Projektinhallinta ketteröityy ja inhimillistyy

Projektien johtaminen on hyvin maalaisjärkistä puuhaa. Hyvillä organisointikyvyillä pärjää pitkälle, mutta historia ja kokemus ovat opettaneet, että projektit onnistuvat paremmin, kun ne on suunniteltu hyvin ja niitä johdetaan organisoidusti.

Projektinhallintamenetelmiä on monenlaisia ja ne myös kehittyvät koko ajan. Mitkä trendit ovat tällä hetkellä projektinhallinnassa pinnalla ja mihin suuntaan projektityö on kehittymässä? Näitä kysymyksiä pohdittiin Bisnespöytä-podcastissa.

Projektiliiketoiminnan koulutusta tarjoavan Adapron agile coach Johanna Leviäkankaan mukaan välttämättä projektinhallintaan ei tarvita mittavia hallintahimmeleitä. Mutta, jos kyseessä on monimutkainen projekti, jossa on paljon osapuolia, paljon hallittavaa materiaalia, kiire tai luodaan uutta, auttaa jonkinlainen viitekehys merkittävästi kokonaisuuden hallinnassa.

– Projektinhallintamenetelmien avulla varmistetaan, ettei homma mene säheltämiseksi, vaan saadaan tulosta aikaiseksi, Johanna Leviäkangas kuvailee.

Menetelmien lisäksi toiminnanohjaus- ja resurssienhallintajärjestelmät auttavat hyvien päätösten tekemisessä. Turhaa työtä jää pois, kun kaikkien ihmisten työ on läpinäkyvää. Nähdään, mitä kukin tekee ja milloin ja että työvoiman työaikaa käytetään oikeisiin asioihin. Ne auttavat myös työntekijöitä suunnittelemaan omaa työtään ja vähentävät väärinymmärryksiä.

Agile on tullut projektinhallintaan

Viime vuosina projektin hallintaan on tullut rinnalle ketterä kehittäminen ja sieltä tulevat toimintatavat. Yhä useammin halutaan tehdä asioita nopeasti, fokusoituneesti, koko ajan arvoa tuottaen ja ihmiset huomioon ottaen. On herätty siihen, että toimintaa täytyy ja kannattaa ketteröittää.

Johanna Leviäkankaan mukaan kokeilut ja muut ketterät toimintatavat soveltuvat erinomaisesti projektityöhön.

Testaaminen ei välttämättä vaadi enempää aikaa tai kuluta enempää resursseja.

– Testaaminen ei välttämättä vaadi enempää aikaa tai kuluta enempää resursseja. Ennemminkin se voi säästää rahaa, kun vältytään tekemästä kalliita investointeja, jotka eivät loppujen lopuksi toimikaan.

Leviäkangas kertoo esimerkin sisäisestä liiketoimintaprosessin kehitysprojektista. Kun projektissa on monenlaisia elementtejä; vanhoja tuttuja ja uusia, vielä tuntemattomia asioita, täytyy uusia juttuja testata, jotta löydetään juuri oikea malli.

Jos otetaan käyttöön ulkopuolelta tuotu, valmis malli testaamatta sitä sitä laisinkaan, on suuri riski, että puolen vuoden päästä huomataan toimintamallin olevan täysin sopimaton ja joudutaan aloittamaan kehitystyö alusta.

Lue myös: Miten Severalla hallitaan projektijohtoisen liiketoiminnan sirpaleisuutta?

Tulevaisuudessa projekteja hallitaan paremmalla tiedolla

Ei tarvita kristallipalloa ennustamaan, että projekteissa, niin kuin kaikessa muussakin yritystoiminnassa, tullaan tulevaisuudessa tekemään päätöksiä tarkempaan tietoon pohjautuen. Tiedon määrä kasvaa koko ajan, ja on vain järkevää käyttää olemassa olevaa dataa uusien projektien suunnittelussa ja toteutuksessa.

Johanna Leviäkangas uskoo, että kokeilut lisääntyvät ja niihin opitaan suhtautumaan avoimemmin.

– Suomessa on edelleen vallalla epäonnistumisen pelko. Haluttaisiin suunnitella ja tehdä kerralla täydellistä, mutta harvoin se projekteissa menee niin. Pitäisi oppia suhtautumaan niin, että kokeilu voi mennä pieleen ja epäonnistuminenkin voi olla mahdollisuus.

Kaiken kaikkiaan jatkossa tullaan tekemään asioita pienemmin. Ei satsata enää koko pottia pelkkien arvailujen varassa, vaan testataan pienempiä kokonaisuuksia ja otetaan hyöty irti vähemmästä määrästä asioita.

Ketteryys on jopa välttämätöntä aloilla, joilla markkina muuttuu nopeasti. 

– Ketteryys on jopa välttämätöntä aloilla, joilla markkina muuttuu nopeasti. Asioita pitää pystyä tekemään nopealla syklillä, sillä jos tehdään hitaasti, isoja projekteja, ollaan koko ajan myöhässä, Leviäkangas muistuttaa.

Leviäkankaan mukaan yksi uusi trendi on myös, että yhdistellään maailmalla vallalla olevia toimintamalleja, kuten scrumia, agilea ja SAFea. Otetaan niistä käyttöön ne osat, jotka parhaiten sopivat omaan yhteisöön ja rakennetaan niistä täysin oma malli toimia.

– Tällaisten hybridimallien käyttö on sillä tavalla fiksua, että jokainen projekti on omanlaisensa ja niissä on omat ongelmansa. Valmiit mallit on tehty ratkaisemaan tiettyjä ongelmia, joten jos niistä ei löydy suoraan ratkaisua meidän ongelmaan, on niitä hyvä muokata ratkaisemaan juuri se meidän ongelmamme, Leviäkangas sanoo.

Lue myös: Gantt-kaavion vahvuudet ja heikkoudet projektin seurannassa

Ihmiset avain onnistuneeseen projektiin

Kymmenien yritysten kanssa työskennellyt Johanna Leviäkangas on havainnut myös tietynlaisen inhimillisyyden paluun projektityöhön. Hänen mielestään ihmisiä arvostetaan jälleen pelkän tuottavuuden sijaan.

– Nykyään työtahdin pitää olla kestävä. On huomattu, että ihmiset eivät ole tehokkaita ja luovia, jos he uupuvat. Työssäjaksamiseen on alettu kiinnittää huomiota ja se varmasti korostuu jatkossakin.

Nykyään tehokas ja hyvä tiimityöskentely on sitä, että tiimit ovat itseohjautuvia. Enää ei kaikki päätöksenteko ole johdon ja projektipäällikön käsissä, vaan ammattitaitoinen ja osaava tiimi tekee myös itsenäisiä päätöksiä ja pystyy siten tekemään ratkaisuja ja tulosta nopeammin. Kun työntekijöihin luotetaan, voivat he myös työssään paremmin.

Ravistele itseäsi ja koeta antaa uusille asioille tilaa. Se mikä toimi 10 vuotta sitten, ei välttämättä toimi enää tänä päivänä.

Kovalla puolella on myös havaittavissa yhteistyön lisääntymistä. Aiemmin esimerkiksi suurissa rakennusprojekteissa jokainen on tehnyt omat suunnitelmansa ja projektinjohtaja on toiminut välikätenä ja koordinoinut kaikkea.

Nyt on herätty siihen, että kun on paljon kumppaneita ja alihankkijoita ja kokonaisuudet ovat hyvin laajoja, on järkevää järjestää yhteisiä tiloja ja tuoda osapuolet yhteen tekemään suunnittelua ja toteutusta. Kun tehdään avointa yhteistyötä, vähenee koordinoinnin tarve, kulkee tieto paremmin sekä sekaannusten ja väärinymmärrysten määrä vähenee.

Johanna Leviäkankaalla on kaikille projektityöntekijöille yksi kehitysvinkki.

– Ravistele itseäsi ja koeta antaa uusille asioille tilaa. Se vaatii ajattelutavan muutosta, että pystyy ottamaan uusia asioita vastaan ja muuttamaan omia toimintatapojaan, mutta niin se vain on tässä nopeasti muuttuvassa maailmassa, että se mikä toimi 10 vuotta sitten, ei välttämättä toimi enää tänä päivänä.

Lue seuraavaksi: Miten ajatustyössä mitataan työaikaa?