Toiminnanohjausjärjestelmä helpottaa ja tehostaa työntekoa etänä

Asiantuntijatyö on tänä vuonna muuttunut pääosin etänä tehtäväksi. Kulttuurin muutos on saattanut nostaa esiin haasteita projektien hallinnassa, tehtävien jaossa ja tiedon kulussa. Yksi vastaus näihin haasteisiin on pilvipalveluna toimiva toiminnanohjausjärjestelmä, johon kaikilla työntekijöillä on käyttöoikeus.

Jos teillä on jo toiminnanohjausjärjestelmä käytössä, nyt on viimeistään hyvä aika ottaa siitä kaikki tehot irti. Ellei teillä vielä ohjata toimintaa pilvipohjaisella järjestelmällä, on sen käyttöönotto nyt yrityksen toiminnan jatkuvuuden kannalta erittäin järkevä ratkaisu.

Pilvipalveluna toimiva toiminnanohjaus ei ainoastaan helpota etätyöskentelyä vaan se tarjoaa laajat mahdollisuudet yrityksen toiminnan kehittämiseen, talouden seurantaan sekä tehokkuuden ja kannattavuuden parantamiseen.

Asiakaspolku alusta loppuun yhdessä järjestelmässä

Asiantuntijatyössä asiakkaalle luvatun aikataulun pettäminen johtuu usein ongelmista resursoinnissa. Yrityksessä ei ole tarkkaa tietoa, miten paljon aikaa ja resursseja käynnissä olevat projektit vievät. Paljonko kuhunkin projektiin on jo käytetty tunteja ja kenen työpanos on milloinkin ratkaisevaa? Mitä uusia projekteja on jo myyty ja mikä niiden aikataulu on?

Jos näiden asioiden kanssa on ollut haasteita jo toimistolla ollessa, ei etätyö ainakaan ole helpottanut tilannetta.

Erityisesti asiantuntijatyöhön suunnitellussa toiminnanohjausjärjestelmässä kaikki työn organisoinnin kannalta olennainen tieto löytyy samasta paikasta; asiakastiedot, myyntikeissit, henkilökunnan resursointi, tuntikirjaus, projektien tehtävät, kulut ja aikataulut sekä laskutus.

Koko asiakaspolkua pystyy hallitsemaan selkeämmin toiminnanohjausjärjestelmän avulla ja kun kaikilla on pääsy samoihin tietoihin, ei tietokatkoksia pääse syntymään. Tässä esimerkki asiakkaan matkasta toiminnanohjausjärjestelmällä ohjatussa prosessissa:

• Myyjä luo prospektiasiakkaan järjestelmään.
• Asiakasta kontaktoidessaan hän voi kertoa järjestelmässä olevan historiatiedon perusteella, miten kauan projektin valmistumisessa suunnilleen kestää ja milloin projekti voidaan toteuttaa.
• Voitettu kauppa kirjataan järjestelmään ja asiakkaan laskutustiedot kirjataan valmiiksi odottamaan projektin ensimmäistä laskutuskautta.
• Projektipäällikkö voi rakentaa projektisuunnitelman jo myyntivaiheessa ohjelmistoon kirjattujen vaiheiden ja työlajien pohjalta ja määritellä kullekin työlle tarvittavat resurssit.
• Työntekijät näkevät järjestelmästä, mitä tehtäviä heillä on tällä viikolla ja tässä kuussa työlistallaan ja voivat myös itse järjestellä töitä itselleen järkeviin aikoihin.
• Henkilökunta kirjaa projektille tekemänsä tunnit järjestelmään ja niiden perusteella luodaan laskutus.
• Projektipäällikkö seuraa projektin etenemistä, kannattavuutta ja resurssien riittävyyttä järjestelmästä. Hän näkee etupainotteisesti, jos esimerkiksi aikataulu on jäämässä jälkeen tai budjetti ylittymässä.
• Yhtiön johdon on helpompi seurata mm. myyntikeissien etenemistä ja koko yrityksen taloutta. Järjestelmässä on aina reaaliaikainen kuva nykytilanteesta ja se tarjoaa myös dataan pohjautuvan, tarkemman ennusteen tulevasta.

Kaikki projektiin liittyvä tieto voidaan siis viestiä järjestelmässä, mutta se ei poista inhimillisen kommunikoinnin tarvetta. Järjestelmä toimii erinomaisena ihmismuistin jatkeena ja viestinnällisenä tukena.

Tarkan tuntikirjaamisen tärkeys

Resursoinnin avulla töitä voidaan järjestellä ja aikatauluttaa järkevämmin. Joutokäynti vähenee, kun työntekijöillä on selkeämpi käsitys, mitä heiltä odotetaan. Toiminta tehostuu ja kannattavuus kasvaa jo pelkästään sen vuoksi, että tunnit kirjataan täsmällisemmin.

Ajan seuraaminen on työn mittaamisen ja projektin kannattavuuden kannalta järkevää. Erityisesti etänä työtä tehtäessä on tärkeää, että tuntikirjaukset tehdään säännöllisesti ja täsmällisesti. Parasta olisi jos tunnit kirjattaisiin vähintään kerran päivässä, koska jo parin päivän takaisia työasioita on yleensä vaikea muistaa tarkasti. Jos tunnit kirjaa vain kerran viikossa on unohduksien todennäköisyys jo suuri.

Kun tunnit kirjataan eri projekteille ja niille liitetyille tehtäville totuudenmukaisia myös kotona, saadaan projektien keskituntihinnat, laskutusasteet ja muut kannattavuuden tunnusluvut laskettua myös poikkeustilanteessa. Vertaamalla etätyöajan lukuja aikaisempiin lukuihin pääset myös tarkastelemaan, miten etätyöskentely on vaikuttanut kannattavuuteen ja työn tehokkuuteen.

Asiatuntija-aloilla on myös yleistä, että ihmiset kasaavat itselleen hieman liikaa töitä. Resursointien avulla on helpompi seurata, kenellä työpäivät venyvät ja kenen olisi mahdollista helpottaa kollegan taakkaa. Etänä vaikeasti havaittavaa työuupumusta voidaan näin ainakin osittain ennalta ehkäistä.

Lue myös: Quiet quitting -ilmiö korostaa työajanseurannan tärkeyttä asiantuntijatyössä

Projektipäällikkö etänä

Projektin vetäjän työtä pilvipalveluna toimiva toiminnanohjausjärjestelmä helpottaa merkittävästi. Järjestelmä mahdollistaa myös paremman johtajuuden, kun kaikkia pieniä asioita ei tarvitse mikromanageerata tai järjestää niitä varten palaveria, vaan nopean statustsekkauksen voi tehdä ohjelmistossa.

Henkilökunnan fyysisellä sijainnilla ei ole merkitystä, kun työnteon kannalta olennainen tieto on kaikkien nähtävillä järjestelmässä. Jokainen tiimiläinen tietää hänelle asetetut tavoitteet ja näkee niiden saavuttamiseksi vaadittavat tehtävät järjestelmästä. Projektipäällikkö voi seurata tehtävien edistymistä omalta etätyöpisteeltään lähes ajantasaisena, kun tuntikirjauksista on sovittu selkeät yhteiset pelisäännöt.

Palavereihin varattu aika voidaan käyttää tärkeämpiin aiheisiin, kun jokainen tiimiläinen on järjestelmän avulla aina ajan tasalla käynnissä olevista projekteista sekä asiakas-, ja kulutiedoista. Tiedon jakaminen, tehtävien delegoiminen ja reaaliaikaisen tilanteen tarkastelu on mahdollista mistä ja milloin vain.

Myös muutosten tekeminen resursointeihin onnistuu järjestelmässä kätevästi. Jos esimerkiksi osa projekteista supistuu tai siirretään kokonaan tulevaisuuteen, pystyt muokkaamaan resursoinnit uusiksi, kun näet jokaisen tiimiläisen kokonaistyötilanteen järjestelmästä. Tieto muutoksista on saman tien kaikkien muidenkin käyttäjien nähtävillä.

Projektin vetäjänä voit myös seurata laskutuksen ja liikevaihdon tilannetta jopa päivätasolla. Tulevaisuuden suunnittelussa auttaa, kun näet myös pidemmälle eteen päin, kuinka kate muodostuu ja onko siihen tulossa suurempia muutoksia.

Työntekijä etänä

Tiedon avoin jakaminen vähentää tutkitusti työntekijöiden stressiä. Se luo turvallisuuden tunnetta ja auttaa esimerkiksi työtehtävien asettamisessa tärkeysjärjestykseen. Etänä työskenneltäessä tiedon jakamisen tärkeys vain korostuu.

Pilvessä toimivasta toiminnanohjausjärjestelmästä työntekijät voivat tarkistaa milloin vain sekä omat työtehtävänsä että kollegoiden työtilanteen. Omien töiden ennakoitavuus paranee, kun ohjelmistosta näkee, milloin omaa projektinvaihetta edeltävä vaihe on valmistumassa.

Ohjelmiston avulla työntekijä oppii myös omista työtavoistaan ja voi siten antaa täsmällisempiä arvioita oman työosuutensa kestosta. Kun kirjaa tunnit täsmällisesti, huomaa, miten paljon aikaa kuluu esimerkiksi sähköpostin parissa ja miten paljon hallinnollisiin tehtäviin.

Etätöissä usein haasteeksi muodostuu työajan venyminen varsinaisen työajan ulkopuolelle. Toiminnanohjausjärjestelmän avulla näkee tarkasti, mihin työaika oikeasti kuluu, jolloin on helpompi myös tarttua konkreettisiin keinoihin työajan vähentämiseksi. Tarkan työajanseurannan ansiosta voi perustellusti kieltäytyä niistä töistä, jotka eivät enää mahdu kalenteriin ja karsia epäolennaisimpia asioita tehtävälistalta, jotta voi keskittyä oikeasti arvoa tuottaviin tehtäviin.

Haluatko kuulla lisää Severasta? Ota yhteyttä!

Puhelin: 010 5058 420, Sähköposti: [email protected]