Severa toi läpinäkyvyyttä ja ennustettavuutta itseohjautuvan IT-yrityksen arkeen

Fraktio on moderni ohjelmistoyhtiö, joka tekee vaativia verkkopalveluita ja mobiilisovelluksia. Yhtiön toimintaperiaatteisiin kuuluu matala hierarkia ja avoimuus. Toimitusjohtaja Joonas Pajusen mukaan yhtiö tavoittelee kasvua, mutta päätavoite ei ole liikevaihdon kasvattaminen, vaan vielä merkityksellisemmän työn ja suuremman vapauden tarjoaminen henkilöstölle.

Vajaa neljäkymmentä työntekijää työllistävässä yrityksessä otettiin viime vuonna käyttöön toiminnanohjausjärjestelmä Severa. Käyttöönottoon oli useita syitä, mutta tärkeimpänä Joonas Pajunen pitää sitä, että Severa yhdistää useiden ohjelmistojen toiminnallisuudet yhteen ja helpottaa siten erityisesti toiminnan ennustamista ja arjen pyöritystä.

– Ennen meillä oli kokoelma erilaisia työkaluja, joiden välillä data ei liikkunut vaan tiedot piti koota Exceleihin. Severasta raportit näkee lähes ajantasaisena. Se helpottaa ja nopeuttaa päätöksentekoa, Pajunen perustelee.

Monta ohjelmaa yhdessä paketissa

Yhden ohjelmiston etuna on myös datan varmuuden lisääntyminen. Pajusen mukaan Excelien kokoaminen vei paljon aikaa, koska luvut täytyi siirtää käsin ja tarkistaa moneen kertaan virheiden varalta. Kun kaikki data on yhdessä ohjelmistossa ei siirtämisen ja tarkistamisen vaivaa tarvitse nähdä.

– Se säästää minun työaikaani suunnilleen päivän kuukaudessa, kun kaikki käsityö raporttien laatimisesta on jäänyt pois, Pajunen laskee.

Osa Fraktion käytössä olleista ohjelmistoista oli heidän itsensä kehittämiä, joten niiden ylläpito vei myös aika ja rahaa. Palveluna ostetussa Severassa ylläpito ja asiakastuki sisältyvät hintaan, mikä vähentää käyttäjän stressiä.

Raportoinnin parantamisen lisäksi Fraktiolla haluttiin kehittää työaikakirjanpitoa paremmaksi ja automatisoida laskutusta. Pajusen mukaan Severan työaikakirjanpito helpottaa palkanlaskentaa huomattavasti, kun se muun muassa huomioi suomalaiset juhlapyhät ja laskee liukumat automaattisesti.

Myynti on saanut valtavasti apua, kun kaikki asiakastieto, ns. koko totuus on samassa paikassa.

Severa myös yksinkertaistaa projektinhallinnan flowta ja tuo riippuvuussuhteita helpommin esiin esimerkiksi tuntimerkintöjen ja laskutuksen välillä. Se toimii myös myynnin ja markkinoinnin sekä henkilöstöjohtamisen tukena, koska sen avulla pystytään helpommin laskemaan ennusteita ja tekemään dataan pohjautuvia päätöksiä.

Yksi tärkeimmistä syistä Severan valinnassa oli, että se ratkaisi haasteen toteutuneen asiakaslaskutuksen sitomisesta asiakkastietoon kumulatiivisesti yhdessä ja samassa järjestelmässä. Fraktion myynti on saanut valtavasti apua, kun kaikki asiakastieto yhteystiedoista laskutukseen ja projektihallintaan sekä resursointiin (eli ns. koko totuus) on samassa paikassa.

Avoimuus parantaa myös asiakaskokemusta

Fraktiolla tehdään hyvin erilaisia ja erikokoisia projekteja sekä kumppanuuksia. Lyhimmät kestävät joitakin kuukausia, pisimmät jopa useita vuosia. Töitä tehdään toimistolla, kotikonttoreilla ja asiakkaan luona. Kun työnteko on hajautunut moneen eri paikkaan, on pilvessä toimiva toiminnanohjausjärjestelmä paras tapa jakaa tietoa avoimesti työntekijöiden kesken.

Useimmiten projektitiimiin kuuluu useita henkilöitä, mutta projektipäälliköitä heillä ei varsinaisesti ole. Kukin tiimiläinen on vastuussa omasta osuudestaan. Operatiivinen tiimi seuraa ylätasolla projektien aikataulua, budjettia, kannattavuutta ja resursointia siltä varalta, että johonkin täytyisi reagoida.

– Tiimi määrittää itse allokoinnit, tarkistaa toistensa tunnit ja pysyy Severan kautta kärryillä relevantista tiedosta. Vastuu siitä miten kokonaiskuva vaikuttaa Fraktion liiketoimintaan ja kehitykseen on minulla, Pajunen kertoo.

Severassa parasta on selkeä kokonaisuus; koherentti putki, jolla voi seurata projektin elinkaaren liidistä laskutukseen.

Severa tukee Fraktiota myös heidän asiakaskokemuksensa kehittämisessä. Pajusen mukaan heidän tavoitteenaan on olla kumppani, joka toimii neuvonantajana asiakkaille. Severasta jokainen työntekijä näkee, miten paljon projekteihin kuluu aikaa ja miten paljon mikäkin maksaa. Jokainen työntekijä on perillä kokonaisuudesta ja pystyy vastaamaan asiakkaan projektia koskeviin kysymyksiin.

– Tarkoitus on jakaa tietoa avoimesti, jotta jokainen tietää kokonaistilanteen ja näkee, miten se elää. Jokainen fraktiolainen osaa kertoa asiakkaalle, mitä he ovat rahallaan saaneet, Pajunen kuvailee.

Raportit auttavat ennakoimaan

Joonas Pajunen seuraa Severasta hyvin laajasti projektien, henkilökunnan ja koko yrityksen tilaa. Järjestelmästä löytyy valmiita raportteja, joiden avulla voi seurata koko asiakasputkea.

Raportit voi laatia itselle parhaiten omaksuttavassa muodossa muun muassa graafisena, listaus- tai matriisi-muotoisina ja tietoja voi tarkastella esimerkiksi tiimien, resurssien, asiakkaiden, laskutusvolyymin tai kannattavuuden mukaan. Voit myös luoda omia kriteerejä tiedon pilkkomiseksi tai kokonaan uusia raportteja.

– Raportointia seuraan vähintään kerran kuussa, tarvittaessa useammin. Seuraan aika monia raportteja, kuten myynnin peruskäyriä, tulevia projekteja, laskutusastetta, tuntikirjausten raportteja ja resursoinnin aikajanaa. Olen rakentanu myös kaksi omaa työpöytää, joissa seuraan kuukausilaskutusta ja laskutusennustetta sekä sisäisen työn tuntimäärää, Pajunen kertoo.

Hänen mielestään Severassa parasta on selkeä kokonaisuus; koherentti putki, jolla voi seurata projektin elinkaaren liidistä laskutukseen. Kaikki asiantuntijatyön tärkein tieto löytyy yhdestä paikasta, mikä selkeyttää kokonaisuuden hallintaan. Kokonaisuuden täydentää Netvisor-integraatio, jonka kautta laskut siirtyvät Severasta automaattisesti Netvisoriin lähetettäväksi ja kirjautuvat myös kirjanpitoon.