyvin tavallinen haaste insinööritoimistoissa. Usein tilauskanta elää sykleissä, jolloin esimerkiksi helmikuusta toukokuuhun voi tilauksia olla yli resurssien ja seuraavaksi kesäkuusta syyskuuhun mennäänkin tyhjäkäynnillä ennen seuraavaa piikkiä tilauskannassa.

Myynnin johtaminen on merkittävässä roolissa, kun tasoitetaan tilauskantaa ja varmistetaan, että tilauskanta säilyy resursseja vastaavalla tasolla vuoden ympäri.

Tilauskannan aaltoilua voi tasoittaa pitämällä huolta, että myyntiputkessa on riittävästi potentiaalisia asiakkuuksia. Aktivoi myyntiä erityisesti niille ajankohdille, jolloin tiedät olevan pienempi tilauskanta. Jos on havaittu, että tiettyinä aikoina tilauskanta täyttyy pienillä panostuksilla, kannattaa suurempi myyntipanostus käyttää täyttämään tilauskanta hiljaisimmista ajankohdista.

Tämä toki vaatii ennakointia toimenpiteissä. Myyntiä johtavan vastuuhenkilön on mahdollista tehdä päätöksiä toimenpiteisiin raportoinnin ennusteiden pohjalta, ja siten reagoida ajoissa tilauskannan muutoksiin.

Lue myös: Työkalu myynnin johtamiseen – näin tunnistat ja valmennat eri myyjätyyppejä

2. Tarjouskannan määrä ja laatu

Jos tarjouskanta ehtyy, on myyntityötä tehostettava, jotta tilauskanta säilyy tasaisena. Tarjouskannan volyymia on helppo seurata järjestelmää käytettäessä, mutta laadullinen mittaaminen on haastavampaa. Projektien katteiden ja määrän suhde on hyvä ymmärtää, sillä isot projektit eivät aina automaattisesti ole kannattavampia kuin pienet projektit.

Tarjouskantaa tulee päivittää aktiivisesti, jotta raportoinnissa on oikeat tiedot päätösten tueksi. Myös hävityt asiakkuudet tulee merkitä järjestelmään, jotta niistä voi oppia.

Tarjouskantaa seuraamalla pystytään tekemään laatuun liittyviä analyysejä. Näkyykö hävityissä tarjouksissa korostuneena jokin tietty maantieteellinen alue tai toimiala? Syntyykö kaupat tietyn kokoluokan yritysten kanssa varmemmin kuin toisten kokoluokkien yritysten kanssa?

Kilpailukykyisten ja samalla kannattavien tarjousten tekeminen on haastavaa. Toiminnanohjausjärjestelmään kertyneen datan pohjalta voi oppia luomaan sekä kilpailukykyisiä että kannattavia tarjouksia.

Esimerkiksi Severasta näet aikaisempien projektien vaatimat resurssit ja niihin käytetyn ajan. Jotta järjestelmästä saatava data toteutuneista projekteista on hyödyllinen tulevia projekteja ajatellen, tuntikirjaukset tulee olla tarkasti kirjattuna projekteissa.

Kaikki työ, joka liittyy projektiin tai asiakkuuteen, tulee kirjata tuntien seurantaa varten. Jos tunteja jätetään kirjaamatta tai ne kirjataan sisäiseen työhön, projekti saadaan näyttämään lukujen valossa kannattavammalta kuin se todellisuudessa onkaan.

Kun tuntikirjaukset ovat tarkkoja ja oikein kohdistettuja, mahdollistuu kannattavien ja kilpailukykyisten tarjousten luominen toteutuneista projekteista saadun tiedon pohjalta.

3. Myyntiaktiviteettien järjestelmällinen edistäminen ja seuranta

Myyntityön edistämistä ja seurantaa helpotetaan CRM:n avulla. Edistäminen tapahtuu rutiininomaisesti, kun myyjät avaavat järjestelmän joka päivä. Myyjät hallinnoivat ajankäyttöään ja aikatauluttavat kalenteriinsa merkitsemällä myynticaseista sovitut asiat, joita lähteä päivittäin edistämään.

Insinööritoimistoissa myyntityötä saattavat toteuttaa myös suunnittelijat ja toimitusjohtaja, joten yhdestä paikasta löytyvä tieto myyntiaktiviteeteistä ja niiden järjestelmällinen edistäminen kirjauksilla nousee arvoonsa. Tiedon ollessa avointa kaikille vältytään päällekkäisyyksiltä ja ylimääräisiltä kontaktoinneilta asiakkaiden suuntaan.

Kun myyntiprosessista on luotu selkeä, myyjät myyvät enemmän kannattavampia projekteja.Tässä auttavat juuri selkeä prosessi ja data, jonka pohjalta myyjät voivat keskittää työnsä kannattavampiin projekteihin ja asiakkuuksiin. Laadukas prosessi ja järjestelmälliset rutiinit tehostavat tuottavuutta myös myyntityössä.

Myynnissä kannattaa seurata viikkotasolla ainakin myyntiputken virtausta ja myynnin aktiivisuutta. Viikko- tai kuukausitasolla kannattaa seurata myynnin onnistumisprosenttia ja kauppojen keskiarvoa euroissa.

Aktiivinen seuranta ja helposti järjestelmästä saatava data antavat sinulle arvokasta tietoa tukemaan päätöksentekoa.

Lue myös: CRM-ominaisuudet, joilla nostat myyntitehokkuuden uudelle tasolle

4. Tarjous- sekä myyntityön tunti- ja kustannusseuranta

Monissa yrityksissä projektin kustannuksia aletaan laskemaan virheellisesti vasta, kun projektista on sovittu ja se päästään aloittamaan. Todellisuudessa myös ennen sopimuksen syntyä tehty työ kuuluu projektin kuluihin.

Siksi tarjousten laadintaan käytettyä aikaa tulee seurata, jotta kannattavuuteen saa selkeämpää kokonaiskuvaa. Pahimmillaan projektin katteista kuluu merkittävä osa jo tarjousvaiheessa. Tarjousten laadintaan käytettyä aikaa on tärkeää seurata, sillä jokainen tarjous ei päädy kaupaksi asti. Näin saadaan tietoa myynnin kustannuksista.

Seuratakseen projektien todellista katetta, käytettyjä työtunteja tulee seurata aina myynnistä ja tarjousten luonnista alkaen. Myyntiin ja tarjousten laadintaan käytetty aika tulee kirjata ja kohdistaa tarkasti asiakas- tai projektikohtaisesti.

Saadun tiedon pohjalta pystyy analysoimaan, mitkä asiakkuudet kannattavat, ja tekemään päätöksiä aikasyöpöiksi osoittautuvien asiakkuuksien suhteen.

Kerätty data saattaa myös antaa hyvinkin tärkeää tietoa siitä, minkä kokoluokan tai toimialan yritykset ovat katteeltaan kannattavia ja mitkä taas ovat kannattamattomia. Tällöin myyntiä pystytään kohdentamaan haluttuun segmenttiin ja tavoittaa asetettuja kasvu- ja kannattavuustavoitteita.

Lue, miksi Severa on ratkaisu insinöörityön projektinhallintaan