IT-yritys uudisti toiminnanohjauksen Severan avulla
Tässä case-esittelyssä käymme läpi, kuinka Leanware Oy otti käyttöön Severan toiminnanohjauksen modernisoidakseen prosessejaan ja tehostaakseen liiketoimintaansa. Leanwaren Mikko Vilppula jakaa oivalluksia siitä, miten Severa on tuonut mukanaan sujuvuutta, automaatiota ja parempaa hallittavuutta yrityksen päivittäisiin toimiin.
Leanware on kilpailukyvyn kehittämisen asiantuntija- ja ohjelmistotalo, joka rakentaa yrityksille älykkäitä digitaalisia prosesseja. Yli 200 asiakasta hyödyntää Leanwaren ohjelmistoja tuotannon, toimitusketjun ja sisälogistiikan digitalisointiin sekä datan analysointiin ja tiedolla johtamiseen.
Liiketoimintamallien muutos kasvatti vaatimuksia ohjelmistolta
Leanwarella oli käytössä, kuten monilla muillakin pitkään toimineilla IT-yhtiöillä, itse kehitetty ohjelmisto toiminnanohjaukseen ja liiketoiminnan johtamiseen. Leanwaren oma ohjelmisto palveli yrityksen päivittäisiä tarpeita vielä silloin, kun yrityksen liiketoiminta painottui enemmän projektiliiketoimintaan ja prosessit olivat hieman suoraviivaisempia. Hallinnointi, tuntikirjaukset, laskutus ja seuranta olivat myöskin tuolloin vielä yksinkertaisempia kuin nykyään.
Nykyään Leanwarella on hyvin monenlaisia liiketoimintamalleja:
- Tuntilaskutus
- Kiinteälaskutus
- Lisenssit
- Toistuva laskutus
- Palvelupaketit
- Päivystypaketit
Jotta Leanwaren oma ohjelmisto olisi pystynyt vastaamaan muuttuneisiin tarpeisiin, ohjelmisto olisi vaatinut valtavaa, jatkuvaa kehitystyötä ja investointeja.
Tavoitteet toiminnanohjaukselle
Siitä huolimatta, että Leanwaren omasta ohjelmistosta pidettiin, päädyttiin yrityksessä rohkeasti hakemaan uusia ratkaisuja. Leanwarella alkoi suunnittelu- ja selvitystyö uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankinnasta. Loppumetreillä kahdesta vaihtoehdosta Leanware päätyi Severaan.
Tavoitteet uudelle toiminnanohjaukselle olivat:
- Toiminnanohjauksen modernisointi ja automaation lisääminen
- Liiketoiminnan ja hallitustyöskentelyn tukeminen
- Eri liiketoimintojen palveleminen (tuote & palvelut)
- Esihenkilöiden ja tiiminvetäjien työn tukeminen
- Taloushallinnon automaation lisääminen
- Sisäisten toimintaperosessien kehittäminen ja tukeminen
- Integrointi ja automaatio muihin järjestelmiin
Lue myös: Toiminnanohjausjärjestelmää käyttävät yritykset menestyvät kilpailijoitaan paremmin
Lopputulos: miten ohjelmiston vaihto vaikuttaa Leanwaren arkeen
Ohjelmistomuutos on helpottanut leanwarelaisten arkea valtavasti. Monimutkaisemmaksi muuttunut ympäristö on muuttunut hallittavaksi Severan käyttöönoton jälkeen.
Muutos näkyy niin johdon kuin työntekijöiden työssä esimerkiksi:
- Johto pystyy näkemään tärkeät KPI:t yhdellä vilkaisulla
- Asiakastyötä ja -laskutusta tekevät ihmiset pystyvät seuraamaan tuntikirjaukset, budjettiarviot vs. toteumat
Muutosvastarinta on ollut hyvin vähäistä ja ihmiset ovat tyytyväisiä Severaan.
Mikko Vilppula, COO, liiketoimintajohtaja, Leanware Oy
Severasta saadut hyödyt:
- Luotettavan tiedon saatavuus ja löydettävyys sekä läpinäkyvyys
- Henkilöstön työtyytyväisyys parantanut
- Tukea johtamiseen; liiketoiminnan kokonaiskuva, asiakkuudet, henkilöstö, talous, kannattavuus ja tuottavuus
- Sujuvuutta ja automaatiota toimintoihin (laskutus- ja hyväksyntäprosessit, raportointi)
Leanwaren liiketoimintajohtaja Mikko Vilppulalla meni entisen järjestelmän aikoihin yksi työpäivä tarkistaa seitsemän alaisen työaikakirjaukset, poissaolot ja liukumatunnit kuukauden ajalta.
Severan ansiosta nykyään yli 40 alaisen työaikakirjaukset, poissaolot ja liukumatunnit on tarkistettu kuukausittain 3—4 tunnissa.
Tämä tarkoittaa alaisten työajanseurannan nopeutumista vähintään 91 prosenttia!
Minulla on johdettavana aika laaja paletti henkilöitä erilaisissa rooleissa. Severan käyttöönotto Leanwarella on ollut itselleni luojan lykky. Meillä on hyvä järjestelmä, joka auttaa minua päivittäisessä johtamisessa.
Mikko Vilppula, COO, liiketoimintajohtaja, Leanware Oy
Näin käyttöönotto sujuu onnistuneesti
Asenne ratkaisee, kuten arvata saattaa. Asenne tulee organisaation kulttuurista, joten siihen on haastava vaikuttaa projektia varten, mutta positiivisen asenteen ja asennoitumisen voi mahdollistaa valmistautumalla huolellisesti projektiin ja osallistamalla henkilöstöä mukaan siihen.
Severan käyttöönotto onnistui Leanwarella erinomaisesti. Onnistumisen ytimessä on yrityksen oma ymmärrys tarpeista. Jos yrityksen omistajat ja johto tunnistaa sekä ymmärtää johtamistiedon puutteet, tekee bisneskriittisen tarpeiden arvioinnin ja tarvemäärityksen rajauksen, lähtökohdat käyttöönoton onnistumiselle ovat hyvällä mallilla.
Käyttöönottoprojektilla on tärkeää olla projektiryhmä ja resursoitua työaikaa. Usein talousjohtajalla tai operatiivisella johtajalla on projektin omistajuus, vaikka henkilö on jo muutenkin yli 100-prosenttisesti työllistetty. Siksi on tärkeää huomioida aikatarve roolikohtaisesti.
Lue myös: 5 myyttiä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta
Asiantuntijoiden hyödyntäminen kannattaa käyttöönottoprojekteissa
Asiantuntijoiden hyödyntäminen käyttöönottoprojekteissa varmistaa, että investointi ohjelmistoon maksimoi sen arvon ja hyödyt yritykselle. Heidän osaamisensa auttaa varmistamaan, että käyttöönotto sujuu ongelmitta ja että uusi järjestelmä integroituu saumattomasti yrityksen olemassa oleviin prosesseihin ja järjestelmiin. Tämä johtaa parannettuun tuottavuuteen, tehokkuuteen ja yleiseen tyytyväisyyteen sekä käyttäjien että yrityksen näkökulmasta.
Katso webinaaritallenne, jossa Leanware Oy:n Mikko Vilppula ja Askele Oy:n Matti Tiilikainen esittelevät casen!
https://www.youtube.com/watch?v=WGWM3UZrgUA
Minna Hirvonen työskentelee Visma Solutionsin sisältömarkkinoinnissa. Minna arvostaa hyödyllisiä ja informatiivisia tekstisisältöjä. Siksi hän päätyi sisällöntuottajaksi jo vuonna 2004, jotta tiedonnälkäiset löytävät vastauksia digitaalisista kanavista.
