Gantt-kaavion vahvuudet ja heikkoudet projektin seurannassa

Gantt-kaavio on visuaalinen tapa seurata projektien eri vaiheita ja niiden aikataulujen vaikutuksia toisiinsa. Tässä blogissa käsittelemme kaavion vahvuuksia ja heikkouksia projektin seurannassa.

Gantt-kaavio on projektinhallinnan suunnittelun työkalu. Kaavio on hyvin yleisesti käytetty ja sitä voidaan käyttää erityisesti kriittisen polun tai ketjun menetelmän kuvaajana. Menetelmän idea on listata projektin toteutuksen kannalta kriittisimmät tehtävät, joiden myöhästyminen vaikuttaa koko projektin onnistumiseen. Kaaviolla hallitset siis projektin aikataulutusta ja resursointia.

Menetelmän tai toimintamallin sijaan kaaviota voisi enemmänkin ajatella työkaluna, joka helpottaa projektipäällikön työtä yhdessä muiden menetelmien kanssa.

Ylimpänä taulukossa on vaaka-aikajana. Työvaiheet listataan kaavion vasemmalle laidalle allekkain siten, että kukin työvaihe listataan yhdeksi riviksi. Työt kuvataan janoina, jotka sijoitetaan tehtävien työvaiheiden riveille niin, että ne alkavat aikajanalla kohdassa jolloin työn on määrä alkaa, ja päättyvät pisteeseen, jolloin työn on määrä olla valmis.

Kaavioon sijoitettujen janojen avulla hahmotat kätevästi eri työvaiheiden keston ja toteutusjärjestyksen. Näet, milloin mikäkin vaihe on määrä suorittaa ja mitkä työt pitää saada tehtyä valmiiksi ennen kuin seuraavia voidaan aloittaa.

Lue myös: Mikä on Kanban? Katsaus menetelmään ja sen käyttöön ketterässä projektinhallinnassa

Gantt-kaavio on erityisen hyödyllinen suurissa projekteissa

Gantt-kaavio auttaa suurten projektien hahmottamisessa. Siitä on silloin hyötyä projektin suunnittelussa ja seurannassa, mutta kaavio taipuu myös vähän pienempien projektien suunnitteluun ja seurantaan.

Gantt on hyödyllinen työvälineenä, mutta aivan kaikkeen sekään ei taivu. Esimerkiksi erityisen monimutkaisista ja useita työvaiheita sisältävistä projekteista ei saa Ganttin avulla selkeää visuaalista näkymää. Voisimme seuraavaksi katsoa listauksien avulla, mitkä ovat kaavion hyödyt ja puutteet.

Kaavion hyödyt projektin seurannassa:

• Yksinkertainen ja visuaalinen tekniikka seurata projektin etenemistä.
• Näkymä selkeyttää projektinhallintaa, sillä koko projektin kaikki kriittiset vaiheet ovat yhdessä näkymässä.
• Projektin eri vaiheiden seuraaminen on helppoa, näet mitkä tehtävät ovat riippuvaisia toisistaan.
• Näkymän jakaminen muille sidosryhmille auttaa heitä hahmottamaan projektin vaatimaa aikaa ja töiden riippuvuutta toisistaan, mikä säästää aikaa ylimääräiseltä yhteydenpidolta ja kysymyksiltä.

Kaavion puutteet:

• Tavallinen Gantt-taulu esittää työmäärää vain aikavälinä, jolloin se on määrä suorittaa.
• Taulu ei kuitenkaan ota huomioon todellisia työtunteja eikä esimerkiksi työn vaativuutta.
• Monimutkaisissa, monta työvaihetta sisältävissä projekteissa näkymän visuaalisuus kärsii ja työvaiheiden hahmottaminen saattaa olla vaikeaa.
• Kaavio täytyy koostaa uudelleen, jos projektin suunta muuttuu.

Lue myös Projektimaailman blogi; Projektinhallinnan työkalujen kehitys viimeisen vuosikymmenen aikana

Severa-projektinhallintaohjelman Gantt-kaavio tuo helpotusta projektipäällikön arkeen

Severa tarjoaa mahdollisuuden valita puunäkymän lisäksi visuaalisen Gantt-kaavion. Aikajanoilla näkyvät projektit helpottavat projektipäällikkönä työskentelevää hahmottamaan, milloin mikäkin vaihe kannattaa toteuttaa, ja mitkä työt on oltava valmiina ennen seuraavan vaiheen aloittamista.

Gantt-kaavion avulla työ helpottuu aikataulujen ja resurssien suunnittelussa sekä niiden hallinnassa. Aikaa säästyy muuhun työhön, ja projektien läpivientiin tulee tarkkuutta.