Netvisor ja Severa tukevat projektityötä erinomaisesti

Netvisorin ja Severan integraatio on erinomainen talouden ja projektinhallinnan ohjelmistopaketti asiantuntijatyötä tekeville yrityksille. Severassa voit hoitaa projektin tarjouksesta laskutukseen asti, suunnitella projektien resurssit sekä seurata niiden etenemistä ja kannattavuutta. Laskutiedot, matkalaskut ja tuntikirjaukset siirtyvät Severasta integraation kautta Netvisorin kirjanpitoon ja palkanlaskentaan. Netvisorista puolestaan siirtyvät esimerkiksi projekteihin tehtyjen hankintojen ostolaskutiedot Severaan projektien kustannuksiin.

Oululainen yhdyskunta-alan suunnittelutoimisto Plaana Oy käyttää Severaa projektinhallintaan ja Netvisoria taloushallintoon sekä palkanlaskentaan. Severa on ollut heillä käytössä jo pitkään, mutta Netvisoriin he päätyivät edellisen taloushallinto-ohjelmiston toiminnan loppumisen jälkeen, nimenomaan Severa-integraation vuoksi.

– Olimme tyytyväisiä Severaan ja halusimme jatkaa sen käyttöä. Meille oli tärkeää, että tieto liikkuu automaattisesti järjestelmästä toiseen, joten Netvisor oli siksi luonnollinen valinta, kertoo Plaana Oy:n talouspäällikkö Päivi Mäkinen.

Hyvin yhteen toimivat järjestelmät nopeuttavat työtä

Mäkisen mukaan Severan ja Netvisorin yhteiskäytössä parasta on sujuvuus. Rutiinityöt saa tehtyä nopeasti ja aikaa jää tärkeämpiin tehtäviin, kuten suunnitteluun ja henkilöstöjohtamiseen.

– Minulla on aamurutiinina käydä ensimmäiseksi Netvisorista katsomassa onko esimerkiksi tullut laskuja, jotka pitää laittaa kiertoon tai maksaa. Kun on saanut ne hoidettua pääsee suhteellisen nopeasti päivän muihin töihin käsiksi. Eikä näiden järjestelmien kanssa ole tarvinnut taistella, Päivi Mäkinen kiittelee.

Plaanassa aiemmin käytössä ollut taloushallinnon ohjelmisto oli Mäkisen mukaan vanhanaikainen, eikä enää täyttänyt tämän päivän vaatimuksia.

– Siitä ja Netvisorista ei voi puhua samana päivänäkään. Helpotusta on tullut paljon moniin pikkuasioihin ja sitä kautta rutiinitöiden teko on nopeutunut merkittävästi.

Kuukauden kirjanpidon päättäminen vei aikaisemmin Plaanassa useita viikkoja. Nyt päätös saadaan tehtyä noin kahdessa viikossa. Mäkisen mukaan kirjanpito tehdään joka kuukausi välitilinpäätöstasoisesti, jolloin pysytään koko ajan ajantasalla kaikista yrityksen tuloista ja menoista. Netvisorissa tämä onnistuu ongelmitta, koska kirjanpito muodostuu automaattisesti järjestelmään kirjatuista tuloista ja kuluista.

Projektien hallinta ja seuraaminen helpottunut

Plaanassa koko henkilökunta käyttää Severaa tuntien kirjaamiseen. Projektipäälliköiden arkea järjestelmä on helpottanut sekä tarjousten suunnittelussa että projektin etenemisen ja kustannustehokkuuden seurannassa. Samasta järjestelmästä löytyvät asiakkuuksien hallinta, projektien resursointi, tuntikirjaukset, matkalaskut, projektinhallinta, laskutus sekä raportointi. Kun kaikki tiedot ovat samassa järjestelmässä, on projektien hallinnointi ja seuraaminen yksinkertaisempaa. Valmis ja tuotteistettu Netvisor-integraatio takaa tietojen sujuvan siirtymisen ohjelmistosta toiseen.

Plaanan projektipäällikön Keijo Körkön mukaan tarjousten laadinta lähtee aina liikkeelle Severan historiatietojen tarkastelulla. Sen lisäksi Severasta voi suoraan arvioida, milloin tarjouksen kohteena oleva projekti on mahdollista toteuttaa.

– Historiatiedon perusteella on helpompi arvioida projektissa tarvittavia resurssimääriä. Severasta näkee myös resurssitilanteen esimerkiksi puolen vuoden päähän, kun sieltä voi tarkastella, mitä töitä on tulossa. Kun tiedetään tilauskanta pitkälle tulevaisuuteen, nähdään myös riittävätkö resurssit vai tarvitaanko lisää henkilökuntaa, Körkkö kertoo.

Körkkö seuraa Severasta säännöllisesti myös käynnissä olevien projektien toteutuneita tuntimääriä. Kun tieto löytyy järjestelmästä reaaliajassa pystyy budjetin ylityksiin tai alituksiin reagoimaan hyvissä ajoin.

Tuloksellisuuden seuranta helpottunut

Plaanassa tehdään hyvin erilaisia ja monen kokoisia projekteja. Joskus suunnittelutyö vie vain muutaman viikon, suurimmat projektit kestävä vuosia. Mäkisen mukaan Severa-Netvisor -kombinaatio toimii erinomaisesti juuri tämäntyyppisessä asiantuntijatyötä myyvässä yrityksessä.

– Nämä sopivat erinomaisesti juuri tuntityötä myyviin yrityksiin, Mäkinen tarkentaa.

Plaanassa seurataan toiminnan tuloksellisuutta sekä projekti- että yritystasolla. Projektipäälliköt seuraavat projektien kannattavuuksia ja resurssien käyttöä Severasta, talouspäällikkö ja toimitusjohtaja saavat tarvitsemansa talousraportit Netvisorista. Keijo Körkön mukaan on tärkeää analysoida aina, miten projektissa onnistuttiin ja pysyttiinkö suunnitelluissa tuntimäärissä.

– Pitää pystyä analysoimaan ovatko tunnit riittäneet, jotta mahdolliset poikkeamat osataan huomioida seuraavissa töissä. Meillä on olemassa tietyt raamit, millä kannattavuudella tehdään. Jos tulee poikkeamia, täytyy aina miettiä, miten tehokkuutta voitaisiin jatkossa lisätä.

Körkön mukaan Severan käyttö on selkeästi nopeuttanut projektityötä. Järjestelmästä saa nopeasti tarvittavan tiedon ja laskutuskin sujuu nopeammin, kun tunnit siirtyvät laskuille automaattisesti. Päivi Mäkinen on puolestaan ollut Severaan ja Netvisoriin niin tyytyväinen, että on suositellut sitä muillekin.

– Olen suositellut näitä kollegoille ja erityisesti Netvisoria myös tilitoimistoille, koska se on niin laaja ohjelmisto, että toimii hyvin tilitoimistokäytössäkin, Päivi Mäkinen kertoo.